Sistem de gestionare a documentelor
Software DMS

Organizați și găsiți documente, colectați informații cu formulare personalizate și automatizați aprobările și semnăturile electronice într-un singur sistem ușor de utilizat.

Încercați gratuit! Videoclip de prezentare!
Contactați vânzările
Funcții principale:
  • Sursă centrală de informații
  • Automatizare fiabilă
  • Gestionați accesul
  • Găsiți ușor
Mai sustenabil și cu impact redus asupra mediului
Contactați vânzările
Clienți în 86 de țări
12 ani
GDPR • HIPAA • ISO 27001
Dezvoltat în Europa
Funcții Vedeți funcțiile

Gestionare securizată a documentelor pentru conformitate, controlul accesului și căutare OCR

Gestionarea securizată a documentelor

Stocați orice tip de fișier cu criptare, controale de acces și sprijin pentru conformitate: ISO 27001, GDPR, HIPAA și Cyber Essentials.
Funcții importante
  • Criptare pe 256 de biți
    Aceasta vă protejează datele transformându-le într-un cod pe care numai utilizatorii autorizați îl pot descifra, asigurând protecția împotriva accesului neautorizat. De exemplu, băncile folosesc acest nivel de securitate pentru protejarea informațiilor financiare.
    s Criptare pe 256 de biți
  • Autentificare în doi pași
    2FA adaugă un cod de verificare dintr-o aplicație de autentificare, pe lângă parolă, pentru a îmbunătăți protecția contului.
    s Autentificare în doi pași
  • SSL/TLS și restricții IP
    Conexiunile Secure Sockets Layer criptează datele transmise între browser și centrele noastre de date, asigurând confidențialitatea informațiilor și protecția împotriva interceptării. Restricțiile IP adaugă un strat suplimentar prin limitarea locurilor din care contul poate fi accesat, oferindu-vă mai mult control asupra persoanelor care pot ajunge la documente și a locului din care o fac.
    s SSL/TLS și restricții IP
  • Politică personalizată de parole
    Administratorii pot impune politici personalizate de parole prin reguli privind lungimea, complexitatea și expirarea. În plus, pot face obligatorie autentificarea în doi pași pentru a spori securitatea.
    s Politică personalizată de parole
  • Copii de siguranță triple
    Datele sunt stocate redundant în mai multe locații, la cel puțin 100 km distanță între ele, pentru siguranță și fiabilitate maxime. Chiar și în cazul puțin probabil al unei defecțiuni într-o locație, datele rămân protejate și accesibile.
    s Copii de siguranță triple
  • Coș de reciclare vizibil numai administratorilor contului
    Astfel, chiar dacă un utilizator cu permisiuni de ștergere elimină un fișier, acesta poate fi verificat și restaurat la nevoie. Se adaugă un strat suplimentar de securitate pentru toate datele șterse.
    s Coș de reciclare vizibil numai administratorilor contului
  • SSO (Entra ID, Okta, Google)
    Integrarea permite gestionarea centralizată a identităților, autentificare unică și politici de securitate solide. Utilizatorii accesează resursele ușor și sigur, iar administratorii păstrează controlul asupra permisiunilor și protecției datelor.
    s SSO (Entra ID, Okta, Google)

Căutare OCR și metadate

Găsiți rapid documentele cu căutare în text integral prin OCR, metadate personalizate, filtre și legături între fișierele asociate.
FUNCȚII IMPORTANTE
  • Căutare în text integral cu OCR
    Indexarea conținutului permite transformarea documentelor scanate și a imaginilor în text căutabil. Găsiți documentele după conținut, nu doar după numele fișierului!
    s Căutare în text integral cu OCR
  • Filtre de metadate
    Restrângeți căutările folosind filtre, câmpuri personalizate, intervale de date, termene și alte criterii. Găsiți fișierele relevante după starea proiectului, tipul documentului sau datele importante.
    s Filtre de metadate
  • Metadate personalizate
    Definiți câmpuri de diferite tipuri, precum text, numere, date și liste de selecție. Adaptați atributele documentelor la nevoile dumneavoastră pentru a îmbunătăți organizarea, căutarea și gestionarea fișierelor.
    s Metadate personalizate
  • Asociați fișiere și foldere
    Asocierea elementelor permite conectarea fișierelor, folderelor și linkurilor externe în sistem, pentru a păstra vizibile legăturile dintre documente și resurse.
    s Asociați fișiere și foldere
  • Istoric nelimitat al versiunilor
    Versionarea asigură salvarea automată a fiecărei modificări a unui document, fără limită a numărului de versiuni păstrate. Cu integrarea Office 365, versiunile sunt create automat.
    s Istoric nelimitat al versiunilor

