Einfache, sichere Verwaltung von Personalakten

Dokumentenmanagement-Software für Personalabteilungen

Schützen Sie Personalakten, organisieren Sie Onboarding-Unterlagen und dokumentieren Sie die Kenntnisnahme von Richtlinien in einem zentralen Dokumentenmanagementsystem für Ihre Personalabteilung.

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Mitarbeiterdatensätze in Folderit mit Personalnummern, Funktionen, Abteilungen und Eintrittsdaten.
Sehen Sie Mitarbeiterdatensätze, geordnet nach Funktion, Abteilung und Eintrittsdatum. Vollständigen Screenshot ansehen. Individuelle Mitarbeiterdatensätze sind in Tailor verfügbar.
Organisationen weltweit vertrauen Folderit

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Erleben Sie Folderit passend zu Ihren Personalprozessen

Erzählen Sie uns, wie Sie Personalakten, das Onboarding oder die Kenntnisnahme von Richtlinien verwalten. Wir zeigen Ihnen die passenden Funktionen und helfen Ihnen bei der Wahl eines geeigneten Plans.

  • Verwalten Sie vertrauliche Personalakten übersichtlich und machen Sie sie den berechtigten Personen zugänglich.
  • Binden Sie Onboarding-Unterlagen in einen strukturierten Prozess ein.
  • Verfolgen Sie die Freigabe von Richtlinien und die Lesebestätigungen Ihrer Mitarbeiter.

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    Wir verwenden diese Angaben zur Beantwortung Ihrer Demo-Anfrage. Bitte übermitteln Sie keine vertraulichen Mitarbeiterdaten. Datenschutzhinweise.

    Funktionen für das Dokumentenmanagement im Personalwesen

    Sichere Ablage für Personalakten

    Bewahren Sie Verträge, Gehaltsunterlagen, Leistungsbeurteilungen, Disziplinarunterlagen und weitere Personaldokumente in einer strukturierten Ablage auf. Organisieren Sie Dokumente über die gesamte Beschäftigungsdauer hinweg, statt sich auf verstreute Ordner und Papierarchive zu verlassen.

    Detaillierte Zugriffsrechte

    Geben Sie Personalverantwortlichen, Mitarbeitern der Lohnbuchhaltung und Abteilungsleitern den Zugriff, den ihre Arbeit erfordert. Steuern Sie, wer vertrauliche Personaldokumente ansehen, bearbeiten, herunterladen oder freigeben darf. Erweiterte individuelle Berechtigungen sind in Tailor verfügbar.

    Schnelle Suche mit Metadaten und OCR

    Durchsuchen Sie Personalakten nach Name, Abteilung, Funktion, Eintrittsdatum oder individuellen Metadaten. OCR macht die Inhalte gescannter Personaldokumente durchsuchbar – einschließlich älterer Papierunterlagen, die Sie digitalisiert haben.

    Dokumentenmanagement für das Onboarding

    Organisieren Sie Einstellungsangebote, Arbeitsverträge, Vertraulichkeitsvereinbarungen, Geräteübergabeformulare und Onboarding-Checklisten. Verbinden Sie Vorbereitung, Freigabe, Unterzeichnung und Ablage zu einem strukturierten Dokumentenprozess.

    Workflows für Freigaben und Lesebestätigungen

    Senden Sie Richtlinien und Personaldokumente zur Freigabe oder Kenntnisnahme an die zuständigen Personen. Verfolgen Sie den Abschluss und nutzen Sie erweiterte Workflows, wenn Ihr Prozess mehrere Schritte erfordert.

    Aufbewahrungsregeln und Audit-Trails

    Wenden Sie Aufbewahrungsregeln auf Personalunterlagen an und prüfen Sie Dokumentenaktivitäten im Audit-Trail. Unterstützen Sie die Aufbewahrungsrichtlinien Ihrer Organisation mit einer klareren Kontrolle über Dokumentenzugriff und Aufbewahrung.

    Versionskontrolle für Personaldokumente

    Bewahren Sie den Versionsverlauf von Personaldokumenten, Richtlinien und HR-Vorlagen auf. Finden Sie bei Bedarf frühere Versionen und helfen Sie Ihren Teams, mit der aktuellen Fassung zu arbeiten.

    Einfache Digitalisierung im Personalwesen

    Führen Sie Personalakten auf Papier und vorhandene digitale Dateien in einer zentralen Ablage zusammen. Erleichtern Sie die tägliche Dokumentenarbeit Ihrer Personalabteilung durch strukturierte Ordner, Suche und Berechtigungen.
    Alle Funktionen entdecken
    Mitarbeiterdatensätze im HR-Dokumentenmanagementsystem von Folderit mit Personalnummer, Funktion, Abteilung, Eintrittsdatum, Workflows und Einblick in den Audit-Trail
    Mitarbeiterdatensätze und Personalakten an einem Ort

    Ein sicheres System für Mitarbeiterunterlagen

    Ein Dokumentenmanagementsystem für das Personalwesen bietet Ihrem Team einen strukturierten, zentralen Ort für Mitarbeiterunterlagen, Onboarding-Formulare, lohnbezogene Dokumente, Verträge, Leistungsbeurteilungen und Disziplinarunterlagen.

