Asiakirjahallinnan
ohjelmisto (DMS)
Järjestä ja löydä asiakirjat, kerää tietoa mukautetuilla lomakkeilla ja automatisoi hyväksynnät ja sähköiset allekirjoitukset yhdessä helppokäyttöisessä järjestelmässä.
Kokeile maksutta! Katso esittelyvideo!Keskeiset ominaisuudet:
- Yksi yhteinen tietolähde
- Automatisoi luotettavasti
- Hallitse käyttöoikeuksia
- Löydä helposti
Ympäristöystävällisempää ja kestävämpää
Asiakkaita 86 maassa
12 vuotta
GDPR • HIPAA • ISO 27001
Tehty Euroopassa
Ominaisuudet
Tutustu ominaisuuksiin
Turvallisen asiakirjahallinnan ominaisuudet: vaatimustenmukaisuus, käyttöoikeudet ja OCR-haku
Turvallinen asiakirjahallinta
Säilytä kaikentyyppisiä tiedostoja salauksen ja käyttöoikeuksien suojassa. Tue vaatimustenmukaisuusprosesseja (ISO 27001, GDPR, HIPAA, Cyber Essentials).
Keskeiset ominaisuudet
-
s 256-bittinen salaus256-bittinen salausSalaus suojaa tietosi muuntamalla ne koodiksi, jonka vain valtuutetut käyttäjät voivat purkaa, ja auttaa estämään luvattoman käytön. Esimerkiksi pankit käyttävät tämän tasoista suojausta taloustietojen turvaamiseen.
-
s Kaksivaiheinen tunnistautuminenKaksivaiheinen tunnistautuminenKaksivaiheinen tunnistautuminen (2FA) parantaa tietoturvaa edellyttämällä salasanan lisäksi tunnistautumissovelluksen vahvistuskoodia.
-
s SSL/TLS ja IP-osoiterajoituksetSSL/TLS ja IP-osoiterajoituksetSalatut SSL/TLS-yhteydet suojaavat selaimesi ja palvelinkeskustemme välillä siirrettävät tiedot ja auttavat pitämään ne yksityisinä ja suojassa sieppaukselta. IP-osoiterajoitukset lisäävät suojausta rajaamalla, mistä tiliä voidaan käyttää. Näin voit hallita entistä tarkemmin, kuka pääsee asiakirjoihisi ja mistä.
-
s Mukautettu salasanakäytäntöMukautettu salasanakäytäntöYlläpitäjät voivat määrittää omat salasanakäytännöt, kuten pituuden, monimutkaisuuden ja vanhenemisen säännöt. Lisäksi he voivat edellyttää kaksivaiheista tunnistautumista tietoturvan parantamiseksi.
-
s Kolminkertaiset varmuuskopiotKolminkertaiset varmuuskopiotTietosi säilytetään varmuuden vuoksi useissa vähintään 100 kilometrin päässä toisistaan sijaitsevissa paikoissa turvallisuuden ja luotettavuuden parantamiseksi. Vaikka yhdessä sijainnissa sattuisi epätodennäköinen häiriö, tietosi pysyvät turvassa ja saatavilla.
-
s Roskakori näkyy vain tilin ylläpitäjilleRoskakori näkyy vain tilin ylläpitäjilleNäin tiedosto voidaan vielä tarkastaa ja tarvittaessa palauttaa, vaikka poistamisoikeuden saanut käyttäjä poistaisi sen. Tämä lisää poistettujen tietojen suojausta.
-
s Kertakirjautuminen (Entra ID, Okta, Google)Kertakirjautuminen (Entra ID, Okta, Google)Integraatio mahdollistaa keskitetyn identiteetinhallinnan, kertakirjautumisen ja vahvat tietoturvakäytännöt. Käyttäjät pääsevät resursseihin helposti ja turvallisesti, ja ylläpitäjät voivat hallita käyttöoikeuksia ja tietosuojaa.
