Logiciel de gestion électronique
des documents (GED)

Organisez et retrouvez vos documents, recueillez des informations avec des formulaires personnalisés et automatisez les validations et les signatures électroniques dans un système unique, facile à utiliser.

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Fonctionnalités clés :
  • Recherchez vos documents, y compris les scans
  • Automatisez les validations et les signatures
  • Collectez des données et générez des documents
  • Contrôlez les accès et suivez les activités
Plus écologique et durable
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Des clients dans 86 pays
12 ans
RGPD • HIPAA • ISO 27001
Conçu en Europe
Fonctionnalités Découvrir les fonctionnalités

Des fonctionnalités de gestion documentaire sécurisée pour la conformité, le contrôle des accès et la recherche OCR

Gestion documentaire sécurisée

Stockez tout type de fichier avec chiffrement, contrôle des accès et fonctionnalités de conformité (ISO 27001, RGPD, HIPAA, Cyber Essentials)
Points forts
  • Chiffrement 256 bits
    Le chiffrement protège vos données en les convertissant en un code que seuls les utilisateurs autorisés peuvent déchiffrer, afin de les préserver des accès non autorisés. Les banques utilisent notamment ce niveau de sécurité pour protéger les informations financières.
    s Chiffrement 256 bits
  • Authentification à deux facteurs
    L’authentification à deux facteurs (2FA) renforce votre sécurité en demandant, en plus du mot de passe, un code de vérification fourni par une application d’authentification.
    s Authentification à deux facteurs
  • SSL/TLS et restrictions IP
    Les connexions Secure Sockets Layer chiffrent les données échangées entre votre navigateur et nos centres de données, afin de préserver leur confidentialité et de les protéger contre l’interception. Les restrictions IP ajoutent une protection en limitant les endroits depuis lesquels votre compte est accessible : vous maîtrisez ainsi davantage qui peut accéder à vos documents et depuis où.
    s SSL/TLS et restrictions IP
  • Politique de mots de passe personnalisée
    Les administrateurs peuvent imposer une politique de mots de passe personnalisée en définissant des règles de longueur, de complexité et d’expiration. Ils peuvent également rendre obligatoire l’authentification à deux facteurs pour renforcer la sécurité.
    s Politique de mots de passe personnalisée
  • Triple sauvegarde
    Vos données sont sauvegardées de manière redondante sur plusieurs sites distants d’au moins 100 km, pour assurer sécurité et fiabilité. Même dans le cas peu probable d’une défaillance d’un site, elles restent protégées et accessibles.
    s Triple sauvegarde
  • Corbeille visible uniquement par les administrateurs du compte
    Même lorsqu’un utilisateur autorisé à supprimer des fichiers en efface un, celui-ci peut encore être vérifié et restauré si nécessaire. Cette protection supplémentaire s’applique à toutes les données supprimées.
    s Corbeille visible uniquement par les administrateurs du compte
  • SSO (Entra ID, Okta, Google)
    Cette intégration permet de centraliser la gestion des identités, l’authentification unique et les politiques de sécurité. Les utilisateurs accèdent facilement et en toute sécurité aux ressources, tandis que les administrateurs gardent la maîtrise des accès et de la protection des données.
    s SSO (Entra ID, Okta, Google)

Recherche OCR et métadonnées

Retrouvez rapidement vos documents grâce à la recherche en texte intégral avec OCR, aux métadonnées personnalisées, aux filtres et aux liens entre fichiers associés.
POINTS FORTS
  • Recherche en texte intégral avec OCR
    L’indexation du contenu transforme les documents scannés et les images en texte interrogeable. Vous retrouvez ainsi les documents à partir de leur contenu, et pas seulement de leur nom de fichier !
    s Recherche en texte intégral avec OCR
  • Filtres de métadonnées
    Affinez vos recherches à l’aide des filtres de métadonnées, des champs personnalisés, des périodes, des dates d’échéance et d’autres critères. Retrouvez rapidement les fichiers pertinents selon, par exemple, l’état d’un projet, le type de document ou une échéance importante.
    s Filtres de métadonnées
  • Métadonnées personnalisées
    Définissez différents types de champs de métadonnées pour chaque document : texte, nombres, dates et listes déroulantes. Cette souplesse vous permet d’adapter les attributs des données à vos besoins, pour mieux organiser, rechercher et gérer vos fichiers.
    s Métadonnées personnalisées
  • Relier les fichiers et dossiers associés
    Les relations entre ressources vous permettent de relier des fichiers, des dossiers et des liens externes au sein du système, pour constituer un réseau de documents et de ressources associés.
    s Relier les fichiers et dossiers associés
  • Historique des versions illimité
    La gestion des versions conserve automatiquement les modifications d’un document, sans limiter le nombre de versions enregistrées. Avec l’intégration Office 365, la création des versions est automatique.
    s Historique des versions illimité