    Organisieren Sie Personalakten in Folderit vom Onboarding über die aktive Beschäftigung bis zum Austritt. Legen Sie für jede Datei fest, wer Zugriff benötigt, und trennen Sie vertrauliche Mitarbeiterinformationen von Dokumenten, die einem größeren Personenkreis zugänglich sein dürfen.

    Finden Sie Unterlagen nach Mitarbeitername, Abteilung, Dokumententyp oder individuellen Metadaten. OCR macht auch gescannte PDFs und digitalisierte Papierunterlagen durchsuchbar. So bleiben ältere Personalakten nutzbar, ohne dass Sie das Archiv manuell durchsuchen müssen.

    Für strukturierte Mitarbeiterdatensätze aus Formularen, wie oben im Screenshot dargestellt, wählen Sie Tailor mit eForms und individuellen Datensätzen. Pläne und enthaltene Funktionen vergleichen.

    Automatisierter Workflow für Lesebestätigungen zu Personalrichtlinien in Folderit: aktiv, parallel und der Gruppe „Mitarbeiter“ zugewiesen.
    Onboarding, Richtlinien und Personalprozesse

    Strukturierte Workflows für Onboarding und Richtlinien

    Integrieren Sie Einstellungsangebote, Arbeitsverträge, Vertraulichkeitsvereinbarungen, Geräteübergabeformulare und Onboarding-Checklisten in einen einheitlichen Dokumentenprozess. Machen Sie jeden Schritt nachvollziehbar – von der Vorbereitung und Prüfung bis zur Unterzeichnung und endgültigen Ablage.

    Leiten Sie Personaldokumente zur Freigabe oder Kenntnisnahme an die zuständigen Personen weiter. Holen Sie bei geänderten Richtlinien die Bestätigungen Ihrer Mitarbeiter ein und dokumentieren Sie den Abschluss, statt Antworten in E-Mail-Verläufen nachzuverfolgen.

    Vereinheitlichen Sie die Benennung, Freigabe, Genehmigung und Archivierung von Dokumenten. Bewahren Sie anschließend unterzeichnete oder bestätigte Dokumente in der jeweiligen Personalakte auf. Nutzen Sie einfache Workflows in Medium oder konfigurieren Sie anspruchsvollere Prozesse mit dem Workflow-Designer von Tailor.

    Demo für Ihren Onboarding- oder Richtlinienprozess anfragen.

    Details eines Mitarbeiterdatensatzes im HR-Dokumentenmanagementsystem von Folderit mit Mitarbeiterdaten, Erinnerungen, Aufbewahrungseinstellungen, Workflows und Audit-Protokoll

    Compliance, Aufbewahrung, Audit-Trail und schnelle Suche in Personalakten

    Personalakten können personenbezogene Daten, Gehalts- und Leistungsunterlagen, Verträge, medizinische Informationen und Disziplinarunterlagen enthalten. Folderit unterstützt Personalabteilungen bei der Verwaltung dieser vertraulichen Unterlagen in einer kontrollierten Ablage mit Zugriffsverwaltung, Verschlüsselung, Versionsverlauf und Audit-Trails.

    Prüfen Sie anhand der Dokumentenaktivitäten, wer eine Datei angesehen, geändert, freigegeben oder unterzeichnet hat. Unterstützen Sie die Aufbewahrungsrichtlinien Ihrer Organisation mit Aufbewahrungsregeln und legen Sie bei Bedarf unterschiedliche Fristen für Ihre Dokumentenkategorien fest. Automatisierte Aufbewahrung ist in Medium und Tailor verfügbar.

    Suchen Sie nach Mitarbeitername, Funktion, Abteilung, Datum oder Dokumententyp. Metadaten sorgen für strukturierte Unterlagen, während OCR Ihnen hilft, Informationen aus gescannten Dokumenten und älteren Papierarchiven wiederzufinden.

    Diese Funktionen unterstützen Ihre Compliance-Prozesse im Personalwesen. Ihre Organisation bleibt dafür verantwortlich, die für ihre Anforderungen geeigneten Berechtigungen, Aufbewahrungsfristen und Verfahren festzulegen.

    Finden Sie den passenden Plan

    Wählen Sie den Plan für Ihren HR-Dokumentenprozess

    Medium umfasst Workflows für Freigaben und Lesebestätigungen, automatisierte Aufbewahrung und individuelle Metadaten.

    Tailor ergänzt eForms und individuelle Mitarbeiterdatensätze, erweiterte Workflow-Gestaltung, detaillierte Berechtigungen und SSO.

    Jeder Plan enthält die auf der Preisseite angegebene Benutzerzahl und Speicherkapazität. Pläne und Preise ansehenoder teilen Sie uns die Anforderungen Ihrer Personalabteilung mit.

