Система керування документами
(DMS)

Упорядковуйте й знаходьте документи, збирайте інформацію через власні форми, автоматизуйте погодження та електронне підписання — в одній зручній системі.

Спробувати безкоштовно! Оглядове відео!
Зв’язатися з відділом продажів
Основні можливості:
  • Єдине джерело актуальних даних
  • Надійна автоматизація
  • Керуйте доступом
  • Знаходьте легко
Більш сталий підхід
Зв’язатися з відділом продажів
Клієнти у 86 країнах
12 років
GDPR • HIPAA • ISO 27001
Створено в Європі
Можливості Переглянути можливості

Захищене керування документами: відповідність вимогам, контроль доступу та пошук OCR

Захищене керування документами

Зберігайте файли будь-якого типу, застосовуючи шифрування, контроль доступу й інструменти для виконання вимог ISO 27001, GDPR, HIPAA та Cyber Essentials.
Ключові можливості
  • 256-бітне шифрування
    Це захищає дані, перетворюючи їх на код, який можуть розшифрувати лише авторизовані користувачі, і запобігає несанкціонованому доступу. Наприклад, банки застосовують такий рівень захисту фінансової інформації.
    s 256-бітне шифрування
  • Двофакторна автентифікація
    2FA посилює захист: окрім пароля, для входу потрібен код із застосунку автентифікації.
    s Двофакторна автентифікація
  • SSL/TLS та обмеження за IP
    З’єднання Secure Sockets Layer шифрують дані між браузером і нашими центрами обробки даних, зберігаючи їхню конфіденційність і захищаючи від перехоплення. Обмеження за IP додають захист, визначаючи, звідки можна входити до облікового запису. Так ви ще точніше контролюєте, хто й звідки отримує доступ до документів.
    s SSL/TLS та обмеження за IP
  • Власна політика паролів
    Адміністратори можуть установлювати вимоги до довжини, складності та строку дії паролів. Також можна вимагати двофакторну автентифікацію для посилення захисту.
    s Власна політика паролів
  • Резервні копії у трьох місцях
    Дані надлишково зберігаються в кількох місцях, віддалених одне від одного щонайменше на 100 км, для максимальної безпеки й надійності. Навіть у малоймовірному разі збою одного майданчика дані залишаються захищеними та доступними.
    s Резервні копії у трьох місцях
  • Кошик видимий лише адміністраторам облікового запису
    Навіть якщо користувач із правом видалення прибере файл, його можна буде перевірити й за потреби відновити. Це додатковий рівень захисту всіх видалених даних.
    s Кошик видимий лише адміністраторам облікового запису
  • Єдиний вхід SSO: Entra ID, Okta, Google
    Інтеграція дає змогу централізовано керувати ідентичностями, використовувати єдиний вхід і застосовувати політики безпеки. Користувачі зручно отримують доступ до ресурсів, а адміністратори контролюють права й захист даних.
    s Єдиний вхід SSO: Entra ID, Okta, Google

Пошук OCR і метадані

Швидко знаходьте документи за допомогою повнотекстового пошуку OCR, власних метаданих, фільтрів і зв’язків між файлами.
КЛЮЧОВІ МОЖЛИВОСТІ
  • Повнотекстовий пошук OCR
    Індексування вмісту перетворює текст сканованих документів і зображень на доступний для пошуку. Знаходьте документи за вмістом, а не лише за назвою!
    s Повнотекстовий пошук OCR
  • Фільтри метаданих
    Уточнюйте пошук за метаданими, власними полями, діапазонами дат, строками та іншими критеріями. Це допомагає швидко знаходити файли за статусом проєкту, типом документа чи важливою датою.
    s Фільтри метаданих
  • Власні метадані
    Створюйте поля різних типів: текст, числа, дати й розкривні списки. Адаптуйте набір даних до своїх потреб, щоб упорядковувати документи, знаходити їх і зручніше керувати файлами.
    s Власні метадані
  • Зв’язки між файлами й папками
    Пов’язуйте файли, папки та зовнішні посилання в системі, створюючи мережу взаємопов’язаних документів і ресурсів.
    s Зв’язки між файлами й папками
  • Необмежена історія версій
    Історія версій автоматично зберігає кожну зміну документа без обмеження кількості версій. Під час використання інтеграції з Office 365 версії зберігаються автоматично.
    s Необмежена історія версій

