Software de gestão
documental (DMS)

Organize e encontre documentos, recolha informação com formulários personalizados e automatize aprovações e assinaturas eletrónicas — tudo num sistema fácil de utilizar.

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Principais funcionalidades:
  • Uma fonte central de informação
  • Automatize com confiança
  • Gira os acessos
  • Encontre facilmente
Mais ecológico e sustentável
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Clientes em 86 países
12 anos
RGPD • HIPAA • ISO 27001
Criado na Europa
Funcionalidades Ver funcionalidades

Gestão documental segura: conformidade, controlo de acessos e pesquisa OCR

Gestão documental segura

Armazene qualquer tipo de ficheiro com encriptação, controlo de acessos e apoio aos seus requisitos de conformidade (ISO 27001, RGPD, HIPAA e Cyber Essentials)
Destaques
  • Encriptação de 256 bits
    Protege os seus dados ao convertê-los num código que apenas os utilizadores autorizados podem decifrar, impedindo o acesso não autorizado. Este nível de segurança é utilizado, por exemplo, pelos bancos para proteger informação financeira.
    s Encriptação de 256 bits
  • Autenticação de dois fatores
    A autenticação de dois fatores reforça a segurança ao exigir, além da palavra-passe, um código de verificação de uma aplicação de autenticação.
    s Autenticação de dois fatores
  • SSL/TLS e restrições de IP
    As ligações SSL/TLS encriptam os dados transmitidos entre o seu navegador e os nossos centros de dados, protegendo a informação contra interceção. As restrições de IP acrescentam outra camada de proteção ao limitar os locais a partir dos quais é possível aceder à conta. Assim, tem maior controlo sobre quem pode aceder aos documentos e a partir de onde.
    s SSL/TLS e restrições de IP
  • Política de palavras-passe personalizada
    Os administradores podem definir políticas de palavras-passe com regras de comprimento, complexidade e validade. Podem também exigir a autenticação de dois fatores para reforçar a segurança.
    s Política de palavras-passe personalizada
  • Cópias de segurança triplas
    Os seus dados são armazenados de forma redundante em vários locais, separados por pelo menos 100 km, para reforçar a segurança e a fiabilidade. Mesmo no caso improvável de uma falha num dos locais, os dados mantêm-se protegidos e acessíveis.
    s Cópias de segurança triplas
  • Reciclagem visível apenas aos administradores da conta
    Se um utilizador com permissão de eliminação remover um ficheiro, um administrador pode revê-lo e recuperá-lo, se necessário. Isto acrescenta uma camada de proteção aos dados eliminados.
    s Reciclagem visível apenas aos administradores da conta
  • SSO (Entra ID, Okta, Google)
    Esta integração permite centralizar a gestão de identidades, utilizar o início de sessão único e aplicar políticas de segurança robustas. Os utilizadores acedem aos recursos de forma simples e segura, enquanto os administradores controlam as permissões e a proteção dos dados.
    s SSO (Entra ID, Okta, Google)

Pesquisa OCR e metadados

Encontre documentos rapidamente com pesquisa de texto integral por OCR, metadados personalizados, filtros e ligações entre ficheiros relacionados.
DESTAQUES
  • Pesquisa de texto integral com OCR
    A indexação de conteúdos permite converter documentos digitalizados e imagens em texto pesquisável. Encontre os documentos pelo seu conteúdo, e não apenas pelo nome do ficheiro!
    s Pesquisa de texto integral com OCR
  • Filtros de metadados
    Refine as pesquisas com filtros de metadados, campos personalizados, intervalos de datas, prazos e muito mais. Localize rapidamente ficheiros relevantes segundo critérios específicos, como o estado do projeto, o tipo de documento ou datas importantes.
    s Filtros de metadados
  • Metadados personalizados
    Defina vários tipos de campos de metadados para cada documento, como texto, números, datas e listas pendentes. Esta flexibilidade permite adaptar os atributos às suas necessidades e melhorar a organização, a pesquisa e a gestão dos ficheiros.
    s Metadados personalizados
  • Associe ficheiros e pastas relacionados
    A associação de recursos permite ligar ficheiros, pastas e ligações externas dentro do sistema, criando uma rede de documentos e recursos relacionados.
    s Associe ficheiros e pastas relacionados
  • Histórico de versões ilimitado
    O controlo de versões guarda as alterações efetuadas a um documento, sem limite do número de versões armazenadas. Com a integração do Office 365, o controlo de versões é automático.
    s Histórico de versões ilimitado

