Folderit mit Make verbinden
Verwenden Sie die Folderit DMS-App für Make, um Dokumentvorgänge mit anderen Anwendungen zu verbinden. In dieser Anleitung wird erläutert, wie Sie eine Verbindung erstellen und drei gemeinsame Vorlagen konfigurieren: Slack-Benachrichtigungen, ein Google Sheets Dateiregister und Gmail Anhangserfassung.
Beginnen Sie mit einer nützlichen Automatisierung
Wählen Sie den Workflow aus, der der manuellen Arbeit entspricht, die Sie entfernen möchten:
- E-Mail-Anhänge speichern: Ausgewählte Gmail-Anhänge werden in einen Folderit-Ordner hochgeladen.
- Kollegen auf dem Laufenden halten: Neue Dateien in einem ausgewählten Folderit Ordner erzeugen eine Slack Benachrichtigung.
- Führen Sie ein Dokumentenregister: Neue Dateien in einem ausgewählten Folderit Ordner werden in Google Sheets protokolliert.
Sie können diese mithilfe der unten aufgeführten öffentlichen Vorlagen selbst einrichten. Jede Vorlage verwendet Ihre eigenen Verbindungen und Ziele. Es ist keine Pilotenanmeldung erforderlich.
Bevor Sie beginnen
Sie benötigen ein Folderit-Konto mit API-Zugriff, ein Make-Konto mit verfügbaren Credits und die Berechtigung zur Nutzung der betreffenden Ordner und Dateien. Bestätigen Sie die Verfügbarkeit von API für Ihr Folderit-Abonnement. Die Slack- und Google-Vorlagen benötigen außerdem Verbindungen zu diesen Diensten in Ihrer eigenen Make-Organisation.
Erstellen Sie Ihre Folderit Verbindung
- Melden Sie sich bei Folderit als Hauptbenutzer an und öffnen Sie die Seite API mit den Anmeldeinformationen. Generieren oder rufen Sie Ihre Client-ID und Ihr Client-Geheimnis ab.
- Fügen Sie in Make ein Modul aus der öffentlichen Folderit DMS-App mit der Bezeichnung „Verifiziert“ hinzu. Wählen Sie Create a connection und geben Sie ihm einen Namen, der das Konto Folderit identifiziert.
- Geben Sie Client ID und Client Secret ein. Verwenden Sie für Account UID or Name nach Möglichkeit das Konto UID oder seinen genauen eindeutigen Namen. Der API-Client muss Zugriff auf dieses Konto haben.
- Speichern Sie die Verbindung. Führen Sie List Sections aus und bestätigen Sie, dass die Ergebnisse zum erwarteten Konto gehören.
Die Kunden-ID ist eine API Kennung, nicht Ihre Login-E-Mail-Adresse. Der Connector verwaltet seine Authentifizierungstoken; Sie müssen kein Bearer-Token einfügen oder einen Umleitungs-URI konfigurieren. Halten Sie das Client-Geheimnis aus Screenshots, freigegebenen Vorlagen und Support-Anhängen fern.
Wählen Sie eine Vorlage
Öffnen Sie unten eine Vorlage, wählen Sie Ihre eigenen Verbindungen aus und ersetzen Sie die Eingabeaufforderungen für Quelle und Ziel während der geführten Einrichtung. Lassen Sie das resultierende Szenario inaktiv, bis Sie es getestet haben.
Benachrichtigen Sie einen Slack Kanal über neue Folderit Dateien
Diese Vorlage fragt einen Folderit Ordner ab und sendet den Dateinamen und die Datei UID an Slack. Dokumentinhalte verbleiben in Folderit.
- Wählen Sie Ihre Folderit-Verbindung und den Ordner aus, den Sie ansehen möchten.
- Wählen Sie eine Slack-Verbindung aus und ersetzen Sie die Kanalaufforderung durch Ihre Zielkanal-ID. Stellen Sie sicher, dass die Make-App dort posten kann. Laden Sie es bei Bedarf zu einem privaten Kanal ein.
- Wählen Sie From now on, wenn Sie nur zukünftige Ankünfte wünschen, fügen Sie dann eine deutlich gekennzeichnete Testdatei hinzu und führen Sie das Szenario einmal aus.
- Überprüfen Sie, ob Slack den richtigen Dateinamen und die Datei UID anzeigt.
