Software für virtuelle Datenräume
Teilen Sie vertrauliche Dokumente mit externen Prüfern, während Sie steuern, wer diese sehen kann, was diese tun können und wann ihr Zugriff endet.
Folderit ergänzt Ihr Dokumentenmanagementsystem um Funktionen für virtuelle Datenräume: Berechtigungen für benannte Benutzer, reinen Vorschauzugriff, Audit-Trails und optionale dynamische Wasserzeichen. Bereiten Sie Dateien vor, teilen Sie einen festgelegten Prüfungsordner und behalten Sie während des Ablaufs den Überblick.
Gewähren Sie jedem Prüfer den Zugriff, den seine Aufgabe benötigt.
Eine Due Diligence-Überprüfung benötigt selten, dass jeder Empfänger auf jede Datei zugreifen kann. Teilen Sie ausgewählte Dateien, Ordner oder Abschnitte mit benannten Nutzern oder Gruppen und wählen Sie für jeden eine Berechtigungsebene. Halten Sie interne Arbeitsdokumente getrennt von Unterlagen, die zur Offenlegung freigegeben wurden.
| Was der Empfänger benötigt | Zugriff zur Nutzung |
|---|---|
| Lesen ohne Download | VorschauVorschau unterstützter Dokumente ohne Download-, Druck-, Text-Kopier- oder Bearbeitungsfunktionen. |
| Eine Kopie für die eigene Arbeit behalten | AnsichtVorschau, Download und Druck ohne Änderung oder Löschung des gespeicherten Ressourcen. |
| Vorbereitung und Überarbeitung der Dokumente | RedakteurErlauben Sie Ihrem internen Team, Versionen und Metadaten zu aktualisieren, mit Bearbeitungs- und Löschrechten für die geteilte Ressource. |
Sehen Sie Details der Berechtigungsstufen. Tailor ergänzt individuelle Berechtigungen für einzelne Aktionen. Vorschau-Einschränkungen verhindern nicht, dass jemand den Bildschirm fotografiert.
Verwalten Sie Prüfer in Gruppen
Erstellen Sie Gruppen für Beteiligte einer Prüfung, etwa externe Rechtsberater oder das Finanzteam eines Käufers. Teilen Sie nur die relevanten Ordner mit jeder Benutzergruppe. Der Zugriff folgt so der Gruppenmitgliedschaft.
Machen Sie Vorschauen zurechenbar
Mit dem Wasserzeichen-Erweiterung zeigen Vorschauen den Benutzernamen diagonal über dem Dokument sowie Zugriffsdatum, Uhrzeit und Dateiname in Kopf- oder Fußzeile. Eine anpassbare Deckkraft hält den Inhalt lesbar.
Ein Käufer-Review. Ihr Transaktionsteam bereitet Dokumente in einem internen Ordner vor. Freigegebene Finanzberichte teilen Sie mit der Finanzgruppe des Käufers mit Vorschauzugriff (Previewer). Freigegebene herunterladbare Aufstellungen erhalten Lesezugriff (Viewer). Ein separater Rechtsordner geht an juristische Prüfer. Dies ist eine Beispielkonfiguration. Entscheiden Sie vor der Einladung über den Umfang der Offenlegung.
Aktivität anzeigen und Zugriff schließen, wenn die Prüfung endet
Audit-Trail überprüfen
Administratoren können den globalen Audit-Trail nach Datum, Benutzer, Ressourcenumfang und Aktion. Exportieren Sie die Ergebnisse als XLSX, ODS oder CSV zur Überprüfung neben Ihren Projektarchiven.
Teilen Sie mit benannten Benutzern, wenn Aktivitäten einem Konto zugeordnet werden müssen. Ein anonymer Besuch über einen öffentlichen Link weist die Identität des Besuchers nicht nach.
Zugriff zeitlich begrenzen
Legen Sie Datum und Uhrzeit für den Ablauf der Freigabeberechtigung eines Benutzers oder einer Gruppe fest. Dies ist nützlich für eine zeitlich begrenzte Überprüfung oder die Einbindung eines Beraters.
Die Ablaufzeit entfernt diese Freigabeberechtigung, nicht die Datei. Prüfen Sie auch andere Zugriffswege: ein Empfänger kann möglicherweise weiterhin über eine andere Gruppe, einen übergeordneten Ordner oder einen separaten Freigabeeintrag zugreifen.
Die Zugriffssteuerung hängt auch davon ab, wie sich Benutzer anmelden. Administratoren können die Zwei-Faktor-Authentifizierung vorschreiben, Passwortregeln festlegen und IP-Beschränkungen über Sicherheitsrichtlinie. Folderit bietet verschlüsselte Verbindungen und 256-Bit-verschlüsselte Speicherung. Prüfen Sie das Trust Center gegen die Anforderungen Ihrer Organisation.
