Sistem za upravljanje dokumentima
Softver (DMS)

Organizujte i pronađite dokumente, prikupljajte informacije pomoću prilagođenih obrazaca i automatizujte odobravanja i elektronske potpise — sve u jednom jednostavnom sistemu.

Isprobajte besplatno! Video pregled!
Kontaktirajte prodaju
Ključne funkcije:
  • Jedinstveni pouzdani izvor
  • Pouzdano automatizujte
  • Upravljajte pristupom
  • Lako pronađite
Zelenije i održivije
Kontaktirajte prodaju
Klijenti u 86 zemalja
12 godina
GDPR • HIPAA • ISO 27001
Razvijeno u Evropi
Funkcije Pogledajte funkcije

Sigurne funkcije upravljanja dokumentima za usklađenost, kontrolu pristupa i OCR pretragu

Sigurno upravljanje dokumentima

Pohranite bilo koji tip datoteke uz šifriranje, kontrole pristupa i podršku za usklađenost (ISO 27001, GDPR, HIPAA, Cyber Essentials)
Izdvojene funkcije
  • 256-bitno šifriranje
    Štiti vaše podatke pretvarajući ih u kod koji mogu dešifrovati samo ovlašteni korisnici i tako ih čuva od neovlaštenog pristupa. Naprimjer, banke koriste ovaj nivo sigurnosti za zaštitu finansijskih informacija.
    s 256-bitno šifriranje
  • Dvofaktorska autentifikacija
    2FA povećava sigurnost tako što, uz lozinku, zahtijeva i verifikacijski kod iz aplikacije za autentifikaciju.
    s Dvofaktorska autentifikacija
  • SSL/TLS i IP ograničenja
    SSL veze šifriraju podatke koji se prenose između vašeg preglednika i naših podatkovnih centara, osiguravajući da informacije ostanu privatne i zaštićene od presretanja. IP ograničenja dodaju još jedan sloj ograničavanjem lokacija s kojih se može pristupiti računu, što vam daje još veću kontrolu nad tim ko može pristupiti vašim dokumentima — i odakle.
    s SSL/TLS i IP ograničenja
  • Prilagođena pravila lozinki
    Administratori mogu provoditi prilagođena pravila lozinki određivanjem dužine, složenosti i roka važenja. Osim toga, mogu zahtijevati korištenje dvofaktorske autentifikacije radi veće sigurnosti.
    s Prilagođena pravila lozinki
  • Trostruke rezervne kopije
    Time se osigurava redundantna pohrana podataka na više lokacija, udaljenih najmanje 100 km, radi maksimalne sigurnosti i pouzdanosti. Čak i u malo vjerovatnom slučaju otkaza jedne lokacije, vaši podaci ostaju sigurni i dostupni.
    s Trostruke rezervne kopije
  • Korpa za otpatke vidljiva samo administratorima računa
    Time se osigurava da se datoteka, čak i ako je korisnik s pravom brisanja ukloni, i dalje može pregledati i po potrebi vratiti. To dodaje još jedan sloj sigurnosti za sve izbrisane podatke.
    s Korpa za otpatke vidljiva samo administratorima računa
  • SSO (Entra ID, Okta, Google)
    Ova integracija omogućava centralizovano upravljanje identitetima, jedinstvenu prijavu i snažna sigurnosna pravila, osiguravajući da korisnici lako i sigurno pristupaju resursima, dok administratori zadržavaju kontrolu nad korisničkim dozvolama i zaštitom podataka.
    s SSO (Entra ID, Okta, Google)

