Software de gestão
de documentos (DMS)

Organize e encontre documentos, colete informações com formulários personalizados e automatize aprovações e assinaturas eletrônicas — tudo em um sistema fácil de usar.

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Principais recursos:
  • Uma fonte central de informação
  • Automatize com confiança
  • Gerencie os acessos
  • Encontre facilmente
Mais ecológico e sustentável
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Clientes em 86 países
12 anos
GDPR • HIPAA • ISO 27001
Criado na Europa
Recursos Ver recursos

Gestão de documentos segura: conformidade, controle de acessos e pesquisa OCR

Gestão de documentos segura

Armazene qualquer tipo de arquivo com criptografia, controle de acessos e apoio aos seus requisitos de conformidade (ISO 27001, GDPR, HIPAA e Cyber Essentials)
Destaques
  • Criptografia de 256 bits
    Protege seus dados ao convertê-los em um código que apenas os usuários autorizados podem decifrar, impedindo o acesso não autorizado. Este nível de segurança é usado, por exemplo, pelos bancos para proteger informação financeira.
    s Criptografia de 256 bits
  • Autenticação de dois fatores
    A autenticação de dois fatores reforça a segurança ao exigir, além da senha, um código de verificação de um aplicativo de autenticação.
    s Autenticação de dois fatores
  • SSL/TLS e restrições de IP
    As conexões SSL/TLS criptografam os dados transmitidos entre seu navegador e nossos data centers, protegendo as informações contra interceptação. As restrições de IP acrescentam outra camada de proteção ao limitar os locais de onde a conta pode ser acessada. Assim, você tem maior controle sobre quem pode acessar os documentos e de onde.
    s SSL/TLS e restrições de IP
  • Política de senhas personalizada
    Os administradores podem definir políticas de senhas com regras de comprimento, complexidade e validade. Podem também exigir a autenticação de dois fatores para reforçar a segurança.
    s Política de senhas personalizada
  • Backups triplos
    Seus dados são armazenados de forma redundante em vários locais, separados por pelo menos 100 km, para reforçar a segurança e a confiabilidade. Essa redundância ajuda a proteger os dados e a apoiar a recuperação em caso de falha em um dos locais.
    s Backups triplos
  • Lixeira visível apenas aos administradores da conta
    Se um usuário com permissão de exclusão remover um arquivo, um administrador poderá consultá-lo e recuperá-lo, se necessário. Isso acrescenta uma camada de proteção aos dados excluídos.
    s Lixeira visível apenas aos administradores da conta
  • SSO (Entra ID, Okta, Google)
    Essa integração permite centralizar o gerenciamento de identidades, usar o login único e aplicar políticas de segurança robustas. Os usuários acessam os recursos de forma simples e segura, enquanto os administradores controlam as permissões e a proteção dos dados.
    s SSO (Entra ID, Okta, Google)

Pesquisa OCR e metadados

Encontre documentos rapidamente com pesquisa de texto integral por OCR, metadados personalizados, filtros e ligações entre arquivos relacionados.
DESTAQUES
  • Pesquisa de texto integral com OCR
    A indexação de conteúdos permite converter documentos digitalizados e imagens em texto pesquisável. Encontre os documentos pelo seu conteúdo, e não apenas pelo nome do arquivo!
    s Pesquisa de texto integral com OCR
  • Filtros de metadados
    Refine as pesquisas com filtros de metadados, campos personalizados, intervalos de datas, prazos e muito mais. Localize rapidamente arquivos relevantes segundo critérios específicos, como o estado do projeto, o tipo de documento ou datas importantes.
    s Filtros de metadados
  • Metadados personalizados
    Defina vários tipos de campos de metadados para cada documento, como texto, números, datas e listas suspensas. Esta flexibilidade permite adaptar os atributos às suas necessidades e melhorar a organização, a pesquisa e a gestão dos arquivos.
    s Metadados personalizados
  • Associe arquivos e pastas relacionados
    A associação de recursos permite ligar arquivos, pastas e links externos dentro do sistema, criando uma rede de documentos e recursos relacionados.
    s Associe arquivos e pastas relacionados
  • Histórico de versões ilimitado
    O controle de versões salva as alterações efetuadas a um documento, sem limite do número de versões armazenadas. Com a integração do Office 365, o controle de versões é automático.
    s Histórico de versões ilimitado

