Документи, фолдери, секције или чак цијели кориснички рачун може бити дијељен са било ким желите. Опцијама “Preview”, “View” или “Edit” омогућен је различит ниво овлашћења приступу или уређивању одобрених докумената. Направите групе сарадника и са свима њима дијелите документе. Историјат омогућава увид у приступ, преузимање или било коју другу активност од стране било кога у систему.
У наш Документ Менаџмент Систем уграђен је претраживач који омогућује проналажење докумената не само по имену већ и по садржају и метаподацима све захваљујући Optical Character Recognition (OCR) технологији. Могуће је претраживати pdf, docx или чак фотографије и скрин шотове докумената!
Имате ли улазни рачун, захтјев за годишњи одмор или неки други документ који треба да се одобри од стране једног или више лица? Нема проблема! Потребно је само послати захтјев за одобрење. Може се тражити од више лица истовремено или неким одређеним редослиједом. Никада прије није било тако једноставно добити одобрење. Можете подесити и рок чувања неког фолдера или документа у данима, мјесецима или годинама.
Бирањем опције аутоматског обавјештавања о извршеним измјенама у документу, фолдеру или секцији добија се информација о направљеним промјенама било у тренутку када се промјена направили или периодично. Чим неко нешто дода, обрише или промијени, одмах можете знати ко и када је то урадио.
За лакшу организацију докумената омогућено је додавање метаподатака као што су тагови, потписници, напомене, датум и рок. По потреби, врло једноставно, могу се додати и нова метапоља. Можете такођер стварати повезнице између докумената у различитим фолдерима а који припадају једни другима. Све је то јако једноставно урадити у Folderit Документ Менаџмент Систему.
Постављањем нове верзије документа, метаподаци остају непромијењени, а претходним верзијама документа приступа се једним кликом у било којем тренутку. Опција “Document Check-in / Check-out” омогућава закључавање документа за вријеме рада у њему.
Kада год је потребно добити обавјештење о неком заказаном догађају, подешава се подсјетник. Обавјештење свим учесницима долази на е-мејл адресу.
Сваком корисничком рачуну додијељена је посебна интерна е-мејл адреса. Довољно је послати или прослиједити е-маил на такву адресу и документ из прилога ће се аутоматски наћи у Folderit инбоксу. Брз и једноставан начин похрањивања докумената.
Унутар сваког корисничког рачуна омогућено је прављење до пет различитих секција са неограниченом хијерархијом сарадника који међусобно могу дијелити садржаје. Једна секција може бити за пословне документе, друга за приватне и сл.
Документи у Folderit онлајн Документ Менаџмент Систему су вам доступни са PC-а, MAC-а, таблета или паметног телефона са Интернет конекцијом било гдје у свијету.
Документи се чувају на сигурној локацији и савршено су заштићени. Уколико желите на локални медиј можете урадити бекап цијелог корисничког рачуна, појединог фолдера или више њих.
Сви подаци у Folderit онлајн Документ Менаџмент Систему су похрањени на серверима у три сигурносне копије и тамо се заштићени шаљу путем SSL нивоа енкрипције. Можете прилагодити јачину лозинке и одредити њену редовну или периодичну промјену.