    Das sagen unsere Kunden

    • „Wir nutzen Folderit seit fünf Jahren mit voller Zufriedenheit zur Ablage von Dokumenten unseres Qualitätsmanagementsystems (QMS). Folderit ist unglaublich benutzerfreundlich, sicher und erschwinglich und macht unsere Dokumente jederzeit und überall zugänglich.“
      Sjoerd K. / Geschäftsführer
      MedCat / Niederlande
    • „Großartig – ein ausgezeichneter Dienst, mit dem wir bisher SEHR zufrieden sind. Natürlich auch mit der hervorragenden Einstellung des Supportteams!“
      MIKE L.
      Australien
    • „Folderit DMS hat die Arbeit unserer Kreditorenbuchhaltung grundlegend verbessert. Wir organisieren damit unsere Rechnungen und Belege, was uns die Arbeit sehr erleichtert. Die Metadatenfelder sind äußerst praktisch: Wir können alles mit Lieferantennamen, Daten und Beträgen kennzeichnen und später mühelos wiederfinden.“
      Paul K. / Betriebsleiter
      Crabtree’s Carpet & Flooring / USA
    • „Ich nutze den Testplan seit einigen Tagen und muss sagen: Dies ist eine der besten Softwarelösungen, die ich je verwendet habe. Intuitiv, durchdacht und voller Möglichkeiten. Alles ist am richtigen Platz, und selbst Abrechnung und Pläne sind transparent.“
      PHIL B.
      Vereinigtes Königreich
    • „Ich möchte Ihnen rückmelden, dass ich mit Ihrem Kundenservice stets zufrieden bin. Bei Fragen antworten Sie zeitnah, beantworten meine Anliegen und bieten sehr gute Unterstützung.“
      LAURA S.
      Australien
    Alle Kundenstimmen
    Führende Unternehmen weltweit vertrauen Folderit

    Häufige Fragen

    Ein Dokumentenmanagementsystem für das Personalwesen ist ein sicheres digitales System zum Speichern, Organisieren, Durchsuchen und Verwalten mitarbeiterbezogener Dokumente. Es hilft Personalabteilungen, Mitarbeiterunterlagen, Onboarding-Dateien, Personalrichtlinien, Verträge, Gehaltsunterlagen, Leistungsbeurteilungen und weitere sensible Personalakten in einer strukturierten Ablage zu verwalten.

    Folderit unterstützt Sie bei der Verwaltung von Mitarbeiterunterlagen, Onboarding-Dokumenten, Einstellungsangeboten, Arbeitsverträgen, Richtlinienbestätigungen, Gehalts- und Leistungsunterlagen, Leistungsbeurteilungen, Disziplinarunterlagen, Schulungsdokumenten und weiteren vertraulichen Personalakten. Zur Organisation stehen Ihnen Ordner, Metadaten, Suche, Workflows und Aufbewahrungsregeln zur Verfügung.

    Ja. Mit Folderit können Personalabteilungen Dokumente durch Workflows für Freigabe, Prüfung, Unterzeichnung und Kenntnisnahme leiten. Das ist hilfreich für Onboarding-Unterlagen, interne Personalrichtlinien, Mitarbeiterbestätigungen und weitere wiederkehrende Personalprozesse, bei denen Termine, Verantwortlichkeit und der Nachweis des Abschlusses wichtig sind.

    Folderit hilft Ihnen, sensible Personalunterlagen durch Verschlüsselung, detaillierte Zugriffsrechte, Audit-Trails und kontrollierte Freigaben zu schützen. Sie können festlegen, wer bestimmte Dokumente ansehen, bearbeiten, herunterladen, freigeben oder bestätigen darf. Das ist besonders bei vertraulichen Mitarbeiter- und Gehaltsinformationen wichtig.

    Ja. Folderit unterstützt Personalabteilungen dabei, Aufbewahrungsregeln anzuwenden sowie Versionsverläufe und Audit-Trails für mitarbeiterbezogene Dokumente zu führen. Das erleichtert die strukturierte Verwaltung von Unterlagen, unterstützt interne Richtlinien und hilft Ihnen, besser auf Audits, Compliance-Prüfungen oder interne Untersuchungen vorbereitet zu sein.

    Ja. Folderit verbindet metadatenbasierte Organisation mit OCR-gestützter Suche. So finden Personalabteilungen das passende Dokument anhand von Mitarbeitername, Abteilung, Datum, Dokumententyp oder weiteren Angaben. Das ist besonders hilfreich, wenn ältere Personalakten vom Papier in PDFs oder Bilddokumente eingescannt wurden.

    Ja. Folderit eignet sich gut für das Dokumentenmanagement beim Onboarding, darunter Einstellungsangebote, Arbeitsverträge, Vertraulichkeitsvereinbarungen, Richtlinienbestätigungen, Geräteübergabeformulare und Onboarding-Checklisten. Personalabteilungen können den gesamten Dokumentenprozess vom Vorbereiten und Freigeben bis zum Unterzeichnen und Archivieren strukturiert verwalten.

    Kostenlos starten

    Lernen Sie die sichere Verwaltung von Personalakten, Onboarding-Dokumenten und Richtlinienbestätigungen in einer kostenlosen 14-tägigen Testphase kennen. Möchten Sie eine persönliche Einführung? HR-Demo vereinbaren.
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