Dijelite dokumente, mape, odjeljke ili čak cijeli račun s različitim dozvolama pristupa (Pregled, Preuzimanje, Uređenje i Unos) sa svima koji vam se sviđaju. Koristite Active Directory za upravljanje korisnicima. Kreirajte grupe saradnika sa kojima ćete dijeliti sadržaj! Radite zajedno u Office 365 aplikacijama i šaljite dokumente u radne procese za e-potpisivanje.
Moćna funkcija za pretraživanje ugrađena je u naš softver za upravljanje dokumentima u oblaku tako da možete pretraživati dokumente ne samo po imenu datoteke i metapodacima, kao što su ključne riječi, već i po sadržaju datoteka zahvaljujući tehnologiji optičkog prepoznavanja znakova (OCR). PDF-ovi, Docx datoteke ili čak snimke ekrana i skenirani dokumenti sada se mogu detaljno pretraživati!
Treba li fakturu, zahtjev za godišnji odmor ili neki drugi dokument odobriti jedno ili više lica prije sljedećeg koraka? Nije problem! Pozovite ih da odobre i dodaju svoje komentare – u određenom redoslijedu ili svi odjednom. Nikada nije bilo lakše dobiti i pratiti odobrenja! Saznajte više o toku rada odobrenja!
Biranjem opcije automatskog obavještavanja o izvršenim izmjenama u dokumentu, folderu ili sekciji dobija se informacija o napravljenim promjenama bilo u trenutku kada se promjena napravili ili periodično. Čim neko nešto doda, obriše ili promijeni, odmah možete znati ko i kada je to uradio.
Dodajte oznake, bilješke, datum i rok kako biste lakše organizovali svoje dokumente. Možete jednostavno dodati vlastita polja metapodataka različitih tipova kao što su liste, potvrdni prozorčići i još mnogo toga! Također možete povezati datoteke da biste kreirali odnose između dokumenata u različitim strukturama mapa. Predlošci metapodataka se također mogu definisati.
Možete učitati novu verziju dokumenta i sačuvati postojeće metapodatke i sve ranije verzije datoteke a koje se uvijek lako mogu obnoviti samo jednim klikom! Funkcija prijave/odjave dokumenta omogućava vam da zaključate dokument za druge dok ga uređujete na svom računaru. Svaka verzija dokumenta može biti nezavisno odobrena.
Kad god vam zatreba za neki dokument obavještenje ili napomena u određeni datum i vrijeme, samo postavite podsjetnik! Možete dodati koliko god podsjetnika želite i dodati e-mail adresu za obavještenje o svakom od njih.
Svaki folder ima svoju e-mail adresu. Samo pošaljite/proslijedite e-mail na tu adresu i priloženi fajl će završiti u odabranom folderu sa netaknutim podacima o pošiljaocu, predmetu i sadržaju. Ne može biti jednostavnije, a savršeno je za pohranjivanje dokumenata u pokretu ili za slanje u vaš DMS sa skenera.
Iako možete kreirati neograničenu hijerarhiju u svom primarnom računu, možete urediti odvojene prostore za svoje podružnice! Dakle, možete imati po jedan podračun za svaku svoju kompaniju ili njene divizije. Timovi i podaci se čuvaju odvojeno, osim ako ne želite nekome dati pristup u nekoliko svojih kompanija.
Vaši dokumenti u Folderit online sistemu za upravljanje dokumentima dostupni su vam sa svakog PC-a, Mac-a, tableta ili pametnog telefona sa internet vezom. Po cijelom svijetu.
Vaši dokumenti su pohranjeni u sigurnom oblaku i savršeno su bezbjedni, ali ako želite, možete lako preuzeti cijeli račun ili pojedinačne datoteke/mape na svoj tvrdi disk koliko god često želite za vašu lokalnu sigurnosnu kopiju. Možete koristiti našu Sync App aplikaciju za sinhronizaciju sa Windows-ima.
Svi vaši podaci u Folderit sistemu za upravljanje dokumentima su trostruko sigurnosno kopirani i šifrovani gdje se bezbjedno pohranjuju i prenose putem sigurnog SSL sloja. Također možete prilagoditi politiku lozinki (uključujući 2FA) za članove vašeg tima, tako da oni mogu birati samo ekstra dugačke lozinke i moraju mijenjati svoju lozinku koliko god često želite.