Elektronisch mit eID unterschreiben

eID ist eine spezielle digitale Signaturoption für Inhaber unterstützter elektronischer Identitätsnachweise, die in Estland, Lettland oder Litauen ausgestellt wurden. Dies schließt auch Inhaber einer estnischen digitalen E-Residency-Identität ein. Die unterzeichnenden Personen können sich im Ausland aufhalten oder dort leben: Entscheidend für die Nutzung dieser Methode ist der unterstützte Identitätsnachweis – nicht der aktuelle Aufenthaltsort oder die Staatsangehörigkeit allein.

Für Empfänger, die über keine unterstützte elektronische Identität aus dem Baltikum verfügen, verwenden Sie stattdessen Folderit eSign oder einen entsprechenden DocuSign-Workflow. Dies sind die üblichen Ausgangspunkte für einen internationalen Signaturprozess.

Voraussetzungen und Kontoeinstellungen

• Ein Folderit Medium- oder Tailor-Abonnement.
• Eine unterstützte elektronische Identität aus Estland, Lettland oder Litauen mit gültigen Signaturdaten; auch eine digitale ID im Rahmen der estnischen „e-Residency“ ist zulässig.
• Gegebenenfalls erforderliche Kartenlesegeräte, Software, PIN-Codes oder eine unterstützte mobile Identitätsanwendung. Im Signaturfenster werden die verfügbaren Identitätsmethoden angezeigt.
• Zugriff auf die E-Mail-Adresse, an die die Einladung zur Signatur gesendet wurde.

Die eID-Funktion ist standardmäßig für Konten aktiviert, bei deren Inhaber Estland, Lettland oder Litauen als Land eingestellt ist. Für andere Länder ist sie standardmäßig deaktiviert, kann jedoch von einem Administrator aktiviert werden. Diese Kontoeinstellung hat keinen Einfluss darauf, welche elektronischen Identitäten ein Unterzeichner verwenden kann.

1. Öffnen Sie Admin-Tools → Workflows.
2. Wählen Sie Methoden in der Symbolleiste aus.
3. Aktivieren Sie unter Basismethoden die Option eID und klicken Sie auf Sichern.

ASiC-E-Signaturcontainer

Bei der eID-Signatur werden Dokumente und ihre digitalen Signaturen in einem ASiC-E-Container zusammengefasst – in der Regel eine Datei mit der entsprechenden Dateiendung .asice. Ein Container kann mehrere Dokumente enthalten, sodass Sie ein vollständiges Paket vorbereiten können, bevor Sie andere Personen zur Signatur auffordern.

Container vor dem Versenden von Signaturanfragen vorbereiten

1. Öffnen Sie den Ordner, in dem der Container gespeichert werden soll.
2. Klicken Sie auf den Pfeil neben Hochladen und wählen Sie die Option für einen neuen Signaturcontainer aus.
3. Geben Sie einen Namen ein und erstellen Sie den leeren Container.
4. Öffnen Sie den Container und fügen Sie die gewünschten Dateien über Folderit hinzu.
5. Überprüfen Sie den Inhalt, bevor Sie einen eID-Signaturprozess starten.

Sie können auch einen unsignierten ASiC-Container aus einer vorhandenen Datei erstellen, ohne dabei Empfänger festzulegen. Nutzen Sie hierfür die Option zur Container-Vorbereitung innerhalb des eID-Prozesses, fügen Sie bei Bedarf weitere Dokumente hinzu und starten Sie den Signaturvorgang, sobald das Paket fertig ist. Die Vorbereitung des Containers und das Versenden von Signaturanfragen sind voneinander getrennte Schritte.