OCR pretraga i metapodaci

Brzo pronađite dokumente pomoću OCR pretrage cijelog teksta, prilagođenih metapodataka, filtera i veza između povezanih datoteka.
IZDVOJENE FUNKCIJE
  • OCR pretraga cijelog teksta
    Indeksiranje sadržaja omogućava pretvaranje skeniranih dokumenata i slika u pretraživi tekst. Dokumente možete pronaći prema sadržaju, a ne samo prema nazivu datoteke!
    s OCR pretraga cijelog teksta
  • Filteri metapodataka
    Koristite snažne alate za filtriranje kako biste precizirali pretragu pomoću filtera metapodataka, prilagođenih polja metapodataka, raspona datuma, rokova i drugih kriterija. To vam omogućava da brzo pronađete relevantne datoteke prema specifičnim kriterijima, kao što su status projekta, tip dokumenta ili ključni rokovi.
    s Filteri metapodataka
  • Prilagođeni metapodaci
    To vam omogućava da za svaki dokument definišete različite tipove polja metapodataka, poput teksta, brojeva, datuma i padajućih lista. Ova fleksibilnost omogućava da atribute podataka prilagodite svojim specifičnim potrebama, unapređujući organizaciju, pretraživost i upravljanje datotekama.
    s Prilagođeni metapodaci
  • Povežite povezane datoteke i mape
    Povezivanje resursa omogućava povezivanje datoteka, mapa i vanjskih linkova unutar sistema, čime nastaje mreža povezanih dokumenata i resursa.
    s Povežite povezane datoteke i mape
  • Neograničena historija verzija
    Verzioniranje osigurava da se svaka promjena dokumenta automatski sačuva, bez ograničenja broja pohranjenih verzija. Pri korištenju integracije s Office 365, verzioniranje se odvija automatski.
    s Neograničena historija verzija

Automatizacija tokova rada i kontrola dokumenata

Automatizujte odobravanja, preglede, potvrde o čitanju, elektronske potpise i kontrolu dokumenata pomoću vizualnih tokova rada, ponovo upotrebljivih predložaka, podsjetnika, pravila čuvanja i automatskih radnji.
IZDVOJENE FUNKCIJE
  • Prilagođena automatizacija tokova rada
    Kreirajte serijske, paralelne ili prilagođene višekoračne tokove rada pomoću vizualnog dizajnera. Kombinujte odobravanja, preglede, potvrde o čitanju, elektronske potpise, popunjavanje obrazaca i bodovanje u jednom toku rada, s pojedinačnim uputstvima i rokovima za svakog učesnika. Korisnici također mogu zatražiti pojašnjenje prije donošenja odluke.
    s Prilagođena automatizacija tokova rada
  • Tokovi elektronskog potpisivanja
    Šaljite dokumente na pravno obavezujuće elektronsko potpisivanje pomoću Folderit eSigna ili se povežite s DocuSignom. Zadaci potpisivanja mogu se kombinovati s odobravanjima i drugim koracima toka rada. Folderit također podržava ASIC-E digitalno potpisivanje ličnom kartom, Smart-ID-om i Mobile-ID-om u podržanim evropskim zemljama.
    s Tokovi elektronskog potpisivanja
  • Tokovi potvrđivanja čitanja politika
    Distribuirajte politike, procedure, sigurnosna uputstva i druge kontrolisane dokumente radi obavezne potvrde o čitanju. Folderit bilježi ko je primio, pregledao i potvrdio čitanje svakog dokumenta, pružajući jasan trag revizije i sažetak toka rada za ISO, regulatornu i internu usklađenost.
    s Tokovi potvrđivanja čitanja politika
  • Predlošci tokova rada i automatski okidači
    Sačuvajte često korištene tokove rada kao ponovo upotrebljive predloške i pokrećite ih bez ponovnog sastavljanja svakog procesa. Tokovi rada se mogu pokrenuti i automatski kada se dokument doda u mapu, a završeni dokumenti mogu se automatski premjestiti u drugu mapu za sljedeću fazu obrade.
    s Predlošci tokova rada i automatski okidači
  • Podsjetnici
    Podsjetnici se mogu postaviti i za korisnike i za grupe, omogućavajući vam da zakažete obavijesti s prilagođenom porukom i linkom na relevantni resurs. Odaberite datum, vrijeme i opciju ponavljanja kako biste sve informisali i održavali pravovremeno izvršavanje zadataka, poput pregleda dokumenata ili ažuriranja politika.
    s Podsjetnici
  • Automatsko numerisanje dokumenata
    Automatski dodjeljujte dosljedne brojeve dokumentima pomoću prilagodljivih shema koje mogu uključivati brojače, datume, statički tekst i vrijednosti metapodataka. Različita pravila numerisanja mogu se postaviti za različite mape i tipove dokumenata radi strukturisane kontrole dokumentacije.
    s Automatsko numerisanje dokumenata
  • Automatizacija pravila čuvanja
    Postavite automatizovane rasporede koji određuju koliko dugo datoteke ili mape treba čuvati prije arhiviranja ili brisanja. To se može prilagoditi za svaku datoteku ili mapu, osiguravajući usklađenost s pravilima čuvanja.
    s Automatizacija pravila čuvanja
  • Uvoz emailom u mapu
    Svakoj mapi u Folderitu može se dodijeliti jedinstvena email adresa. Šaljite priloge emailom direktno u odabranu mapu, uz čuvanje podataka pošiljaoca, naslova i sadržaja emaila kao metapodataka radi jednostavne organizacije i pronalaženja. Idealno za procese poput skeniranja u email ili kada dokumente trebate pohraniti brzo i sigurno.
    s Uvoz emailom u mapu
  • Historija i sažeci tokova rada
    Pregledajte završene, neriješene i poslane tokove rada zajedno s odlukama učesnika, komentarima, vremenskim oznakama, potpisima i zahtjevima za pojašnjenje. Završeni procesi mogu uključivati dokumentaciju sažetka koju je moguće preuzeti za potrebe revizije i usklađenosti.
    s Historija i sažeci tokova rada

