Software zur Dateiarchivierung
Behalten Sie abgeschlossene Arbeiten einfach auffindbar. Die Folderit-Dateiarchivierungssoftware bündelt Ihre Dokumente, Aufbewahrungsregeln und Zugriffssteuerungen in einer durchsuchbaren Archivstruktur.
Speichern Sie geschlossene Projektdateien, unterschriebene Verträge, Finanzdokumente und ältere Geschäftsunterlagen mit dem Kontext, den Sie später benötigen. Ordnen Sie diese nach Abteilung, Kunde oder Projekt, und lassen Sie autorisierte Personen die richtige Datei abrufen, ohne durch alte Laufwerke und E-Mail-Verläufe suchen zu müssen.
Verleihen Sie abgeschlossenen Dateien einen klaren Aufbewahrungsort
Ein Archiv funktioniert am besten, wenn Menschen wissen, was dort hineingehört und wie sie es wiederfinden können. Beginnen Sie mit einer Struktur, die zu Ihrer Arbeit passt, und fügen Sie dann die Daten und Kennungen hinzu, die jede Datei eindeutig identifizieren.
- Bringen Sie Dateien und Ordner ein.Laden Sie einzelne Dateien oder bestehende Ordnerstrukturen hoch. Folderit akzeptiert Dateien bis zu 50 GB pro Datei. Speichern lassen sich mehr Formate, als Vorschau und OCR unterstützen. Zum Öffnen spezieller Formate kann deshalb die ursprüngliche Anwendung erforderlich sein.
- Nützliche Metadaten zum Archiv hinzufügenVerwenden Sie Felder wie Projektnummer, Abteilung, Vertragspartner und Abschlussdatum. Konfigurieren Sie Vorlagen für Metadaten von Ordnern und zeigen Sie die Schlüsselfelder als Spalten an, wodurch die Notwendigkeit verringert wird, alles in einem Dateinamen zu kodieren.
- Entscheiden Sie, wann die Arbeit archiviert werden kann.Verschieben Sie fertige Dateien in Ihr Archiv oder konfigurieren Sie einen Workflow , um ein Element nach erfolgreicher Freigabe zu verschieben. Soll die Archivierung zeitabhängig erfolgen, verwenden Sie eine Aufbewahrungsregel mit einem Archivordner als Ziel.
Beispiel: Abschluss eines Projekts. Behalten Sie die unterzeichnete Übergabe, die finalen Zeichnungen und den Abschlussbericht unter der Projektreferenz. Lassen Sie die dafür Verantwortlichen die relevanten Dokumente freigeben, und nutzen Sie dann den konfigurierten Zielordner für die abgeschlossenen Elemente. Prüfen Sie die Zugriffsrechte, sodass das Team das Archiv konsultieren kann, während nur ausgewählte Personen es aktualisieren dürfen.
Finden Sie ein altes Dokument, ohne den Dateinamen zu kennen
Suchen Sie nach Kontext oder Inhalt
Suchen Sie Dateinamen und Metadaten oder nutzen Sie die Deep Search, um in unterstützten Dokumenten und Scans zu suchen. Kombinieren Sie einen Kundenamen, eine Projektreferenz oder eine Abteilung mit einem Ordner- oder Datumsfilter, um die Ergebnisse zu verfeinern.
OCR und Inhaltssuche unterstützen PDF, DOCX, PNG und JPG. Scanqualität und gewählte Sprache beeinflussen die OCR-Genauigkeit. XLSX-Inhalte sind nicht Teil der OCR-Inhaltssuche.
Behalten Sie die unterstützenden Informationen verbunden.
Nutzen Sie Verknüpfte Elemente, um einen Vertrag mit ergänzenden Unterlagen oder einen Projektordner mit den zugehörigen Datensätzen zu verbinden. Benutzer folgen der Verknüpfung über die Elementdetails, statt doppelte Kopien zu pflegen.
Die Suchergebnisse respektieren Zugriffsrechte. Sie können die Ergebnisse mit Metadaten in Excel oder CSV exportieren, wenn Sie eine Dateiliste für eine Prüfung vorbereiten.
Ermöglichen Sie, dass Personen das Archiv konsultieren, ohne es zu verändern.
Lesen und Bearbeiten trennen
Geben Sie Lesern Zugriff auf den Viewer zur Vorschau und zum Download von Dateien ohne Änderung oder Löschung des gespeicherten Inhalts. Verwenden Sie den Zugriff auf den Vorschau-Reader, wenn jemand unterstützte Dateien in Folderit überprüfen soll, ohne Download- oder Druckzugriff.
Die im Tailor-Plan verfügbaren benutzerdefinierte Berechtigungen ermöglichen die Konfiguration einzelner Aktionen wie Versionsaktualisierung, Teilen oder Löschen. Legen Sie einen Ablaufzeitpunkt für den Zugriff fest, für eine Person oder Gruppe, wenn ihr Zugriff an einem bestimmten Datum enden sollte.
Versionen und Aktivitäten prüfen
Muss eine autorisierte Person eine Datei ersetzen, hält die Versionshistorie frühere Fassungen mit der aktuellen Version und gemeinsamen Metadaten zusammen. Mit den verfügbaren Funktionen lassen sich frühere Versionen herunterladen oder wiederherstellen.
