Software zur automatischen Dokumentenerstellung
Erstellen Sie PDFs und Word-Dokumente aus den Daten, die Ihr Team bereits erfasst.
Der Folderit Dokumentengenerator erstellt aus einem ausgefüllten eForm ein Dokument auf Basis Ihrer wiederverwendbaren Vorlage. Bereiten Sie Verträge, Briefe, Bescheinigungen und Berichte mit einheitlichen Formulierungen und Ihrem Markenauftritt vor. Die fertigen Dateien bleiben im selben System für Prüfung, Unterzeichnung und Ablage.
Ihre Vorlage + Formularwerte → ein PDF oder ein bearbeitbares Word-Dokument. Sehen Sie sich die Anleitung im folgenden Video an.
Warum Dokumente in Folderit generieren?
Dieselben Angaben nicht immer wieder abtippenNamen, Adressen, Datumsangaben und andere Werte stammen aus dem ausgefüllten eForm-Datensatz. Platzhalter setzen sie an den vorgesehenen Stellen im Dokument ein. Das reduziert manuelles Kopieren, durch das ein alter Kundenname oder ein altes Datum in einer neuen Datei stehen bleiben kann.
Einheitliche Formulierungen und LayoutsIhre Vorlage legt Text, Logo, Tabellen und Seitenlayout fest. Wer ein Dokument erstellt, gibt die Werte im Formular ein und wählt das Ausgabeformat, statt das Dokument jedes Mal neu aufzubauen.
Einen Datensatz für verschiedene Dokumente nutzenMit einem eForm lassen sich mehrere Dokumentenvorlagen verbinden. Bereiten Sie beispielsweise eine Kundenvereinbarung und eine separate Kundenübersicht vor und erstellen Sie beide aus demselben ausgefüllten Datensatz.
Verwalten Sie, was als Nächstes passiertSpeichern Sie die generierte Datei in Folderit, um Berechtigungen, Versionsverlauf, Audit-Trail und Workflows zu nutzen. Das Dokument kann den Prozess der Prüfung oder Unterzeichnung fortsetzen, ohne in ein separates Dokumentenmanagementsystem überführt zu werden.
Von Formulardaten zu einem fertigen Dokument
- Wählen Sie die zu erfassenden Informationen aus. Erstellen oder wählen Sie ein Folderit eForm mit Feldern wie Kundenname, Adresse, Ansprechpartner und Zahlungsbedingungen. Jedes ausgefüllte Formular erstellt einen Datensatz, der diese Werte enthält.
- Bereiten Sie die Dokumentenvorlage vor. Erstellen Sie eine ODT-Datei in LibreOffice Writer oder einem anderen Editor, der ODT speichert. Fügen Sie Ihre Formulierung, Markenführung und Platzhalter hinzu, die exakt aus der Liste der verfügbaren Formularfelder von Folderit kopiert wurden.
- Verbinden Sie die Vorlage und wählen Sie Formate. Fügen Sie unter Admin tools → Form templates die Dokumentenvorlage zum passenden eForm hinzu. Laden Sie die ODT-Datei hoch, legen Sie ein Dateinamensmuster fest und aktivieren Sie PDF, DOCX oder beide Formate. Für diese Einrichtung sind Administratorrechte erforderlich.
- Erstellen und prüfen Sie das Ergebnis. Öffnen Sie einen ausgefüllten Datensatz und wählen Sie Generate PDF oder Generate DOCX. Folderit setzt die Werte des Datensatzes in die Vorlage ein. Mit den verfügbaren Optionen speichern Sie das Ergebnis in Folderit, laden es herunter oder versenden es direkt aus dem System per E-Mail.
Ein einfaches BeispielStellen Sie sich eine Kundenakte mit dem Namen „Northfield Studio” und Zahlungsbedingungen von 30 Tagen vor.
Vorlage: Dieser Vertrag wird geschlossen mit {{ client_name }}. Die Zahlungsfrist beträgt {{ payment_terms }} Tage.
Erstellter Text: Dieser Vertrag wird mit Northfield Studio geschlossen. Die Zahlungsfrist beträgt 30 Tage.
Beispielwerte. Verwenden Sie die exakten Platzhalter für Ihre eigene eForm. Sie können auch Feldplatzhalter im generierten Dateinamen verwenden.
Das Einrichtungsanleitung für die Dokumentenerstellung umfasst Vorlagen-Einstellungen, Platzhalter für Felder und Fehlerbehebung.
Was könnte Ihr Team generieren?
Beginnen Sie mit einem Dokument, dessen Struktur weitgehend gleich bleibt, während sich Namen, Daten und andere Details ändern. Dies sind Beispiele, die Sie konfigurieren können:
KundenvereinbarungenSammeln Sie den Namen des Kunden, die Registrierungsnummer, die Adresse, die Kontaktdaten und die Zahlungsbedingungen. Erstellen Sie einen Vertrag unter Verwendung der Formulierung, die Ihr Team vorbereitet hat, und vereinbaren Sie dann eine Prüfung vor der Unterschrift. Weitere Informationen finden Sie Vertragsgenerierung aus Anforderungsformularen.
