Software di gestione
documentale (DMS)

Organizza e trova i documenti, raccogli informazioni con moduli personalizzati e automatizza approvazioni e firme elettroniche: tutto in un unico sistema facile da usare.

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Funzionalità principali:
  • Un’unica fonte affidabile
  • Automatizza con affidabilità
  • Gestisci gli accessi
  • Trova facilmente
Più verde e sostenibile
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Clienti in 86 paesi
12 anni
GDPR • HIPAA • ISO 27001
Creato in Europa
Funzionalità Scopri le funzionalità

Gestione documentale sicura per conformità, controllo degli accessi e ricerca OCR

Gestione documentale sicura

Archivia qualsiasi tipo di file con crittografia, controlli degli accessi e supporto alla conformità (ISO 27001, GDPR, HIPAA, Cyber Essentials)
In evidenza
  • Crittografia a 256 bit
    Protegge i tuoi dati convertendoli in un codice che solo gli utenti autorizzati possono decifrare, garantendone la sicurezza contro gli accessi non autorizzati. Questo livello di sicurezza viene utilizzato, ad esempio, dalle banche per proteggere le informazioni finanziarie.
    s Crittografia a 256 bit
  • Autenticazione a due fattori
    La 2FA aumenta la sicurezza richiedendo un codice di verifica da un’app di autenticazione, oltre alla password.
    s Autenticazione a due fattori
  • SSL/TLS e restrizioni IP
    Le connessioni Secure Sockets Layer crittografano i dati trasmessi tra il browser e i nostri data center, garantendo che le informazioni rimangano private e protette dalle intercettazioni. Le restrizioni IP aggiungono un ulteriore livello di protezione limitando i luoghi da cui è possibile accedere all’account, per un controllo ancora maggiore su chi può raggiungere i tuoi documenti e da dove.
    s SSL/TLS e restrizioni IP
  • Regole personalizzate per le password
    Gli amministratori possono applicare regole personalizzate per le password, definendone lunghezza, complessità e scadenza. Possono inoltre rendere obbligatoria l’autenticazione a due fattori per aumentare la sicurezza.
    s Regole personalizzate per le password
  • Tripla copia di backup
    I dati vengono archiviati in modo ridondante in più sedi, distanti almeno 100 km tra loro, per la massima sicurezza e affidabilità. Anche nell’improbabile eventualità di un guasto in una sede, i dati rimangono sicuri e accessibili.
    s Tripla copia di backup
  • Cestino visibile solo agli amministratori dell’account
    Anche se un utente con permessi di eliminazione rimuove un file, questo può essere esaminato e ripristinato se necessario. Si aggiunge così un ulteriore livello di sicurezza per tutti i dati eliminati.
    s Cestino visibile solo agli amministratori dell’account
  • SSO (Entra ID, Okta, Google)
    Questa integrazione consente di centralizzare la gestione delle identità, utilizzare il Single Sign-On e applicare solide regole di sicurezza. Gli utenti possono accedere alle risorse in modo semplice e sicuro, mentre gli amministratori mantengono il controllo dei permessi e della protezione dei dati.
    s SSO (Entra ID, Okta, Google)

Ricerca OCR e metadati

Trova rapidamente i documenti con la ricerca nel testo completo tramite OCR, i metadati personalizzati, i filtri e i collegamenti tra file correlati.
IN EVIDENZA
  • Ricerca nel testo completo con OCR
    L’indicizzazione dei contenuti consente di convertire documenti scansionati e immagini in testo ricercabile. Puoi trovare i documenti in base al loro contenuto, non soltanto al nome del file!
    s Ricerca nel testo completo con OCR
  • Filtri sui metadati
    Affina le ricerche con potenti strumenti di filtraggio basati su metadati, campi personalizzati, intervalli di date, scadenze e altro ancora. Trova rapidamente i file pertinenti in base a criteri specifici, come lo stato del progetto, il tipo di documento o le scadenze principali.
    s Filtri sui metadati
  • Metadati personalizzati
    Definisci diversi tipi di campi di metadati per ogni documento, come testo, numeri, date ed elenchi a discesa. Questa flessibilità consente di adattare gli attributi dei dati alle tue esigenze, migliorando l’organizzazione, la reperibilità e la gestione dei file.
    s Metadati personalizzati
  • Collega file e cartelle correlati
    I collegamenti tra risorse consentono di connettere file, cartelle e link esterni all’interno del sistema, creando una rete di documenti e risorse correlati.
    s Collega file e cartelle correlati
  • Cronologia illimitata delle versioni
    La gestione delle versioni assicura che ogni modifica apportata a un documento venga salvata automaticamente, senza limiti al numero di versioni archiviate. Con l’integrazione Office 365, la creazione delle versioni avviene automaticamente.
    s Cronologia illimitata delle versioni