Automatização de fluxos de trabalho e controle documental

Automatize aprovações, revisões, confirmações de leitura, assinaturas eletrônicas e controle documental com fluxos visuais, modelos reutilizáveis, lembretes, políticas de retenção e ações automáticas.
DESTAQUES
  • Automatização personalizada de fluxos de trabalho
    Crie fluxos sequenciais, paralelos ou personalizados com várias etapas no editor visual. Combine aprovações, revisões, confirmações de leitura, assinaturas eletrônicas, preenchimento de formulários e pontuação em um único fluxo, com instruções e prazos individuais para cada participante. Os usuários também podem pedir esclarecimentos antes de tomar uma decisão.
    s Automatização personalizada de fluxos de trabalho
  • Fluxos de assinatura eletrônica
    Envie documentos para assinatura eletrônica com a Folderit eSign ou conecte o DocuSign. As tarefas de assinatura podem ser combinadas com aprovações e outras etapas do fluxo. A validade jurídica depende do método e dos requisitos aplicáveis. A Folderit também permite assinaturas digitais em contêiner ASiC-E com cartão de identificação, Smart-ID e Mobile-ID nos países europeus compatíveis.
    s Fluxos de assinatura eletrônica
  • Fluxos de confirmação de leitura de políticas
    Distribua políticas, procedimentos, instruções de segurança e outros documentos controlados para confirmação obrigatória de leitura. A Folderit registra quem recebeu, acessou e confirmou a leitura de cada documento, disponibilizando um registro de auditoria claro e um resumo do fluxo para apoiar requisitos ISO, regulatórios e internos.
    s Fluxos de confirmação de leitura de políticas
  • Modelos de fluxos e acionadores automáticos
    Salve os fluxos usados com frequência como modelos reutilizáveis e inicie-os sem recriar cada processo. Os fluxos também podem começar automaticamente quando um documento é adicionado a uma pasta. Depois de concluídos, os documentos podem ser movidos automaticamente para outra pasta e seguir para a etapa seguinte.
    s Modelos de fluxos e acionadores automáticos
  • Lembretes
    Defina lembretes para usuários e grupos, agendando notificações com uma mensagem personalizada e um link para o recurso relevante. Escolha a data, a hora e a repetição para manter todos informados e acompanhar tarefas como revisões de documentos ou atualizações de políticas.
    s Lembretes
  • Numeração automática de documentos
    Atribua automaticamente números de documento consistentes com esquemas personalizados que podem incluir contadores, datas, texto fixo e valores de metadados. Configure regras diferentes para cada pasta ou tipo de documento, apoiando um controle documental estruturado.
    s Numeração automática de documentos
  • Automatização das políticas de retenção
    Defina prazos automáticos de retenção para arquivos ou pastas antes do arquivamento ou da exclusão. A configuração pode ser feita por arquivo ou pasta para aplicar as políticas de retenção definidas.
    s Automatização das políticas de retenção
  • Importação de e-mail para pastas
    Cada pasta da Folderit pode ter um endereço de e-mail exclusivo. Envie anexos diretamente para a pasta pretendida e salve os dados do remetente, o assunto e o conteúdo do e-mail como metadados, facilitando a organização e a pesquisa. É uma opção prática para digitalização para e-mail ou para salvar documentos de forma rápida e segura.
    s Importação de e-mail para pastas
  • Histórico e resumos dos fluxos de trabalho
    Consulte os fluxos concluídos, pendentes e enviados, incluindo as decisões dos participantes, comentários, datas e horas, assinaturas e pedidos de esclarecimento. Os processos concluídos podem incluir documentação de resumo disponível para download para fins de auditoria e conformidade.
    s Histórico e resumos dos fluxos de trabalho

Controle de acessos baseado em funções (RBAC)