OCR-haku ja metatiedot
Löydä asiakirjat nopeasti tekstintunnistukseen perustuvalla kokotekstihaulla, mukautetuilla metatiedoilla, suodattimilla ja toisiinsa liittyvien tiedostojen linkeillä.
KESKEISET OMINAISUUDET
-
s Kokotekstihaku tekstintunnistuksellaKokotekstihaku tekstintunnistuksellaSisällön indeksoinnissa skannattujen asiakirjojen ja kuvien teksti muutetaan haettavaan muotoon. Löydät asiakirjat myös sisällön etkä vain tiedostonimen perusteella!
-
s MetatietosuodattimetMetatietosuodattimetTarkenna hakua tehokkailla suodattimilla: metatiedot, mukautetut metatietokentät, päivämäärävälit, määräpäivät ja muut ehdot. Näin löydät nopeasti oleelliset tiedostot esimerkiksi projektin tilan, asiakirjatyypin tai tärkeiden määräaikojen perusteella.
-
s Mukautetut metatiedotMukautetut metatiedotVoit määrittää kullekin asiakirjalle erityyppisiä metatietokenttiä, kuten tekstiä, lukuja, päivämääriä ja valintaluetteloita. Näin mukautat tiedot omiin tarpeisiisi ja parannat tiedostojen järjestämistä, löydettävyyttä ja hallintaa.
-
s Linkitä toisiinsa liittyvät tiedostot ja kansiotLinkitä toisiinsa liittyvät tiedostot ja kansiotKohteiden liittäminen toisiinsa yhdistää tiedostot, kansiot ja ulkoiset linkit järjestelmän sisällä ja muodostaa verkoston toisiinsa liittyvistä asiakirjoista ja resursseista.
-
s Rajaton versiohistoriaRajaton versiohistoriaVersionhallinta säilyttää asiakirjan muutoksista syntyvät versiot ilman tallennettavien versioiden määrärajaa. Office 365 -integraatiota käytettäessä versiot tallentuvat automaattisesti.
Työnkulkujen automatisointi ja asiakirjojen hallinta
Automatisoi hyväksynnät, tarkastukset, lukukuittaukset, sähköiset allekirjoitukset ja asiakirjojen hallinta visuaalisilla työnkuluilla, uudelleenkäytettävillä malleilla, muistutuksilla, säilytyskäytännöillä ja automaattisilla toiminnoilla.
KESKEISET OMINAISUUDET
-
s Mukautettu työnkulkujen automatisointiMukautettu työnkulkujen automatisointiLuo peräkkäisiä, rinnakkaisia tai mukautettuja monivaiheisia työnkulkuja visuaalisella suunnittelutyökalulla. Yhdistä hyväksynnät, tarkastukset, lukukuittaukset, sähköiset allekirjoitukset, lomakkeiden täyttäminen ja pisteytys samaan työnkulkuun. Anna kullekin osallistujalle omat ohjeet ja määräajat. Käyttäjät voivat myös pyytää lisätietoja ennen päätöksen tekemistä.
-
s Sähköisen allekirjoittamisen työnkulutSähköisen allekirjoittamisen työnkulutLähetä asiakirjat oikeudellisesti sitovasti allekirjoitettaviksi Folderit eSignilla tai DocuSign-integraation kautta. Allekirjoitustehtäviä voi yhdistää hyväksyntöihin ja muihin työnkulun vaiheisiin. Folderit tukee myös ASIC-E-muotoista digitaalista allekirjoittamista henkilökortilla, Smart-ID:llä ja Mobile-ID:llä tuetuissa Euroopan maissa.
-
s Ohjeiden lukukuittaustyönkulutOhjeiden lukukuittaustyönkulutJaa käytännöt, menettelyt, turvallisuusohjeet ja muut hallitut asiakirjat pakollista lukukuittausta varten. Folderit tallentaa, kuka vastaanotti ja katseli kunkin asiakirjan sekä kuittasi sen luetuksi. Selkeä tapahtumahistoria ja työnkulun yhteenveto tukevat ISO-vaatimuksia, viranomaisvaatimuksia ja sisäisiä menettelyjä.