Automatisation des workflows et maîtrise documentaire

Automatisez les validations, les vérifications, les accusés de lecture, les signatures électroniques et la maîtrise documentaire à l’aide de workflows visuels, de modèles réutilisables, de rappels, de règles de conservation et d’actions automatiques.
POINTS FORTS
  • Automatisation personnalisée des workflows
    Créez des workflows séquentiels, parallèles ou personnalisés à plusieurs étapes grâce au concepteur visuel. Associez validations, vérifications, accusés de lecture, signatures électroniques, saisie de formulaires et évaluations dans un même workflow, avec des consignes et des délais propres à chaque participant. Les utilisateurs peuvent également demander des précisions avant de prendre une décision.
    s Automatisation personnalisée des workflows
  • Workflows de signature électronique
    Envoyez des documents pour signature électronique juridiquement valable avec Folderit eSign, ou connectez DocuSign. Les demandes de signature peuvent être associées à des validations et à d’autres étapes d’un workflow. Folderit prend également en charge la signature numérique ASIC-E avec carte d’identité, Smart-ID et Mobile-ID dans les pays européens compatibles.
    s Workflows de signature électronique
  • Workflows d’accusé de lecture des politiques
    Diffusez des politiques, procédures, consignes de sécurité et autres documents maîtrisés avec accusé de lecture obligatoire. Folderit consigne les personnes ayant reçu, consulté et confirmé leur lecture, et fournit une piste d’audit claire ainsi qu’un récapitulatif du workflow pour les exigences ISO, réglementaires et internes.
    s Workflows d’accusé de lecture des politiques
  • Modèles de workflows et déclencheurs automatiques
    Enregistrez les workflows fréquents sous forme de modèles réutilisables pour les lancer sans recréer chaque processus. Les workflows peuvent aussi démarrer automatiquement à l’ajout d’un document dans un dossier ; une fois terminés, les documents peuvent être déplacés automatiquement vers un autre dossier pour l’étape suivante.
    s Modèles de workflows et déclencheurs automatiques
  • Rappels
    Programmez des rappels pour des utilisateurs ou des groupes, avec un message personnalisé et un lien vers la ressource concernée. Choisissez une date, une heure et une fréquence de répétition afin que chacun reste informé et respecte les échéances de vérification documentaire, de mise à jour des politiques et d’autres tâches importantes.
    s Rappels
  • Numérotation automatique des documents
    Attribuez automatiquement des numéros cohérents aux documents à l’aide de règles personnalisables associant compteurs, dates, texte fixe et valeurs de métadonnées. Configurez des règles différentes selon les dossiers et les types de documents pour une maîtrise documentaire structurée.
    s Numérotation automatique des documents
  • Automatisation des règles de conservation
    Définissez automatiquement la durée de conservation des fichiers ou dossiers avant leur archivage ou leur suppression. Ces paramètres sont personnalisables par fichier ou par dossier pour respecter vos règles de conservation.
    s Automatisation des règles de conservation
  • Importation d’e-mails vers les dossiers
    Chaque dossier de Folderit peut recevoir une adresse e-mail unique. Envoyez les pièces jointes directement dans le dossier choisi ; les coordonnées de l’expéditeur, l’objet et le contenu de l’e-mail sont enregistrés dans les métadonnées pour faciliter le classement et la recherche. C’est utile pour la numérisation par e-mail ou pour enregistrer rapidement et en toute sécurité des documents dans Folderit.
    s Importation d’e-mails vers les dossiers
  • Historique et récapitulatifs des workflows
    Consultez les workflows terminés, en attente et envoyés, ainsi que les décisions, commentaires, horodatages, signatures et demandes de précision des participants. Les processus terminés peuvent inclure un récapitulatif téléchargeable pour les audits et les justificatifs de conformité.
    s Historique et récapitulatifs des workflows

Contrôle des accès fondé sur les rôles (RBAC)