Öffnen Sie die Vorlage Folderit bis Slack
Neue Folderit Dateien in Google Sheets
protokollieren
Diese Vorlage hängt eine Zeile für jede neu erkannte Datei an. Erstellen Sie ein Arbeitsblatt mit diesen Überschriften in den Spalten A bis E und behalten Sie dabei genau diese Reihenfolge bei:
| Spalte | Kopfzeile | Wert |
|---|---|---|
| A | file_uid |
Die Folderit-Datei UID |
| B | file_name |
Der Dateiname |
| C | folder_uid |
Der enthaltende Ordner UID |
| D | detected_at_utc |
Als Make die Datei protokollierte, in UTC |
| E | source |
Folderit |
- Wählen Sie die Verbindung und den Quellordner Folderit aus.
- Wählen Sie Ihre Google Sheets-Verbindung aus, geben Sie Ihre Tabellen-ID und den Namen des Arbeitsblatts ein. Die Tabellen-ID ist der Teil zwischen
/d/und dem nächsten Schrägstrich in ihrem Google Sheets URL. - Wählen Sie den Startpunkt, fügen Sie eine Testdatei hinzu und führen Sie das Szenario einmal aus. Bestätigen Sie, dass eine Zeile in den fünf erwarteten Spalten erscheint.
Die Vorlage schreibt Rohwerte, sodass Dateinamen Text bleiben. Es handelt sich um ein reines Anhangsregister für Neuankömmlinge und nicht um einen Ersatz für den Prüfpfad von Folderit. Spätere Bearbeitungen, Verschiebungen oder Löschungen werden nicht synchronisiert.
Öffnen Sie die Vorlage Folderit bis Google Sheets
Ausgewählte Gmail Anhänge in Folderit
speichern
Diese Vorlage findet passende Gmail Nachrichten, ruft deren Anhänge ab und lädt jeden Anhang in den von Ihnen gewählten Folderit Ordner hoch. Verwenden Sie ein Google-Konto mit einem aktiven Gmail Postfach.
- Wählen Sie Ihre Gmail-Verbindung sowohl für die E-Mail-Überwachung als auch für die Schritte zum Abrufen von Anhängen aus.
- Behalten Sie die Standardsuche
has:attachment label:Folderitbei, wenn Sie ein Gmail-Label mit dem Namen Folderit verwenden. Andernfalls ersetzen Sie es durch Ihre eigene enge Abfrage. Überprüfen Sie den Startpunkt, damit der erste Lauf nur Nachrichten enthält, die Sie verarbeiten möchten. - Wählen Sie Ihre Folderit-Verbindung aus und geben Sie den Zielordner UID ein. Anhangsdateinamen und Binärdaten werden automatisch zugeordnet.
- Testen Sie mit einer deutlich gekennzeichneten Nachricht und einem harmlosen Anhang. Bestätigen Sie, dass die Datei den vorgesehenen Ordner erreicht und ordnungsgemäß geöffnet wird.
Inline-Medien sind ausgeschlossen. Die Vorlage verschiebt, löscht oder markiert die Quellnachrichten nicht als gelesen.
Öffnen Sie die Gmail-Anhänge zur Folderit-Vorlage
Überprüfen Sie das Ergebnis, bevor Sie einen Zeitplan aktivieren
- Verwenden Sie einen leeren Testordner oder eine eng gefilterte Test-E-Mail, damit beim ersten Durchlauf nur das von Ihnen beabsichtigte Material verarbeitet wird.
- Einmal ausführen und das Ziel überprüfen: Vergleichen Sie die Datei UID in Slack, die fünf Registerspalten in Tabellen oder den Dateinamen und den Inhalt des Anhangs Gmail in Folderit.
- Erneut ausführen, ohne eine weitere Datei oder passende E-Mail hinzuzufügen. Es sollte keine zusätzliche Benachrichtigung, Zeile oder Upload erfolgen.
- Dann wählen Sie Ihren Zeitplan. Geplante Prüfungen und nachgelagerte Aktionen verbrauchen Gutschriften erstellen; Wählen Sie ein Intervall, das zu Ihrer Arbeitsbelastung und Ihrem Plan passt.
Slack und Tabellen erhalten Dateinamen und Kennungen. Wählen Sie für diese Informationen geeignete Ziele aus. Folderit Zugriffsberechtigungen werden nicht auf diese Dienste kopiert. Überprüfen Sie die Daten, die jeder verbundene Dienst empfängt, und den in Ihrer Make-Organisation gespeicherten Ausführungsverlauf.
Das Szenario aktivieren und pflegen
Wählen Sie nach einem erfolgreichen Test einen Zeitplan aus, der zu Ihrem Make-Plan passt, und schalten Sie das Szenario ein. Der Folderit New-File-Watcher verwendet geplante Abfragen anstelle eines sofortigen Webhooks. Es überprüft einen ausgewählten Ordner auf neu hinzugefügte Dateien.