Automatização de fluxos de trabalho e controlo documental

Automatize aprovações, revisões, confirmações de leitura, assinaturas eletrónicas e controlo documental com fluxos visuais, modelos reutilizáveis, lembretes, políticas de conservação e ações automáticas.
DESTAQUES
  • Automatização personalizada de fluxos de trabalho
    Crie fluxos sequenciais, paralelos ou personalizados com várias etapas no editor visual. Combine aprovações, revisões, confirmações de leitura, assinaturas eletrónicas, preenchimento de formulários e pontuação num único fluxo, com instruções e prazos individuais para cada participante. Os utilizadores também podem pedir esclarecimentos antes de tomar uma decisão.
    s Automatização personalizada de fluxos de trabalho
  • Fluxos de assinatura eletrónica
    Envie documentos para assinaturas eletrónicas juridicamente vinculativas através da Folderit eSign ou ligue o DocuSign. As tarefas de assinatura podem ser combinadas com aprovações e outras etapas do fluxo. A Folderit também permite a assinatura digital ASIC-E com cartão de identificação, Smart-ID e Mobile-ID nos países europeus compatíveis.
    s Fluxos de assinatura eletrónica
  • Fluxos de confirmação de leitura de políticas
    Distribua políticas, procedimentos, instruções de segurança e outros documentos controlados para confirmação de leitura obrigatória. A Folderit regista quem recebeu, visualizou e confirmou a leitura de cada documento, disponibilizando um registo de auditoria claro e um resumo do fluxo para apoiar requisitos ISO, regulamentares e internos.
    s Fluxos de confirmação de leitura de políticas
  • Modelos de fluxos e acionadores automáticos
    Guarde os fluxos utilizados com frequência como modelos reutilizáveis e inicie-os sem recriar cada processo. Os fluxos também podem começar automaticamente quando um documento é adicionado a uma pasta. Depois de concluídos, os documentos podem ser movidos automaticamente para outra pasta e seguir para a etapa seguinte.
    s Modelos de fluxos e acionadores automáticos
  • Lembretes
    Defina lembretes para utilizadores e grupos, agendando notificações com uma mensagem personalizada e uma ligação para o recurso relevante. Escolha a data, a hora e a repetição para manter todos informados e acompanhar tarefas como revisões de documentos ou atualizações de políticas.
    s Lembretes
  • Numeração automática de documentos
    Atribua automaticamente números de documento consistentes com esquemas personalizados que podem incluir contadores, datas, texto fixo e valores de metadados. Configure regras diferentes para cada pasta ou tipo de documento, apoiando um controlo documental estruturado.
    s Numeração automática de documentos
  • Automatização das políticas de conservação
    Defina prazos automáticos de conservação para ficheiros ou pastas antes do seu arquivo ou eliminação. A configuração pode ser feita por ficheiro ou por pasta, para cumprir as políticas de conservação definidas.
    s Automatização das políticas de conservação
  • Importação de e-mail para pastas
    Cada pasta da Folderit pode ter um endereço de e-mail exclusivo. Envie anexos diretamente para a pasta pretendida e guarde os dados do remetente, o assunto e o conteúdo do e-mail como metadados, facilitando a organização e a pesquisa. É uma opção prática para digitalização para e-mail ou para guardar documentos de forma rápida e segura.
    s Importação de e-mail para pastas
  • Histórico e resumos dos fluxos de trabalho
    Consulte os fluxos concluídos, pendentes e enviados, incluindo as decisões dos participantes, comentários, datas e horas, assinaturas e pedidos de esclarecimento. Os processos concluídos podem incluir documentação de resumo descarregável para fins de auditoria e conformidade.
    s Histórico e resumos dos fluxos de trabalho

Controlo de acessos baseado em funções (RBAC)

