Software de gestão de documentos

SGD premiado para armazenamento seguro & mais sustentável, gestão e aprovação seguros de documentos digitais.
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Características Chave:
  • Fonte Central da Verdade
  • Automatizar Segurança
  • Gerir Acesso
  • Encontrar Facilmente
Mais Verde & Sustentável
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Folderit Document Management System Software
Características See the Features
Quando a Segurança, Sustentabilidade e Amigo do Utilizador Contam
Armazene em Segurança
Pode armazenar em segurança qualquer tipo de ficheiros no Folderit. Até 50GB por ficheiro!
DESTAQUES
  • Encriptação 256-bit
    A criptografia de 256 bits protege seus dados convertendo-os em um código que apenas usuários autorizados podem decifrar, garantindo que estejam seguros contra acesso não autorizado. Por exemplo, esse nível de segurança é usado por bancos para proteger informações financeiras.
    s Encriptação 256-bit
  • Autenticação de Dois Fatores
    A Autenticação de Dois Fatores (2FA) melhora sua segurança ao exigir um código de verificação de um aplicativo de autenticação, além da sua senha.
    s Autenticação de Dois Fatores
  • Conexões SSL
    As conexões SSL (Secure Sockets Layer) criptografam os dados transmitidos entre seu navegador e nossos servidores, garantindo que suas informações permaneçam privadas e protegidas contra interceptação.
    s Conexões SSL
  • Política de Senha Personalizada
    Políticas de senha personalizadas permitem que você defina regras específicas para criar senhas seguras, como comprimento, complexidade e expiração.
    s Política de Senha Personalizada
  • Cópias de Segurança Triplas
    Os backups triplos garantem que seus dados sejam armazenados de forma redundante em vários locais para máxima segurança e confiabilidade. Isso significa que, mesmo no caso improvável de uma falha em um local, seus dados permanecerão seguros e acessíveis.
    s Cópias de Segurança Triplas
  • Lixo apenas visível para administradores de contas
    A Lixeira, visível apenas para administradores de contas, garante que arquivos excluídos possam ser revisados e restaurados, se necessário.
    s Lixo apenas visível para administradores de contas
  • MS Entra ID & Okta integration
    Essa integração permite a gestão centralizada de identidades, logon único (SSO) e políticas de segurança robustas, garantindo que os usuários possam acessar recursos de maneira fácil e segura, enquanto os administradores mantêm o controle sobre permissões de usuário e proteção de dados.
    s MS Entra ID & Okta integration
Manage Access
É fácil partilhar recursos a qualquer nível desde individuais, grupos ou com uma hiperligação de acesso público.
NÍVEIS DE PERMISSÃO
  • Apenas-Pré-visualização
    O nível de permissão “Apenas Visualização” permite aos usuários visualizar documentos sem a capacidade de imprimir, baixar, editar ou até mesmo selecionar e copiar o texto.
    s Apenas-Pré-visualização
  • Apenas-Carregar
    O nível de permissão “Apenas Upload” permite aos usuários adicionar novos arquivos a um local designado sem a capacidade de visualizar, baixar ou modificar o conteúdo existente. Esta funcionalidade é perfeita para cenários onde são necessárias submissões de documentos sem conceder acesso a outros arquivos sensíveis.
    s Apenas-Carregar
  • Pré-visualizar & descarregar
    Este nível de permissão permite aos usuários visualizar documentos, bem como imprimi-los e baixá-los.
    s Pré-visualizar & descarregar
  • Editor
    O nível de permissão “Editor” concede aos usuários controle total sobre o recurso compartilhado, incluindo a capacidade de visualizar, editar, excluir e gerenciar arquivos e configurações.
    s Editor
  • Permissões granulares
    As Permissões Personalizadas permitem um controle preciso sobre as ações dos usuários, como alternar a visibilidade do registro de auditoria, habilitar apenas edição online e restringir downloads ou outras atividades. Esta flexibilidade garante que o acesso de cada usuário esteja perfeitamente alinhado com seu papel e as necessidades de segurança do recurso compartilhado.
    s Permissões granulares