Kontrola pristupa zasnovana na ulogama (RBAC)

Sigurno dijelite datoteke i mape s detaljnim dozvolama za korisnike, grupe i sigurne linkove.
NIVOI DOZVOLA
  • Samo pregled
    Ovaj nivo dozvole omogućava korisnicima pregled dokumenata unutar sistema, bez mogućnosti štampanja, preuzimanja, uređivanja, pa čak ni odabira i kopiranja teksta.
    s Samo pregled
  • Samo otpremanje
    Ovaj nivo dozvole omogućava korisnicima dodavanje novih datoteka na određenu lokaciju bez mogućnosti pregleda postojećeg sadržaja. Ova funkcija je idealna kada je potrebno dostavljanje dokumenata bez pristupa drugim osjetljivim datotekama.
    s Samo otpremanje
  • Pregled i preuzimanje
    Ovaj nivo dozvole omogućava korisnicima pregled dokumenata, kao i njihovo štampanje i preuzimanje.
    s Pregled i preuzimanje
  • Urednik
    Ovaj nivo dozvole korisnicima daje potpunu kontrolu nad dijeljenim resursom, uključujući pregled, uređivanje, brisanje i upravljanje datotekama i postavkama.
    s Urednik
  • Detaljne prilagođene dozvole
    To omogućava preciznu kontrolu korisničkih radnji, poput uključivanja ili isključivanja vidljivosti traga revizije, omogućavanja samo online uređivanja i ograničavanja preuzimanja ili drugih aktivnosti. Ova fleksibilnost osigurava da pristup svakog korisnika u potpunosti odgovara njegovoj ulozi i sigurnosnim potrebama dijeljenog resursa.
    s Detaljne prilagođene dozvole

