Aufbewahrungsfristen automatisieren
Standardmäßig werden Ihre Dateien unbegrenzt gespeichert. Sie können jedoch für Dateien in einem Ordner oder für einzelne Dateien eine individuelle Aufbewahrungsfrist festlegen. Nach Ablauf werden die Dokumente je nach Einstellung automatisch in einen anderen Ordner archiviert, in den Papierkorb verschoben oder permanent gelöscht.
Die Verwaltung von Aufbewahrungsfristen ist in den Tarifen Medium und Tailor verfügbar.
So richten Sie eine Aufbewahrungsfrist für einen Ordner (und optional dessen Unterordner) ein:
- Suchen Sie den Ordner in der Listenansicht
- Klicken Sie auf das Einstellungssymbol (Zahnrad)
- Wählen Sie „Haltefrist“ aus dem Dropdown-Menü
- Wählen Sie „Aktiv“, um die Funktion zu aktivieren, und legen Sie eine Aufbewahrungsfrist fest. Klicken Sie auf „Erweitert“, um weitere Optionen anzuzeigen.
- Wählen Sie „Feld für das Startdatum der Aufbewahrung“ – Legen Sie das Metadatenfeld fest, das bestimmt, wann der Countdown für die Aufbewahrungsfrist beginnt. Dies kann ein beliebiges Feld sein, beispielsweise ein benutzerdefiniertes Metadatenfeld, das Erstellungsdatum, das Datum der letzten Änderung, der Zeitpunkt der Genehmigung oder ein anderes relevantes Feld.
- Choose Apply to to select which types of items the retention policy affects. You can select more than one option:
- Dateien – hochgeladene Dateien.
- Verknüpfungen – Verknüpfungselemente.
- Ordner – Ordner.
- Alle Datensätze – alle Formular-Datensätze, unabhängig von der verwendeten Formularvorlage.
- Einzelne Formularvorlagen – nur Datensätze, die auf Basis der ausgewählten Vorlagen erstellt wurden.
- Wählen Sie die Aktion: „In Ordner archivieren“, „In den Papierkorb verschieben“ oder „Permanent löschen“.
- Wenn Sie die Option „In Ordner archivieren“ wählen, müssen Sie den Zielordner angeben, in den die Dokumente nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist verschoben werden sollen. Zudem haben Sie die Möglichkeit, die bestehende Ordnerstruktur am neuen Zielort beizubehalten; so wird sichergestellt, dass die gesamte Ordnerhierarchie erhalten bleibt und nicht nur die einzelnen Dateien.
- Legen Sie fest, ob Auf Unterverzeichnisse anwenden aktiviert werden soll. Dies steuert, ob die Richtlinie auch für Unterordner gilt; Anwenden auf: bestimmt, auf welche Elementtypen sie sich auswirkt.
- Klicken Sie auf „Sichern“
Beispiel aus dem Personalwesen: Wenn persönliche Dokumente eines Mitarbeiters nach Vertragsende gelöscht werden sollen, speichern Sie das Vertragsendedatum in einem Datums-Metadatenfeld im Mitarbeiterordner. Wählen Sie dieses Feld als Feld für das Startdatum der Aufbewahrung aus, fügen Sie Ordner unter Anwenden auf: hinzu und legen Sie die Aufbewahrungsfrist sowie die Löschaktion fest. Der gesamte Mitarbeiterordner und dessen Inhalt können dann gemeinsam auf Basis des im Ordner hinterlegten Vertragsendedatums entfernt werden.
Sie können Ausnahmen für Ordner und Dateien festlegen, die von Ihren übergeordneten Einstellungen betroffen sind. Suchen Sie einfach die Datei oder den Ordner, für die/den Sie eine Ausnahme erstellen möchten, und wählen Sie „Haltefrist“ aus dem Dropdown-Menü. Daraufhin werden die aktuellen Einstellungen sowie zwei Möglichkeiten zu deren Überschreibung angezeigt. Wählen Sie „Aktiv“, um eine individuelle Aufbewahrungsfrist für diese Datei oder diesen Ordner festzulegen, oder wählen Sie „Inaktiv“, um die Datei bzw. den Ordner dauerhaft (unbegrenzt) aufzubewahren.
TIPP: Um die verbleibende Aufbewahrungsfrist in der Listenansicht anzuzeigen, konfigurieren Sie eine der Listenspalten so, dass „Haltefrist Ende“ angezeigt wird.
TIPP 2: Um eine Liste aller Dateien anzuzeigen, deren Aufbewahrungsfrist bald abläuft, rufen Sie die Ansicht „Dashboard & Berichte“ auf.