-
s Työnkulkumallit ja automaattiset käynnistimetTyönkulkumallit ja automaattiset käynnistimetTallenna usein käytetyt työnkulut uudelleenkäytettäviksi malleiksi ja käynnistä ne rakentamatta prosessia joka kerta uudelleen. Työnkulku voi käynnistyä automaattisesti, kun asiakirja lisätään kansioon, ja valmistunut asiakirja voidaan siirtää automaattisesti toiseen kansioon seuraavaa käsittelyvaihetta varten.
-
s MuistutuksetMuistutuksetMuistutuksia voi määrittää sekä käyttäjille että ryhmille. Ajoita ilmoitus, lisää oma viesti ja linkki tarvittavaan kohteeseen. Valitse päivämäärä, kellonaika ja toisto, jotta kaikki pysyvät ajan tasalla esimerkiksi asiakirjojen tarkastuksista tai ohjeiden päivityksistä.
-
s Automaattinen asiakirjojen numerointiAutomaattinen asiakirjojen numerointiAnna asiakirjoille automaattisesti yhdenmukaiset numerot mukautettavien mallien avulla. Malli voi sisältää laskureita, päivämääriä, kiinteää tekstiä ja metatietojen arvoja. Eri kansioille ja asiakirjatyypeille voi määrittää omat numerointisäännöt jäsennellyn asiakirjahallinnan tueksi.
-
s Säilytyskäytäntöjen automatisointiSäilytyskäytäntöjen automatisointiMääritä automaattiset aikataulut sille, kuinka kauan tiedostot tai kansiot säilytetään ennen arkistointia tai poistamista. Asetuksia voi mukauttaa tiedosto- tai kansiokohtaisesti säilytyskäytäntöjen noudattamiseksi.
-
s Tuonti sähköpostista kansioonTuonti sähköpostista kansioonJokaiselle Folderitin kansiolle voi antaa oman sähköpostiosoitteen. Lähetä liitteet suoraan valittuun kansioon sähköpostilla ja tallenna lähettäjän tiedot, otsikko ja viestin sisältö metatiedoiksi järjestämistä ja hakua varten. Sopii esimerkiksi skannauksesta sähköpostiin etenevään työnkulkuun tai asiakirjojen nopeaan ja turvalliseen tallentamiseen.
-
s Työnkulkujen historia ja yhteenvedotTyönkulkujen historia ja yhteenvedotTarkastele valmistuneita, odottavia ja lähetettyjä työnkulkuja sekä osallistujien päätöksiä, kommentteja, aikaleimoja, allekirjoituksia ja lisätietopyyntöjä. Valmistuneisiin prosesseihin voi kuulua ladattava yhteenvetodokumentaatio auditointeja ja vaatimustenmukaisuuden osoittamista varten.
Roolipohjainen käyttöoikeuksien hallinta (RBAC)
Jaa tiedostot ja kansiot turvallisesti yksityiskohtaisilla käyttäjä-, ryhmä- ja linkkikohtaisilla käyttöoikeuksilla.
KÄYTTÖOIKEUSTASOT
-
s Vain esikatseluVain esikatseluTämä käyttöoikeustaso sallii asiakirjojen katselun järjestelmässä mutta ei tulostamista, lataamista, muokkaamista eikä edes tekstin valitsemista ja kopioimista.
-
s Vain lähetysVain lähetysTämä käyttöoikeustaso sallii uusien tiedostojen lisäämisen määrättyyn sijaintiin näyttämättä sen nykyistä sisältöä. Se sopii tilanteisiin, joissa asiakirjoja on vastaanotettava antamatta pääsyä muihin arkaluonteisiin tiedostoihin.
-
s Esikatselu ja lataaminenEsikatselu ja lataaminenTämä käyttöoikeustaso sallii asiakirjojen katselun, tulostamisen ja lataamisen.