Encontrar Facilmente
Procurar a partir do conteúdo dos ficheiros, adicionar os seus metadados e relacionar ficheiros que se complementam.
DESTAQUES
  • Indexação de Conteúdos OCR
    A indexação de conteúdo OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) permite a conversão de documentos e imagens digitalizados em texto pesquisável. Você pode encontrar documentos com base no seu conteúdo, não apenas no nome do arquivo!
    s Indexação de Conteúdos OCR
  • Filtragem avançada
    A Filtragem Avançada oferece ferramentas poderosas para refinar suas pesquisas usando filtros de metadados, campos personalizados, intervalos de datas, datas de vencimento e mais. Isso permite localizar rapidamente arquivos relevantes com base em critérios específicos, como status do projeto, tipo de documento ou prazos importantes.
    s Filtragem avançada
  • Metadados personalizados
    Os Metadados Personalizados permitem definir vários tipos de campos de metadados, como texto, números, datas e listas suspensas, para cada documento. Isso melhora a organização, a capacidade de pesquisa e a gestão dos seus arquivos.
    s Metadados personalizados
  • Ligação de Ficheiros
    A Vinculação de Recursos permite conectar arquivos, pastas e links externos dentro do sistema, criando uma rede de documentos e recursos relacionados.
    s Ligação de Ficheiros
  • Histórico de ficheiros ilimitado
    O Histórico de Versões garante que todas as alterações feitas em um documento sejam salvas automaticamente, sem limite de versões. Ao usar a integração com o Office 365, a versão é atualizada automaticamente.
    s Histórico de ficheiros ilimitado
Automatizar Segurança
Poupar tempo e trabalho de forma mais eficiente ao deixar que o sistema trabalhe por si.
DESTAQUES
  • Aprovação de fluxos de trabalho
    Os Fluxos de Trabalho de Aprovação automatizam o processo de revisão e aprovação de documentos, permitindo que você defina caminhos personalizados e atribua tarefas aos membros da equipe. Após a conclusão do fluxo de trabalho, o sistema gera um PDF de resumo que inclui o documento enviado para aprovação e o adiciona como a página final.
    s Aprovação de fluxos de trabalho
  • Fluxos de trabalho de assinatura eletrônica
    O Folderit eSign oferece capacidades ilimitadas de assinatura eletrônica dentro do plano Tailor, garantindo fluxos de trabalho de documentos eficientes e seguros. Além disso, integra-se perfeitamente com o DocuSign para maior compatibilidade e suporta formatos eID como XAdES e ASIC-E para verificação avançada de identidade digital.
    s Fluxos de trabalho de assinatura eletrônica
  • Fluxos de trabalho de reconhecimento
    Os Fluxos de Trabalho de Reconhecimento são perfeitos para distribuir documentos como regulamentos de segurança e políticas que exigem confirmação do usuário, garantindo conformidade com as normas ISO e outros requisitos regulamentares. Esta funcionalidade rastreia quem leu e reconheceu cada documento, fornecendo um registro claro para auditorias e demonstrando a conformidade de forma eficaz.
    s Fluxos de trabalho de reconhecimento
  • Numeração de documentos automatizada
    A Numeração Automática de Documentos permite configurar esquemas de numeração personalizados para seus arquivos, integrando campos de metadados personalizados no sistema de numeração. Esta funcionalidade ajuda a manter um processo de gestão de documentos estruturado e consistente.
    s Numeração de documentos automatizada
  • Lembretes
    Lembretes podem ser configurados tanto para usuários quanto para grupos, permitindo que você agende notificações com uma mensagem personalizada e um link para o recurso relevante. Basta escolher uma data e hora para garantir que todos estejam informados e no caminho certo com tarefas e prazos importantes, como revisões de documentos ou atualizações de políticas.
    s Lembretes
  • Automação da Retenção
    A Automação do Tempo de Retenção permite definir cronogramas automáticos para quanto tempo arquivos ou pastas devem ser mantidos antes de serem arquivados ou excluídos. Isso pode ser personalizado por arquivo ou pasta, garantindo conformidade com as políticas de retenção.