Überprüfen Sie fehlgeschlagene Ausführungen, bevor Sie es erneut versuchen. Durch das Zurücksetzen eines Beobachters, das Wiederholen einer Ausführung oder den erneuten Versuch eines mehrdeutigen Schreibvorgangs kann eine weitere Slack Nachricht, Tabellenzeile oder hochgeladene Datei erstellt werden. Überprüfen Sie zunächst das Ziel. Effektive Dateigrößenbeschränkungen hängen von Folderit, dem Make-Plan und allen anderen im Szenario verwendeten Diensten ab.
Folderit Modulreferenz
Verwenden Sie diese Referenz, um einen Vorgang in der öffentlichen Folderit DMS-App auszuwählen. Wählen Sie in jedem Modul die vorgesehene Verbindung und Ressource UID aus; Der Zugriff folgt den Berechtigungen des verbundenen Folderit Clients.
| Modul | Gebrauch und wichtiges Verhalten |
|---|---|
| Add a Reminder Aktion |
Erstellen Sie eine Erinnerung für eine Datei oder einen Ordner mit dem primären Folderit Verbindung. Die E-Mail-Adresse des Empfängers ist optional. Wenn Sie das Feld leer lassen, wird die Empfängerauswahl von Folderit für diese Verbindung verwendet. Bei jeder Ausführung wird eine neue Erinnerung erstellt. |
| Add Meta To Folder Aktion |
Fügen Sie eine vorhandene Metadatenspalte einem Ordner hinzu. Wählen Sie eine Definition aus, die bereits im Konto vorhanden ist. |
| Create a Section / Folder Aktion |
Abschnitt oder Ordner am ausgewählten Speicherort erstellen. Wählen Sie den Elternteil bewusst aus; Durch Wiederholen der Aktion kann eine weitere Ressource erstellt werden. |
| Delete a File Aktion |
Die durch ihre Datei UID identifizierte Datei löschen. Überprüfen Sie das genaue Ziel und seine Konsequenzen, bevor Sie die Aktion ausführen. |
| Delete a Folder or a Section Aktion |
Den ausgewählten Ordner oder Abschnitt löschen. Überprüfen Sie UID und den Inhalt vor der Ausführung, insbesondere wenn der Speicherort andere Ressourcen enthält. |
| Delete Folder's Meta Aktion |
Eine Metadatenspalte aus der Auswahl entfernen Ordner. |
| Download a File Aktion |
Dateiinhalte als Binärdaten herunterladen. Für die Verbindung ist eine Download-Berechtigung erforderlich. Wenn Folderit die Datei noch vorbereitet, versuchen Sie es später erneut. Das Modul wartet nicht automatisch. |
| Get a File Aktion |
Dateiinformationen nach Datei abrufen UID. Verwenden Sie „Datei herunterladen“, wenn für den nächsten Schritt binäre Inhalte erforderlich sind. |
| Get a Folder Aktion |
Informationen über einen bestimmten Ordner oder Abschnitt abrufen UID. |
| List Files from Folder Suchen |
Dateien in einem ausgewählten Ordner auflisten. Dies ist ein Auflistungsvorgang, unabhängig vom Beobachter und seinem gespeicherten Startpunkt. |
| List Sections Suchen |
Abschnitte im verbundenen Konto auflisten. Verwenden Sie dies als erste Verbindungsprüfung und bestätigen Sie, dass die erwarteten Kontostandorte angezeigt werden. |
| Make an API Call Aktion |
Stellen Sie eine authentifizierte Anfrage an Folderit unter Verwendung der ausgewählten Verbindung und ihrer vorhandenen Berechtigungen. Verwenden Sie die API-Referenz für die Methode, den Pfad und den Text. Überprüfen Sie das Ergebnis eines unsicheren Schreibvorgangs, bevor Sie es erneut versuchen. |
| Search Folders Suchen |
Suchen Sie Ordner und Abschnitte mithilfe der verfügbaren Suchfilter. Überprüfen Sie das zurückgegebene UID vor einer nachgelagerten Aktualisierung oder Löschung. |
| Start a Workflow Aktion |
Erstellen Sie einen Workflow für eine Datei oder einen Ordner und fordern Sie dessen Start an. Wählen Sie eine aktive verfügbare Methode. Ein Start in der Warteschlange bedeutet nicht, dass die Teilnehmer den Prozess abgeschlossen haben. |
| Update a Folder Aktion |
Aktualisieren Sie den ausgewählten Ordner oder Abschnitt mithilfe der bereitgestellten Felder. Der verbundene Client benötigt die Berechtigung, diesen Standort zu bearbeiten. |
