Conectar Folderit a Make
Utilice la aplicación Folderit DMS para Make para conectar operaciones documentales con otras aplicaciones. Esta guía explica cómo crear una conexión y configurar tres plantillas compartidas: avisos en Slack, un registro de archivos en Google Sheets y la captura de adjuntos de Gmail.
Empiece por una automatización útil
Elija el proceso que corresponda al trabajo manual que desea eliminar:
- Guardar adjuntos de correo: los adjuntos seleccionados de Gmail se cargan en una carpeta de Folderit.
- Mantener informado al equipo: los archivos nuevos de una carpeta de Folderit generan un aviso en Slack.
- Mantener un registro documental: los archivos nuevos de una carpeta de Folderit se registran en Google Sheets.
Puede configurarlas por su cuenta con las plantillas públicas que se indican más abajo. Cada plantilla utiliza sus propias conexiones y destinos. No es necesario inscribirse en un programa piloto.
Antes de empezar
Necesita una cuenta de Folderit con acceso a la API, una cuenta de Make con créditos disponibles y permiso para utilizar las carpetas y los archivos correspondientes. Confirme la disponibilidad de la API en su suscripción a Folderit. Las plantillas de Slack y Google también necesitan conexiones a esos servicios en su propia organización de Make.
Cree la conexión con Folderit
- Inicie sesión en Folderit como usuario principal y abra la página de credenciales de la API. Genere o recupere su Client ID y Client Secret.
- En Make, añada un módulo de la aplicación pública Folderit DMS con la etiqueta Verified. Seleccione Create a connection y asigne un nombre que identifique la cuenta de Folderit.
- Introduzca Client ID y Client Secret. En Account UID or Name, utilice preferentemente el UID de la cuenta o su nombre único exacto. El cliente de la API debe tener acceso a esa cuenta.
- Guarde la conexión. Ejecute List Sections y compruebe que los resultados pertenecen a la cuenta esperada.
Client ID es un identificador de la API, no su correo de acceso. El conector gestiona los tokens de autenticación; no necesita pegar un token bearer ni configurar una URI de redirección. Mantenga el secreto de cliente fuera de capturas, plantillas compartidas y archivos adjuntos de soporte.
Elija una plantilla
Abra una de las plantillas siguientes, seleccione sus conexiones y sustituya los datos de origen y destino durante la configuración guiada. Mantenga inactivo el escenario resultante hasta haberlo probado.
Avise a un canal de Slack cuando lleguen archivos nuevos a Folderit
Esta plantilla consulta periódicamente una carpeta de Folderit y envía el nombre del archivo y su File UID a Slack. El contenido de los documentos permanece en Folderit.
- Seleccione su conexión con Folderit y la carpeta que desea supervisar.
- Seleccione una conexión con Slack y sustituya el dato del canal por el ID del canal de destino. Compruebe que la aplicación de Make pueda publicar allí; invítela al canal si es privado y resulta necesario.
- Seleccione From now on si solo desea procesar llegadas futuras; después, añada un archivo de prueba claramente identificado y ejecute el escenario una vez.
- Compruebe que Slack muestre el nombre y el File UID correctos.
Abrir la plantilla de Folderit a Slack
Registre archivos nuevos de Folderit en Google Sheets
Esta plantilla añade una fila por cada archivo nuevo detectado. Cree una hoja con estos encabezados en las columnas A a E, respetando exactamente este orden:
| Columna | Encabezado | Valor |
|---|---|---|
| A | file_uid |
El File UID de Folderit |
| B | file_name |
El nombre del archivo |
| C | folder_uid |
El UID de la carpeta que lo contiene |
| D | detected_at_utc |
Cuándo registró Make el archivo, en UTC |
| E | source |
Folderit |
- Seleccione la conexión con Folderit y la carpeta de origen.
- Seleccione su conexión con Google Sheets, introduzca el ID del documento de hojas de cálculo y el nombre de la hoja. El ID es la parte situada entre
/d/y la siguiente barra de su URL de Google Sheets. - Elija el punto de inicio, añada un archivo de prueba y ejecute el escenario una vez. Confirme que aparezca una fila en las cinco columnas previstas.
La plantilla escribe valores sin interpretar para que los nombres de archivo sigan siendo texto. Es un registro de nuevas llegadas al que se añaden filas, no un sustituto de la auditoría de Folderit. No sincroniza modificaciones, movimientos ni eliminaciones posteriores.
