Dokumentų valdymo
programinė įranga (DVS)
Tvarkykite ir raskite dokumentus, rinkite informaciją pasirinktinėmis formomis ir automatizuokite tvirtinimą bei elektroninį pasirašymą — vienoje patogioje sistemoje.
Išbandyti nemokamai Pristatomasis vaizdo įrašasPagrindinės funkcijos:
- Vienas patikimas informacijos šaltinis
- Patikimai automatizuokite
- Valdykite prieigą
- Lengvai raskite
Ekologiškiau ir tvariau
Klientai 86 šalyse
12 metų
BDAR • HIPAA • ISO 27001
Sukurta Europoje
Funkcijos
Peržiūrėti funkcijas
Dokumentų valdymo funkcijos: atitiktis, prieigos kontrolė ir OCR paieška
Saugus dokumentų valdymas
Saugokite bet kokio tipo failus naudodami šifravimą ir prieigos kontrolę bei priemones, padedančias įgyvendinti ISO 27001, BDAR, HIPAA ir „Cyber Essentials“ reikalavimus.
Svarbiausios galimybės
-
s 256 bitų šifravimas256 bitų šifravimasDuomenys apsaugomi paverčiant juos kodu, kuriam perskaityti reikalingas atitinkamas raktas. Tai padeda apsaugoti informaciją nuo neteisėtos prieigos. Tokio lygio šifravimas naudojamas ir finansinei informacijai apsaugoti.
-
s Dviejų veiksnių autentifikavimasDviejų veiksnių autentifikavimasDviejų veiksnių autentifikavimas sustiprina paskyros apsaugą: be slaptažodžio, reikia įvesti autentifikavimo programėlės sugeneruotą kodą.
-
s SSL/TLS ir IP adresų apribojimaiSSL/TLS ir IP adresų apribojimaiŠifruoti ryšiai apsaugo tarp jūsų naršyklės ir mūsų duomenų centrų perduodamus duomenis nuo perėmimo. IP adresų apribojimai papildomai leidžia nustatyti, iš kur galima pasiekti paskyrą, todėl tiksliau kontroliuojate prieigą prie dokumentų.
-
s Pasirinktinė slaptažodžių politikaPasirinktinė slaptažodžių politikaAdministratoriai gali nustatyti slaptažodžių ilgio, sudėtingumo ir galiojimo taisykles. Be to, jie gali reikalauti dviejų veiksnių autentifikavimo, kad paskyros būtų geriau apsaugotos.
-
s Trys atsarginės kopijosTrys atsarginės kopijosDuomenų atsarginės kopijos saugomos keliose vietose, nutolusiose viena nuo kitos bent 100 km. Tai padeda išsaugoti duomenis ir atkurti paslaugą sutrikus vienai vietai; konkrečius atkūrimo įsipareigojimus nustato sutartis.
-
s Šiukšlinė matoma tik paskyros administratoriamsŠiukšlinė matoma tik paskyros administratoriamsNet jei naudotojas, turintis naikinimo teisę, pašalina failą, administratorius gali jį peržiūrėti šiukšlinėje ir prireikus atkurti. Taip pašalintiems duomenims suteikiamas papildomas apsaugos lygis.
-
s Bendrasis prisijungimas („Entra ID“, „Okta“, „Google“)Bendrasis prisijungimas („Entra ID“, „Okta“, „Google“)Integracija leidžia centralizuotai valdyti tapatybes, naudoti bendrąjį prisijungimą ir taikyti saugumo taisykles. Naudotojai patogiai pasiekia išteklius, o administratoriai kontroliuoja prieigos teises bei duomenų apsaugą.
OCR paieška ir metaduomenys
Greitai raskite dokumentus naudodami viso teksto OCR paiešką, pasirinktinius metaduomenis, filtrus ir susijusių failų nuorodas.
SVARBIAUSIOS GALIMYBĖS
-
s Viso teksto paieška su OCRViso teksto paieška su OCRIndeksuojant turinį, iš palaikomų nuskenuotų dokumentų ir vaizdų atpažįstamas tekstas, kuriame galima ieškoti. Dokumentus raskite pagal turinį, o ne vien pagal failo pavadinimą. Rezultatai priklauso nuo formato, kalbos ir skenavimo kokybės.
