Dokumentenmanagement im Gesundheitswesen
Verwalten Sie Gesundheitsdokumente, individuelle Formulare und Prüfungen in einem kontrollierten Arbeitsbereich.
Bieten Sie Klinikteams einen klaren Ort für Patientenkorrespondenz, externe Berichte, Richtlinien und betriebliche Unterlagen. Folderit verbindet durchsuchbare Dateien, strukturierte Datensätze, Versionshistorie und Freigabeentscheidungen. Der Zugriff wird für die jeweils zuständigen Personen festgelegt.
Suchen Sie Dateien und Formularfelder, und verfeinern Sie die Ergebnisse dann anhand der Details, die Ihr Team verwendet.
Erstellen Sie eForms mit erforderlichen Feldern und unterstützenden Anhängen.
Weisen Sie Prüfungen zu, verfolgen Sie Antworten und erinnern Sie die zuständigen Personen.
Ersetzen Sie verstreute Formulare mit durchsuchbaren Gesundheitsakten
Ein Anhang erzählt nur einen Teil der Geschichte. Wer ist für das Follow-up verantwortlich? Wann ist der nächste Check fällig? Folderit eForms ermöglichen die strukturierte Erfassung dieser Angaben mit Pflichtfeldern, Datumsangaben, ausgewählten Benutzern und angehängten Dateien. Formulardatensätze liegen in Ordnern. Sie lassen sich durchsuchen, prüfen und durch Berechtigungen schützen.
Vorfälle und Nachverfolgungsprotokolle
Konfigurieren Sie Felder für das Ereignisdatum, den Standort, die Kategorie, die sachliche Beschreibung und den zuständigen Prüfer. Bewahren Sie die Beweise mit dem Datensatz auf und nutzen Sie eine Nachfolgeaufgabe, um die Details der Untersuchung oder der Korrekturmaßnahme anzufordern.
Anlagenwartungsregister
Erfassen Sie Anlagenreferenz, Wartungsdatum, Auftragnehmer, nächsten Wartungstermin und Wartungsbericht. Zeigen Sie diese Felder als Ordnerspalten, damit das Team das Register überblicken kann, ohne jeden Datensatz zu öffnen.
Qualifikationsnachweise und Verlängerungstermine
Bewahren Sie berufliche Qualifikationen, Lieferantenzulassungen und andere zu erneuernde Nachweise mit Ablaufdatum und verantwortlicher Person auf. Konfigurieren Sie datenbasierte Formular-Erinnerungen, wie z. B. 30 Tage vor Ablauf, mit Bedingungen und Empfängern, die Ihrem Prozess entsprechen.
Erstellen Sie auf Tailor Vorlagen basierend auf den Verfahren Ihrer Organisation. Wählen Sie die Informationen aus, die jedes Formular wirklich benötigt, und legen Sie fest, welcher Zugriff jedes Team haben sollte.
Wandeln Sie einen eingereichten Datensatz in einen klaren nächsten Schritt um.
Nutzen Sie den Workflow-Designer um Trigger, Bedingungen und Aufgaben zu verbinden. Beispielsweise können Sie diesen internen Follow-up-Prozess für Vorfälle konfigurieren:
- Bericht erfassenEin Mitarbeiter reicht das eForm für den Vorfall im vereinbarten Ordner ein, einschließlich der erforderlichen Fakten und jeder unterstützenden Datei.
- Die zuständige Person um die Nachbearbeitung bittenEine Aufgabe zum Ausfüllen von Feldern fordert die ausgewählte Person auf, die zugewiesenen Felder dieses Formulardatensatzes zu aktualisieren. Konfigurieren Sie die bearbeitbaren Felder und die sichtbaren ergänzenden Informationen.
- Überprüfen Sie das ErgebnisSenden Sie den abgeschlossenen Datensatz zur Freigabe. Verbinden Sie die Erfolg-, Ablehnungs- und Timeout-Pfade mit den entsprechenden nächsten Aktionen, sodass überfällige oder abgelehnte Arbeiten einen definierten Verantwortlichen haben.