Abrir la plantilla de Folderit a Google Sheets
Guarde adjuntos seleccionados de Gmail en Folderit
Esta plantilla busca mensajes coincidentes de Gmail, recupera sus adjuntos y carga cada uno en la carpeta elegida de Folderit. Utilice una cuenta de Google con un buzón de Gmail activo.
- Seleccione su conexión con Gmail tanto en el paso de supervisión del correo como en el de recuperación de adjuntos.
- Mantenga la búsqueda predeterminada
has:attachment label:Folderitsi utiliza una etiqueta de Gmail llamada Folderit. En caso contrario, sustitúyala por una consulta específica. Compruebe el punto de inicio para que la primera ejecución incluya únicamente los mensajes que desea procesar. - Seleccione su conexión con Folderit e introduzca el UID de la carpeta de destino. Los nombres y los datos binarios de los adjuntos se asignan automáticamente.
- Pruebe con un mensaje claramente identificado y un adjunto sin información sensible. Confirme que el archivo llegue a la carpeta prevista y se abra correctamente.
Se excluyen los elementos multimedia insertados en el mensaje. La plantilla no mueve ni elimina los mensajes de origen ni los marca como leídos.
Abrir la plantilla de adjuntos de Gmail a Folderit
Compruebe el resultado antes de activar una programación
- Utilice una carpeta de prueba vacía o un correo de prueba con un filtro muy específico para que la primera ejecución procese solo el material previsto.
- Ejecute una vez y compruebe el destino: compare el File UID en Slack, las cinco columnas en Sheets o el nombre y el contenido del adjunto de Gmail en Folderit.
- Ejecute otra vez sin añadir un nuevo archivo o correo coincidente. No debería generarse ningún aviso, fila o carga adicional.
- Después elija la programación. Las comprobaciones programadas y las acciones posteriores consumen créditos de Make; escoja un intervalo adecuado para el volumen de trabajo y su plan.
Slack y Sheets reciben nombres de archivo e identificadores. Elija destinos apropiados para esa información. Los permisos de Folderit no se copian a esos servicios. Revise los datos que recibe cada servicio conectado y el historial de ejecuciones que conserva su organización de Make.
Active y mantenga el escenario
Tras una prueba satisfactoria, seleccione una programación adecuada para su plan de Make y active el escenario. El módulo de detección de archivos nuevos de Folderit utiliza consultas periódicas programadas, no un webhook instantáneo. Comprueba los archivos nuevos de una carpeta seleccionada.
Revise las ejecuciones fallidas antes de reintentarlas. Reiniciar el módulo de detección, repetir una ejecución o reintentar una escritura con resultado incierto puede crear otro mensaje de Slack, otra fila o un archivo duplicado. Compruebe primero el destino. Los límites efectivos de tamaño dependen de Folderit, del plan de Make y de los demás servicios del escenario.
Solución de problemas
La conexión no encuentra la cuenta
Compruebe el acceso a la API, las credenciales y las cuentas disponibles para el cliente de la API. Utilice el UID si hay nombres ambiguos y pruebe después con List Sections.
El módulo de detección no encuentra un archivo
Revise la carpeta, el punto de inicio, la programación, el límite de resultados y los créditos disponibles. Los archivos anteriores al punto de control guardado pueden quedar excluidos. Una consulta sin resultados no necesita llamar al servicio de destino.
Slack muestra restricted_action
Este error puede indicar que las reglas de publicación de Slack impiden enviar el mensaje a la aplicación de Make. Abra Settings del canal de destino y compruebe Posting permissions. Si solo pueden publicar los administradores, pida a un administrador de Slack que permita publicar a la aplicación de Make en ese canal, cuando la política de su espacio de trabajo lo permita. Añadir la aplicación al canal puede no conceder permiso de publicación. Consulte la guía de permisos de publicación en canales de Slack. Tras corregir el acceso, compruebe si el mensaje ya llegó antes de repetir una ejecución fallida, porque la repetición puede generar un duplicado.
Gmail muestra Mail service not enabled
Una cuenta de Google puede acceder a Sheets sin tener buzón de Gmail. Conecte una cuenta con Gmail habilitado en ambos pasos de Gmail.
Quiere crear otro proceso documental
El conector también admite acciones sobre archivos y carpetas, ajustes de metadatos de carpetas, flujos, recordatorios y llamadas autenticadas a la API. Add a Reminder utiliza la conexión principal y acepta un Recipient Email opcional. Start a Workflow requiere un método activo disponible; Review necesita un método personalizado llamado Review. Consulte la referencia de la API de Folderit para llamadas personalizadas o contacte con Folderit para obtener ayuda sobre los requisitos de la cuenta.