Automazione dei flussi e controllo documentale

Automatizza approvazioni, revisioni, conferme di lettura, firme elettroniche e controllo documentale con flussi visivi, modelli riutilizzabili, promemoria, regole di conservazione e azioni automatiche.
IN EVIDENZA
  • Automazione personalizzata dei flussi di lavoro
    Crea flussi sequenziali, paralleli o personalizzati a più fasi con il designer visivo. Combina approvazioni, revisioni, conferme di lettura, firme elettroniche, compilazione di moduli e valutazioni in un unico flusso, con istruzioni e scadenze individuali per ogni partecipante. Gli utenti possono anche richiedere chiarimenti prima di prendere una decisione.
    s Automazione personalizzata dei flussi di lavoro
  • Flussi di firma elettronica (eSignature)
    Invia documenti per firme elettroniche legalmente vincolanti con Folderit eSign oppure collega DocuSign. Le attività di firma possono essere combinate con approvazioni e altre fasi del flusso. Folderit supporta anche la firma digitale ASIC-E con carta d’identità, Smart-ID e Mobile-ID nei paesi europei supportati.
    s Flussi di firma elettronica (eSignature)
  • Flussi di conferma di lettura delle policy
    Distribuisci policy, procedure, istruzioni di sicurezza e altri documenti controllati richiedendo una conferma di lettura obbligatoria. Folderit registra chi ha ricevuto, visualizzato e confermato ogni documento, fornendo una traccia di audit chiara e un riepilogo del flusso per la conformità ISO, normativa e interna.
    s Flussi di conferma di lettura delle policy
  • Modelli di flusso e attivazione automatica
    Salva i flussi usati di frequente come modelli riutilizzabili e avviali senza ricostruire ogni processo. I flussi possono anche avviarsi automaticamente quando un documento viene aggiunto a una cartella; al termine, i documenti possono essere spostati automaticamente in un’altra cartella per la fase successiva.
    s Modelli di flusso e attivazione automatica
  • Promemoria
    Imposta promemoria per utenti e gruppi, programmando notifiche con un messaggio personalizzato e un link alla risorsa pertinente. Scegli data, ora e ripetizione per tenere tutti informati e aggiornati su attività come revisioni dei documenti o aggiornamenti delle policy.
    s Promemoria
  • Numerazione automatica dei documenti
    Assegna automaticamente numeri coerenti ai documenti usando schemi personalizzabili che possono includere contatori, date, testo fisso e valori dei metadati. Puoi configurare regole diverse per cartelle e tipi di documento, a supporto di un controllo documentale strutturato.
    s Numerazione automatica dei documenti
  • Automazione delle regole di conservazione
    Imposta tempi automatici di conservazione di file e cartelle prima dell’archiviazione o dell’eliminazione. Puoi personalizzarli per singolo file o cartella, assicurando il rispetto delle regole di conservazione.
    s Automazione delle regole di conservazione
  • Importazione via email nelle cartelle
    A ogni cartella di Folderit può essere assegnato un indirizzo email univoco. Invia gli allegati direttamente alla cartella scelta, salvando i dati del mittente, l’oggetto e il contenuto dell’email come metadati per facilitarne l’organizzazione e il recupero. Ideale per la scansione tramite email o per archiviare rapidamente i documenti in modo sicuro.
    s Importazione via email nelle cartelle
  • Cronologia e riepiloghi dei flussi di lavoro
    Esamina i flussi completati, in sospeso e inviati, con decisioni, commenti, marcature temporali, firme e richieste di chiarimento dei partecipanti. I processi completati possono includere riepiloghi scaricabili per audit e conformità.
    s Cronologia e riepiloghi dei flussi di lavoro

Controllo degli accessi basato sui ruoli (RBAC)