Partagez des fichiers et des dossiers en toute sécurité grâce aux droits d’accès détaillés accordés aux utilisateurs et aux groupes, ainsi qu’aux liens sécurisés.
NIVEAUX D’AUTORISATION
  • Aperçu uniquement
    Ce niveau d’autorisation permet aux utilisateurs de consulter les documents dans le système sans pouvoir les imprimer, les télécharger, les modifier, ni même sélectionner et copier le texte.
    s Aperçu uniquement
  • Téléversement uniquement
    Ce niveau d’autorisation permet aux utilisateurs d’ajouter de nouveaux fichiers à un emplacement donné sans consulter, télécharger ou modifier les fichiers existants. C’est particulièrement utile pour recevoir des documents sans donner accès aux autres informations sensibles.
    s Téléversement uniquement
  • Aperçu et téléchargement
    Ce niveau d’autorisation permet aux utilisateurs de consulter les documents, de les imprimer et de les télécharger.
    s Aperçu et téléchargement
  • Éditeur
    Ce niveau donne le contrôle complet de la ressource partagée, notamment pour consulter, modifier, supprimer, gérer les fichiers et administrer les paramètres.
    s Éditeur
  • Droits détaillés et personnalisés
    Définissez précisément les actions autorisées : afficher ou masquer la piste d’audit, autoriser uniquement la modification en ligne, restreindre les téléchargements et d’autres activités. Vous adaptez ainsi l’accès de chaque utilisateur à son rôle et aux exigences de sécurité de la ressource partagée.
    s Droits détaillés et personnalisés

Pistes d’audit, tableaux de bord et rapports

Gardez une visibilité complète sur votre GED grâce aux tableaux de bord, aux rapports et aux pistes d’audit détaillées, pour justifier la conformité et suivre chaque action.
POINTS FORTS
  • Tableaux de bord et rapports
    Suivez l’activité documentaire de toute l’organisation depuis le tableau de bord d’administration : doublons, workflows en attente, échéances de conservation, documents arrivés à échéance et vue d’ensemble du contenu. Les utilisateurs disposent aussi d’un tableau de bord personnel pour leurs tâches reçues, les workflows envoyés ou en attente et les décisions archivées. Les rapports peuvent être exportés aux formats Excel, ODS, CSV et PDF.
    s Tableaux de bord et rapports
  • Pistes d’audit complètes
    Les pistes d’audit consignent les actions des utilisateurs, des intervenants externes et du système sur les fichiers, les dossiers, les workflows et dans l’ensemble de l’organisation. Chaque action est enregistrée avec un horodatage et les informations pertinentes sur l’utilisateur, pour constituer un historique fiable destiné aux contrôles de conformité, aux enquêtes et au suivi interne. Les données d’audit peuvent être exportées, notamment aux formats Excel, CSV et PDF, afin de produire des rapports et de faciliter leur examen.
    s Pistes d’audit complètes
  • Vue d’ensemble des accès partagés
    Consultez dans une liste centralisée les documents et dossiers partagés avec des utilisateurs, des groupes et des destinataires externes. Les administrateurs peuvent vérifier les autorisations, repérer les liens publics actifs, surveiller les accès et révoquer les partages devenus inutiles.
    s Vue d’ensemble des accès partagés
  • Notifications et suivi des mises à jour
    Les utilisateurs peuvent personnaliser leurs notifications et suivre certains fichiers ou dossiers. Les alertes peuvent porter sur les mises à jour de documents, demandes de workflow, validations, signatures, rappels, partages et autres événements pertinents.
    s Notifications et suivi des mises à jour