Administratoren können das Audit-Protokoll nach Benutzer, Datum, Bereich oder Aktion filtern und als XLSX, ODS oder CSV exportieren. So lässt sich etwa klären, wer ein Dokument heruntergeladen hat oder wann eine Datei gelöscht wurde.
Legen Sie Sicherheitsregeln für Ihr Team fest. Folderits Einstellungen der Sicherheitsrichtlinie umfassen die verpflichtende Zwei-Faktor-Authentifizierung und IP-Einschränkungen. Dynamische Wasserzeichen sind ein separat erworbenes Add-on. Überprüfen Sie Sicherheits- und Datenschutzdetails für die Anforderungen Ihrer Organisation.
Verwalten Sie die Aufbewahrung und halten Sie einen Exportweg bereit.
Wählen Sie, wie lange Dateien aufbewahrt werden
Dateien werden standardmäßig unbegrenzt aufbewahrt. Mit automatisierter Aufbewahrung in den Plänen Medium und Tailor wählen Sie Zeitraum, Startdatumsfeld und abschließende Aktion.
Die Endaktion kann Dateien in einen Archivordner verschieben, sie in den Papierkorb senden oder sie endgültig löschen. Das Archivieren kann die Ordnerhierarchie bewahren. Regeln können sich auf Unterordner erstrecken, wobei Ausnahmen für einzelne Dateien oder Ordner möglich sind.
Zeigen Sie das Ende der Aufbewahrung in der Ordnerliste an und prüfen Sie bevorstehende Enddaten im Dashboard und in Berichten. Legen Sie Fristen und Aussonderungsmaßnahmen entsprechend den Richtlinien Ihrer Organisation fest.
Laden Sie Dateien herunter, wenn Sie diese benötigen.
Laden Sie ausgewählte Dateien oder Ordner herunter, für einen autorisierten Empfänger, eine Übergabe oder eine lokale Kopie. Einzelne Dateien werden so heruntergeladen, wie sie sind; Ordner-Downloads werden als ZIP-Dateien verpackt.
Sie können ebenfalls die Dateien und Ordner eines Kontos herunterladen. Für große Archive verwenden Sie kleinere Abschnitte oder Ordner anstelle eines einzigen überdimensionierten Downloads. Audit-Logs und Metadaten der Suchergebnisse verfügen über eigene Exportoptionen.
Wenn Sie das System in Ihrer eigenen Infrastruktur hosten möchten, erkunden Sie Folderit On-Premises.
Fragen zur Klärung vor dem Umzug Ihres Archivs
Wie unterscheidet sich ein Dateiarchiv von einer Sicherung?
Ein Archiv bewahrt aufbewahrte Dateien organisiert und verfügbar für die Nachverfolgung. Eine Sicherung ist eine Wiederherstellungskopie, die verwendet wird, wenn Daten verloren gehen oder beschädigt werden. Die Archivstruktur, Berechtigungen und Aufbewahrungsregeln erfüllen einen anderen Zweck als Wiederherstellungsmaßnahmen; planen Sie beides vor. Folderit bietet Datei- und Ordner-Downloads für lokale Kopien an, zusätzlich zu den auf der Sicherheitsseite beschriebenen Schutzmaßnahmen des gehosteten Dienstes.
Macht das Einlegen einer Datei in ein Archiv sie schreibgeschützt?
Ein Ordner namens „Archive” verhindert allein keine Änderungen. Konfigurieren Sie den Zugriff für die Personen und Gruppen, die ihn verwenden. Viewer- und Previewer-Berechtigungen verhindern, dass diese Empfänger den gespeicherten Inhalt ändern; autorisierte Bearbeiter verfügen weiterhin über die Aktionen, die ihre Berechtigungen erlauben. Prüfen Sie den Zugriff des Zielordners im Rahmen Ihrer Archiv-Einrichtung.
Kann ich meine bestehende Ordnerstruktur beibehalten?
Ja. Folderit unterstützt das Hochladen von Ordnern, und die Option „Archive to a Folder” in der Aufbewahrung kann die bestehende Hierarchie bewahren. Für ZIP-Importe befolgen Sie die Hinweise zum stapelweisen Import in der Upload-Anleitung. Testen Sie zunächst einen repräsentativen Ordner, überprüfen Sie dessen Dateien, Metadaten und Zugriffsrechte, bevor Sie ein großes Archiv verschieben.
Was ist, wenn ich auch Formulare und aktive Aufzeichnungen benötige?
Die gleiche Plattform unterstützt digitale Datensatzverwaltung mit eForms, durchsuchbare Feldwerte und Workflows. Sie können laufende Akten und abgeschlossene Dateien in einem System verwalten, wobei für jede Kategorie unterschiedliche Ordnerstrukturen und Zugriffsrechte festgelegt werden können.
Machen Sie Ihr Archiv leichter nutzbar
Probieren Sie Folderit mit einer Auswahl Ihrer Dateien aus oder bringen Sie Ihre Archivstruktur und Aufbewahrungsanforderungen zu einer Demo.
Sehen Sie Pläne und eingeschlossene Funktionen.