Automatizarea fluxurilor și controlul documentelor

Automatizați aprobări, revizuiri, confirmări de citire, semnături electronice și controale documentare folosind fluxuri vizuale, modele reutilizabile, mementouri, reguli de retenție și acțiuni automate.
FUNCȚII IMPORTANTE
  • Automatizarea personalizată a fluxurilor
    Creați fluxuri secvențiale, paralele sau personalizate cu mai multe etape în designerul vizual. Combinați aprobări, revizuiri, confirmări de citire, semnături electronice, completarea formularelor și evaluări într-un singur flux. Fiecare participant poate primi instrucțiuni și termene proprii și poate solicita clarificări înainte de a lua o decizie.
    s Automatizarea personalizată a fluxurilor
  • Fluxuri de semnătură electronică
    Trimiteți documentele pentru semnături electronice obligatorii juridic prin Folderit eSign sau conectați DocuSign. Sarcinile de semnare pot fi combinate cu aprobări și alte etape ale fluxului. Folderit oferă și semnare digitală ASIC-E cu carte de identitate, Smart-ID și Mobile-ID în țările europene compatibile.
    s Fluxuri de semnătură electronică
  • Fluxuri de confirmare a citirii politicilor
    Distribuiți politici, proceduri, instrucțiuni de securitate și alte documente controlate pentru confirmarea obligatorie a citirii. Folderit înregistrează cine a primit, vizualizat și confirmat fiecare document, oferind un jurnal de audit clar și un rezumat al fluxului pentru conformitatea ISO, de reglementare și internă.
    s Fluxuri de confirmare a citirii politicilor
  • Modele de fluxuri și declanșatori automați
    Salvați fluxurile folosite frecvent ca modele reutilizabile și porniți-le fără reconstruirea procesului. Fluxurile pot începe automat când un document este adăugat într-un folder, iar documentele finalizate pot fi mutate automat în alt folder pentru etapa următoare, conform regulilor configurate.
    s Modele de fluxuri și declanșatori automați
  • Mementouri
    Programați mementouri pentru utilizatori și grupuri, cu un mesaj personalizat și o legătură către elementul relevant. Alegeți data, ora și repetarea pentru a urmări sarcini precum revizuirile documentelor sau actualizarea politicilor.
    s Mementouri
  • Numerotare automată a documentelor
    Atribuiți numere consecvente folosind scheme personalizabile cu contoare, date, text fix și valori de metadate. Puteți configura reguli diferite pentru foldere și tipuri de documente, susținând un control structurat.
    s Numerotare automată a documentelor
  • Automatizarea regulilor de retenție
    Configurați perioade automate de păstrare a fișierelor sau folderelor înainte de arhivare ori ștergere. Setările pot fi personalizate pentru fiecare fișier sau folder, asigurând respectarea politicilor de retenție.
    s Automatizarea regulilor de retenție
  • Import prin e-mail în foldere
    Fiecărui folder Folderit i se poate atribui o adresă de e-mail unică. Trimiteți atașamente direct în folderul ales prin e-mail, păstrând datele expeditorului, subiectul și conținutul mesajului ca metadate pentru organizare și regăsire. Ideal pentru scanarea către e-mail sau când trebuie să stocați documente rapid și în siguranță.
    s Import prin e-mail în foldere
  • Istoricul și rezumatele fluxurilor
    Consultați fluxurile finalizate, în așteptare și trimise, împreună cu deciziile participanților, comentariile, momentele acțiunilor, semnăturile și cererile de clarificare. Procesele finalizate pot include rezumate descărcabile pentru verificări și audit.
    s Istoricul și rezumatele fluxurilor

Controlul accesului bazat pe roluri (RBAC)