Dies ist ein Beispiel zur Konfiguration und zum Testen mit Ihrem Team. Workflow-Empfänger, Bedingungen und Abschlussregeln müssen explizit festgelegt werden.
Halten Sie die Richtlinien aktuell und sorgen Sie für eine Lesebestätigung.
Überprüfen und genehmigen Sie die Verfahren, und senden Sie dann die relevante Version für Lesebestätigung durch Mitarbeiter. Verfolgen Sie, wer geantwortet hat und wer noch aussteht. Eine Lesebestätigung dokumentiert eine Antwort; Schulungen und Kompetenzbewertungen bleiben Teil des Prozesses Ihrer Organisation.
Entdecken Sie Richtlinienverwaltung in Folderit.
Wiederverwendung von Aufzeichnungsdaten in Dokumenten
Erstellen Sie ein standardisiertes Deckblatt, eine Dienstleistungsbestätigung oder einen internen Bericht aus einer eForms-Aufzeichnung unter Verwendung einer ODT-Vorlage und Dokumentenerstellung als PDF oder DOCX. Überprüfen Sie die Ausgabe vor der Veröffentlichung.
Verknüpfte Formulare können außerdem ausgewählte Werte in einen neuen Datensatz eines anderen Formulars übertragen. Das reduziert wiederholte Eingaben, wenn ein Prozess in einen anderen übergeht.
Organisieren Sie Klinikdokumente entsprechend der Art, wie Mitarbeiter sie finden.
Verwenden Sie aussagekräftige Referenzen und Felder.
Organisieren Sie Dokumente nach Abteilung, Dokumentenkategorie oder Aktenzeichen, und fügen Sie Metadaten wie das Dokumentendatum, das zuständige Team und das Prüfdatum hinzu. Halten Sie patientenbezogene Unterlagen innerhalb der für Ihr Deployment vereinbarten Zugriffs- und Handhabungsregeln.
Ein Register für externe Berichte könnte beispielsweise Aktenzeichen, Berichtstyp, Eingangsdatum und zuständigen Prüfer zeigen. Personalunterlagen und betriebliche Richtlinien behalten ihre eigenen Berechtigungsbereiche.
Inhalt suchen und Revisionen zusammenfassen
OCR-Inhaltsuche hilft beim Finden von Text in unterstützten Dokumenten und Scans. Kombinieren Sie die Suche mit Metadaten- und Ordnerfiltern, um die Ergebnisse einzugrenzen. Scanqualität, Sprache und Dateiformat beeinflussen, was gefunden werden kann.
Nutzen Sie Neue Version hochladen für Änderungen an einer bestehenden Datei. Frühere Versionen bleiben in der Historie, was es einfacher macht, zu sehen, was geändert wurde und welche Version geprüft wurde.
Integrieren Sie Zugriff, Verantwortlichkeit und Aufbewahrung in den Arbeitsalltag
Gewähren Sie jeder Person den Zugriff, den sie benötigt
Teilen Sie ausgewählte Dateien oder Ordner mit benannten Benutzern und Gruppen. Berechtigungsstufen unterscheiden Upload, Vorschau, Lesen und Bearbeiten. Tailor ergänzt detaillierte Berechtigungen. Prüfen Sie vererbte Zugriffsrechte, wenn Sie Abteilungen oder vertrauliche Datensatzarten trennen.
Steuerung der Anmeldung und Überprüfung der Aktivitäten
Folderit bietet verschlüsselte Verbindungen und 256-Bit-verschlüsselte Speicherung an. Administratoren können die Zwei-Faktor-Authentifizierung, Passwortregeln und IP-Einschränkungen konfigurieren. Audit-Trails dokumentieren Aktivitäten wie Uploads, Vorschauen, Downloads und Zugriffsänderungen für autorisierte Prüfungen.