Intégrations, eForms et génération de documents

Étendez votre GED avec des formulaires électroniques personnalisés, la gestion de fiches et des intégrations telles que Microsoft 365, Outlook et DocuSign, conçues pour le travail quotidien des équipes.
POINTS FORTS
  • Formulaires électroniques personnalisés
    Créez des formulaires personnalisés pour des déclarations d’incident, demandes ou registres, par exemple. Les utilisateurs renseignent les champs plutôt que de téléverser un fichier, et chaque envoi est enregistré sous forme de fiche structurée. Ces fiches sont entièrement interrogeables et soumises aux droits d’accès.
    s Formulaires électroniques personnalisés
  • Établissements et filiales
    Créez des espaces distincts pour chaque entreprise ou site. Chaque espace possède ses utilisateurs, ses rôles et, si nécessaire, ses administrateurs, pour que les équipes ne voient que les informations qui les concernent. Passez d’un espace à l’autre en un clic, tout en conservant la sécurité et les pistes d’audit.
    s Établissements et filiales
  • Intégration Microsoft Office 365
    Cette intégration native permet à vos utilisateurs de créer et de modifier des fichiers Word, Excel et PowerPoint directement dans Folderit.
    s Intégration Microsoft Office 365
  • Complément Outlook
    Ce complément vous permet d’envoyer les e-mails sélectionnés depuis Outlook directement dans le dossier de votre choix dans Folderit.
    s Complément Outlook
  • Intégration DocuSign
    Lancez des workflows DocuSign directement dans Folderit et recevez automatiquement les documents signés dans le système.
    s Intégration DocuSign
  • Adapté aux mobiles et aux tablettes
    Folderit DMS est optimisé pour les mobiles et les tablettes, afin d’offrir une utilisation fluide sur tous vos appareils. Que vous gériez des documents, validiez des demandes ou consultiez des rapports, vous bénéficiez d’une navigation intuitive et des fonctionnalités nécessaires en déplacement.
    s Adapté aux mobiles et aux tablettes
  • Application de bureau
    Folderit Sync est une application de bureau qui synchronise vos fichiers entre vos PC, pour que vous disposiez des derniers documents en ligne comme hors ligne. Elle simplifie la gestion des fichiers depuis votre ordinateur, tout en maintenant vos données synchronisées et sécurisées.
    s Application de bureau
  • Stocker et intégrer des URL
    Stockez et intégrez des URL externes dans Folderit, puis ouvrez-les dans une iframe ou dans un onglet distinct. Vous pouvez relier ces URL à d’autres éléments, leur associer des métadonnées et les gérer comme tout autre document.
    s Stocker et intégrer des URL
  • Filigranes
    Les filigranes dynamiques ajoutent une protection à vos documents. Des informations comme le nom de la personne qui consulte le fichier, la date et l’heure sont appliquées automatiquement aux aperçus et aux téléchargements, afin de faciliter la traçabilité et de décourager les partages non autorisés. Fonction proposée en achat séparé.
    s Filigranes
  • Génération de documents à partir de modèles
    Créez des documents PDF et DOCX à partir des données structurées d’eForms, avec des modèles ODT réutilisables. Générez des contrats, attestations, factures, documents RH et rapports, puis enregistrez-les, téléchargez-les, envoyez-les par e-mail ou faites-les circuler dans des workflows.
    s Génération de documents à partir de modèles

Une solution de gestion documentaire plus verte et plus durable.

Le système sécurisé de gestion documentaire de Folderit est disponible sur AWS, où Amazon couvre l’équivalent de 100 % de sa consommation d’électricité à l’aide d’énergies renouvelables, ainsi que sur site avec les mêmes fonctionnalités. Découvrez nos autres actions en matière de responsabilité sociétale des entreprises dans le cadre de notre programme.

Gestion documentaire durable
Gestion documentaire intuitive
Consacrez moins de temps à la gestion des documents

Folderit est la GED la plus facile à utiliser au monde. Pour vous faire gagner du temps et de l’argent.

Nous accordons une grande importance à nos clients et travaillons chaque jour pour proposer un logiciel de GED qui se distingue sur l’essentiel : simple à utiliser, fiable et conçu pour ceux qui privilégient la sécurité, la confidentialité et l’efficacité. Notre interface intuitive primée vous aide à organiser, valider et signer des documents plus rapidement qu’avec les autres logiciels de gestion documentaire comparables. Folderit est ainsi un choix idéal pour les équipes qui souhaitent passer à des processus sans papier.

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Témoignages clients

La confiance et la satisfaction de nos clients. ❤️ Partout dans le monde.

Folderit DMS est facile à utiliser, sécurisé et abordable. Avec l’excellence de notre équipe d’assistance, c’est précisément ce que recherchent nos clients !