Compartilhe arquivos e pastas com segurança, com permissões detalhadas para usuários, grupos e links seguros.
NÍVEIS DE PERMISSÃO
  • Apenas pré-visualização
    Este nível de permissão permite visualizar documentos dentro do sistema, sem imprimir, baixar, editar ou selecionar e copiar texto.
    s Apenas pré-visualização
  • Apenas upload
    Este nível de permissão permite adicionar novos arquivos a um local definido sem visualizar o conteúdo existente. É útil quando é necessário receber documentos sem conceder acesso a outros arquivos confidenciais.
    s Apenas upload
  • Pré-visualização e download
    Este nível de permissão permite visualizar documentos, bem como imprimi-los e baixá-los.
    s Pré-visualização e download
  • Editor
    Este nível de permissão dá controle total sobre o recurso compartilhado, incluindo a visualização, edição, exclusão e gestão dos arquivos e das configurações.
    s Editor
  • Permissões detalhadas (personalizadas)
    Controle com precisão as ações dos usuários: mostrar ou ocultar o registro de auditoria, permitir apenas a edição online ou restringir downloads e outras atividades. Esta flexibilidade permite adequar o acesso de cada pessoa à sua função e às necessidades de segurança do recurso compartilhado.
    s Permissões detalhadas (personalizadas)

Registros de auditoria, painéis e relatórios

Acompanhe a atividade no seu DMS através de painéis, relatórios e registros de auditoria completos, com informação para apoiar a conformidade e analisar as ações realizadas.
DESTAQUES
  • Painéis e relatórios
    Acompanhe a atividade documental da organização no painel de administração, incluindo arquivos duplicados, fluxos pendentes, prazos de retenção, documentos a vencer e uma visão geral de todos os conteúdos. Os usuários dispõem também de painéis pessoais para tarefas recebidas, fluxos enviados e pendentes e decisões arquivadas. Exporte relatórios em Excel, ODS, CSV e PDF.
    s Painéis e relatórios
  • Registros de auditoria completos
    Acompanhe a atividade dos usuários e do sistema em arquivos, pastas, fluxos de trabalho e em toda a organização, incluindo ações de intervenientes externos. Cada ação é registrada com data, hora e informações do usuário relevante, criando um histórico para apoiar a conformidade, investigações e acompanhamento interno. Exporte os registros em formatos como Excel, CSV e PDF para relatórios e análise.
    s Registros de auditoria completos
  • Visão geral dos acessos compartilhados
    Consulte em um único local os documentos e pastas compartilhados com usuários, grupos e destinatários externos. Os administradores podem rever permissões, identificar links públicos ativos, acompanhar acessos e revogar compartilhamentos que já não sejam necessários.
    s Visão geral dos acessos compartilhados
  • Notificações e acompanhamento de alterações
    Os usuários podem escolher as notificações que recebem e acompanhar alterações em arquivos ou pastas selecionados. Os alertas podem abranger atualizações de documentos, pedidos de fluxos de trabalho, aprovações, assinaturas, lembretes, compartilhamentos e outros eventos relevantes.
    s Notificações e acompanhamento de alterações