Автоматизація процесів і контроль документів

Автоматизуйте погодження, перевірку, підтвердження ознайомлення, електронне підписання й контроль документів за допомогою візуальних процесів, шаблонів, нагадувань, правил зберігання та автоматичних дій.
КЛЮЧОВІ МОЖЛИВОСТІ
  • Власні автоматизовані процеси
    Створюйте послідовні, паралельні або багатокрокові процеси у візуальному редакторі. Поєднуйте погодження, перевірку, ознайомлення, електронне підписання, заповнення форм і оцінювання, задаючи кожному учаснику інструкції та строки. Перед ухваленням рішення користувачі можуть попросити уточнення.
    s Власні автоматизовані процеси
  • Процеси електронного підписання
    Надсилайте документи на юридично обов’язковий електронний підпис через Folderit eSign або інтеграцію з DocuSign. Завдання підписання можна поєднувати з погодженням та іншими етапами. Folderit також підтримує цифрове підписання ASiC-E з ID-карткою, Smart-ID і Mobile-ID у підтримуваних європейських країнах.
    s Процеси електронного підписання
  • Ознайомлення з внутрішніми правилами
    Поширюйте правила, процедури, інструкції з безпеки та інші контрольовані документи для обов’язкового підтвердження ознайомлення. Folderit реєструє, хто отримав, переглянув і підтвердив документ, та надає зрозумілий журнал аудиту й підсумок процесу для ISO, регуляторних і внутрішніх вимог.
    s Ознайомлення з внутрішніми правилами
  • Шаблони процесів та автоматичний запуск
    Зберігайте типові робочі процеси як шаблони й запускайте їх без повторного налаштування. Процес також може запускатися автоматично після додавання документа в папку, а опрацьовані документи — автоматично переміщуватися до наступної папки за налаштованими правилами.
    s Шаблони процесів та автоматичний запуск
  • Нагадування
    Створюйте нагадування для користувачів і груп із власним текстом та посиланням на ресурс. Обирайте дату, час і повторення, щоб команда вчасно переглядала документи, оновлювала правила та виконувала інші завдання.
    s Нагадування
  • Автоматична нумерація документів
    Автоматично призначайте номери за власними схемами з лічильниками, датами, незмінним текстом і значеннями метаданих. Для різних папок і типів документів можна налаштувати окремі правила нумерації.
    s Автоматична нумерація документів
  • Автоматизація правил зберігання
    Задавайте автоматичні графіки зберігання файлів або папок до їх архівування чи видалення. Їх можна налаштувати для окремих файлів і папок, забезпечуючи дотримання правил зберігання.
    s Автоматизація правил зберігання
  • Імпорт із пошти до папки
    Кожній папці Folderit можна призначити власну електронну адресу. Надсилайте вкладення безпосередньо до потрібної папки, зберігаючи дані відправника, тему й текст листа як метадані. Це зручно для сканування на пошту та швидкого впорядкування отриманих документів.
    s Імпорт із пошти до папки
  • Історія та підсумки процесів
    Переглядайте завершені, очікувані й надіслані процеси разом із рішеннями учасників, коментарями, часом дій, підписами та запитами на уточнення. Для завершених процесів можуть бути доступні підсумкові документи для аудиту й перевірок.
    s Історія та підсумки процесів

Доступ на основі ролей (RBAC)

