Elektronische Signaturen mit Folderit eSign
Genehmigen, unterzeichnen und verwalten Sie Dokumente an einer Stelle. Folderit eSign verbindet elektronische Signaturen mit den Personen, Entscheidungen und Aufzeichnungen im Umfeld.
Senden Sie Dokumente an Kollegen, Kunden oder Lieferanten und wählen Sie, wer zuerst unterschreibt. Externe Empfänger können die Dokumente in ihrem Browser prüfen und unterschreiben, ohne ein Folderit-Konto zu erstellen.
Unbegrenzte native eSign-Signaturen im Tailor-Plan. Keine zusätzliche Gebühr pro Unterschrift. Pläne anzeigen.
Warum Teams Folderit eSign wählen
Freigabe vor UnterzeichnungKombinieren Sie einen internen Freigabeworkflow mit elektronischer Unterschrift. Ein Einkaufsleiter kann eine Lieferantenvereinbarung prüfen, bevor sie bei den autorisierten Unterzeichnern ankommt. Die Entscheidungen bleiben mit dem Dokument verknüpft.
Vorhersehbare Kosten für die UnterzeichnungDer Tailor-Plan umfasst unbegrenzte native eSign-Signaturen, ohne dass für jede gesammelte Unterschrift eine zusätzliche Gebühr anfällt. Das ist hilfreich, wenn Verträge und Personalakten Teil des Arbeitsalltags sind. Ihr Abo hängt von der gewählten Plan-Konfiguration ab.
Einfach für externe EmpfängerKunden und Lieferanten erhalten eine sichere E-Mail-Einladung. Sie können in einem Browser lesen und unterschreiben, ohne ein Folderit-Konto, ein separates Signieranbieter-Konto oder spezielle Signierhardware.
Ein Eintrag, den Sie später finden könnenDas unterzeichnete Dokument und seine Workflow-Historie bleiben zusammen. Prüfen Sie Teilnehmer, Kommentare und Zeitstempel. Konfigurieren Sie, dass fertige Dateien nach erfolgreichem Workflow in einen gewählten Ordner verschoben werden.
Vom Dokument zur unterzeichneten Unterlage
- Bereiten Sie den Antrag vor. Öffnen Sie Ihr Dokument, starten Sie Folderit eSign und fügen Sie die Empfänger hinzu. Fügen Sie eine kurze Anweisung hinzu und wählen Sie, ob die Empfänger Metadaten und zugehörige Elemente einsehen können. Die Signierungsoption wird verfügbar, sobald die Dokumentenvorschau bereit ist.
- Wählen Sie die Reihenfolge der Unterschriften. Nutzen Sie die parallele Unterzeichnung, um alle gleichzeitig einzuladen, die serielle Unterzeichnung, wenn eine Person vor der nächsten unterzeichnen muss, oder benutzerdefinierte Stufen um Gruppen von Empfängern in einer definierten Reihenfolge zu kombinieren.
- Prüfen, unterzeichnen und den Fortschritt verfolgen. Empfänger öffnen die Einladung, wählen die Seite, platzieren ihre Unterschrift und wählen Sign. Sie können auch Rückfragen stellen, kommentieren oder die Anfrage ablehnen. In der Detailansicht des Dokuments verfolgen Sie den Fortschritt und bewahren die fertige Datei mit ihrer Historie auf.
Registrierte Benutzer finden Anfragen außerdem in ihren Folderit-Aufgaben. Die eSign-Einrichtungsanleitung erläutert die Einstellungen im Detail.
Integrieren Sie die elektronische Unterschrift in Ihren Arbeitsalltag
Richten Sie den Prozess entsprechend den Verantwortlichkeiten Ihrer Organisation ein. Zum Beispiel:
LieferantenvereinbarungenBitte lassen Sie die Einkaufsabteilung den Vertrag prüfen, laden Sie dann den Lieferanten und Ihren Direktor in der erforderlichen Reihenfolge ein. Nach erfolgreicher Unterzeichnung verschieben Sie die Datei in Ihren Lieferantenverträge-Ordner und verknüpfen Sie die unterstützenden Dokumente damit.
