Jaga dokumente, kaustu või kogu oma konto neile, kellele soovid. "Eelvaate" õigusega saab kasutaja näha vaid süsteemisisest faili eelvaadet, ega saa dokumenti alla laadida. “Vaataja” õigusega saavad kasutajad dokumendi sisu vaadata ja faili alla laadida. “Muutja” õigustega saavad nad andmeid ka ise muuta ja kausta puhul faile lisama hakata. Luua saad ka kasutajagruppe ning ressursse jagada korraga näiteks kogu juhtkonnale, raamatupidajatele või kõigile töötajatele, just nii nagu soovid.
Mõni dokument, näiteks arve, vajab enne järgmisi samme kooskõlastust? Loo kommentaaridega kinnitusringid – olgu järjestikku või paralleelse kinnitamisega. Nüüd on kooskõlastuste saamine ja jälgimine lihtne! Kui mõned dokumendid tuleb peale teatud säilitusaega (30 päeva, 7 aastat vms) kustutada, saad süsteemis vastava automaatika lihtsasti seadistada. Samuti on lihtne seadistada dokumendiregistrite loendurid.
Digidokumentide paremaks haldamiseks lisa neile metaandmed nagu pealkiri, märksõnad, märkmed, allkirjastajad ja aegumiskuupäevad. Hõlpsasti saad juurde lisada ka endale sobivaid infovälju. Samuti saad seostada/linkida süsteemi erinevates struktuurides asuvaid dokumente. Dokumentide loomine ja muutminegi süsteemis on võimalik -- tänu Microsoft Office 365 integratsioonile!
Folderit dokumendihaldusesse on sisse ehitatud võimas otsing, mis otsib lisaks failinimele ka dokumendi metaandmetest, nagu pealkiri, märksõnad ja allkirjastajad, ning ka dokumendi sisust. Seda nii PDFide, Office-failide, kui ka JPG ja PNG failide puhul. Jah, ka fotod dokumentidest ja ekraanitõmmised muutuvad sisu järgi leitavaks!
Seadista ja saa automaatseid teavitusi kui keegi dokumenti, kausta või meenutust muudab. Näiteks saadab süsteem soovitud kasutajagrupile teate kui keegi mõne uue faili kausta lisab. Igast muudatusest iga kausta ja faili puhul jääb süsteemi ka kergesti ülevaadatav kontrolljälg ehk muudatuste logi. Saad filtreerida nii konkreetse kasutaja, kuupäevade kui ka tegevuste järgi!
Võid igale olemasolevale digidokumendile lisada uue versiooni, säilitades kõik eelmised failid ja ühtsed metaandmed. Eelmised versioonid on ükshaaval taastatavad vaid ühe klikiga! Parasjagu muudetava dokumendi saad teiste kasutajate jaoks seniks lukustada.
Kui soovid mõne faili kohta kindlal kuupäeval ja kellaajal märguannet, siis seadista meeldetuletus! Võid igale failile lisada mitmeid meeldetuletusi ning e-maili aadresse, kuhu need saadetakse.
Iga sinu konto rolli jaoks anname sulle eraldi e-posti aadressi, kuhu saates kirjale lisatud fail sinu Folderit dokumendihalduses spetsiaalsesse kausta salvestub. Lihtsaim viis digidokumendid kasvõi telefonist otse kindlasse kohta salvestada. Lisaks manusele salvestub süsteemi ka e-kirja saatja, pealkiri ja sisu!
Kuigi oma põhikonto alla võid luua piiramatu struktuuriga kaustade hierarhia, on sul võimalik luua veel rohkelt lisarolle! Nii võid üht kasutada firma dokumentide jaoks, teisi isiklikeks või muudeks vajadusteks ning jagada vastavad rollid sobivate inimestega. Igal rollil oma tiim, kel ligipääsud!
Pääsed oma digidokumentidele ligi igast internetiühendusega arvutist ning nutitelefonidest ja tahvelarvutitest. Üle terve maailma.
Sinu digidokumente hoitakse turvalises serveripilves ja kõik need on kolmekordselt varundatud. Aga kui soovid, võid alati kogu oma konto ühe klõpsuga enda arvutisse varundada, säilitades kogu kaustade ja failide struktuuri! Muidugi saad alla laadida ka faili- ja kaustakaupa.
Kõik sinu hoiustatavad failid on serveripargis 256-bitise krüpteeringuga ning saadetakse sinna turvalise SSL ühenduse läbi. Lisaks võid seadistada just sinu organisatsioonile vajaliku paroolipoliitika -- kui pikk ja keeruline peab olema parool, kui sageli seda vahetama peab ja muudki võimalused.
Jaga dokumente, kaustu, teemasid või kogu oma konto neile, kellele soovid. "Muutja" õigustes saavad nad faile/kaustu lisada!
Loo kommentaaridega kooskõlasturingid -- olgu järjestikku või üheaegselt kinnitamisega. Nüüd on kinnituste saamine ja jälgimine lihtne!
Lisa dokumentidele metaandmed, nagu pealkiri, märksõnad, märkmed, allkirjastajad ja aegumiskuupäevad. Hõlpsasti saad juurde lisada ka endale sobivaid infovälju.