Надавайте спільний доступ до файлів і папок, використовуючи детальні права для користувачів, груп і захищених посилань.
РІВНІ ДОСТУПУ
  • Лише попередній перегляд
    Цей рівень дозволяє переглядати документи в системі без можливості друкувати, завантажувати, редагувати або навіть виділяти й копіювати текст.
    s Лише попередній перегляд
  • Лише додавання файлів
    Користувач може додавати нові файли до визначеного місця, не отримуючи доступу до вже наявного вмісту. Це зручно для збирання документів без розкриття іншої чутливої інформації.
    s Лише додавання файлів
  • Перегляд і завантаження
    Цей рівень дозволяє переглядати документи, друкувати їх і завантажувати копії.
    s Перегляд і завантаження
  • Редактор
    Цей рівень надає повний контроль над спільним ресурсом, зокрема можливість переглядати, редагувати, видаляти й упорядковувати файли та налаштування.
    s Редактор
  • Детальні власні права
    Точно керуйте діями користувачів: змінюйте видимість журналу аудиту, дозволяйте лише редагування онлайн, обмежуйте завантаження чи інші операції. Така гнучкість забезпечує точну відповідність доступу ролі користувача й вимогам безпеки ресурсу.
    s Детальні власні права

Журнал аудиту, панелі та звіти

Отримуйте повний огляд системи документів через панелі, звіти й докладний журнал аудиту, щоб підтверджувати відповідність і відстежувати кожну дію.
КЛЮЧОВІ МОЖЛИВОСТІ
  • Панелі та звітність
    Адміністратори бачать активність організації: дублікати файлів, очікувані процеси, строки зберігання, прострочені документи та огляд вмісту. Особисті панелі користувачів показують вхідні завдання, надіслані й очікувані процеси та архів рішень. Звіти можна експортувати в Excel, ODS, CSV і PDF.
    s Панелі та звітність
  • Докладний журнал аудиту
    Журнал аудиту реєструє всі дії користувачів, зовнішніх учасників і системи з файлами, папками, робочими процесами та всією організацією. Кожен запис містить час і відповідні відомості про користувача, створюючи надійну основу для перевірок відповідності, розслідувань і внутрішнього моніторингу. Дані можна експортувати, зокрема в Excel, CSV та PDF, для звітності й аналізу.
    s Докладний журнал аудиту
  • Огляд спільного доступу
    В одному поданні переглядайте файли й папки, доступні користувачам, групам і зовнішнім одержувачам. Адміністратори можуть перевіряти права, знаходити активні публічні посилання та припиняти надання доступу, коли він більше не потрібен.
    s Огляд спільного доступу
  • Сповіщення та відстеження змін
    Користувачі обирають потрібні сповіщення й можуть стежити за змінами у вибраних файлах і папках. Повідомлення можуть стосуватися оновлень, запитів на погодження, підписів, нагадувань, спільного доступу та інших підтримуваних подій.
    s Сповіщення та відстеження змін