Partilhe ficheiros e pastas em segurança, com permissões detalhadas para utilizadores, grupos e ligações seguras.
NÍVEIS DE PERMISSÃO
  • Apenas pré-visualização
    Este nível de permissão permite visualizar documentos dentro do sistema, sem imprimir, descarregar, editar ou selecionar e copiar texto.
    s Apenas pré-visualização
  • Apenas carregamento
    Este nível de permissão permite adicionar novos ficheiros a um local definido sem visualizar o conteúdo existente. É útil quando é necessário receber documentos sem conceder acesso a outros ficheiros confidenciais.
    s Apenas carregamento
  • Pré-visualização e transferência
    Este nível de permissão permite visualizar documentos, bem como imprimi-los e descarregá-los.
    s Pré-visualização e transferência
  • Editor
    Este nível de permissão dá controlo total sobre o recurso partilhado, incluindo a visualização, edição, eliminação e gestão dos ficheiros e das definições.
    s Editor
  • Permissões detalhadas (personalizadas)
    Controle com precisão as ações dos utilizadores: mostrar ou ocultar o registo de auditoria, permitir apenas a edição online ou restringir transferências e outras atividades. Esta flexibilidade permite adequar o acesso de cada pessoa à sua função e às necessidades de segurança do recurso partilhado.
    s Permissões detalhadas (personalizadas)

Registos de auditoria, painéis e relatórios

Acompanhe a atividade no seu DMS através de painéis, relatórios e registos de auditoria completos, com informação para apoiar a conformidade e analisar as ações realizadas.
DESTAQUES
  • Painéis e relatórios
    Acompanhe a atividade documental da organização no painel de administração, incluindo ficheiros duplicados, fluxos pendentes, prazos de conservação, documentos a vencer e uma visão geral de todos os conteúdos. Os utilizadores dispõem também de painéis pessoais para tarefas recebidas, fluxos enviados e pendentes e decisões arquivadas. Exporte relatórios em Excel, ODS, CSV e PDF.
    s Painéis e relatórios
  • Registos de auditoria completos
    Acompanhe a atividade dos utilizadores e do sistema em ficheiros, pastas, fluxos de trabalho e em toda a organização, incluindo ações de intervenientes externos. Cada ação é registada com data, hora e informações do utilizador relevante, criando um histórico para apoiar a conformidade, investigações e acompanhamento interno. Exporte os registos em formatos como Excel, CSV e PDF para relatórios e análise.
    s Registos de auditoria completos
  • Visão geral dos acessos partilhados
    Consulte num único local os documentos e pastas partilhados com utilizadores, grupos e destinatários externos. Os administradores podem rever permissões, identificar ligações públicas ativas, acompanhar acessos e revogar partilhas que já não sejam necessárias.
    s Visão geral dos acessos partilhados
  • Notificações e acompanhamento de alterações
    Os utilizadores podem escolher as notificações que recebem e acompanhar alterações em ficheiros ou pastas selecionados. Os alertas podem abranger atualizações de documentos, pedidos de fluxos de trabalho, aprovações, assinaturas, lembretes, partilhas e outros eventos relevantes.
    s Notificações e acompanhamento de alterações