  • « Nous utilisons Folderit EDMS depuis cinq ans avec entière satisfaction pour stocker les documents liés à notre système de management de la qualité (SMQ). Folderit est incroyablement facile à utiliser, sécurisé et abordable, et rend nos documents accessibles partout et à tout moment. »
    Sjoerd K. / Directeur général
    MedCat / Pays-Bas
  • « Folderit DMS a transformé le travail de notre équipe de comptabilité fournisseurs. Nous avons commencé à l’utiliser pour organiser nos factures et nos reçus, et cela nous a vraiment simplifié la vie. Les champs de métadonnées sont très pratiques : nous pouvons tout identifier avec les noms des fournisseurs, les dates et les montants, puis retrouver les éléments facilement. »
    Paul K. / Directeur des opérations
    Crabtree’s Carpet & Flooring / États-Unis
  • « J’utilise l’offre d’essai depuis quelques jours et je dois dire que c’est l’un des meilleurs logiciels que j’aie jamais utilisés. Intuitif, intelligent et plein de possibilités insoupçonnées. Tout est à sa place, et même la facturation et les offres sont transparentes. »
    PHIL B.
    Royaume-Uni
  • « Je souhaitais vous faire part de ma satisfaction constante à l’égard de votre service client. Chaque fois que j’ai une question, vous répondez rapidement, apportez une réponse à ma demande et fournissez une très bonne assistance. »
    LAURA S.
    Australie
  • « Pour nous, l’utilisation de Folderit a tout changé. Étant une entreprise chilienne, il était également indispensable de pouvoir configurer le programme en espagnol. En résumé, c’est un excellent outil de productivité et d’organisation pour notre entreprise. »
    Christian C. / Directeur général
    Santa Maria / Chili
  • « Je dirige un petit cabinet de conseil international et nous avons récemment choisi Folderit comme système de gestion électronique de nos documents juridiques. Félicitations pour ce produit fantastique, fluide et facile à utiliser, destiné aux petites et moyennes entreprises. Il est vraiment formidable. »
    ROB L.
    Pays-Bas
  • « Je suis impressionné par votre produit, ainsi que par la simplicité et l’excellente interface que votre équipe a créées. »
    HARSHVARDHAN S.
    Royaume-Uni
  • « Ce logiciel est génial, tellement facile à utiliser tout en étant très puissant ! »
    THOMAS R.
    Royaume-Uni
  • « Au passage, permettez-moi de vous féliciter pour l’excellent logiciel que vous avez conçu. Il m’a convaincu dès le premier regard :-) »
    DUARTE G. H.
    Portugal
  • « Génial : c’est un excellent service, dont nous sommes TRÈS satisfaits jusqu’à présent. Sans oublier, bien sûr, l’excellente attitude de l’équipe d’assistance ! »
    MIKE L.
    Australie

Vous êtes en bonne compagnie. Rejoignez les milliers d’organisations qui utilisent Folderit.

Dans plus de 86 pays, des organisations font confiance à la GED cloud sécurisée de Folderit pour gérer leurs documents sans papier au quotidien.

Questions fréquentes

Les plateformes de GED comme Folderit centralisent les fichiers dans un espace en ligne sécurisé, ce qui évite les échanges manuels d’e-mails et les limites du stockage local. Les fonctions de collaboration en temps réel, notamment la réservation et la restitution des documents (check-out/check-in), l’historique des versions ainsi que les notifications automatiques, simplifient les processus de validation et réduisent les tâches en double, pour améliorer la productivité de toute l’équipe.

Une GED sécurisée doit comprendre des droits d’accès détaillés, des journaux d’audit précis indiquant qui a consulté, modifié ou partagé chaque document, ainsi que des règles de conservation automatiques. Privilégiez les architectures adaptées à la norme ISO-27001 et au RGPD, avec un export simple des rapports de conformité pour faciliter les audits réglementaires.

Oui. Folderit propose une API RESTful pour développer des intégrations personnalisées avec les CRM, ERP, outils de productivité et autres systèmes métier, notamment Salesforce, HubSpot, SAP, Microsoft Dynamics et Google Workspace. Des intégrations natives sont disponibles pour Microsoft 365, DocuSign, Microsoft Entra ID et Okta. Selon l’intégration, les documents et les données associées peuvent être transférés automatiquement entre Folderit et vos systèmes existants, afin de réduire les téléversements, téléchargements et doubles saisies manuels.

Les offres de Folderit à abonnement flexible commencent avec Mini, l’offre économique pour les petites équipes, et peuvent évoluer vers des solutions de gestion documentaire d’entreprise dotées d’une automatisation avancée des workflows, d’une capacité configurable en stockage et en utilisateurs, de différentes options de déploiement et d’une assistance dédiée. À mesure que votre organisation grandit, votre offre Folderit DMS peut être adaptée pour accueillir davantage d’utilisateurs, de stockage et d’exigences métier.

Lorsqu’un utilisateur enregistre des modifications, Folderit crée une nouvelle version et conserve les métadonnées — auteur de la modification, horodatage et commentaires — pour assurer la traçabilité. Les utilisateurs peuvent comparer les versions, revenir à des versions antérieures et ajouter des commentaires. Les mécanismes de réservation et restitution (check-out/check-in) évitent les conflits d’écrasement, afin que votre équipe travaille toujours sur le document le plus récent.