Інтеграції, електронні форми та створення документів

Розширюйте роботу з документами завдяки власним електронним формам, структурованим записам та інтеграціям із Microsoft 365, Outlook і DocuSign для щоденних завдань команд.
КЛЮЧОВІ МОЖЛИВОСТІ
  • Власні електронні форми
    Створюйте форми для повідомлень про інциденти, запитів або реєстрів. Користувачі заповнюють поля замість додавання готового файлу, а кожне подання зберігається як структурований запис із пошуком і контрольованими правами доступу.
    s Власні електронні форми
  • Філії та дочірні компанії
    Створюйте окремі робочі середовища для компаній або підрозділів із власними користувачами, ролями й за потреби адміністраторами. Команди бачать лише дозволені ресурси, а перемикання між середовищами зберігає налаштований контроль доступу й аудит.
    s Філії та дочірні компанії
  • Інтеграція з Microsoft Office 365
    Вбудована інтеграція дозволяє користувачам створювати й редагувати файли Word, Excel і PowerPoint безпосередньо у Folderit.
    s Інтеграція з Microsoft Office 365
  • Надбудова Outlook
    Надсилайте вибрані електронні листи з Outlook безпосередньо до потрібної папки Folderit за допомогою надбудови.
    s Надбудова Outlook
  • Інтеграція з DocuSign
    Запускайте процеси DocuSign безпосередньо у Folderit та автоматично отримуйте підписані документи назад до системи.
    s Інтеграція з DocuSign
  • Зручно на телефонах і планшетах
    Folderit повністю адаптована до телефонів і планшетів та забезпечує узгоджену роботу на різних пристроях. Керуйте документами, виконуйте погодження й переглядайте звіти завдяки інтуїтивній навігації та повній функціональності в дорозі.
    s Зручно на телефонах і планшетах
  • Застосунок для комп’ютера
    Folderit Sync — застосунок для комп’ютера, який синхронізує файли між вашими ПК, забезпечуючи доступ до актуальних документів онлайн і без інтернету. Зручно керуйте файлами просто з робочого столу, зберігаючи дані синхронізованими й захищеними.
    s Застосунок для комп’ютера
  • Зберігання та вбудовування посилань
    Зберігайте й вбудовуйте зовнішні URL у Folderit, відкриваючи їх в iframe або окремій вкладці. Посилання можна пов’язувати з іншими ресурсами, доповнювати метаданими та керувати ними як іншими документами.
    s Зберігання та вбудовування посилань
  • Водяні знаки
    Динамічні водяні знаки додають рівень захисту документів. Під час перегляду й завантаження автоматично додаються ім’я користувача, дата та час, забезпечуючи відстежуваність і стримуючи несанкціоноване поширення. Функція купується окремо.
    s Водяні знаки
  • Створення документів із шаблонів
    Створюйте PDF і DOCX зі структурованих даних електронних форм за багаторазовими шаблонами ODT. Генеруйте договори, довідки, рахунки, кадрові документи та звіти, а потім зберігайте, завантажуйте, надсилайте поштою чи передавайте їх у робочі процеси.
    s Створення документів із шаблонів

Більш сталий підхід до керування документами.

Захищена система керування документами Folderit доступна в AWS, де Amazon покриває 100% споживання електроенергії відновлюваною енергією, а також на власних серверах із тими самими можливостями. Дізнайтеся, що ще ми робимо в межах нашої соціальну відповідальність та відповідні ініціативи.

Стале керування електронними документами
Найзручніша у світі система електронних документів
Витрачайте менше часу на керування документами

Folderit — це найзручніша система керування документами у світі. Заощаджує ваш час і кошти.

Ми щиро дбаємо про клієнтів і щодня створюємо систему керування документами, яка вирізняється саме тим, що важливо: простотою, надійністю й увагою до людей, які цінують безпеку, приватність та ефективність. Відзначений нагородами інтуїтивний інтерфейс дозволяє впорядковувати, погоджувати й підписувати документи швидше, ніж будь-яке порівнянне програмне забезпечення, тож Folderit ідеально підходить командам, які переходять до роботи без паперу.

Спробувати безкоштовно!
Відгуки клієнтів

Довіра й прихильність у всьому світі. ❤️

Folderit поєднує зручність, безпеку й доступну вартість. Разом із допомогою нашої команди підтримки це саме те, що шукають клієнти!