-
s Metaduomenų filtraiMetaduomenų filtraiPatikslinkite paiešką naudodami metaduomenų filtrus, pasirinktinius laukus, datų intervalus, terminus ir kitus kriterijus. Taip greičiau rasite failus pagal projekto būseną, dokumento tipą ar svarbias datas.
-
s Pasirinktiniai metaduomenysPasirinktiniai metaduomenysKiekvienam dokumentui galite apibrėžti skirtingų tipų metaduomenų laukus: tekstą, skaičius, datas ar išskleidžiamuosius sąrašus. Pritaikykite duomenų atributus savo poreikiams ir lengviau tvarkykite, raskite bei valdykite failus.
-
s Susiekite susijusius failus ir aplankusSusiekite susijusius failus ir aplankusSistemoje galite susieti failus, aplankus ir išorines nuorodas, sukurdami susijusių dokumentų bei išteklių tinklą.
-
s Neribota versijų istorijaNeribota versijų istorijaĮkėlus naują dokumento versiją, ankstesnės versijos išsaugomos, o jų skaičius neribojamas. Naudojant „Office 365“ integraciją, versijos išsaugomos automatiškai.
Darbo eigų automatizavimas ir dokumentų kontrolė
Automatizuokite tvirtinimą, peržiūras, susipažinimo patvirtinimus, elektroninį pasirašymą ir dokumentų kontrolę naudodami vaizdines darbo eigas, daugkartinius šablonus, priminimus, saugojimo taisykles bei automatinius veiksmus.
SVARBIAUSIOS GALIMYBĖS
-
s Pasirinktinės automatinės darbo eigosPasirinktinės automatinės darbo eigosVaizdiniu įrankiu kurkite nuosekliąsias, lygiagrečiąsias arba pasirinktines kelių etapų darbo eigas. Vienoje eigoje derinkite tvirtinimą, peržiūrą, susipažinimo patvirtinimus, elektroninį pasirašymą, formų pildymą ir vertinimą; kiekvienam dalyviui nustatykite nurodymus bei terminus. Prieš priimdami sprendimą, naudotojai gali paprašyti paaiškinimo.
-
s Elektroninio pasirašymo darbo eigosElektroninio pasirašymo darbo eigosSiųskite dokumentus elektroniniam pasirašymui naudodami „Folderit eSign“ arba „DocuSign“ integraciją. Pasirašymo užduotis galima derinti su tvirtinimu ir kitais etapais. Palaikomose Europos šalyse „Folderit“ taip pat leidžia pasirašyti ASiC-E formatu, naudojant ID kortelę, „Smart-ID“ ir „Mobile-ID“. Parašo teisinė galia priklauso nuo pasirinkto būdo ir taikomos teisės.
-
s Susipažinimo su vidaus taisyklėmis patvirtinimo darbo eigosSusipažinimo su vidaus taisyklėmis patvirtinimo darbo eigosPaskelbkite taisykles, procedūras, saugos instrukcijas ir kitus kontroliuojamus dokumentus, su kuriais būtina patvirtinti susipažinimą. „Folderit“ registruoja, kam dokumentas pateiktas, kas jį peržiūrėjo ir patvirtino susipažinimą, taip sudarydama audito istoriją bei darbo eigos suvestinę ISO, teisinių ir vidaus reikalavimų įgyvendinimui.
-
s Darbo eigų šablonai ir automatinis paleidimasDarbo eigų šablonai ir automatinis paleidimasIšsaugokite dažnai naudojamas darbo eigas kaip daugkartinius šablonus ir paleiskite jas iš naujo nekurdami viso proceso. Darbo eiga gali prasidėti automatiškai, pridėjus dokumentą į aplanką, o užbaigtus dokumentus galima automatiškai perkelti į kitą aplanką tolesniam tvarkymui.
-
s PriminimaiPriminimaiPriminimus galima nustatyti naudotojams ir grupėms, nurodant savo žinutę bei nuorodą į susijusį išteklių. Pasirinkite datą, laiką ir kartojimą, kad dalyviai nepamirštų dokumentų peržiūrų, taisyklių atnaujinimo bei kitų užduočių.
-
s Automatinis dokumentų numeravimasAutomatinis dokumentų numeravimasAutomatiškai suteikite nuoseklius dokumentų numerius pagal pritaikomas schemas: skaitiklius, datas, nekintamą tekstą ir metaduomenų reikšmes. Skirtingiems aplankams bei dokumentų tipams galima taikyti skirtingas numeravimo taisykles.