Partajați fișiere și foldere în siguranță, cu permisiuni detaliate pentru utilizatori, grupuri și linkuri securizate.
NIVELURI DE ACCES
  • Numai previzualizare
    Acest nivel permite vizualizarea documentelor în sistem, fără posibilitatea de imprimare, descărcare, editare sau chiar selectare și copiere a textului.
    s Numai previzualizare
  • Numai încărcare
    Utilizatorii pot adăuga fișiere într-o destinație desemnată fără să vadă conținutul existent. Este util pentru colectarea documentelor fără acces la alte fișiere sensibile din acel loc.
    s Numai încărcare
  • Previzualizare și descărcare
    Utilizatorii pot consulta, imprima și descărca documentele.
    s Previzualizare și descărcare
  • Editor
    Acest nivel oferă utilizatorilor control deplin asupra resursei partajate, inclusiv vizualizarea, editarea, ștergerea și gestionarea fișierelor și setărilor.
    s Editor
  • Permisiuni personalizate
    Controlați precis acțiunile utilizatorilor, de exemplu vizibilitatea jurnalului de audit, activarea editării numai online și restricționarea descărcărilor sau altor activități. Această flexibilitate asigură că accesul fiecărei persoane corespunde perfect rolului său și cerințelor de securitate ale resursei partajate.
    s Permisiuni personalizate

Jurnale de audit, panouri și raportare

Obțineți vizibilitate completă în DMS prin panouri de control, rapoarte și jurnale de audit complete, pentru a demonstra conformitatea și a urmări fiecare acțiune.
FUNCȚII IMPORTANTE
  • Panouri de control și raportare
    Urmăriți activitatea documentelor din întreaga organizație în panoul administrativ, inclusiv duplicate, fluxuri în așteptare, termene de retenție, documente scadente și o prezentare completă a conținutului. Utilizatorii au și panouri personale pentru sarcinile primite, fluxurile trimise și în așteptare și deciziile arhivate. Rapoartele pot fi exportate în Excel, ODS, CSV și PDF.
    s Panouri de control și raportare
  • Jurnale de audit complete
    Jurnalele de audit înregistrează fiecare acțiune asupra fișierelor, folderelor și întregii organizații, indiferent dacă este efectuată de utilizatori sau persoane externe. Urmăriți activitatea utilizatorilor și a sistemului asupra documentelor și fluxurilor. Fiecare acțiune este înregistrată cu data, ora și informațiile relevante despre utilizator, oferind o evidență fiabilă pentru conformitate, investigații și monitorizare internă. Datele pot fi exportate în formate precum Excel, CSV și PDF pentru raportare și verificare.
    s Jurnale de audit complete
  • Prezentarea accesului partajat
    Consultați centralizat documentele și folderele partajate cu utilizatori, grupuri și destinatari externi. Administratorii pot verifica permisiunile, identifica linkurile publice active, urmări accesul și revoca partajarea când nu mai este necesară.
    s Prezentarea accesului partajat
  • Notificări și urmărirea modificărilor
    Utilizatorii pot alege notificările primite și pot urmări fișiere sau foldere pentru a afla despre modificări. Alertele pot acoperi actualizări de documente, cereri de lucru, aprobări, semnături, mementouri, partajare și alte evenimente relevante.
    s Notificări și urmărirea modificărilor