Condividi file e cartelle in modo sicuro con permessi granulari per utenti, gruppi e link sicuri.
LIVELLI DI PERMESSO
  • Solo anteprima
    Questo livello consente di visualizzare i documenti nel sistema senza poterli stampare, scaricare, modificare e neppure selezionare o copiare il testo.
    s Solo anteprima
  • Solo caricamento
    Questo livello consente di aggiungere nuovi file in una posizione designata senza visualizzare i contenuti esistenti. È ideale quando servono invii di documenti senza concedere l’accesso ad altri file sensibili.
    s Solo caricamento
  • Anteprima e download
    Questo livello consente di visualizzare i documenti, oltre che di stamparli e scaricarli.
    s Anteprima e download
  • Editor
    Questo livello assegna il pieno controllo della risorsa condivisa, compresa la possibilità di visualizzare, modificare, eliminare e gestire file e impostazioni.
    s Editor
  • Granulari (personalizzati)
    Controlla con precisione le azioni degli utenti: rendi visibile o meno la traccia di audit, consenti soltanto la modifica online e limita download o altre attività. Questa flessibilità allinea esattamente l’accesso di ogni utente al suo ruolo e alle esigenze di sicurezza della risorsa condivisa.
    s Granulari (personalizzati)

Tracce di audit, dashboard e report

Ottieni piena visibilità nel DMS con dashboard, report e tracce di audit complete, per dimostrare la conformità e tenere traccia di ogni azione.
IN EVIDENZA
  • Dashboard e reportistica
    Monitora l’attività documentale dell’intera organizzazione dalla dashboard amministrativa: file duplicati, flussi in sospeso, termini di conservazione, documenti in scadenza e panoramica completa dei contenuti. Gli utenti dispongono anche di dashboard personali per attività in arrivo, flussi inviati e in sospeso e decisioni archiviate. I report sono esportabili in Excel, ODS, CSV e PDF.
    s Dashboard e reportistica
  • Tracce di audit complete
    Le tracce di audit registrano ogni azione su file e cartelle e nell’intera organizzazione, svolta da utenti o soggetti esterni. Tengono traccia dell’attività degli utenti e del sistema anche nei flussi di lavoro. Ogni azione è registrata con una marcatura temporale e le informazioni dell’utente, fornendo un resoconto affidabile per conformità, indagini e monitoraggio interno. I dati di audit possono essere esportati in vari formati, tra cui Excel, CSV e PDF, per report, conformità, verifica e monitoraggio.
    s Tracce di audit complete
  • Panoramica degli accessi condivisi
    Visualizza da un’unica panoramica centralizzata i documenti e le cartelle condivisi con utenti, gruppi e destinatari esterni. Gli amministratori possono esaminare i permessi, individuare i link pubblici attivi, monitorare gli accessi e revocare le condivisioni non più necessarie.
    s Panoramica degli accessi condivisi
  • Notifiche e aggiornamenti monitorati
    Gli utenti possono personalizzare le notifiche ricevute e monitorare le modifiche a file o cartelle selezionati. Gli avvisi possono riguardare aggiornamenti dei documenti, richieste nei flussi, approvazioni, firme, promemoria, condivisioni e altri eventi pertinenti.
    s Notifiche e aggiornamenti monitorati