| Update Folder's Meta Aktion |
Ändern Sie die Einstellungen einer an einen Ordner angehängten Spalte, z. B. erforderlich oder rekursiv. Dadurch werden keine Metadatenwerte für einzelne Dokumente festgelegt. |
| Upload A File Aktion |
Einen Dateinamen und Binärdaten in den ausgewählten Ordner hochladen. Effektive Größenbeschränkungen hängen von Folderit, dem Make-Plan und den anderen Diensten im Szenario ab. |
| Watch Files in a Folder Trigger |
Einen ausgewählten Ordner nach neu hinzugefügten Dateien abfragen. Wählen Sie einen Ausgangspunkt und eine Grenze; Dadurch werden spätere Änderungen, Verschiebungen oder Löschungen nicht synchronisiert. |
Workflow-Teilnehmer und Abschluss
Jeder Teilnehmer muss genau eine E-Mail-Adresse, einen Benutzer UID oder eine Gruppe UID haben. Geben Sie für einen benutzerdefinierten Workflow jedem Teilnehmer eine ganzzahlige Reihenfolge von 1 bis 65535. Teilnehmer mit derselben Reihenfolge laufen gemeinsam. Für die Überprüfung ist eine verfügbare aktive benutzerdefinierte Methode namens „Überprüfung“ erforderlich. Die Signaturmethoden hängen vom Konto und den jeweiligen Dienstabonnements ab. Empfänger führen ihre eigenen Genehmigungs- oder Signaturaktionen in Folderit durch.
Durch das Wiederholen von „Workflow starten“ oder „Erinnerung hinzufügen“ kann ein weiterer Prozess oder eine andere Benachrichtigung erstellt werden. Bestätigen Sie das bestehende Ergebnis, bevor Sie einen Lauf wiederholen. Interpretieren Sie eine erfolgreiche Startanfrage nicht als abgeschlossene Genehmigung oder abgeschlossene Unterschrift.
Fehlerbehebung
Die Verbindung kann das Konto nicht finden
Überprüfen Sie API den Zugriff, die Anmeldeinformationen und die Konten, die dem API-Client zur Verfügung stehen. Verwenden Sie das Konto UID, wenn Namen nicht eindeutig sind, und testen Sie es dann mit Listenabschnitten.
Der Beobachter findet keine Datei
Überprüfen Sie den Ordner, den Startpunkt, den Zeitplan, das Ausgabelimit und die verfügbaren Credits. Dateien, die vor dem gespeicherten Prüfpunkt hinzugefügt wurden, können ausgeschlossen werden. Bei einer leeren Abfrage muss der Zieldienst nicht aufgerufen werden.
Slack meldet eingeschränkte_Aktion
Dieser Fehler kann bedeuten, dass die Posting-Regeln von Slack verhindern, dass die Make-App eine Nachricht sendet. Öffnen Sie Settings des Zielkanals und aktivieren Sie Posting permissions. Wenn das Posten auf Administratoren beschränkt ist, bitten Sie einen Slack-Administrator, der Make-App das Posten in diesem Kanal zu erlauben, sofern Ihre Arbeitsbereichsrichtlinie dies zulässt. Durch das alleinige Hinzufügen der App zu einem Kanal wird möglicherweise keine Veröffentlichungserlaubnis erteilt. Siehe Slacks Leitfaden zu Kanal-Posting-Berechtigungen. Überprüfen Sie nach dem Beheben des Zugriffs, ob die Nachricht bereits angekommen ist, bevor Sie eine fehlgeschlagene Ausführung wiederholen, da bei einer Wiederholung ein Duplikat gesendet werden kann.
Gmail meldet, dass der Mail-Dienst nicht aktiviert ist
Ein Google-Konto kann auf Tabellen zugreifen, ohne über ein Gmail Postfach zu verfügen. Verbinden Sie ein Konto mit Gmail, das für beide Gmail Schritte aktiviert ist.
Sie möchten einen anderen Dokumenten-Workflow erstellen
Der Connector unterstützt außerdem Datei- und Ordneraktionen, Ordnermetadateneinstellungen, Workflows, Erinnerungen und authentifizierte API Aufrufe. „Eine Erinnerung hinzufügen“ verwendet die primäre Verbindung und akzeptiert eine optionale Empfänger-E-Mail. Zum Starten eines Workflows ist eine verfügbare aktive Methode erforderlich. Für die Überprüfung ist eine benutzerdefinierte Methode namens „Überprüfung“ erforderlich. Konsultieren Sie die Folderit API-Referenz für benutzerdefinierte Anrufe oder kontaktieren Sie Folderit für Hilfe bei den Kontoanforderungen.