HR-Briefe und Onboarding-DokumenteVerwenden Sie Felder wie Mitarbeitername, Stellenbezeichnung, Abteilung und Eintrittsdatum, um ein Angebotsschreiben oder Onboarding-Dokument vorzubereiten. Speichern Sie das Ergebnis mit passenden Berechtigungen für den Mitarbeiterordner. Erfahren Sie mehr über die Automatisierung von HR-Onboarding-Dokumenten.
SchulungszertifikateErfassen Sie den Namen des Teilnehmers, den Kurs, das Abschlussdatum und die Referenznummer des Zertifikats. Generieren Sie ein markenkonformes PDF unter Verwendung Ihres Zertifikatslayouts. Das für die Schulung zuständige Team bestätigt den Abschluss; die Vorlage stellt das Dokument bereit. Weitere Informationen finden Sie unter PDF-Zertifikatgenerierung.
Vorfallsberichte und interne AnträgeErstellen Sie aus einem strukturierten Datensatz mit Ereignis, Ort, Datum, verantwortlicher Person und Beschreibung einen einheitlichen Bericht. Eine separate Vorlage kann ausgewählte Werte aus demselben Quelldatensatz als interne Zusammenfassung darstellen.
Behalten Sie die generierte Datei in Ihrem Workflow.
Die Dokumentenerstellung ist ein Schritt. Ein Vertragsentwurf benötigt möglicherweise noch eine Freigabe, ein HR-Schreiben eine Unterschrift. Nach dem Speichern in Folderit wird die Datei zu einem verwalteten Dokument und kann durch Prüfungs- und Freigabeworkflows oder einen elektronischen Signaturprozess gelangen.
Wählen Sie, wer darauf zugreifen kann, bewahren Sie die Versionshistorie auf und überprüfen Sie die Dokumentenaktivität über den Audit-Trail. Wenden Sie die für die Aufzeichnung geeigneten Freigabe- und Aufbewahrungseinstellungen an. Diese Kontrollen werden im Rahmen Ihres Dokumentenmanagement-Prozesses konfiguriert; die Erstellung einer Datei genehmigt oder signiert diese nicht selbst.
Testen Sie den gesamten Ablauf mit einem Beispieldatensatz. Erstellen Sie jedes geplante Ausgabeformat. Prüfen Sie, ob die Platzhalter ersetzt werden, und kontrollieren Sie Seitenumbrüche, Tabellen und Dateinamen. Testen Sie anschließend die Ablage, den E-Mail-Versand oder einen vorgesehenen nachfolgenden Workflow. Prüfen Sie die verfügbaren Pläne und Sicherheitskontrollen bei der Auswahl Ihrer Einrichtung.
Bevor Sie beginnen
Können wir sowohl PDF- als auch Word-Dokumente generieren?
Ja. Aktivieren Sie in den Einstellungen der Dokumentenvorlage PDF, DOCX oder beide Formate. PDF eignet sich zur Weitergabe, DOCX liefert ein bearbeitbares Word-Dokument. Benutzer sehen die für die jeweilige Vorlage aktivierten Erstellungsoptionen.
Können wir ein Word-Dokument als Vorlage hochladen?
Die in Folderit hochgeladene Vorlage muss eine ODT-Datei sein. Erstellen Sie diese in einem Editor, der ODT speichern kann, und überprüfen Sie das Layout sowie die Platzhalter vor dem Hochladen. DOCX ist ein Ausgabeformat, nicht das für diese Einrichtung verwendete Vorlagenformat.
Wird beim Absenden des Formulars automatisch das Dokument erstellt?
Im dokumentierten Ablauf erzeugt das Absenden des eForms einen Datensatz. Anschließend öffnet ein Benutzer diesen Datensatz und wählt Generate PDF oder Generate DOCX. Formularübermittlung und Dokumentenerstellung sind getrennte Schritte.
Können wir aus einem Formular mehrere Dokumenttypen erstellen?
Ja. Verknüpfen Sie mehrere Dokumentvorlagen mit einer eForm und wählen Sie dann die passende Vorlage bei der Erstellung eines Dokuments aus einem ausgefüllten Datensatz aus. Jede Vorlage verfügt über ein eigenes Layout, ein generiertes Dateinamenmuster und verfügbare Ausgabeformate.
Was tun, wenn ein Feld fehlt oder das Layout falsch aussieht?
Prüfen Sie, ob das Quellfeld einen Wert enthält und sein Platzhalter exakt dem Eintrag in Folderits Liste Available form fields entspricht. Lassen Sie Platzhalter ungeteilt. Vereinfachen Sie bei Layoutproblemen die ODT-Vorlage und prüfen Sie beide Ausgabeformate. Die Einrichtungsanleitung enthält eine Test-Checkliste und Fehlerbehebungsmaßnahmen.
Beginnen Sie mit einem Dokument, das Ihr Team jede Woche erstellt.