Integrações, eForms e geração de documentos

Amplie seu DMS com formulários eletrônicos personalizados, gestão de registros e integrações como Microsoft 365, Outlook e DocuSign, para o trabalho diário das equipes.
DESTAQUES
  • Formulários eletrônicos personalizados
    Crie formulários personalizados para relatórios de incidentes, solicitações ou registros. Em vez de enviar um arquivo, os usuários preenchem campos e cada envio é salvo como um registro estruturado. Esses registros são pesquisáveis e estão sujeitos a permissões de acesso.
    s Formulários eletrônicos personalizados
  • Filiais e subsidiárias
    Crie espaços de trabalho separados para cada empresa ou localização, com seus próprios usuários, funções e, opcionalmente, administradores. Assim, cada equipe vê apenas o que lhe compete. Alterne entre espaços com um clique, mantendo os controles de segurança e os registros de auditoria.
    s Filiais e subsidiárias
  • Integração com o Microsoft Office 365
    Esta integração incorporada permite criar e editar arquivos Word, Excel e PowerPoint diretamente na Folderit.
    s Integração com o Microsoft Office 365
  • Complemento do Outlook
    Esse complemento permite enviar e-mails selecionados diretamente do Outlook para qualquer pasta escolhida na Folderit.
    s Complemento do Outlook
  • Integração com o DocuSign
    Inicie fluxos DocuSign diretamente na Folderit e receba automaticamente os documentos assinados de volta no sistema.
    s Integração com o DocuSign
  • Compatível com celulares e tablets
    A Folderit DMS está otimizada para uso em celulares e tablets, proporcionando uma experiência consistente entre dispositivos. Gerencie documentos, conclua aprovações ou consulte relatórios com navegação intuitiva e acesso aos recursos onde estiver.
    s Compatível com celulares e tablets
  • Aplicativo para computador
    O Folderit Sync é um aplicativo para Windows que sincroniza arquivos entre seus computadores e a nuvem Folderit, permitindo acessar os documentos atualizados online e offline. Facilita o gerenciamento dos arquivos diretamente no computador, mantendo os dados sincronizados e protegidos.
    s Aplicativo para computador
  • Salvar e incorporar URLs
    Salve e incorpore URLs externos na Folderit, abrindo-os em um iframe ou em uma aba separada. Associe esses URLs a outros itens, acrescente metadados e gerencie-os como qualquer outro documento.
    s Salvar e incorporar URLs
  • Marcas d’água
    As marcas d’água dinâmicas acrescentam uma camada de segurança aos documentos. Informações como o nome de quem visualiza, a data e a hora são aplicadas automaticamente nas pré-visualizações e nos downloads, apoiando a rastreabilidade e desestimulando compartilhamentos não autorizados. Disponível como compra separada.
    s Marcas d’água
  • Geração de documentos a partir de modelos
    Crie documentos PDF e DOCX a partir de dados estruturados dos eForms, utilizando modelos ODT reutilizáveis. Gere contratos, certificados, faturas, documentos de RH e relatórios, e depois salve-os, baixe-os, envie-os por e-mail ou encaminhe-os através de fluxos de trabalho.
    s Geração de documentos a partir de modelos

Uma solução mais sustentável e ecológica para a gestão de documentos.

O sistema seguro de gestão de documentos da Folderit está disponível na AWS, onde a Amazon cobre o equivalente a 100% do consumo de eletricidade com energia renovável, e em instalação local com as mesmas funcionalidades. Conheça o que mais fazemos no nosso programa de responsabilidade social empresarial.

Gestão de documentos sustentável
O sistema de gestão de documentos mais intuitivo do mundo
Gaste menos tempo gerenciando documentos

O Folderit é o DMS mais fácil de usar do mundo. Economize tempo e dinheiro.

Dedicamo-nos aos nossos clientes e trabalhamos todos os dias para oferecer um software de gestão de documentos diferente pelos motivos certos: simples de usar, confiável e pensado para quem valoriza a segurança, a privacidade e a eficiência. Com nossa interface intuitiva premiada, organize, aprove e assine documentos rapidamente. A Folderit ajuda as equipes a avançar para processos sem papel.

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Depoimentos de clientes

Confiança e satisfação. ❤️ No mundo todo.

A Folderit DMS é fácil de usar, segura e acessível. Juntamente com nossa excelente equipe de suporte, é exatamente o que nossos clientes procuram!