    s Automação da Retenção
  • Importar por email
    Cada pasta no Folderit pode ser atribuída a um endereço de email exclusivo. Envie anexos diretamente para a pasta escolhida via email, salvando os detalhes do remetente, assunto e conteúdo do email como metadados para fácil organização e recuperação. Perfeito para fluxos de trabalho como digitalização para email, ou quando você precisa armazenar documentos rápida e seguramente.
    s Importar por email
Tem uma Visão Geral
Tem uma visão geral completa ou qualquer ação feita por alguém no seu DMS (SGD). E todos os recursos partilhados.
DESTAQUES
  • Painel de Controlo & ferramentas para relatórios
    Essas ferramentas oferecem um painel administrativo abrangente com listas organizacionais, incluindo relatórios de duplicados, documentos pendentes de decisão em qualquer fluxo de trabalho, relatórios de término do tempo de retenção e documentos vencidos ou a vencer. Além disso, ele fornece uma visão detalhada de todos os arquivos. Tudo exportável para Excel, PDF, CSV e mais. Cada usuário também tem um painel pessoal com suas tarefas.
    s Painel de Controlo & ferramentas para relatórios
  • Registos de audioria completos
    Os trilhos de auditoria registram cada ação realizada em arquivos, pastas e em toda a organização, seja por usuários ou por terceiros. Cada ação é marcada com data e hora para rastreamento preciso. Esses dados podem ser exportados em vários formatos, incluindo Excel, CSV e PDF, para relatórios completos, conformidade e monitoramento.
    s Registos de audioria completos
  • Vista geral de todos os recursos partilhados
    Isso fornece uma lista centralizada de todos os documentos e pastas compartilhados com usuários e não usuários, incluindo aqueles compartilhados via links públicos. Esta funcionalidade permite monitorar e controlar o acesso facilmente, garantindo que você possa gerenciar permissões e revogar o acesso a qualquer momento para manter a segurança e a confidencialidade.
    s Vista geral de todos os recursos partilhados
  • Notificações
    Notificações personalizáveis permitem que os usuários selecionem quais alertas e com que frequência desejam receber, incluindo atualizações sobre documentos compartilhados, solicitações de aprovação e solicitações de assinatura.
    s Notificações
Fazer Mais
Eleve as coisas ao nível seguinte com integrações e apoio para múltiplas plataformas.
DESTAQUES
  • Suporte para filiais
    Create and manage separate sub-accounts for different business entities, or locations, each with its own team members, user groups, and even admins. Easily switch between them under a single user account.
    s Suporte para filiais
  • Integração no Microsoft Office 365
    Microsoft Office 365 integration is built-in, to create and edit Word, Excel, and PowerPoint files directly within the Folderit system.
    s Integração no Microsoft Office 365
  • Outlook Add-in
    The Folderit Outlook Add-In allows you to send selected emails directly from Outlook to any chosen folder in Folderit.
    s Outlook Add-in
  • Integração de assinatura digital DocuSign
    Start DocuSign workflows directly within Folderit and automatically receive signed documents back into the system.
    s Integração de assinatura digital DocuSign
  • Compatível com telemóvel e tablet
    Folderit DMS is fully optimized for mobile and tablet use, providing a seamless experience across devices. Whether you’re managing documents, getting approvals done or accessing reports, you can enjoy intuitive navigation and full functionality on the go.
    s Compatível com telemóvel e tablet
  • Aplicação para computador
    Folderit Sync is a desktop app that syncs your files across your PCs, ensuring you have access to the latest documents both online and offline. It allows easy management of your files directly from your desktop, keeping your data synchronized and secure.
    s Aplicação para computador
  • Amazenar & Incorporar URLs
    Store and embed external URLs within Folderit, allowing you to open them in an iframe or a separate tab. These URLs can be linked to other items, include metadata, and be managed like any other document.
    s Amazenar & Incorporar URLs