-
s Saugojimo taisyklių automatizavimasSaugojimo taisyklių automatizavimasNustatykite, kiek laiko saugoti failus ar aplankus prieš juos archyvuojant arba pašalinant. Taisykles galima pritaikyti konkretiems failams ar aplankams pagal jūsų patvirtintą saugojimo tvarką.
-
s Importavimas į aplanką el. paštuImportavimas į aplanką el. paštuKiekvienam „Folderit“ aplankui galima priskirti atskirą el. pašto adresą. Siųskite priedus tiesiai į pasirinktą aplanką; siuntėjo duomenys, tema ir laiško turinys išsaugomi kaip metaduomenys. Tai patogu skenuojant į el. paštą arba greitai išsaugant dokumentus.
-
s Darbo eigų istorija ir suvestinėsDarbo eigų istorija ir suvestinėsPeržiūrėkite užbaigtas, laukiančias ir išsiųstas darbo eigas kartu su dalyvių sprendimais, komentarais, laiko žymomis, parašais ir prašymais paaiškinti. Užbaigti procesai gali turėti atsisiunčiamus suvestinės dokumentus, skirtus auditui ir atitikties vertinimui.
Vaidmenimis grindžiama prieigos kontrolė (RBAC)
Bendrinkite failus ir aplankus, nustatydami išsamias teises naudotojams, grupėms bei prieigai per nuorodas.
PRIEIGOS LYGIAI
-
s Tik peržiūraTik peržiūraŠis prieigos lygis leidžia peržiūrėti dokumentus sistemoje, nesuteikiant spausdinimo, atsisiuntimo, redagavimo ar teksto pasirinkimo ir kopijavimo funkcijų.
-
s Tik įkėlimasTik įkėlimasŠis prieigos lygis leidžia įkelti naujus failus į nustatytą vietą, nesuteikiant galimybės peržiūrėti esamo turinio. Tai patogu, kai reikia surinkti dokumentus neatskleidžiant kitų jautrių failų.
-
s Peržiūra ir atsisiuntimasPeržiūra ir atsisiuntimasŠis prieigos lygis leidžia peržiūrėti, spausdinti ir atsisiųsti dokumentus.
-
s RedaktoriusRedaktoriusŠis prieigos lygis suteikia plačias bendrinamo ištekliaus valdymo teises: peržiūrėti, redaguoti, šalinti ir tvarkyti failus bei nustatymus.
-
s Išsamios pasirinktinės teisėsIšsamios pasirinktinės teisėsTiksliai valdykite leidžiamus veiksmus: audito istorijos matomumą, redagavimą tik internetu, atsisiuntimą ir kitas funkcijas. Taip kiekvieno naudotojo prieigą galima suderinti su jo vaidmeniu ir bendrinamo ištekliaus apsaugos poreikiais.
Audito istorija, suvestinės ir ataskaitos
Stebėkite dokumentų valdymą naudodami suvestines, ataskaitas ir audito istoriją — turėkite informaciją atitikties vertinimui bei veiksmų patikrai.
SVARBIAUSIOS GALIMYBĖS
-
s Suvestinės ir ataskaitosSuvestinės ir ataskaitosAdministratoriaus suvestinėje stebėkite visos organizacijos dokumentus: pasikartojančius failus, laukiančias darbo eigas, saugojimo terminus, peržiūrėtinus dokumentus ir bendrą turinį. Naudotojai taip pat turi asmenines suvestines su gautomis užduotimis, išsiųstomis bei laukiančiomis darbo eigomis ir ankstesniais sprendimais. Ataskaitas galima eksportuoti į „Excel“, ODS, CSV ir PDF.
-
s Išsami audito istorijaIšsami audito istorijaAudito istorijoje registruojami naudotojų, išorinių dalyvių ir sistemos veiksmai su failais, aplankais bei darbo eigomis. Įrašuose pateikiamos laiko žymos ir susijusi naudotojo informacija, kad būtų galima atlikti atitikties patikras, tyrimus ir vidaus stebėseną. Duomenis galima eksportuoti ataskaitoms bei peržiūrai, įskaitant „Excel“, CSV ir PDF formatus.