Integrări, eForms și generarea documentelor

Extindeți gestionarea documentelor cu formulare personalizate, înregistrări structurate și integrări precum Microsoft 365, Outlook și DocuSign, pentru activitatea zilnică a echipelor.
FUNCȚII IMPORTANTE
  • Formulare electronice personalizate
    Creați formulare pentru rapoarte de incidente, cereri sau registre. Utilizatorii completează câmpuri în loc să încarce un fișier, iar fiecare trimitere este stocată ca înregistrare structurată. Aceste înregistrări permit căutarea și au acces controlat prin permisiuni.
    s Formulare electronice personalizate
  • Filiale și sucursale
    Creați spații de lucru separate pentru fiecare companie sau locație. Fiecare are propriii utilizatori, roluri și, opțional, administratori, astfel încât echipele văd numai ce trebuie. Schimbați spațiul dintr-un clic; securitatea și jurnalele de audit rămân intacte.
    s Filiale și sucursale
  • Integrare Microsoft Office 365
    Integrarea permite crearea și editarea fișierelor Word, Excel și PowerPoint direct în Folderit.
    s Integrare Microsoft Office 365
  • Supliment Outlook
    Trimiteți e-mailurile selectate direct din Outlook în folderul Folderit ales.
    s Supliment Outlook
  • Integrare DocuSign
    Porniți fluxuri DocuSign direct din Folderit și primiți automat documentele semnate înapoi în sistem.
    s Integrare DocuSign
  • Utilizare pe telefon și tabletă
    Folderit DMS este complet optimizat pentru telefoane și tablete, oferind o experiență fluentă pe toate dispozitivele. Indiferent dacă gestionați documente, finalizați aprobări sau accesați rapoarte, beneficiați de navigare intuitivă și funcționalitate completă și când sunteți în deplasare.
    s Utilizare pe telefon și tabletă
  • Aplicație desktop
    Folderit Sync este o aplicație desktop care sincronizează fișierele între calculatoare, asigurând accesul la cele mai recente documente atât online, cât și offline. Permite gestionarea simplă a fișierelor direct de pe desktop, păstrând datele sincronizate și protejate.
    s Aplicație desktop
  • Stocarea și încorporarea adreselor URL
    Stocați și încorporați adrese URL externe în Folderit, pentru a le deschide într-un iframe sau într-o filă separată. Adresele pot fi asociate altor elemente, pot include metadate și pot fi gestionate ca orice alt document.
    s Stocarea și încorporarea adreselor URL
  • Filigranare
    Filigranarea dinamică adaugă un strat suplimentar de securitate documentelor. Marcajele cu numele persoanei care vizualizează, data și ora sunt aplicate automat la previzualizare și descărcare, asigurând trasabilitatea și descurajând partajarea neautorizată. Funcția se achiziționează separat.
    s Filigranare
  • Generarea documentelor pe baza modelelor
    Creați documente PDF și DOCX din date eForm structurate, folosind modele ODT reutilizabile. Generați contracte, certificate, facturi, documente HR și rapoarte, apoi stocați-le, descărcați-le, trimiteți-le prin e-mail sau includeți-le în fluxuri.
    s Generarea documentelor pe baza modelelor

O soluție mai sustenabilă și mai ecologică pentru gestionarea documentelor.

Sistemul securizat Folderit de gestionare a documentelor este disponibil pe AWS, unde Amazon asociază 100% din consumul său de electricitate cu energie regenerabilă, și on-premises, cu aceleași funcții. Descoperiți ce mai facem în cadrul programului nostru de Responsabilitate socială.

Gestionare sustenabilă a documentelor
Diagramă comparativă DMS în care Folderit are cel mai scurt timp de finalizare a sarcinilor
Petreceți mai puțin timp gestionând documente

Folderit este cel mai ușor de utilizat DMS din lume. Economisiți timp și bani.

Ne pasă profund de clienții noștri și lucrăm zilnic pentru a oferi un software DMS diferit în toate modurile potrivite: simplu de folosit, fiabil și creat pentru oamenii care apreciază securitatea, confidențialitatea și eficiența. Cu interfața noastră intuitivă premiată, puteți organiza, aproba și semna documente mai repede decât cu orice alt software comparabil de gestionare a documentelor, ceea ce face din Folderit alegerea ideală pentru echipele care trec la fluxuri fără hârtie.

Încercați gratuit!
Opiniile clienților

Apreciat și recomandat. ❤️ În întreaga lume.

Folderit DMS este ușor de utilizat, sigur și accesibil. Împreună cu echipa noastră remarcabilă de asistență, această combinație este exact ceea ce caută clienții!