Integrações, eForms e geração de documentos

Amplie o seu DMS com formulários eletrónicos personalizados, gestão de registos e integrações como Microsoft 365, Outlook e DocuSign, para o trabalho diário das equipas.
DESTAQUES
  • Formulários eletrónicos personalizados
    Crie formulários personalizados para relatórios de incidentes, pedidos ou registos. Em vez de carregar um ficheiro, os utilizadores preenchem campos e cada submissão fica guardada como um registo estruturado. Estes registos são pesquisáveis e estão sujeitos a permissões de acesso.
    s Formulários eletrónicos personalizados
  • Filiais e subsidiárias
    Crie espaços de trabalho separados para cada empresa ou localização, com os seus próprios utilizadores, funções e, opcionalmente, administradores. Assim, cada equipa vê apenas o que lhe compete. Alterne entre espaços com um clique, mantendo os controlos de segurança e os registos de auditoria.
    s Filiais e subsidiárias
  • Integração com o Microsoft Office 365
    Esta integração incorporada permite criar e editar ficheiros Word, Excel e PowerPoint diretamente na Folderit.
    s Integração com o Microsoft Office 365
  • Suplemento do Outlook
    Este suplemento permite enviar e-mails selecionados diretamente do Outlook para qualquer pasta escolhida na Folderit.
    s Suplemento do Outlook
  • Integração com o DocuSign
    Inicie fluxos DocuSign diretamente na Folderit e receba automaticamente os documentos assinados de volta no sistema.
    s Integração com o DocuSign
  • Compatível com telemóveis e tablets
    A Folderit DMS está otimizada para utilização em telemóveis e tablets, proporcionando uma experiência consistente entre dispositivos. Gira documentos, trate de aprovações ou consulte relatórios com navegação intuitiva e acesso às funcionalidades em mobilidade.
    s Compatível com telemóveis e tablets
  • Aplicação de ambiente de trabalho
    A Folderit Sync é uma aplicação de ambiente de trabalho para Windows que sincroniza os ficheiros entre os seus computadores, permitindo aceder aos documentos atualizados online e offline. Facilita a gestão dos ficheiros diretamente no computador, mantendo os dados sincronizados e protegidos.
    s Aplicação de ambiente de trabalho
  • Guardar e incorporar URLs
    Guarde e incorpore URLs externos na Folderit, abrindo-os num iframe ou num separador separado. Associe estes URLs a outros itens, acrescente metadados e gira-os como qualquer outro documento.
    s Guardar e incorporar URLs
  • Marcas de água
    As marcas de água dinâmicas acrescentam uma camada de segurança aos documentos. Informações como o nome de quem visualiza, a data e a hora são aplicadas automaticamente nas pré-visualizações e transferências, apoiando a rastreabilidade e dissuadindo partilhas não autorizadas. Disponível como aquisição separada.
    s Marcas de água
  • Geração de documentos a partir de modelos
    Crie documentos PDF e DOCX a partir de dados estruturados dos eForms, utilizando modelos ODT reutilizáveis. Gere contratos, certificados, faturas, documentos de RH e relatórios, e depois guarde-os, descarregue-os, envie-os por e-mail ou encaminhe-os através de fluxos de trabalho.
    s Geração de documentos a partir de modelos

Uma solução mais sustentável e ecológica para a gestão documental.

O sistema de gestão documental seguro da Folderit está disponível na AWS, onde a Amazon compensa 100% do consumo de eletricidade com energia renovável, e nas suas instalações com as mesmas capacidades. Conheça o que mais fazemos no âmbito do nosso programa de responsabilidade social empresarial.

Gestão documental sustentável
Gráfico comparativo do tempo de execução de tarefas em sistemas de gestão documental
Gaste menos tempo a gerir documentos

A Folderit é o DMS mais fácil de utilizar do mundo. Poupe tempo e dinheiro.

Dedicamo-nos aos nossos clientes e trabalhamos todos os dias para oferecer um software de gestão documental diferente pelos motivos certos: simples de utilizar, fiável e pensado para quem valoriza a segurança, a privacidade e a eficiência. Com a nossa interface intuitiva premiada, organize, aprove e assine documentos rapidamente. A Folderit ajuda as equipas a avançar para processos sem papel.

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Testemunhos de clientes

Confiança e satisfação. ❤️ Em todo o mundo.

A Folderit DMS é fácil de utilizar, segura e acessível. Juntamente com a nossa excelente equipa de apoio, é exatamente o que os nossos clientes procuram!