Tragovi revizije, kontrolne ploče i izvještavanje

Ostvarite potpun pregled svog DMS-a pomoću kontrolnih ploča, izvještavanja i potpunih tragova revizije — kako biste mogli dokazati usklađenost i pratiti svaku radnju.
IZDVOJENE FUNKCIJE
  • Kontrolne ploče i izvještavanje
    Pratite aktivnosti s dokumentima na nivou cijele organizacije putem administratorske kontrolne ploče, uključujući duplirane datoteke, neriješene tokove rada, rokove čuvanja, dokumente kojima ističe rok i potpuni pregled sadržaja. Korisnici imaju i lične kontrolne ploče za dolazne zadatke, poslane i neriješene tokove rada te arhivirane odluke. Izvještaji se mogu izvoziti u Excel, ODS, CSV i PDF.
    s Kontrolne ploče i izvještavanje
  • Potpuni tragovi revizije
    Tragovi revizije bilježe svaku radnju nad datotekama, mapama i u cijeloj organizaciji, bez obzira na to obavljaju li je korisnici ili vanjske strane. Svaka radnja ima vremensku oznaku. Pratite aktivnosti korisnika i sistema u datotekama, mapama, tokovima rada i cijeloj organizaciji. Svaka radnja se bilježi s vremenskom oznakom i relevantnim podacima o korisniku, pružajući pouzdanu evidenciju za usklađenost, istrage i interni nadzor. Podaci revizije mogu se izvoziti za izvještavanje i pregled radi preciznog praćenja. Ovi podaci mogu se izvoziti u različitim formatima, uključujući Excel, CSV i PDF, za sveobuhvatno izvještavanje, usklađenost i nadzor.
    s Potpuni tragovi revizije
  • Pregled dijeljenog pristupa
    Pregledajte dokumente i mape podijeljene s korisnicima, grupama i vanjskim primaocima iz jednog centralizovanog pregleda. Administratori mogu pregledati dozvole, prepoznati aktivne javne linkove, pratiti pristup i ukinuti dijeljenje kada više nije potrebno.
    s Pregled dijeljenog pristupa
  • Obavijesti i praćenje promjena
    Korisnici mogu prilagoditi obavijesti koje primaju i pratiti promjene odabranih datoteka ili mapa. Upozorenja mogu obuhvatati ažuriranja dokumenata, zahtjeve iz tokova rada, odobravanja, potpise, podsjetnike, aktivnosti dijeljenja i druge relevantne događaje.
    s Obavijesti i praćenje promjena

Integracije, e-obrasci i generisanje dokumenata

Proširite svoj DMS prilagođenim e-obrascima, upravljanjem zapisima i integracijama kao što su Microsoft 365, Outlook i DocuSign — osmišljenim za svakodnevni rad timova.
IZDVOJENE FUNKCIJE
  • Prilagođeni e-obrasci
    Kreirajte prilagođene obrasce za prijave incidenata, zahtjeve ili registre. Korisnici popunjavaju polja umjesto da otpremaju datoteku, a svaka prijava se pohranjuje kao strukturisani zapis. Ovi zapisi su potpuno pretraživi i pod kontrolom dozvola.
    s Prilagođeni e-obrasci
  • Podružnice i zavisne kompanije
    Kreirajte zasebna radna okruženja za svaku kompaniju ili lokaciju. Svako okruženje ima vlastite korisnike, uloge i opcionalne administratore — tako da timovi vide samo ono što trebaju. Prebacite se jednim klikom; sigurnost i tragovi revizije ostaju očuvani.
    s Podružnice i zavisne kompanije
  • Integracija s Microsoft Office 365
    Ova ugrađena integracija omogućava korisnicima da kreiraju i uređuju Word, Excel i PowerPoint datoteke direktno unutar Folderit sistema.
    s Integracija s Microsoft Office 365
  • Outlook dodatak
    Ovaj dodatak omogućava slanje odabranih emailova direktno iz Outlooka u bilo koju odabranu mapu u Folderitu.
    s Outlook dodatak
  • Integracija s DocuSignom
    Pokrenite DocuSign tokove rada direktno unutar Folderita i automatski primite potpisane dokumente nazad u sistem.
    s Integracija s DocuSignom
  • Prilagođeno mobilnim uređajima i tabletima
    Folderit DMS je potpuno optimizovan za mobilne uređaje i tablete, pružajući besprijekorno iskustvo na različitim uređajima. Bilo da upravljate dokumentima, obavljate odobravanja ili pristupate izvještajima, možete uživati u intuitivnoj navigaciji i punoj funkcionalnosti dok ste u pokretu.
    s Prilagođeno mobilnim uređajima i tabletima
  • Desktop aplikacija
    Folderit Sync je desktop aplikacija koja sinhronizuje datoteke na vašim računarima i osigurava pristup najnovijim dokumentima online i offline. Omogućava jednostavno upravljanje datotekama direktno s radne površine, održavajući podatke sinhronizovanim i sigurnim.
    s Desktop aplikacija
  • Pohrana i ugrađivanje URL adresa
    Pohranite i ugradite vanjske URL adrese unutar Folderita i otvarajte ih u iframeu ili zasebnoj kartici. Ove URL adrese mogu biti povezane s drugim stavkama, sadržavati metapodatke i biti pod upravljanjem kao bilo koji drugi dokument.
    s Pohrana i ugrađivanje URL adresa
  • Vodeni žigovi
    Dinamički vodeni žigovi dodaju još jedan sloj sigurnosti vašim dokumentima. Vodeni žigovi s detaljima poput imena pregledavaoca, datuma i vremena automatski se primjenjuju tokom pregleda i preuzimanja, osiguravajući sljedivost i odvraćajući od neovlaštenog dijeljenja. Dostupno kao zasebna kupovina.
    s Vodeni žigovi
  • Generisanje dokumenata na osnovu predložaka
    Kreirajte PDF i DOCX dokumente iz strukturisanih podataka e-obrazaca pomoću ponovo upotrebljivih ODT predložaka. Generišite ugovore, potvrde, fakture, HR dokumente i izvještaje, a zatim ih pohranite, preuzmite, pošaljite emailom ili usmjerite kroz tokove rada.
    s Generisanje dokumenata na osnovu predložaka

