Workflow-Vorlagen verwenden

Mit Workflow-Vorlagen können Sie häufig verwendete Genehmigungs-, Bestätigungs-, Unterzeichnungs- und andere Workflow-Prozesse speichern, sodass Benutzer sie starten können, ohne den Workflow jedes Mal neu erstellen zu müssen.

Sie sind nützlich für Kaufgenehmigungen, Vertragsunterzeichnungen, Richtlinienbestätigungen, Rechnungsprüfungen, Mitarbeitereingliederung, Vorfallbearbeitung, Dokumentfreigaben und andere wiederholbare Geschäftsprozesse.

Erstellen Sie eine Workflow-Vorlage

Gehen Sie zu:
Verwaltungstools → Workflows → Vorlagen → Workflow-Vorlage hinzufügen

Geben Sie einen eindeutigen Namen ein, der Benutzern hilft, den Zweck des Workflows zu verstehen. Zum Beispiel: ‘Purchase Request Approval and Signing’

Wählen Sie die Workflow-Reihenfolge

Wählen Sie aus, wie der Workflow fortschreiten soll:

• Parallel – alle Empfänger erhalten ihre Aufgaben gleichzeitig.
• Seriell – jeder Empfänger erhält die Aufgabe erst, nachdem der vorherige Empfänger sie abgeschlossen hat.
• Benutzerdefiniert – Erstellen Sie mehrere Phasen und kombinieren Sie parallele und serielle Verarbeitung in einem Workflow.

Verwenden Sie Benutzerdefiniert, wenn ein Element zunächst von mehreren Personen überprüft und dann zur Unterzeichnung oder einer anderen Aktion an einen anderen Empfänger weitergeleitet werden muss.

Wählen Sie die Workflow-Methoden aus

Wählen Sie die Methoden aus, die in der Vorlage verwendet werden können:

• Freigabe
• Kenntnisnahme
• E-Signatur
• Alle benutzerdefinierten Workflow-Methoden, die für Ihr Konto erstellt wurden

Verschiedene Methoden können im selben benutzerdefinierten Workflow kombiniert werden. Beispielsweise können mehrere Empfänger in Phase 1 eine Kaufanfrage genehmigen, gefolgt von einer E-Signatur-Aufgabe für den CFO in Phase 2.

Wählen Sie aus, wo die Vorlage verwendet werden kann

Wählen Sie unter Verfügbar für die Elementtypen aus, für die die Workflow-Vorlage verfügbar sein soll:

• Datei – macht die Vorlage für einzelne Dateien verfügbar.
• Ordner – stellt die Vorlage für Ordner und Workflow-Automatisierungen auf Ordnerebene zur Verfügung.
• Link – stellt die Vorlage für Linkelemente zur Verfügung.

Sie können die Workflow-Vorlage auch auf einen bestimmten eForm-Datentyp beschränken, z. B. einen Vorfallbericht oder eine Kaufanfrage. Dadurch wird sichergestellt, dass Benutzer nur Workflow-Vorlagen sehen, die für das Element relevant sind, mit dem sie arbeiten.

Empfänger hinzufügen

Klicken Sie auf + User oder + Group, um Empfänger zum Workflow hinzuzufügen.

Für jeden Empfänger:

1. Geben Sie den Empfänger ein oder wählen Sie ihn aus.
2. Wählen Sie die Workflow-Methode aus, die sie abschließen müssen.
3. Fügen Sie eine optionale Notiz hinzu, in der erklärt wird, was überprüft oder getan werden soll.
4. Wählen Sie aus, welche Informationen der Empfänger sehen darf.

Zu den Sichtbarkeitsoptionen gehören:

• Metadaten anzeigen:
• Verknüpfte Elemente anzeigen:
• Diesem Empfänger die Empfängerliste anzeigen

Empfängernotizen können für jeden Teilnehmer unterschiedlich sein. Beispielsweise könnte ein Abteilungsleiter gebeten werden, den betrieblichen Bedarf zu bestätigen, während die Finanzabteilung gebeten werden könnte, das verfügbare Budget zu überprüfen.

Erstellen Sie einen benutzerdefinierten Workflow

In einem benutzerdefinierten Workflow werden Empfänger in nummerierte Phasen eingeteilt.

Empfänger innerhalb derselben Stufe mit der gleichen Nummer arbeiten parallel. Die nächste Stufe beginnt erst, nachdem die aktuelle Stufe erfolgreich abgeschlossen wurde.

Im folgenden Beispiel:

• Stufe 1 enthält drei Genehmigungsempfänger.
• Stufe 2 enthält einen eSign-Empfänger.
• Die eSign-Aufgabe startet erst, nachdem Stufe 1 ihre Akzeptanzregel erfüllt.

Konfigurieren Sie Annahme- und Ablehnungsregeln

Klicken Sie für eine Phase mit mehreren parallelen Empfängern auf das Einstellungssymbol in der Phasenzusammenfassung, um festzulegen, wie viele Empfänger akzeptieren müssen und wie viele Ablehnungen dazu führen, dass die Phase fehlschlägt.

Sie können wählen, wie viele Akzeptanzen erforderlich sind:

• Alle Empfänger
• Feste Anzahl
• Prozentsatz

Sie können auch auswählen, wann die Phase aufgrund von Ablehnungen fehlschlagen soll:

• Feste Anzahl
• Prozentsatz

Zum Beispiel:

2 Annahmen erforderlich · schlägt bei 2 Ablehnungen fehl

Bei drei Gutachtern bedeutet dies, dass die Phase erfolgreich ist, wenn zwei beliebige Empfänger zustimmen. Es schlägt fehl, wenn zwei Empfänger ablehnen. Der Workflow wird dann je nach Ergebnis entweder mit der nächsten Stufe fortgesetzt oder gestoppt.

Eine Phase mit nur einem Empfänger benötigt keinen separaten Akzeptanzschwellenwert, da dieser Empfänger die zugewiesene Aufgabe abschließen muss.

Empfänger neu anordnen oder entfernen

Verwenden Sie den Ziehpunkt neben einem Empfänger, um seine Position zu ändern oder ihn zwischen den Phasen zu verschieben.

Verwenden Sie das Papierkorbsymbol, um einen Empfänger zu entfernen.

Überprüfen Sie vor dem Speichern die nummerierten Stufenindikatoren, um sicherzustellen, dass alle Empfänger in den richtigen Stufen gruppiert sind.

Speichern Sie die Workflow-Vorlage

Klicken Sie auf Sichern, wenn die Workflow-Struktur vollständig ist.

Die Vorlage kann dann ausgewählt werden, wenn ein Workflow für eine unterstützte Datei, einen Ordner, einen Link oder einen eForm-Datensatz gestartet wird. Gegebenenfalls kann es auch in der Workflow-Automatisierung eingesetzt werden.

Beispielanwendungsfall

Eine Kaufanfrage kann diesem Prozess folgen:

1. Der Abteilungsleiter, Finanzen und Einkauf erhalten gleichzeitig Genehmigungsaufgaben.
2. Zwei beliebige Genehmigungen reichen aus, um fortzufahren.
3. Zwei Ablehnungen stoppen den Prozess.
4. Nachdem die erforderlichen Genehmigungen eingegangen sind, erhält der CFO das Element zur endgültigen elektronischen Signatur.

Dies reduziert unnötige Verzögerungen und stellt gleichzeitig sicher, dass die Anfrage die erforderliche Prüfung und endgültige Genehmigung erhält.