Jaga dokumente, kaustu, teemasid või kogu oma konto neile, kellele soovid. "Eelvaate" kasutaja saab faili vaid süsteemis eelvaadelda. “Vaataja” õigusega saavad kasutajad dokumendi andmeid vaadata ja faili alla laadida. “Muutja” õigustega saavad nad metaandmeid ka ise muuta ja kausta puhul ise faile lisama hakata. Luua saad ka kasutajagruppe ning ressursse jagada korraga näiteks kogu juhtkonnale, raamatupidajatele või kõigile töötajatele, just nii nagu soovid.
Mõni dokument, näiteks arve, vajab enne järgmisi samme kooskõlastust? Loo kommentaaridega kinnitusringid – olgu järjestikku või üheaegselt kinnitamisega. Nüüd on kooskõlastuste saamine ja jälgimine lihtne!
Digidokumentide paremaks haldamiseks lisa neile metaandmed nagu pealkiri, märksõnad, märkmed, allkirjastajad ja aegumiskuupäevad. Hõlpsasti saad juurde lisada ka endale sobivaid infovälju. Samuti saad seostada/linkida süsteemis erinevates struktuurides asuvaid dokumente.
Folderit dokumendihaldusesse on sisse ehitatud võimas otsing, mis otsib lisaks failinimele ka dokumendi metaandmetest, nagu pealkiri, märksõnad ja allkirjastajad, ning ka dokumendi sisutekstidest. Seda nii PDFide, Wordi-failide, kui ka JPG ja PNG failide puhul.
Seadista ja saa automaatseid teavitusi kui keegi dokumenti, kausta või meenutust muudab. Näiteks saadab süsteem soovitud kasutajagrupile teate kui keegi mõne uue faili kausta lisab. Igast muudatusest iga kausta ja faili puhul jääb süsteemi ka kergesti ülevaadatav kontrolljälg ehk muudatuste logi.
Võid igale olemasolevale digidokumendile lisada uue versiooni, säilitades kõik eelmised failid ja ühtsed metaandmed. Kõik eelmised versioonid on taastatavad vaid ühe klikiga! Parasjagu muudetava dokumendi saad teiste kasutajate jaoks seniks lukustada.
Kui soovid mõne faili kohta kindlal kuupäeval ja kellaajal märguannet, siis seadista meeldetuletus! Võid igale failile lisada mitmeid meeldetuletusi ning e-maili aadresse, kuhu need saadetakse.
Iga sinu konto rolli jaoks anname sulle eraldi e-posti aadressi, kuhu saates kirjale lisatud fail sinu Folderit dokumendihalduses spetsiaalsesse kausta salvestub. Lihtsaim viis digidokumendid kasvõi telefonist otse kindlasse kohta salvestada.
Kuigi oma põhikonto alla võid luua piiramatu struktuuriga kaustade hierarhia, on sul võimalik luua veel 4 lisarolli! Nii võid üht kasutada firma dokumentide jaoks, teisi isiklikeks või muudeks vajadusteks ning jagada vastavad rollid sobivate inimestega.
Pääsed oma digidokumentidele ligi igast internetiühendusega arvutist ning nutitelefonidest ja tahvelarvutitest. Üle terve maailma.
Sinu digidokumente hoitakse turvalises serveripilves ja kõik need on kolmekordselt varundatud. Aga kui soovid, võid alati kogu oma konto ühe klõpsuga enda arvutisse varundada, säilitades kogu kaustade ja failide struktuuri! Muidugi saad alla laadida ka faili- ja kaustakaupa.
Kõik sinu hoiustatavad failid on serveripargis 256-bitise krüpteeringuga ning saadetakse sinna turvalise SSL ühenduse läbi.
Jaga dokumente, kaustu, teemasid või kogu oma konto neile, kellele soovid. "Muutja" õigustes saavad nad faile/kaustu lisada!
Loo kommentaaridega kooskõlasturingid -- olgu järjestikku või üheaegselt kinnitamisega. Nüüd on kinnituste saamine ja jälgimine lihtne!
Lisa dokumentidele metaandmed, nagu pealkiri, märksõnad, märkmed, allkirjastajad ja aegumiskuupäevad. Hõlpsasti saad juurde lisada ka endale sobivaid infovälju.
