Dokumenti, folderi, sekcije ili čak cijeli korisnički račun može biti dijeljen sa bilo kim želite. Opcijama “Preview”, “View” ili “Edit” omogućen je različit nivo ovlaštenja pristupu ili uređivanju odobrenih dokumenata. Napravite grupe suradnika i sa svima njima dijelite dokumente. Povijest omogućava uvid u pristup, preuzimanje ili bilo koju drugu aktivnost od strane bilo koga u sistemu.
U naš Dokument Menadžment Sistem ugrađen je pretraživač koji omogućuje pronalaženje dokumenata ne samo po imenu već i po sadržaju i metapodacima sve zahvaljujući Optical Character Recognition (OCR) tehnologiji. Moguće je pretraživati pdf, docx ili čak fotografije i screen shotove dokumenata!
Imate li ulazni račun, zahtjev za godišnji odmor ili neki drugi dokument koji treba da se odobri od strane jedne ili više osoba? Nema problema! Potrebno je samo poslati zahtjev za odobrenje. Može se tražiti od više osoba istovremeno ili nekim određenim redoslijedom. Nikada prije nije bilo tako jednostavno dobiti odobrenje. Možete podesiti i rok čuvanja nekog foldera ili dokumenta u danima, mjesecima ili godinama.
Biranjem opcije automatskog obavještavanja o izvršenim izmjenama u dokumentu, folderu ili sekciji dobija se informacija o napravljenim promjenama bilo u trenutku kada se promjena napravili ili periodično. Čim netko nešto doda, obriše ili promijeni, odmah možete znati tko i kada je to uradio.
Za lakšu organizaciju dokumenata omogućeno je dodavanje metapodataka kao što su tagovi, potpisnici, napomene, datum i rok. Po potrebi, vrlo jednostavno, mogu se dodati i nova metapolja. Možete također stvarati poveznice između dokumenata u različitim folderima a koji pripadaju jedni drugima. Sve je to jako jednostavno uraditi u Folderit Dokument Menadžment Sistemu.
Postavljanjem nove inačice dokumenta, metapodaci ostaju nepromijenjeni, a prethodnim inačicama dokumenta pristupa se jednim klikom u bilo kojem trenutku. Opcija “Document Check-in / Check-out” omogućava zaključavanje dokumenta za vrijeme rada u njemu.
Kada god je potrebno dobiti obavještenje o nekom zakazanom događaju, podešava se podsjetnik. Obavještenje svim sudionicima dolazi na e-mail adresu.
Svakom korisničkom računu dodijeljena je posebna interna e-mail adresa. Dovoljno je poslati ili proslijediti e-mail na takvu adresu i dokument iz priloga će se automatski naći u Folderit Inboxu. Brz i jednostavan način pohranjivanja dokumenata.
Unutar svakog korisničkog računa omogućeno je pravljenje do pet različitih sekcija sa neograničenom hijerarhijom suradnika koji međusobno mogu dijeliti sadržaje. Jedna sekcija može biti za poslovne dokumente, druga za osobne i sl.
Dokumenti u Folderit online Dokument Menadžment Sistemu su vam dostupni sa PC-a, Mac-a, tableta ili pametnog telefona sa Internet konekcijom bilo gdje u svijetu.
Dokumenti se čuvaju na sigurnoj lokaciji i savršeno su zaštićeni. Ukoliko želite na lokalni medij možete uraditi backup cijelog korisničkog računa, pojedinog foldera ili više njih.
Svi podaci u Folderit online Dokument Menadžment Sistemu su pohranjeni na serverima u tri sigurnosne kopije i tamo se zaštićeni šalju putem SSL nivoa enkripcije. Možete prilagoditi jačinu zaporke i odrediti njenu redovnu ili periodičnu promjenu.