Održivije i zelenije rješenje za upravljanje dokumentima.

Folderitov sigurni sistem za upravljanje dokumentima dostupan je na AWS-u, gdje Amazon pokriva 100% svoje potrošnje električne energije obnovljivom energijom, kao i on-premises s istim mogućnostima. Pogledajte šta još radimo u okviru našeg programa Društvena odgovornost kompanije.

Održivi EDMS
Najjednostavniji EDMS na svijetu
Trošite manje vremena na upravljanje dokumentima

Folderit je najjednostavniji DMS na svijetu. Štedi vam vrijeme i novac.

Veoma nam je stalo do naših korisnika i svakodnevno radimo na DMS softveru koji se razlikuje na prave načine: jednostavan je za korištenje, pouzdan i namijenjen ljudima kojima su važni sigurnost, privatnost i efikasnost. Uz naš nagrađivani intuitivni interfejs možete organizovati, odobravati i potpisivati dokumente brže nego uz bilo koji drugi uporediv softver za upravljanje dokumentima, zbog čega je Folderit idealan izbor za timove koji prelaze na rad bez papira.

Isprobajte besplatno!
Iskustva korisnika

Pouzdan i voljen. ❤️ Širom svijeta.

Folderit DMS je jednostavan za korištenje, siguran i pristupačan. To, u kombinaciji s našim izvanrednim timom za podršku, upravo je ono što naši korisnici traže!

  • „Folderit EDMS koristimo posljednjih pet godina i potpuno smo zadovoljni pohranom dokumenata povezanih s našim sistemom upravljanja kvalitetom (QMS). Folderit je nevjerovatno jednostavan za korištenje, siguran i pristupačan, a naši dokumenti su dostupni bilo gdje i bilo kada.”
    Sjoerd K. / Generalni direktor
    MedCat / Nizozemska
  • „Folderit DMS je potpuno promijenio rad našeg tima za obaveze prema dobavljačima. Počeli smo ga koristiti za organizovanje faktura i računa i znatno nam je olakšao svakodnevni rad. Polja metapodataka su veoma praktična — sve možemo označiti nazivima dobavljača, datumima i iznosima, pa je kasnije pronalaženje zaista jednostavno.”
    Paul K. / Direktor operacija
    Crabtree’s Carpet & Flooring / SAD
  • „Počeo sam koristiti probni paket prije nekoliko dana i moram reći da je ovo jedan od najboljih softvera koje sam ikada koristio. Intuitivan, pametan i pun skrivenih mogućnosti. Sve je baš na pravom mjestu, a čak su i naplata i paketi transparentni.”
    PHIL B.
    Ujedinjeno Kraljevstvo
  • „Željela sam vam prenijeti da sam uvijek zadovoljna vašom korisničkom podrškom. Kad god imam pitanja, odgovorite pravovremeno, pružite odgovore i veoma dobru pomoć.”
    LAURA S.
    Australija
  • „Za nas je korištenje Folderita bilo prekretnica. Također nam je bilo neophodno da, kao kompanija sa sjedištem u Čileu, program možemo postaviti na španski jezik. Ukratko, pokazao se kao odličan alat za produktivnost i organizaciju u našoj kompaniji.”
    Christian C. / Generalni direktor
    Santa Maria / Čile
  • „Vodim malu međunarodnu konsultantsku kompaniju i nedavno smo odabrali Folderit kao naš sistem za elektronsko upravljanje pravnim dokumentima. Čestitam vam što ste kreirali ovako fantastičan, uglađen i jednostavan proizvod za mala i srednja preduzeća. Zaista je fantastičan.”
    ROB L.
    Nizozemska
  • „Oduševljen sam vašim proizvodom, kao i jednostavnošću i odličnim korisničkim interfejsom koje je vaš tim izgradio.”
    HARSHVARDHAN S.
    Ujedinjeno Kraljevstvo
  • „Ovaj softver je sjajan, tako jednostavan za korištenje, a veoma moćan!”
    THOMAS R.
    UK
  • „Usput, dozvolite da vam čestitam na odličnom softveru koji ste izgradili. Uvjerio me na prvi pogled :-)”
    DUARTE G. H.
    Portugal
  • „Odlično — ovo je izvanredna usluga i za sada smo VEOMA zadovoljni. Naravno, uz odličan odnos tima za podršku!”
    MIKE L.
    Australija