  • «Ми вже п’ять років із повним задоволенням користуємося Folderit EDMS для зберігання документів нашої системи керування якістю (QMS). Folderit надзвичайно зручна, захищена й доступна за ціною, а документи доступні будь-де та будь-коли».
    Sjoerd K. / генеральний менеджер
    MedCat / Нідерланди
  • «Folderit DMS повністю змінила роботу нашої команди кредиторської заборгованості. Ми почали впорядковувати рахунки та квитанції, і працювати стало значно простіше. Поля метаданих дуже корисні: можна зазначити постачальника, дату й суму, а потім легко знайти потрібне».
    Paul K. / операційний директор
    Crabtree’s Carpet & Flooring / США
  • «Я користуюся пробним планом лише кілька днів і мушу сказати: це одна з найкращих програм, які я коли-небудь використовував. Інтуїтивна, розумна й має багато прихованих можливостей. Усе саме там, де потрібно, навіть рахунки та плани зрозумілі».
    PHIL B.
    Велика Британія
  • «Хочу поділитися відгуком: я завжди задоволена вашим обслуговуванням. Коли в мене виникали запитання, ви вчасно відповідали, пояснювали та надавали дуже хорошу допомогу».
    LAURA S.
    Австралія
  • «Для нас Folderit стала справжньою зміною. Для компанії з Чилі було важливо налаштувати програму іспанською мовою. Загалом це чудовий інструмент для продуктивної роботи й організації нашої компанії».
    Christian C. / генеральний менеджер
    Santa Maria / Чилі
  • «Я керую невеликою міжнародною консалтинговою компанією, і нещодавно ми обрали Folderit як систему електронних юридичних документів. Вітаю зі створенням такого чудового, плавного та зручного продукту для малого й середнього бізнесу. Це справді чудово».
    ROB L.
    Нідерланди
  • «Мене вразив ваш продукт, а також простота й чудовий інтерфейс, який створила команда».
    HARSHVARDHAN S.
    Велика Британія
  • «Це чудова програма: дуже проста у використанні, але з великими можливостями!»
    THOMAS R.
    Велика Британія
  • «До речі, вітаю з чудовою програмою, яку ви створили. Вона переконала мене з першого погляду :-)»
    DUARTE G. H.
    Португалія
  • «Чудово — це відмінна послуга, і ми наразі ДУЖЕ задоволені нею. Звісно, і прекрасним ставленням команди підтримки!»
    MIKE L.
    Австралія

Ви в хорошій компанії. Приєднуйтеся до тисяч організацій, які користуються Folderit.

Організації більш ніж у 86 країнах щодня використовують захищену хмарну систему Folderit для роботи з документами без паперу.

Поширені запитання

Такі платформи, як Folderit, централізують файли в захищеному онлайн-сховищі, усуваючи ручний обмін листами й обмеження локального зберігання. Функції спільної роботи в реальному часі, зокрема резервування документа для редагування, історія версій та автоматичні сповіщення спрощують погодження й скорочують повторну роботу, підвищуючи загальну продуктивність команди.

Захищена система документів має містити детальні права доступу, докладний журнал аудиту з відомостями про перегляд, редагування й спільний доступ та автоматичні правила зберігання. Звертайте увагу на ISO 27001 і архітектуру, що підтримує GDPR, а також зручний експорт звітів для спрощення регуляторних перевірок.

Так. Folderit надає REST API для створення власних інтеграцій із CRM, ERP та іншими бізнес-системами, зокрема Salesforce, HubSpot, SAP, Microsoft Dynamics і Google Workspace. Готові інтеграції доступні для Microsoft 365, DocuSign, Microsoft Entra ID та Okta. Залежно від інтеграції документи й пов’язані дані можуть автоматично передаватися між Folderit та іншими системами, зменшуючи ручне завантаження, вивантаження й повторне введення даних.

Folderit пропонує гнучкі плани підписки: від доступного Mini для невеликих команд до індивідуальних корпоративних рішень для керування документами з розширеною автоматизацією, налаштованим сховищем і кількістю користувачів, варіантами розгортання та окремою підтримкою. У міру зростання організації план можна змінювати відповідно до нових потреб у користувачах, сховищі й функціях.

Щоразу, коли користувач зберігає зміни, Folderit фіксує нову версію з метаданими автора, часу й коментарів для повного відстеження. Користувачі можуть порівнювати версії, повертатися до попередніх редакцій і залишати коментарі. Спільна функція резервування для редагування та повернення документа блокує конфлікти перезапису, забезпечуючи команді роботу з найновішим документом.