-
s MuokkaajaMuokkaajaTämä käyttöoikeustaso antaa jaettuun kohteeseen täydet oikeudet, kuten tiedostojen ja asetusten katselun, muokkaamisen, poistamisen ja hallinnan.
-
s Yksityiskohtaiset (mukautetut)Yksityiskohtaiset (mukautetut)Määritä käyttäjien toiminnot tarkasti: hallitse esimerkiksi tapahtumalokin näkyvyyttä, salli vain verkossa tapahtuva muokkaaminen tai rajoita lataamista ja muita toimia. Näin kunkin käyttäjän oikeudet vastaavat roolia ja jaetun kohteen tietoturvatarpeita.
Tapahtumalokit, hallintapaneelit ja raportointi
Saat asiakirjahallintaan kokonaisnäkyvyyden hallintapaneeleilla, raporteilla ja kattavilla tapahtumalokeilla. Näin voit todentaa vaatimustenmukaisuutta ja seurata tehtyjä toimia.
KESKEISET OMINAISUUDET
-
s Hallintapaneelit ja raportointiHallintapaneelit ja raportointiSeuraa organisaation asiakirjatoimintaa ylläpitäjän hallintapaneelista: kaksoiskappaleet, odottavat työnkulut, säilytyksen määräajat, erääntyvät asiakirjat ja sisällön kokonaiskuva. Käyttäjillä on myös omat hallintapaneelit saapuville tehtäville, lähetetyille ja odottaville työnkuluille sekä arkistoiduille päätöksille. Raportteja voi viedä Excel-, ODS-, CSV- ja PDF-muodossa.
-
s Kattavat tapahtumalokitKattavat tapahtumalokitTapahtumalokit tallentavat käyttäjien, ulkopuolisten ja järjestelmän toimet tiedostoissa, kansioissa, työnkuluissa ja koko organisaatiossa. Toimeen liitetään aikaleima ja olennaiset käyttäjätiedot, jolloin syntyy luotettava tietue vaatimustenmukaisuuden, selvitysten ja sisäisen valvonnan tueksi. Tietoja voidaan suodattaa ja viedä muun muassa Excel-, CSV- ja PDF-muodossa raportointia ja tarkastusta varten.
-
s Jaettujen käyttöoikeuksien yleiskuvaJaettujen käyttöoikeuksien yleiskuvaTarkastele käyttäjille, ryhmille ja ulkopuolisille vastaanottajille jaettuja asiakirjoja ja kansioita yhdessä näkymässä. Ylläpitäjät voivat tarkastaa käyttöoikeudet, tunnistaa aktiiviset julkiset linkit, seurata käyttöä ja perua jakamisen, kun sitä ei enää tarvita.
-
s Ilmoitukset ja muutosten seuraaminenIlmoitukset ja muutosten seuraaminenKäyttäjät voivat valita haluamansa ilmoitukset ja seurata tiettyjen tiedostojen tai kansioiden muutoksia. Ilmoitukset voivat koskea asiakirjapäivityksiä, työnkulkupyyntöjä, hyväksyntöjä, allekirjoituksia, muistutuksia, jakamista ja muita olennaisia tapahtumia.
Integraatiot, eForms ja asiakirjojen luonti
Laajenna asiakirjahallintaa mukautetuilla sähköisillä lomakkeilla, tietueiden hallinnalla sekä Microsoft 365-, Outlook- ja DocuSign-integraatioilla tiimien päivittäisen työn tueksi.
KESKEISET OMINAISUUDET
-
s Mukautetut sähköiset lomakkeetMukautetut sähköiset lomakkeetLuo mukautettuja lomakkeita esimerkiksi tapahtumailmoituksiin, pyyntöihin tai rekistereihin. Käyttäjät täyttävät kentät tiedoston lataamisen sijaan, ja jokainen lähetys tallennetaan jäsenneltynä tietueena. Näiden tietueiden sisältö on haettavissa ja käyttöoikeudet hallittavissa.