Integrazioni, eForms e generazione documentale

Estendi il DMS con moduli elettronici personalizzati, gestione dei record e integrazioni come Microsoft 365, Outlook e DocuSign, per il lavoro quotidiano dei team.
IN EVIDENZA
  • Moduli elettronici personalizzati
    Crea moduli personalizzati per segnalazioni di incidenti, richieste o registri. Gli utenti compilano i campi invece di caricare un file e ogni invio viene salvato come record strutturato. Questi record sono interamente ricercabili e soggetti al controllo dei permessi.
    s Moduli elettronici personalizzati
  • Filiali e società controllate
    Crea spazi di lavoro separati per ogni società o sede. Ciascuno ha utenti, ruoli e amministratori facoltativi propri, così i team vedono soltanto ciò che devono vedere. Passa da uno spazio all’altro con un clic, mantenendo intatte sicurezza e tracce di audit.
    s Filiali e società controllate
  • Integrazione Microsoft Office 365
    Questa integrazione nativa consente agli utenti di creare e modificare file Word, Excel e PowerPoint direttamente in Folderit.
    s Integrazione Microsoft Office 365
  • Componente aggiuntivo Outlook
    Questo componente consente di inviare le email selezionate direttamente da Outlook a qualsiasi cartella scelta in Folderit.
    s Componente aggiuntivo Outlook
  • Integrazione DocuSign
    Avvia flussi DocuSign direttamente da Folderit e ricevi automaticamente nel sistema i documenti firmati.
    s Integrazione DocuSign
  • Adatto a smartphone e tablet
    Folderit DMS è completamente ottimizzato per smartphone e tablet e offre un’esperienza uniforme su tutti i dispositivi. Gestisci documenti, completa approvazioni e accedi ai report con navigazione intuitiva e piena funzionalità anche in mobilità.
    s Adatto a smartphone e tablet
  • Applicazione desktop
    Folderit Sync è un’applicazione desktop che sincronizza i file tra i tuoi PC, garantendo l’accesso ai documenti più recenti sia online sia offline. Consente di gestire facilmente i file dal desktop, mantenendo i dati sincronizzati e sicuri.
    s Applicazione desktop
  • Salva e incorpora URL
    Salva e incorpora URL esterni in Folderit per aprirli in un iframe o in una scheda separata. Puoi collegarli ad altri elementi, aggiungere metadati e gestirli come qualsiasi altro documento.
    s Salva e incorpora URL
  • Filigrana
    La filigrana dinamica aggiunge un ulteriore livello di sicurezza ai documenti. Durante anteprime e download vengono applicate automaticamente filigrane con dati come nome del visualizzatore, data e ora, per garantire la tracciabilità e scoraggiare condivisioni non autorizzate. Disponibile con acquisto separato.
    s Filigrana
  • Generazione di documenti da modelli
    Crea documenti PDF e DOCX dai dati strutturati degli eForm usando modelli ODT riutilizzabili. Genera contratti, certificati, fatture, documenti HR e report, quindi archiviali, scaricali, inviali via email o inseriscili nei flussi di lavoro.
    s Generazione di documenti da modelli

Una soluzione più sostenibile e più verde per la gestione documentale.

Il sistema di gestione documentale sicuro di Folderit è disponibile su AWS, dove Amazon copre il 100% del consumo elettrico con energia rinnovabile, e on-premise con le stesse funzionalità. Scopri cos’altro facciamo nell’ambito del nostro programma di Responsabilità sociale d’impresa.

EDMS sostenibile
L’EDMS più intuitivo al mondo
Dedica meno tempo alla gestione dei documenti

Folderit è il DMS più intuitivo al mondo. Ti fa risparmiare tempo e denaro.

Ci stanno profondamente a cuore i nostri clienti e lavoriamo ogni giorno per offrire un software DMS diverso nei modi che contano: semplice da usare, affidabile e pensato per chi apprezza sicurezza, privacy ed efficienza. Con la nostra interfaccia intuitiva premiata, puoi organizzare, approvare e firmare i documenti più rapidamente che con qualsiasi altro software di gestione documentale comparabile. Folderit è quindi la scelta ideale per i team che passano a flussi di lavoro senza carta.

Prova gratis!
Testimonianze dei clienti

Apprezzato e amato. ❤️ In tutto il mondo.

Folderit DMS è facile da usare, sicuro e conveniente. Insieme al nostro eccellente team di assistenza, è esattamente ciò che cercano i nostri clienti!