-
s Bendrinamos prieigos apžvalgaBendrinamos prieigos apžvalgaVienoje vietoje peržiūrėkite su naudotojais, grupėmis ir išoriniais gavėjais bendrinamus dokumentus bei aplankus. Administratoriai gali tikrinti teises, nustatyti aktyvias viešąsias nuorodas, stebėti prieigą ir nutraukti nebereikalingą bendrinimą.
-
s Pranešimai ir atnaujinimų stebėjimasPranešimai ir atnaujinimų stebėjimasNaudotojai gali pasirinkti gaunamus pranešimus ir stebėti konkrečių failų ar aplankų pakeitimus. Pranešimai gali apimti dokumentų atnaujinimus, darbo eigų užklausas, patvirtinimus, parašus, priminimus, bendrinimą ir kitus susijusius įvykius.
Integracijos, elektroninės formos ir dokumentų generavimas
Papildykite dokumentų valdymą pasirinktinėmis elektroninėmis formomis, įrašų valdymu ir „Microsoft 365“, „Outlook“ bei „DocuSign“ integracijomis kasdieniam komandų darbui.
SVARBIAUSIOS GALIMYBĖS
-
s Pasirinktinės elektroninės formosPasirinktinės elektroninės formosKurkite formas incidentams, užklausoms ar registrams. Naudotojai užpildo laukus, užuot įkėlę failą, o kiekvienas pateikimas išsaugomas kaip struktūrinis įrašas. Šiuose įrašuose galima ieškoti ir valdyti prieigos teises.
-
s Filialai ir patronuojamosios įmonėsFilialai ir patronuojamosios įmonėsKiekvienai įmonei ar vietai sukurkite atskirą darbo sritį. Kiekviena sritis turi savo naudotojus, vaidmenis ir, jei reikia, administratorius, todėl komandos pasiekia tik joms skirtą informaciją. Darbo sritis galite perjungti vienu spustelėjimu, išlaikydami prieigos kontrolę ir audito istoriją.
-
s „Microsoft Office 365“ integracija„Microsoft Office 365“ integracijaŠi integruota funkcija leidžia kurti ir redaguoti „Word“, „Excel“ ir „PowerPoint“ failus tiesiogiai „Folderit“ sistemoje.
-
s „Outlook“ papildinys„Outlook“ papildinysŠis papildinys leidžia siųsti pasirinktus el. laiškus tiesiai iš „Outlook“ į bet kurį pasirinktą „Folderit“ aplanką.
-
s „DocuSign“ integracija„DocuSign“ integracijaPaleiskite „DocuSign“ pasirašymo eigas tiesiogiai „Folderit“, o pasirašyti dokumentai automatiškai grįš į sistemą.
-
s Patogu naudotis telefonu ir planšetePatogu naudotis telefonu ir planšete„Folderit“ pritaikyta naudoti mobiliuosiuose telefonuose ir planšetėse. Tvarkykite dokumentus, atlikite tvirtinimo užduotis ir pasiekite ataskaitas naudodamiesi atitinkamame įrenginyje prieinamomis funkcijomis.
-
s Kompiuterio programėlėKompiuterio programėlė„Folderit Sync“ sinchronizuoja pasirinktus failus kompiuteriuose, kad dokumentus būtų galima pasiekti internetu ir, kai jie sinchronizuoti į įrenginį, neprisijungus. Tvarkykite failus tiesiai kompiuteryje ir palaikykite juos suderintus su sistema.
-
s URL saugojimas ir įterpimasURL saugojimas ir įterpimasSaugokite išorines nuorodas „Folderit“ sistemoje ir atverkite jas įterptajame lange arba atskirame skirtuke. Nuorodas galima susieti su kitais elementais, papildyti metaduomenimis ir tvarkyti kartu su dokumentais.
-
s VandenženkliaiVandenženkliaiDinaminiai vandenženkliai suteikia papildomą dokumentų apsaugos priemonę. Peržiūrint ir atsisiunčiant automatiškai pridedami vandenženkliai su peržiūrėtojo vardu, data ir laiku, padedantys atsekti dokumento kilmę ir atgrasyti nuo neteisėto bendrinimo. Funkcija įsigyjama atskirai.
-
s Dokumentų generavimas iš šablonųDokumentų generavimas iš šablonųKurkite PDF ir DOCX dokumentus iš struktūrinių elektroninių formų duomenų naudodami daugkartinius ODT šablonus. Parenkite sutartis, pažymas, sąskaitas, personalo dokumentus ir ataskaitas, tada juos saugokite, atsisiųskite, siųskite el. paštu arba nukreipkite į darbo eigą.