U dobrom ste društvu. Pridružite se hiljadama organizacija koje koriste Folderit.

U više od 86 zemalja svakodnevno se oslanjaju na Folderitov sigurni DMS u oblaku za upravljanje dokumentima bez papira.

Česta pitanja

DMS platforme poput Folderita centralizuju datoteke u sigurnom online repozitoriju, uklanjajući ručne razmjene emailova i uska grla lokalne pohrane. Funkcije saradnje u realnom vremenu — uključujući preuzimanje i vraćanje na uređivanje, historiju verzija i automatizovane obavijesti — pojednostavljuju procese odobravanja i smanjuju duplirani rad, povećavajući ukupnu produktivnost tima.

Sigurni DMS mora uključivati detaljne kontrole dozvola, iscrpne dnevnike revizije koji prate ko je pristupio, uređivao ili dijelio svaki dokument, te automatska pravila čuvanja. Tražite ISO 27001 i arhitekture prilagođene GDPR-u, kao i jednostavan izvoz izvještaja o usklađenosti radi lakših regulatornih revizija.

Da. Folderit nudi RESTful API za izradu prilagođenih integracija s CRM-om, ERP-om, alatima za produktivnost i drugim poslovnim sistemima, uključujući platforme poput Salesforcea, HubSpota, SAP-a, Microsoft Dynamicsa i Google Workspacea. Ugrađene integracije dostupne su za Microsoft 365, DocuSign, Microsoft Entra ID i Okta. Zavisno od integracije, dokumenti i povezani podaci mogu se automatski prenositi između Folderita i vaših postojećih sistema, čime se smanjuju ručno otpremanje, preuzimanje i duplirani unos podataka.

Folderitovi fleksibilni pretplatnički paketi počinju povoljnim paketom Mini za male timove i proširuju se do prilagođenih enterprise rješenja za upravljanje dokumentima s naprednom automatizacijom tokova rada, podesivim prostorom za pohranu i brojem korisnika, opcijama implementacije i namjenskom podrškom. Kako vaša organizacija raste, Folderit DMS paket se može prilagoditi dodatnim korisnicima, prostoru za pohranu i poslovnim zahtjevima.

Svaki put kada korisnik sačuva izmjene, Folderit bilježi novu verziju i pohranjuje metapodatke o uredniku, vremenskoj oznaci i komentarima radi potpune sljedivosti. Korisnici mogu upoređivati verzije, vraćati prethodne nacrte i ostavljati komentare. Saradnička zaključavanja pri preuzimanju i vraćanju na uređivanje sprečavaju sukobe pri prepisivanju, osiguravajući da vaš tim uvijek radi na najnovijem dokumentu.