-
s Toimipisteet ja tytäryhtiötToimipisteet ja tytäryhtiötLuo erilliset työtilat kullekin yritykselle tai toimipaikalle. Jokaisella työtilalla on omat käyttäjänsä, roolinsa ja tarvittaessa ylläpitäjänsä, joten tiimit näkevät vain niille kuuluvan sisällön. Vaihda työtilaa yhdellä napsautuksella: suojaus ja tapahtumalokit säilyvät.
-
s Microsoft Office 365 -integraatioMicrosoft Office 365 -integraatioSisäänrakennetun integraation avulla käyttäjät voivat luoda ja muokata Word-, Excel- ja PowerPoint-tiedostoja suoraan Folderit-järjestelmässä.
-
s Outlook-lisäosaOutlook-lisäosaLisäosan avulla voit lähettää valittuja sähköpostiviestejä suoraan Outlookista mihin tahansa Folderitin kansioon.
-
s DocuSign-integraatioDocuSign-integraatioKäynnistä DocuSign-työnkulut suoraan Folderitissa ja vastaanota allekirjoitetut asiakirjat automaattisesti takaisin järjestelmään.
-
s Sopii puhelimille ja tableteilleSopii puhelimille ja tableteilleFolderit DMS on optimoitu mobiili- ja tablettikäyttöön, jotta käyttökokemus on sujuva eri laitteilla. Hallitse asiakirjoja, käsittele hyväksyntöjä tai käytä raportteja selkeän navigoinnin ja kattavien toimintojen avulla myös liikkeellä ollessasi.
-
s TyöpöytäsovellusTyöpöytäsovellusFolderit Sync on työpöytäsovellus, joka synkronoi tiedostot tietokoneidesi välillä ja pitää ajantasaiset asiakirjat saatavilla sekä verkossa että ilman verkkoyhteyttä. Hallitse tiedostoja suoraan työpöydältä ja pidä tiedot synkronoituina ja suojattuina.
-
s URL-osoitteiden tallennus ja upotusURL-osoitteiden tallennus ja upotusTallenna ja upota ulkoisia URL-osoitteita Folderitiin ja avaa ne iframe-kehyksessä tai erillisessä välilehdessä. Voit liittää osoitteet muihin kohteisiin, lisätä niihin metatietoja ja hallita niitä muiden asiakirjojen tavoin.
-
s VesileimatVesileimatDynaamiset vesileimat lisäävät asiakirjojen suojausta. Katselijan nimen, päivämäärän ja kellonajan kaltaiset tiedot lisätään automaattisesti esikatseluun ja latauksiin, mikä parantaa jäljitettävyyttä ja ehkäisee luvatonta jakamista. Saatavilla erikseen ostettavana ominaisuutena.
-
s Asiakirjojen luonti mallipohjistaAsiakirjojen luonti mallipohjistaLuo PDF- ja DOCX-asiakirjoja jäsennellyistä eForms-lomaketiedoista uudelleenkäytettävillä ODT-malleilla. Muodosta sopimuksia, todistuksia, laskuja, henkilöstöasiakirjoja ja raportteja. Tallenna tai lataa ne, lähetä sähköpostilla tai ohjaa työnkulkuihin.
Kestävämpi ja ympäristöystävällisempi asiakirjahallinnan ratkaisu.
Folderitin turvallinen asiakirjahallintajärjestelmä on saatavilla AWS-pilvessä, jossa Amazon kattaa 100 % sähkönkulutuksestaan uusiutuvalla energialla, sekä paikallisesti asennettuna samoilla ominaisuuksilla. Tutustu myös muihin tekoihimme osana yritysvastuu ohjelmaamme.
Käytä vähemmän aikaa asiakirjojen hallintaan
Folderit on maailman käyttäjäystävällisin asiakirjahallintajärjestelmä. Säästä aikaa ja rahaa.
