Automatische Erinnerungen für Formulardatensätze
Mit automatisierten Formularerinnerungen können Sie datumsbasierte E-Mail-Erinnerungen für Datensätze einer Formularvorlage, einschließlich vorhandener Datensätze, konfigurieren. Nutzen Sie sie für Vertragsfristen, Überprüfungstermine und Nachverfolgungen. Sie konfigurieren die Regel über Erinnerungen verwalten im Aktionsmenü der Formularvorlage.
Eine Erinnerung an ein einzelnes Element mit einem Datum und einer Uhrzeit, die Sie direkt auswählen, finden Sie unter Erinnerungen. Hilfe beim Erstellen des Formulars selbst finden Sie unter eForms (Formularvorlagen).
Erinnerungseinstellungen öffnen
- Öffnen Sie unter Admin-Tools Formularvorlagen.
- Suchen Sie die Vorlage und öffnen Sie das Zahnradmenü in der Spalte Aktionen.
- Wählen Sie Erinnerungen verwalten.
- Wählen Sie Erinnerung hinzufügen in der Symbolleiste.
Wenn für die Vorlage keine Erinnerungen konfiguriert wurden, wird auf der Seite Noch keine Erinnerungen eingerichtet. angezeigt.
Wählen Sie aus, wann die Erinnerung gesendet werden soll
Wählen Sie das Datumsfeld aus, auf dem die Erinnerung basieren soll. Dann stellen Sie ein:
- Menge: die Größe des Zeitversatzes.
- Einheit: Minuten, Stunden, Tage, Wochen, Monate oder Jahre.
- Zeitliche Planung: Vor oder nach dem ausgewählten Datum.
Beispiel: Um eine Erinnerung 30 Tage vor Vertragsende zu konfigurieren, wählen Sie das entsprechende Feld für das Vertragsende aus, geben Sie 30 ein, wählen Sie Tage und wählen Sie Vor. Feldnamen hängen von Ihrer Formular- und Kontokonfiguration ab.
Fügen Sie optionale Bedingungen hinzu
Verwenden Sie Bedingungen (optional), um anzugeben, welche Datensätze qualifiziert sind. Die Bedingungen werden überprüft, wenn die Erinnerung beginnt und erneut, wenn sie fällig ist.
- Wählen Sie + Bedingung hinzufügen.
- Wählen Sie Formularfeld zur Überprüfung aus.
- Wählen Sie ein Operator.
- Geben Sie ein Wert ein, wenn dies von diesem Bediener verlangt wird.
- Fügen Sie bei Bedarf weitere Bedingungen hinzu.
Wählen Sie unter Bedingungen erfüllen Alle Bedingungen (UND) aus, wenn alle Bedingungen zutreffen müssen, oder Eine beliebige Bedingung (ODER), wenn mindestens eine zutreffen muss.
Die verfügbaren Operatoren hängen vom Feldtyp ab. Zu den Optionen gehören Existenz- und Leerwertprüfungen, Gleichheit, Textübereinstimmung und Größer-als- oder Kleiner-als-Vergleiche. Beispielsweise kann ein Textfeld Gleich, Enthält, Beginnt mit oder Endet mit verwenden.
Datumsbedingungen
Für einen Datumsvergleich bietet Werttyp Absolut und Relativ. Relative Werte haben einen Betrag, eine Einheit und einen Vorher/Nachher-Zeitpunkt. Relativ zu bietet Aktueller Zeitpunkt und Feldwert; + Zeitversatz fügt eine weitere Offset-Komponente hinzu. Relative Zustandseinheiten umfassen Sekunden, Minuten, Stunden, Tage, Wochen, Monate und Jahre.
Wählen Sie Empfänger aus
Verwenden Sie eines oder mehrere der Empfängersteuerelemente:
- + E-Mail hinzufügen: Geben Sie eine E-Mail-Adresse ein.
- + Benutzer hinzufügen: Wählen Sie einen Kontobenutzer aus.
- + Gruppe hinzufügen: Wählen Sie eine Benutzergruppe aus.
- + Empfänger aus Feld hinzufügen: Wählen Sie ein geeignetes Feld aus, das den Empfänger für den Datensatz identifiziert.
Die verfügbaren Empfängerfelder hängen vom Formular ab. Verwenden Sie das Steuerelement „Entfernen“ neben einer hinzugefügten Empfängerzeile, um sie aus der Konfiguration zu entfernen.
Schreiben Sie die Nachricht und speichern Sie sie
Geben Sie ein Betreff und ein Nachricht ein. Der Editor listet die für Ihre Vorlage verfügbaren Formularfeld-Platzhalter auf. Verwenden Sie beim Verfassen der Erinnerung genau die dort angezeigten Platzhalter; Die verfügbaren Namen variieren je nach Vorlage.
Überprüfen Sie das Datumsfeld, den Zeitpunkt, die Bedingungen, die Empfänger und die Nachricht und wählen Sie dann Sichern aus.