Den Datenraum auf die Prüfung abstimmen
- Definieren Sie die OffenlegungsstrukturBeginnen Sie mit Ordnern wie Corporate, Finance, Contracts und People. Weisen Sie jedem Bereich einen internen Verantwortlichen zu und entscheiden Sie, welche Dokumente für eine externe Prüfung bereit sind.
- Erstellen Sie einen klaren Satz von Dokumenten.Verwenden Sie konsistente Namen und überprüfen Sie, dass die korrekte Version geteilt wird. Folderits Versionshistorie hält Revisionen zusammen; etablieren Sie einen internen Überprüfungsprozess, bevor Sie bereits freigegebene Dateien ersetzen.
- Den Ablauf aus Sicht des Prüfers testenLaden Sie einen autorisierten Test-Reviewer mit den beabsichtigten Berechtigungen ein. Überprüfen Sie die Ordnersichtbarkeit, Dokumentenvorschau, erlaubte Downloads und den Zugangsablauf vor dem Hinzufügen der vollständigen Gruppe. Stellen Sie sicher, dass Ihre Dateiformate wie erwartet in der Vorschau angezeigt werden.
- Zugriff beenden und Unterlagen aufbewahrenÜberprüfen Sie die Aktivitäten, entfernen Sie den verbleibenden Zugriff und entscheiden Sie, welche Dokumente die Organisation behalten soll. Archivierung und Aufbewahrung sind getrennte Entscheidungen vom Beenden einer externen Prüfung.
Fusionen und Übernahmen
Organisieren Sie finanzielle, rechtliche und operative Unterlagen für definierte Käufergruppen. Erkunden Sie Nutzung des M&A Data Rooms.
Due Diligence
Geben Sie Beratern einen definierten Satz von Dokumenten zur Prüfung vor, mit Berechtigungen und einem Zugriffsfrist. Weitere Informationen finden Sie unter Due-Diligence-Anwendungsfälle.
Start-up-Finanzierung
Bereiten Sie Anlegermaterialien in Phasen vor und wählen Sie aus, wer auf welche Inhalte zugreifen kann. Lesen Sie mehr über Datenräume für Start-ups.
Fragestellungen zur Klärung vor der Einladung von Prüfern
Was ist der Vorteil der Verwendung von Folderit als Datenraum?
Die Prüfung kann im selben System erfolgen, das Sie zur Organisation und Verwaltung von Dokumenten nutzen. Sie können Dateien intern vorbereiten, einen ausgewählten Satz mit definierten Berechtigungen freigeben und die Unterlagen anschließend aufbewahren. Dies ist besonders nützlich, wenn Ihre Organisation ein laufendes Dokumentenmanagement sowie gelegentliche externe Prüfungen benötigt.
Welchen Plan benötigen wir, und ist Wasserzeichen enthalten?
Dynamische Wasserzeichen sind ein separat erhältliches Add-on und in keinem Standardplan enthalten. Tailor ergänzt detaillierte individuelle Berechtigungen. Jeder Plan hat außerdem festgelegte Benutzer- und Speicherkontingente. Vergleichen Sie deshalb Prüferzahl und benötigte Funktionen mit den aktuellen Preisen, wenn Sie den Datenraum planen. Bitten Sie um eine Demonstration der geplanten Einrichtung, bei Bedarf einschließlich Wasserzeichen.
Brauchen externe Prüfer ein Folderit-Konto?
Die Freigabe für benannte Benutzer erfordert, dass die Empfänger sich registrieren und anmelden. Ein öffentlicher Link ermöglicht den Zugriff ohne Konto, kann aber von jedem mit der URL genutzt werden. Verwenden Sie für vertrauliche Prüfungen benannte Benutzer, wenn Zugriffs- und Auditnachweise an eine Identität gebunden sein sollen.
Können wir eine Datei widerrufen, die jemand bereits heruntergeladen hat?
Das Entfernen einer Berechtigung verhindert weitere Zugriffe über diesen Weg, holt aber keine bereits heruntergeladenen Kopien zurück. Müssen Empfänger ein Dokument nur lesen, erwägen Sie Vorschauzugriff (Previewer) und Wasserzeichen. Diese Kontrollen ergänzen Ihre Offenlegungsrichtlinie sowie die erforderlichen Vertraulichkeitsvereinbarungen und Verfahren.
Sehen Sie Ihren Prüfungsprozess in Folderit
Teilen Sie uns mit, was Sie teilen möchten, wer es überprüfen wird und welche Kontrollen relevant sind. Wir führen Sie durch die Berechtigungen, Wasserzeichen und die Planoptionen für Ihren Anwendungsfall.