Zugriffsberechtigungen vergleichen
Folderit bietet bis zu fünf Berechtigungsstufen für Dateien, Ordner, Hauptbereiche, externe Links, Formulardatensätze sowie für den Zugriff auf Kontoebene. Die gewählte Berechtigungsstufe legt fest, was ein Benutzer oder eine Benutzergruppe mit der freigegebenen Ressource sehen bzw. tun kann.
Die verfügbaren Berechtigungsstufen können je nach Ressourcentyp und Ihrem Folderit-Abonnement variieren.
Vergleich der Berechtigungsstufen
| Erlaubnis | Vorschau | Runterladen und Drucken | Metadaten und Versionen bearbeiten | Inhalte hinzufügen oder löschen |
|---|---|---|---|---|
| Previewer | Ja | Nein | Nein | Nein |
| Betrachter | Ja | Ja | Nein | Nein |
| Bearbeiter | Ja | Ja | Ja | Ja, sofern zutreffend |
| Nur Upload | Eingeschränkt | Nein | Nein | Nur Upload |
| Benutzerdefiniert | Konfigurierbar | Konfigurierbar | Konfigurierbar | Konfigurierbar |
Previewer
Previewer erlaubt ausschließlich die Vorschau unterstützter Dokumente innerhalb von Folderit.
- Unterstützte Dateien können in der systeminternen Vorschau geöffnet werden.
- Freigegebene Dokumente können weder heruntergeladen noch gedruckt werden.
- Metadaten können nicht geändert und neue Versionen nicht hochgeladen werden.
- Ressourcen können nicht gelöscht und das Protokoll (Audit-Log) kann nicht eingesehen werden.
Diese Berechtigung ist nützlich, wenn jemand ein Dokument einsehen können soll, ohne eine herunterladbare Kopie zu erhalten.
Betrachter
Betrachter ermöglicht es Nutzern, freigegebene Inhalte zu lesen und herunterzuladen, ohne diese zu verändern.
- Ermöglicht die Vorschau unterstützter Dateien in Folderit.
- Ermöglicht das Herunterladen und Drucken von Dateien.
- Ermöglicht das Kopieren von Text aus der Vorschau, sofern das Dateiformat und die Vorschaufunktion dies unterstützen.
- Metadaten können nicht geändert und neue Dateiversionen nicht hochgeladen werden.
- Ressourcen können nicht gelöscht werden.
Verwenden Sie den Zugriffstyp Betrachter, wenn der Empfänger eine Kopie des Dokuments benötigt, die gespeicherte Ressource jedoch nicht verändern darf.
Bearbeiter
Bearbeiter bietet innerhalb des gewählten Geltungsbereichs einen vollständigen Zugriff auf die freigegebene Ressource.
- Ermöglicht die Vorschau, das Drucken und das Herunterladen von Dateien.
- Ermöglicht das Ändern von Metadaten.
- Ermöglicht das Hochladen neuer Versionen.
- Ermöglicht das Löschen freigegebener Ressourcen.
- Wenn ein Ordner oder ein Hauptbereich mit der Berechtigung Bearbeiter freigegeben wird, können dieser Struktur Dateien und Ordner hinzugefügt werden.
Wichtig: Die Erteilung der Berechtigung Bearbeiter auf Kontoebene macht den Benutzer zum Administrator dieses Kontos.
Nur Upload
Nur Upload ist für Ordner verfügbar und dazu gedacht, Dateien zu sammeln, ohne den bereits vorhandenen Inhalt des Ordners offenzulegen.
- Ermöglicht das Hochladen von Dateien in den freigegebenen Ordner.
- Inhalte, die von anderen Nutzernn hinzugefügt wurden – einschließlich Unterordner –, sind nicht sichtbar.
- Es sind nur die Dateien und Ordner sichtbar, die man selbst hinzugefügt hat (sofern dies durch die aktuelle Konfiguration unterstützt wird).
- Hochgeladene Dateien können nach dem Einreichen nicht mehr bearbeitet werden.
Diese Berechtigung eignet sich für das Sammeln von Dokumenten, Einreichungen und Upload-Portale.
Benutzerdefiniert
Die Berechtigung Benutzerdefiniert ermöglicht eine detaillierte Steuerung einzelner Aktionen und ist im „Tailor“-Tarif verfügbar.
Verwenden Sie diese Option, wenn die Standard-Berechtigungsstufen zu allgemein sind und Sie spezifische Aktionen gezielt erlauben oder einschränken müssen.
Eine vollständige Liste der konfigurierbaren Zugriffsoptionen finden Sie unter „Benutzerdefinierte Berechtigungen“.
Welche Berechtigung sollten Sie wählen?
- Wählen Sie Previewer für eine kontrollierte Überprüfung von Dokumenten ohne Download-Möglichkeit.
- Wählen Sie Betrachter, wenn der Empfänger die Datei zwar herunterladen oder drucken, aber nicht verändern darf.
- Wählen Sie Bearbeiter für Personen, die aktiv an der Verwaltung oder Aktualisierung der Ressource mitwirken.
- Wählen Sie Nur Upload, wenn Nutzer Dateien einreichen sollen, ohne dabei vorhandene Inhalte zu durchsuchen.
- Wählen Sie Benutzerdefiniert, wenn Sie eine spezifische Kombination von Berechtigungen benötigen.
Anleitungen zur Vergabe dieser Berechtigungen finden Sie unter Freigeben von Dateien, Ordnern und anderen Ressourcen.