PersonalaktenLassen Sie HR das Dokument vorbereiten und intern freigeben, bevor Mitarbeiter und Arbeitgebervertretung unterzeichnen. Speichern Sie die fertige Datei mit passenden Berechtigungen für den Mitarbeiterordner. Erfahren Sie mehr über Dokumentenmanagement für Personalakten für den weiteren Prozess.
Kundenverträge und ProjektabnahmenVerwenden Sie einen Signaturworkflow für wiederkehrende Vereinbarungen oder Projektunterlagen erneut. Erläutern Sie dem Kunden klar, was er akzeptiert. Klären Sie Rückfragen vor dem Abschluss und bewahren Sie Kommentare und Signaturhistorie beim Dokument auf.
Richten Sie einen wiederholbaren Prozess ein
Workflow-Vorlagen speichern Empfänger, Reihenfolge, Anweisungen und Sichtbarkeitseinstellungen. Nutzen Sie Vorlagen, wenn Ihr Team jede Anfrage bewusst starten soll. Für bereits unterschriftsreife Dateien kann die Automatisierung auf Ordner-Ebene einen vordefinierten Signaturworkflow starten, sobald eine neue Datei im konfigurierten Ordner hinzukommt.
Für einen umfassenderen Prozess verbindet der Workflow-Designer die Unterzeichnung mit Bedingungen, Freigaben, Lesebestätigungen und Dateiverschiebungen. Ein Vertrag kann die Freigabe durch das Management durchlaufen, anschließend unterzeichnet und nach Erfolg in einen Archivordner verschoben werden. Sie können auch festlegen, was bei einem Fehlschlag oder einer Zeitüberschreitung geschieht. Erfahren Sie mehr über Automatisierung des Dokumentenmanagement-Workflows.
Beziehen Sie Zugriffsregeln in diese Einrichtung ein. Legen Sie fest, welche Metadaten und verknüpften Elemente Empfänger sehen dürfen, und steuern Sie den Zugriff im DMS über Dokumenten- und Ordnerberechtigungen. Folderit bietet verschlüsselte Verbindungen, 256-Bit-verschlüsselte Speicherung, Zwei-Faktor-Authentifizierung und Audit-Trails. Prüfen Sie die Sicherheitskontrollen und Trust Center für weitere Details.
Bevor Sie beginnen
Welcher Plan beinhaltet unbegrenzte Signaturen?
Der Tailor-Plan enthält unbegrenzte native Folderit-eSign-Signaturen ohne zusätzliche Kosten pro Unterschrift. Prüfen Sie die aktuellen Pläne für die Benutzer- und Speicherkonfiguration sowie weitere integrierte Funktionen.
Brauchen Kunden und Lieferanten ein Konto?
Nein. Externe Empfänger öffnen die sichere E-Mail-Einladung und unterzeichnen im Browser, ohne sich für Folderit zu registrieren.
Können wir eine andere Signiermethode verwenden?
Folderit unterstützt außerdem eine Integration mit DocuSign und elektronische Signaturen per eID. Diese Methoden haben eigene Anforderungen. Unbegrenzte native Signaturen mit Folderit eSign beinhalten kein Signaturabonnement eines Drittanbieters.
Wie wählen wir die richtige Methode aus?
Identifizieren Sie die Dokumente, Länder und alle erforderlichen Identitätsverifizierungs- oder Unterschriftsstandards. Besprechen Sie diese Anforderungen mit Ihrem Rechts- oder Compliance-Team, bestätigen Sie dann die geeignete Methode mit Folderit. Native eSign- und eID-Unterschriften sollten nicht als austauschbar behandelt werden.
Können wir unseren Prozess zunächst testen?
Ja. Testen Sie während der kostenlosen 14-tägigen Testphase ein Beispieldokument, eine interne Freigabe, einen externen Unterzeichner und die gewünschte Reihenfolge. Prüfen Sie den Ablageort der fertigen Datei. Für Prozesse mit mehreren Abteilungen oder besonderen Signaturanforderungen fragen Sie eine Demo an.
Testen Sie Ihren nächsten Signaturworkflow in Folderit.