  • "Usamos o Folderit EDMS há cinco anos, com total satisfação, para armazenar documentos relacionados ao nosso sistema de gestão da qualidade (SGQ). O Folderit é incrivelmente fácil de usar, seguro e acessível, tornando nossos documentos acessíveis em qualquer lugar e a qualquer momento."
    Sjoerd K. / Diretor-geral
    MedCat / Países Baixos
  • "A Folderit DMS transformou o trabalho da nossa equipe de contas a pagar. Começamos a usá-la para organizar faturas e recibos, e tornou tudo muito mais fácil. Os campos de metadados são muito práticos: podemos identificar tudo com os nomes dos fornecedores, datas e valores, o que facilita muito encontrar a informação mais tarde."
    Paul K. / Diretor de operações
    Crabtree’s Carpet & Flooring / EUA
  • “Comecei a usar a versão de avaliação há poucos dias e preciso dizer que este é um dos melhores softwares que já usei. Intuitivo, inteligente e cheio de recursos que vamos descobrindo. Tudo está no lugar certo, e até o faturamento e os planos são transparentes.”
    PHIL B.
    Reino Unido
  • "Gostaria de compartilhar que fico sempre satisfeita com o atendimento ao cliente. Sempre que tenho dúvidas, vocês respondem rapidamente, esclarecem minhas questões e prestam uma excelente ajuda."
    LAURA S.
    Austrália
  • "Para nós, usar a Folderit fez toda a diferença. Sendo uma empresa sediada no Chile, também era essencial poder configurar o programa em espanhol. Em suma, tem sido uma excelente ferramenta de produtividade e organização para nossa empresa."
    Christian C. / Diretor-geral
    Santa Maria / Chile
  • "Dirijo uma pequena consultoria internacional e escolhemos recentemente a Folderit como sistema de gestão eletrônica dos nossos documentos jurídicos. Parabéns por criarem um produto tão fantástico, fluido e fácil de usar para pequenas e médias empresas. É realmente fantástico."
    ROB L.
    Países Baixos
  • “Estou impressionado com seu produto, com a simplicidade e com a excelente interface que sua equipe criou.”
    HARSHVARDHAN S.
    Reino Unido
  • “Este software é brilhante, muito fácil de usar e, ao mesmo tempo, muito poderoso!”
    THOMAS R.
    Reino Unido
  • "Aproveitando, parabéns pelo excelente software que vocês criaram. Ele me convenceu à primeira vista :-)"
    DUARTE G. H.
    Portugal
  • "Fantástico — é um serviço excelente e, até agora, estamos MUITO satisfeitos. E, claro, também com a excelente atitude da equipe de suporte!"
    MIKE L.
    Austrália

Está em boa companhia. Junte-se a milhares de organizações na Folderit.

Organizações de mais de 86 países confiam na gestão de documentos segura da Folderit na nuvem para trabalhar sem papel todos os dias.

Perguntas frequentes

Plataformas DMS como a Folderit centralizam os arquivos em um repositório online seguro, reduzindo trocas manuais de e-mails e limitações do armazenamento local. A colaboração combina controle de acesso, histórico de versões e notificações automáticas — simplificam os processos de aprovação, reduzem o trabalho duplicado e melhoram a produtividade da equipe.

Um DMS seguro deve incluir permissões detalhadas, registros de auditoria que indiquem quem acessou, editou ou compartilhou cada documento, e políticas automáticas de retenção. Procure arquiteturas alinhadas com a ISO-27001 e com o GDPR, além de exportação simples de relatórios para apoiar as auditorias regulatórias.

Sim. A Folderit disponibiliza uma API RESTful para desenvolver integrações personalizadas com CRM, ERP e outros sistemas empresariais e de produtividade, incluindo plataformas como Salesforce, HubSpot, SAP, Microsoft Dynamics e Google Workspace. Existem integrações incorporadas para Microsoft 365, DocuSign, Microsoft Entra ID e Okta. Conforme a integração, os documentos e dados associados podem ser transferidos automaticamente entre a Folderit e seus sistemas, reduzindo uploads, downloads e introdução de dados duplicados.

Os planos de assinatura flexíveis da Folderit começam no econômico plano Mini para pequenas equipes e podem evoluir para soluções Enterprise de gestão de documentos com automação avançada de fluxos, capacidade configurável de armazenamento e de usuários, opções de implantação e suporte dedicado. À medida que a organização cresce, o plano Folderit pode ser ajustado para acomodar mais usuários, armazenamento e requisitos de negócio.

Quando um usuário salva alterações, a Folderit registra uma nova versão com metadados, como editor, data e hora e comentários, para permitir a rastreabilidade. Os usuários podem consultar e comparar as versões disponíveis, recuperar versões anteriores e registrar comentários. Em fluxos que adotem mecanismos de reserva e liberação de documentos, esses controles ajudam a evitar conflitos de edição e a manter a equipe alinhada com a versão atual.