Den richtigen Aufbewahrungsplan anwenden
Konfigurieren Sie auf Medium und Tailor automatisierte Aufbewahrung mit passendem Startdatum und einer Archivierungs- oder Löschaktion. Legen Sie Fristen nach Unterlagentyp und geltenden Anforderungen fest. Berücksichtigen Sie Ausnahmen, Versionen, Audit-Protokolle und die Aufbewahrung von Backups.
Überprüfen Sie den Nachweis vor der Bereitstellung
Folderits Trust Center stellt Informationen zur Zertifizierung nach ISO/IEC 27001:2022 und Cyber Essentials, Sicherheitskontrollen und Verarbeitungsunterlagen bereit. Bestätigen Sie Hosting, Wiederherstellung, Vertragsbedingungen und alle BAA-Anforderungen für Ihre beabsichtigte Nutzung.
Geplant, geschützte Gesundheitsdaten zu speichern? Stimmen Sie vor der Nutzung die anwendbaren Schutzmaßnahmen und Verträge zu. Folderit bietet HIPAA-Sicherheitsmaßnahmen und BAA-Verhandlungen; Ihre Konfiguration und Betriebsverfahren sind ebenfalls von Bedeutung. Die HHS-Richtlinien zu HIPAA und Cloud Computing erläutern die Rolle eines BAA und der eigenen Risikobewertung der Gesundheitsorganisation.
Planen Sie die richtige Einrichtung für Ihr Healthcare-Team
Wie passt Folderit neben ein EHR oder EMR?
Verwenden Sie Folderit für Dokumente, strukturierte operative Aufzeichnungen und die damit verbundenen Überprüfungen. Ihr EHR oder EMR bleibt das System für die klinischen Funktionen, die es bereitstellt, wie z. B. die Patientenakte und die Verschreibung. Vereinbaren Sie, welche Aufzeichnungen in jedes System gehören und wie das Personal sie findet. EHR-Anbindung und spezialisierte Bildgebungs-Workflows benötigen eine separat verifizierte Integration und einen definierten Umfang.
Welcher Plan enthält Formulare und Workflow-Automatisierung?
Tailor enthält eForms, den Workflow-Designer, detaillierte Berechtigungen, SSO und API-Zugriff. Medium umfasst einfache Freigabe- und Lesebestätigungsworkflows, individuelle Metadaten, Nummerierung und automatisierte Aufbewahrung. Jeder Plan hat festgelegte Benutzer- und Speicherkontingente. Vergleichen Sie die aktuellen Pläne mit Teamgröße, Dokumentenvolumen und Prozessanforderungen.
Können wir Folderit auf unserer eigenen Infrastruktur hosten?
Ja. Neben dem Cloud-Dienst ist eine On-Premises-Bereitstellung ist verfügbar. Bestätigen Sie bei der Wahl des Einsatzmodells die Verantwortlichkeiten für Infrastruktur, Backups, Wartung, Support und Wiederherstellung.
Kann es sich mit unseren anderen Gesundheitssystemen verbinden?
Folderit bietet eine API und Integrationsmöglichkeiten an. Eine Verbindung hängt davon ab, was beide Systeme unterstützen, der Datenabgleich und Ihre Implementierung. Bringen Sie das spezifische System und die beabsichtigte Übergabe in die Diskussion ein; prüfen Sie die verfügbaren Integrationen und überprüfen Sie das Ergebnis, bevor Sie sich darauf verlassen.
Sehen Sie den Dokumentenprozess Ihrer Praxis in Folderit
Bringen Sie einen Prozess mit: ein Anlagenregister, eine Richtlinienprüfung oder die Nachbearbeitung eines Vorfalls. Wir gehen gemeinsam Datensatz, Berechtigungen, Aufgaben und Erinnerungen durch. Nutzen Sie für die Demo fiktive oder anonymisierte Beispielunterlagen.