  • "Utilizamos a Folderit EDMS há cinco anos, com total satisfação, para guardar documentos relacionados com o nosso sistema de gestão da qualidade (SGQ). A Folderit é incrivelmente fácil de utilizar, segura e acessível, e permite-nos aceder aos documentos em qualquer lugar e a qualquer momento."
    Sjoerd K. / Diretor-geral
    MedCat / Países Baixos
  • "A Folderit DMS transformou o trabalho da nossa equipa de contas a pagar. Começámos a utilizá-la para organizar faturas e recibos, e tornou tudo muito mais fácil. Os campos de metadados são muito práticos: podemos identificar tudo com os nomes dos fornecedores, datas e montantes, o que facilita imenso encontrar a informação mais tarde."
    Paul K. / Diretor de operações
    Crabtree’s Carpet & Flooring / EUA
  • “Comecei a utilizar a versão de avaliação há poucos dias e tenho de dizer que este é um dos melhores softwares que já utilizei. Intuitivo, inteligente e cheio de capacidades que vamos descobrindo. Tudo está no sítio certo, e até a faturação e os planos são transparentes.”
    PHIL B.
    Reino Unido
  • "Gostaria de partilhar que fico sempre satisfeita com o vosso apoio ao cliente. Sempre que tenho dúvidas, respondem rapidamente, esclarecem as minhas questões e prestam uma excelente ajuda."
    LAURA S.
    Austrália
  • "Para nós, utilizar a Folderit fez toda a diferença. Sendo uma empresa sediada no Chile, também era essencial poder configurar o programa em espanhol. Em suma, tem sido uma excelente ferramenta de produtividade e organização para a nossa empresa."
    Christian C. / Diretor-geral
    Santa Maria / Chile
  • "Dirijo uma pequena consultora internacional e escolhemos recentemente a Folderit como sistema de gestão eletrónica dos nossos documentos jurídicos. Parabéns por criarem um produto tão fantástico, fluido e fácil de utilizar para pequenas e médias empresas. É realmente fantástico."
    ROB L.
    Países Baixos
  • “Estou impressionado com o vosso produto, com a sua simplicidade e com a excelente interface que a vossa equipa criou.”
    HARSHVARDHAN S.
    Reino Unido
  • “Este software é brilhante, muito fácil de utilizar e, ao mesmo tempo, muito poderoso!”
    THOMAS R.
    Reino Unido
  • "Já agora, parabéns pelo excelente software que criaram. Convenceu-me à primeira vista :-)"
    DUARTE G. H.
    Portugal
  • "Fantástico — é um serviço excelente e, até agora, estamos MUITO satisfeitos. E, claro, também com a excelente atitude da equipa de apoio!"
    MIKE L.
    Austrália

Está em boa companhia. Junte-se a milhares de organizações na Folderit.

Organizações de mais de 86 países confiam na gestão documental segura da Folderit na nuvem para trabalhar sem papel todos os dias.

Perguntas frequentes

Plataformas DMS como a Folderit centralizam os ficheiros num repositório online seguro, evitando trocas manuais de e-mails e limitações do armazenamento local. As funcionalidades de colaboração em tempo real — incluindo reserva e libertação de documentos, histórico de versões e notificações automáticas — simplificam os processos de aprovação, reduzem o trabalho duplicado e melhoram a produtividade da equipa.

Um DMS seguro deve incluir permissões detalhadas, registos de auditoria que indiquem quem acedeu, editou ou partilhou cada documento, e políticas automáticas de conservação. Procure arquiteturas alinhadas com a ISO-27001 e com o RGPD, além de exportação simples de relatórios para apoiar as auditorias regulamentares.

Sim. A Folderit disponibiliza uma API RESTful para desenvolver integrações personalizadas com CRM, ERP e outros sistemas empresariais e de produtividade, incluindo plataformas como Salesforce, HubSpot, SAP, Microsoft Dynamics e Google Workspace. Existem integrações incorporadas para Microsoft 365, DocuSign, Microsoft Entra ID e Okta. Conforme a integração, os documentos e dados associados podem ser transferidos automaticamente entre a Folderit e os seus sistemas, reduzindo carregamentos, transferências e introdução de dados duplicados.

Os planos de subscrição flexíveis da Folderit começam no económico plano Mini para pequenas equipas e podem evoluir para soluções Enterprise de gestão documental com automatização avançada de fluxos, capacidade de armazenamento e utilizadores configurável, opções de implementação e apoio dedicado. À medida que a organização cresce, o plano Folderit pode ser ajustado para acomodar mais utilizadores, armazenamento e requisitos de negócio.

Quando um utilizador guarda alterações, a Folderit regista uma nova versão com metadados, como o editor, a data e hora e os comentários, para permitir a rastreabilidade. Os utilizadores podem comparar versões, recuperar versões anteriores e deixar comentários. Os mecanismos de reserva e libertação de documentos evitam conflitos de edição, ajudando a equipa a trabalhar sempre com o documento atualizado.