Välitämme asiakkaistamme ja kehitämme joka päivä asiakirjahallintaohjelmistoa, joka erottuu olennaisissa asioissa: sitä on helppo käyttää, se on luotettava ja se on suunniteltu turvallisuutta, tietosuojaa ja tehokkuutta arvostaville ihmisille. Palkitun, intuitiivisen käyttöliittymän avulla voit järjestää, hyväksyä ja allekirjoittaa asiakirjoja nopeasti. Folderit sopii tiimeille, jotka siirtyvät paperittomaan työnkulkuun.
Kokeile maksutta! Asiakaskokemuksia
Luotettu ja pidetty. ❤️ Ympäri maailmaa.
Folderit DMS on helppokäyttöinen, turvallinen ja edullinen. Yhdessä erinomaisen tukitiimimme kanssa tämä vastaa juuri siihen, mitä asiakkaamme etsivät!
Olet hyvässä seurassa. Liity tuhansien Folderitia käyttävien organisaatioiden joukkoon.
Organisaatiot yli 86 maassa luottavat Folderitin turvalliseen pilvipohjaiseen asiakirjahallintaan paperittomassa päivittäisessä työssään.
Usein kysytyt kysymykset
Folderitin kaltaiset asiakirjahallintajärjestelmät keskittävät tiedostot turvalliseen verkkosäilytyspaikkaan ja vähentävät käsin tehtävää sähköpostinvaihtoa sekä paikallisen tallennuksen pullonkauloja. Reaaliaikaisen yhteistyön ominaisuudet, kuten varaus ja vapautus, versiohistoria ja automaattiset ilmoitukset, sujuvoittavat hyväksyntäprosesseja, vähentävät päällekkäistä työtä ja parantavat koko tiimin tuottavuutta.
Turvallisessa asiakirjahallintajärjestelmässä on oltava yksityiskohtaiset käyttöoikeudet, tarkat tapahtumalokit siitä, kuka käytti, muokkasi tai jakoi asiakirjoja, sekä automaattiset säilytyskäytännöt. Kiinnitä huomiota ISO 27001 -standardiin ja GDPR-vaatimuksia tukevaan arkkitehtuuriin sekä vaatimustenmukaisuusraporttien helppoon vientiin viranomaistarkastusten tueksi.
Kyllä. Folderit tarjoaa REST API -rajapinnan mukautettujen integraatioiden rakentamiseen CRM-, ERP-, tuottavuus- ja muihin liiketoimintajärjestelmiin, kuten Salesforceen, HubSpotiin, SAP:hen, Microsoft Dynamicsiin ja Google Workspaceen. Microsoft 365-, DocuSign-, Microsoft Entra ID- ja Okta-integraatiot ovat sisäänrakennettuja. Integraatiosta riippuen asiakirjoja ja niihin liittyviä tietoja voidaan siirtää automaattisesti Folderitin ja nykyisten järjestelmienne välillä, mikä vähentää käsin tehtävää lataamista ja päällekkäistä tietojen syöttämistä.
Folderitin joustavat tilauspaketit alkavat pienten tiimien kustannustehokkaasta Mini-paketista ja skaalautuvat räätälöityihin Enterprise-asiakirjahallintaratkaisuihin, joissa on edistyneet automatisoidut työnkulut, määritettävä tallennustila ja käyttäjämäärä, käyttöönottovaihtoehdot ja erillinen tuki. Organisaation kasvaessa Folderit-pakettia voidaan mukauttaa käyttäjien, tallennustilan ja liiketoiminnan tarpeiden mukaan.
Kun käyttäjä tallentaa muutokset, Folderit säilyttää uuden version ja sen metatiedot, kuten muokkaajan, aikaleiman ja kommentit, jäljitettävyyden varmistamiseksi. Käyttäjät voivat tarkastella eri versioita, verrata niiden sisältöä itse, palauttaa aiempia luonnoksia ja lisätä kommentteja. Yhteistyötä tukevat varaus- ja vapautustoiminnot estävät muutosten ylikirjoittamisen, jotta tiimisi voi työskennellä ajantasaisella asiakirjalla.