eID-Signaturvorgang aus einer Datei heraus starten

1. Öffnen Sie die Datei und wählen Sie die entsprechende eID-Signaturaktion über Workflow aus. Sollte diese Option nicht verfügbar sein, wenden Sie sich bitte an einen Administrator, damit dieser die Einstellungen für die eID-Methode überprüft.
2. Wenn das Dialogfenster die Option „Neue/separate ASiC-Datei“ anbietet, wählen Sie diese aus, falls Sie einen separaten Container zusätzlich zur Quelldatei erstellen möchten. Bei der Bearbeitung einer bereits vorhandenen ASiC-Datei wird diese Option nicht angezeigt.
3. Überprüfen Sie die Dokumente im Container, fügen Sie die Unterzeichner hinzu und legen Sie die Reihenfolge des Workflows fest.
4. Fügen Sie bei Bedarf Anweisungen hinzu, überprüfen Sie die Sichtbarkeitseinstellungen sowie die Einstellungen für das Verschieben nach erfolgreichem Abschluss. Bei neuen Standard- oder Ordner-Workflows ist standardmäßig Seriell voreingestellt; wählen Sie die für Ihren Prozess erforderliche Reihenfolge aus.
5. Starten Sie den Workflow, sobald das Paket und die Unterzeichner bereit sind.

Wählen Sie die Reihenfolge der Unterzeichnung aus.

• Parallel – Die Unterzeichner werden gleichzeitig eingeladen.
• Seriell – Die Unterzeichner werden nacheinander eingeladen.
• Benutzerdefiniert – Die Unterzeichner werden in verschiedene Phasen unterteilt.

Informationen zu wiederverwendbaren Empfängern und Phasen finden Sie unter Workflow-Vorlagen. Für umfassendere automatisierte Prozesse siehe Workflow-Designer.

Was der Unterzeichner erhält

Empfänger erhalten eine E-Mail-Einladung mit einem Link zur Signaturaufgabe. Registrierte Nutzer können zugewiesene Aufgaben auch über ihr persönliches Dashboard aufrufen. Externe Empfänger benötigen kein Folderit Benutzerkonto, müssen jedoch über eine unterstützte elektronische Identität aus dem Baltikum verfügen.

1. Öffnen Sie die Einladung und überprüfen Sie den Container sowie die darin enthaltenen Dokumente.
2. Wählen Sie eine der verfügbaren Methoden zur elektronischen Identifizierung aus.
3. Befolgen Sie die Anweisungen des Identitätsdienstes; dies kann die Verwendung eines Kartenlesegeräts, einer Anwendung oder die Eingabe einer PIN erfordern.
4. Führen Sie die Signatur durch und überprüfen Sie das Ergebnis.

Status, Versionen und signierte Inhalte

Öffnen Sie die Detailansicht des Containers, um den Workflow-Status, die Empfänger, Kommentare, Zeitstempel und die Dateihistorie einzusehen. ASiC-Container nutzen die gängigen Dateiansichten und unterstützen Dateiversionen.

Signierte Inhalte sind geschützt. Stellen Sie das Paket vor der Signatur vollständig zusammen. Sollten Änderungen an den Dokumenten erforderlich sein, erstellen Sie ein unsigniertes Paket bzw. eine neue Version und starten Sie den Signaturprozess erneut. Achten Sie darauf, zu welcher Version die jeweilige Signaturaufgabe und Signatur gehört.

• Gelbes Stiftsymbol – Signiervorgang läuft.
• Rotes Stiftsymbol – Die Anfrage wurde abgelehnt oder konnte nicht erfolgreich abgeschlossen werden.
• Grünes Stiftsymbol – Signiervorgang erfolgreich abgeschlossen.

Informationen zu aufgezeichneten Aktivitäten finden Sie im Audit-Protokoll. Informationen zur vorübergehenden Vertretung in einem Workflow finden Sie unter Zuweisung von Workflow-Vertretungen. Eine Vertretung muss ihre eigene, unterstützte Signaturidentität verwenden.

Offizielle Informationen zu estnischen digitalen Identitäten, einschließlich e-Residency-Karten, finden Sie im Leitfaden für digitale Dokumente von ID.ee.