  • "Utilizziamo Folderit EDMS da cinque anni con piena soddisfazione per archiviare i documenti del nostro sistema di gestione della qualità (QMS). Folderit è incredibilmente facile da usare, sicuro e conveniente e rende i nostri documenti accessibili ovunque e in qualsiasi momento."
    Sjoerd K. / Direttore generale
    MedCat / Paesi Bassi
  • "Folderit DMS ha trasformato il lavoro del nostro team di contabilità fornitori. Abbiamo iniziato a usarlo per organizzare fatture e ricevute e ci ha semplificato moltissimo la vita. I campi di metadati sono utilissimi: possiamo etichettare tutto con nomi dei fornitori, date e importi e trovare ciò che serve in un attimo."
    Paul K. / Direttore operativo
    Crabtree’s Carpet & Flooring / USA
  • “Ho iniziato a usare il piano di prova negli ultimi giorni e devo dire che è uno dei migliori software che abbia mai utilizzato. Intuitivo, intelligente e pieno di potenzialità nascoste. Tutto è al posto giusto e persino fatturazione e piani sono trasparenti.”
    PHIL B.
    Regno Unito
  • "Volevo darvi un riscontro: il vostro servizio clienti mi soddisfa sempre. Ogni volta che ho una domanda, rispondete tempestivamente, chiarite i miei dubbi e offrite un’ottima assistenza."
    LAURA S.
    Australia
  • "Per noi usare Folderit ha cambiato tutto. Essendo un’azienda cilena, era essenziale poter configurare il programma in spagnolo. In sintesi, si è rivelato un eccellente strumento di produttività e organizzazione per la nostra azienda."
    Christian C. / Direttore generale
    Santa Maria / Cile
  • "Gestisco una piccola società di consulenza internazionale e abbiamo recentemente scelto Folderit come sistema EDM per i documenti legali. Complimenti per aver creato un prodotto così fantastico, fluido e facile da usare per le piccole e medie imprese. È davvero fantastico."
    ROB L.
    Paesi Bassi
  • “Sono stupito dal vostro prodotto e dalla semplicità e dall’ottima interfaccia utente realizzata dal vostro team.”
    HARSHVARDHAN S.
    Regno Unito
  • “Questo software è brillante, facilissimo da usare ma molto potente!”
    THOMAS R.
    Regno Unito
  • "A proposito, complimenti per l’eccellente software che avete creato. Mi ha convinto a prima vista :-)"
    DUARTE G. H.
    Portogallo
  • "Fantastico: è un servizio eccellente e finora ne siamo MOLTO soddisfatti. Naturalmente, anche dell’ottimo atteggiamento del team di assistenza!"
    MIKE L.
    Australia

Sei in buona compagnia. Unisciti alle migliaia di organizzazioni che usano Folderit.

Oltre 86 paesi si affidano ogni giorno al DMS cloud sicuro di Folderit per una gestione documentale senza carta.

Domande frequenti

Le piattaforme DMS come Folderit centralizzano i file in un archivio online sicuro, eliminando gli scambi manuali di email e i colli di bottiglia dell’archiviazione locale. Le funzioni di collaborazione in tempo reale, tra cui check-in/check-out, cronologia delle versioni, e notifiche automatiche, semplificano le approvazioni e riducono le attività duplicate, aumentando la produttività complessiva del team.

Un DMS sicuro deve includere controlli granulari dei permessi, registri di audit dettagliati che traccino chi accede, modifica o condivide ciascun documento e regole automatiche di conservazione. Cerca architetture compatibili con ISO-27001 e GDPR, oltre alla possibilità di esportare facilmente i report di conformità per semplificare gli audit normativi.

Sì. Folderit offre un’API RESTful per creare integrazioni personalizzate con CRM, ERP, strumenti di produttività e altri sistemi aziendali, comprese piattaforme come Salesforce, HubSpot, SAP, Microsoft Dynamics e Google Workspace. Sono disponibili integrazioni native per Microsoft 365, DocuSign, Microsoft Entra ID e Okta. A seconda dell’integrazione, documenti e dati correlati possono essere trasferiti automaticamente tra Folderit e i sistemi esistenti, riducendo caricamenti, download e inserimenti duplicati manuali.

I piani di abbonamento flessibili di Folderit partono dal conveniente piano Mini per i piccoli team e arrivano a soluzioni personalizzate di gestione documentale Enterprise con automazione avanzata dei flussi, spazio e numero di utenti configurabili, opzioni di distribuzione e assistenza dedicata. Con la crescita dell’organizzazione, il piano Folderit DMS può essere adeguato a utenti, spazio e requisiti aziendali aggiuntivi.

Ogni volta che un utente salva le modifiche, Folderit acquisisce una nuova versione, conservando metadati come autore, marcatura temporale e commenti per una tracciabilità completa. Gli utenti possono confrontare le versioni, tornare alle bozze precedenti e lasciare commenti. I blocchi collaborativi di check-out/check-in impediscono i conflitti di sovrascrittura, assicurando che il team lavori sempre sul documento più recente.