Tvaresnis ir aplinkai palankesnis dokumentų valdymas.
„Folderit“ dokumentų valdymas siūlomas AWS infrastruktūroje, kurios elektros suvartojimą „Amazon“ padengia atsinaujinančiosios energijos pirkimais, taip pat vietinėje infrastruktūroje su tomis pačiomis pagrindinėmis funkcijomis. Sužinokite daugiau apie mūsų socialinės atsakomybės programą.
Mažiau laiko dokumentams tvarkyti
„Folderit“ yra itin patogi dokumentų valdymo sistema, padedanti taupyti jūsų laiką ir pinigus.
Mums rūpi klientai, todėl kasdien kuriame paprastą, patikimą dokumentų valdymo sistemą žmonėms, vertinantiems saugumą, privatumą ir efektyvumą. Intuityvi sąsaja padeda patogiai tvarkyti, tvirtinti ir pasirašyti dokumentus, todėl „Folderit“ tinka komandoms, pereinančioms prie darbo be popieriaus.
Išbandyti nemokamai Klientų atsiliepimai
Pasitikima ir vertinama. ❤️ Visame pasaulyje.
„Folderit“ paprasta naudotis, ji saugi ir prieinama. Kartu su dėmesinga pagalbos komanda tai yra būtent tai, ko ieško mūsų klientai!
Esate geroje draugijoje. Prisijunkite prie tūkstančių „Folderit“ naudojančių organizacijų.
Organizacijos daugiau nei 86 šalyse kasdien naudojasi „Folderit“ debesijos dokumentų valdymo sistema dirbdamos be popieriaus.
Dažniausiai užduodami klausimai
Tokios sistemos kaip „Folderit“ sutelkia failus vienoje internetinėje saugykloje, todėl mažiau priklausoma nuo failų siuntimo el. paštu ir vietinių laikmenų. Bendradarbiavimo funkcijos, įskaitant dokumentų rezervavimą redagavimui, versijų istoriją ir automatinius pranešimus, padeda sklandžiau tvirtinti dokumentus, mažinti pasikartojantį darbą bei gerinti komandos našumą.
Vertinkite išsamų prieigos teisių valdymą, audito žurnalus, kuriuose matyti dokumentų peržiūros, redagavimas ir bendrinimas, bei automatines saugojimo taisykles. Taip pat atsižvelkite į ISO 27001 sertifikavimą, BDAR reikalavimų įgyvendinimą palaikančią architektūrą ir galimybę eksportuoti ataskaitas patikroms.
Taip. „Folderit“ siūlo REST API pasirinktinėms integracijoms su CRM, ERP, našumo ir kitomis verslo sistemomis, pavyzdžiui, „Salesforce“, „HubSpot“, SAP, „Microsoft Dynamics“ ir „Google Workspace“, kurti. Integruotos jungtys prieinamos „Microsoft 365“, „DocuSign“, „Microsoft Entra ID“ ir „Okta“. Atsižvelgiant į integraciją, dokumentai bei susiję duomenys gali būti automatiškai perduodami tarp „Folderit“ ir jūsų sistemų, mažinant rankinį įkėlimą, atsisiuntimą bei pakartotinį duomenų įvedimą.
„Folderit“ lankstūs prenumeratos planai prasideda nuo mažoms komandoms skirto „Mini“ plano ir gali būti plečiami iki individualiai pritaikytų įmonės dokumentų valdymo sprendimų su pažangiu darbo eigų automatizavimu, pasirenkama saugyklos apimtimi, naudotojų skaičiumi, diegimo būdais ir pagalba. Organizacijai augant, planą galima keisti pagal papildomų naudotojų, saugyklos bei verslo poreikius.
Įkėlus naują failo versiją arba išsaugojus pakeitimus per „Microsoft 365“ integraciją, „Folderit“ išsaugo versijų istoriją su susijusia redaktoriaus informacija, laiko žymomis ir komentarais. Naudotojai gali peržiūrėti bei atkurti ankstesnes versijas ir palikti komentarus. Dokumento rezervavimo redagavimui ir grąžinimo funkcija padeda išvengti vienu metu atliekamų nesuderinamų pakeitimų ir dirbti su aktualia versija.