Solução mais sustentável e verde para a gestão de documentação.

Usamos os Serviços Web da Amazon como plataforma cloud que caminha para funcionar a 100% a partir de energia verde até 2025.

Veja que mais fazemos no nosso programa de Responsabilidade Social Corporativa.

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O Folderit é o SGD Mais Amigo do Utilizador no Mundo. Poupa-lhe Tempo e Dinheiro.

Preocupamo-nos bastante com os nossos clientes e trabalhamos árduamente todos os dias para entregar um software de DMS (SGD) que seja diferente de todas as formas certas. O Folderit foi concebido para pessoas que valorizam a segurança e privacidade.

A nossa premiada interface para utilizadores intuitiva torna o trabalho no Folderit mais rápido. De facto, tudo é feito mais rapidamente do que com qualquer outro software comparável!

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TESTEMUNHOS DE CLIENTES

De Confiança e Adorado.
❤️ Mundialmente.

O DMS (SGD) é fácil de utilizar, seguro e acessível. Isto, em combinação com a nossa incrível equipa técnica, é exatamente o que os nossos clientes procuram!

  • “Temos usado o Folderit nos últimos cinco anos com total satisfação para armazenar documentos relacionados ao nosso Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ). O Folderit é incrivelmente fácil de usar, seguro e acessível, tornando nossos documentos acessíveis em qualquer lugar, a qualquer momento.”
    Sjoerd K. / General Manager
    MedCat / Países Baixos
  • “O Folderit DMS revolucionou nossa equipe de contas a pagar. Começamos a usá-lo para organizar nossas faturas e recibos, e tornou a vida muito mais fácil. Os campos de metadados são super práticos - podemos etiquetar tudo com nomes de fornecedores, datas e valores, o que torna a localização das informações mais fácil.”
    Paul K. / Director of Operations
    Crabtree’s Carpet & Flooring / EUA
  • “Comecei a usar o plano de teste nos últimos dias e tenho que dizer que este é um dos melhores softwares que já usei. Intuitivo, inteligente e cheio de poder oculto. Tudo está no lugar certo e até mesmo a cobrança e os planos são transparentes.”
    PHIL B.
    Reino Unido
  • “Queria fornecer um feedback de que sempre fico satisfeito com o seu atendimento ao cliente. Sempre que tive alguma dúvida, vocês respondem rapidamente e respondem às minhas perguntas, fornecendo uma assistência muito boa.”
    LAURA S.
    Austrália
  • “Para nós, usar o Folderit foi uma revolução. Também era essencial, sendo uma empresa chilena, que pudéssemos configurar o programa em espanhol. Em resumo, tem sido uma excelente ferramenta de produtividade e organização para nossa empresa.”
    Christian C. / General Manager
    Santa Maria / Chile
  • “Eu administro uma pequena empresa de consultoria internacional, e recentemente optamos pelo Folderit como nosso sistema de GED para documentos legais. Parabéns por criar um produto tão fantástico, fluido e fácil de usar, para pequenas e médias empresas. É realmente fantástico.”
    ROB L.
    Netherlands
  • “Estou impressionado com o seu produto, assim como com a simplicidade e a ótima interface de usuário que sua equipe criou.”
    HARSHVARDHAN S.
    Reino Unido
  • “Este software é brilhante, tão fácil de usar, mas muito poderoso!”
    THOMAS R.
    Reino Unido
  • “A propósito, deixe-me parabenizá-los pelo excelente software que vocês construíram. Ele me convenceu à primeira vista :-)”
    DUARTE G. H.
    Portugal
  • “Incrível – este é um serviço excelente e estamos MUITO satisfeitos até agora. Junto com a excelente atitude da equipe de suporte, é claro!”
    MIKE L.
    Austrália

Está bem acompanhado.
Junte-se a milhares de organizações no Folderit.

Gestão de documentação sem papel é uma parte fácil do dia a dia de negócios para muitas empresas e organizações a nível mundial. Para aqueles que escolheram Folderit.