  • „Folosim Folderit EDMS de cinci ani, cu deplină satisfacție, pentru stocarea documentelor aferente sistemului nostru de management al calității (QMS). Folderit este incredibil de ușor de utilizat, sigur și accesibil, iar documentele noastre sunt disponibile oriunde și oricând.”
    Sjoerd K. / Director general
    MedCat / Țările de Jos
  • „Folderit DMS a schimbat radical activitatea echipei noastre de conturi de plătit. Am început să îl folosim pentru organizarea facturilor și chitanțelor, iar munca a devenit mult mai ușoară. Câmpurile de metadate sunt foarte practice: putem identifica totul după furnizor, date și sume, ceea ce face foarte simplă găsirea informațiilor mai târziu.”
    Paul K. / Director de operațiuni
    Crabtree’s Carpet & Flooring / SUA
  • „Am început să folosesc planul de probă în ultimele zile și trebuie să spun că acesta este unul dintre cele mai bune programe pe care le-am utilizat vreodată. Intuitiv, inteligent și cu multe posibilități pe care le descoperi treptat. Totul este la locul potrivit, iar inclusiv facturarea și planurile sunt transparente.”
    PHIL B.
    Regatul Unit
  • „Aș dori să vă transmit că sunt întotdeauna mulțumită de serviciul pentru clienți. Ori de câte ori am avut întrebări, ați răspuns prompt, le-ați clarificat și mi-ați oferit un ajutor foarte bun.”
    LAURA S.
    Australia
  • „Pentru noi, Folderit a schimbat modul de lucru. Fiind o companie din Chile, era esențial să putem configura programul în spaniolă. În concluzie, a fost un instrument excelent pentru productivitatea și organizarea companiei noastre.”
    Christian C. / Director general
    Santa Maria / Chile
  • „Conduc o mică firmă internațională de consultanță și am ales recent Folderit ca sistem electronic pentru documentele juridice. Felicitări pentru un produs atât de bun, fluent și ușor de utilizat pentru întreprinderile mici și mijlocii. Este cu adevărat excelent.”
    ROB L.
    Țările de Jos
  • „Sunt impresionat de produsul vostru și de simplitatea și interfața excelentă pe care le-a creat echipa.”
    HARSHVARDHAN S.
    Regatul Unit
  • „Acest software este excelent: atât de ușor de folosit și totuși foarte puternic!”
    THOMAS R.
    Regatul Unit
  • „Apropo, vreau să vă felicit pentru programul excelent pe care l-ați creat. M-a convins de la prima vedere :-)”
    DUARTE G. H.
    Portugalia
  • „Excelent – este un serviciu foarte bun și, până acum, suntem FOARTE mulțumiți. La fel și de atitudinea excelentă a echipei de asistență, desigur!”
    MIKE L.
    Australia

Sunteți în companie bună. Alăturați-vă miilor de organizații care folosesc Folderit.

Organizații din peste 86 de țări au încredere în Folderit DMS securizat, bazat pe cloud, pentru gestionarea zilnică a documentelor fără hârtie.

Întrebări frecvente

Platformele DMS precum Folderit centralizează fișierele într-un depozit online securizat, eliminând schimburile manuale de e-mail și blocajele stocării locale. Funcțiile de colaborare în timp real, inclusiv check-in/check-out, istoricul versiunilor și notificările automate simplifică aprobările și reduc munca duplicată, susținând productivitatea echipei.

Un DMS securizat trebuie să includă permisiuni detaliate, jurnale de audit care arată cine a accesat, editat sau partajat fiecare document și reguli automate de retenție. Căutați ISO 27001 și arhitecturi care respectă GDPR, alături de exportul simplu al rapoartelor de conformitate pentru a facilita auditurile de reglementare.

Da. Folderit oferă un API RESTful pentru crearea integrărilor personalizate cu CRM, ERP, instrumente de productivitate și alte sisteme de afaceri, inclusiv Salesforce, HubSpot, SAP, Microsoft Dynamics și Google Workspace. Integrările existente includ Microsoft 365, DocuSign, Microsoft Entra ID și Okta. În funcție de integrare, documentele și datele asociate pot fi transferate automat între Folderit și sistemele dumneavoastră, reducând încărcările, descărcările și introducerea duplicată a datelor.

În Folderit, planurile flexibile de abonament încep cu Mini pentru echipe mici și pot evolua către soluții de gestionare a documentelor pentru organizații cu automatizare avansată, capacitate configurabilă pentru stocare și utilizatori, opțiuni de implementare și asistență dedicată. Pe măsură ce organizația crește, planul Folderit poate fi adaptat pentru utilizatori, spațiu și cerințe suplimentare, conform condițiilor comerciale.

De fiecare dată când un utilizator salvează modificările, Folderit creează o versiune nouă și păstrează metadate precum editorul, data, ora și comentariile pentru trasabilitate completă. Utilizatorii pot compara versiuni, reveni la ciorne anterioare și lăsa comentarii. Blocările colaborative check-out/check-in previn conflictele de suprascriere, asigurând că echipa lucrează întotdeauna cu documentul cel mai recent.