Glossar zum Dokumentenmanagement
Hier finden Sie klare Definitionen wichtiger Begriffe im Zusammenhang mit dem Dokumentenmanagement, Workflows, Sicherheit und vielem mehr. Ob Sie die Funktionen von Folderit erkunden oder branchenspezifische Begriffe suchen: Dieses Glossar hilft Ihnen, sich in der Welt des effizienten und sicheren Dokumentenmanagements zurechtzufinden.
Abfallübergabebeleg (WTN)
Ein Abfallübergabebeleg (Waste Transfer Note, WTN) ist ein gesetzlich vorgeschriebenes Dokument, das im Vereinigten Königreich die Übergabe nicht gefährlicher Abfälle zwischen zwei Parteien festhält. Er beschreibt den Abfall, benennt beide Parteien und dokumentiert die Einzelheiten der Übergabe. Unternehmen müssen diese Belege mindestens zwei Jahre aufbewahren.
Aktenverwaltung (Records Management)
Aktenverwaltung (Records Management) ist der systematische Prozess zum Erstellen, Organisieren, Speichern, Schützen und schließlich Aussondern von Unterlagen über ihren gesamten Lebenszyklus.
Aktenverwaltungssystem (RMS)
Ein Aktenverwaltungssystem (RMS) organisiert, speichert, verfolgt und lenkt Unterlagen einer Organisation über ihren gesamten Lebenszyklus. Es umfasst Erstellung, Ablage, Aufbewahrung und endgültige Aussonderung. Als zentrale Stelle sorgt es dafür, dass digitale und physische Unterlagen sachgerecht behandelt, geschützt und bei Bedarf leicht wiedergefunden werden.
Bereitschaft für E-Discovery
E-Discovery-Readiness bezieht sich auf die Bereitschaft einer Organisation, elektronische Dokumente im Rahmen rechtlicher Anfragen oder regulatorischer Untersuchungen zu identifizieren, zu sammeln, zu bewahren, zu überprüfen und zu übermitteln. Es umfasst einen proaktiven Ansatz zur Verwaltung von elektronisch gespeicherten Informationen (ESI), sodass diese unter strengen Fristen einfach durchsuchbar, sicher und abrufbar sind.
Datenresidenz
Datenresidenz bezeichnet den physischen oder geografischen Ort, an dem die Daten einer Organisation gespeichert und verarbeitet werden. Das ist wichtig, weil der Speicherort bestimmt, welche Gesetze, Aufsichtsbehörden und staatlichen Zugriffsbefugnisse gelten. Damit ist die Datenresidenz eine zentrale Frage bei DSGVO-Compliance, Anbieterauswahl und IT-Sicherheitsprüfungen.
Digitales Dokumentenmanagement
Digitales Dokumentenmanagement bringt jede Datei in ein sicheres, durchsuchbares Zuhause, sodass Sie Informationen in Sekunden statt in Minuten finden können – Sie sparen Geld, beruhigen Prüfer und begeistern Kunden gleichzeitig.
DMS-System
Ein DMS-System (Abkürzung für Document Management System) ist eine Softwarelösung, die zur Verwaltung der Speicherung, Organisation, Abrufbarkeit und Sicherheit digitaler Dokumente entwickelt wurde. Obwohl der Begriff technisch redundant ist – da DMS bereits für Document Management System steht – wird er in Suchanfragen und geschäftlichen Gesprächen weit verbreitet verwendet.
EDRMS
Ein EDRMS (Electronic Document and Records Management System) ist eine Software, die sowohl den aktiven Lebenszyklus von Geschäftsdokumenten (Erstellung, Prüfung, Freigabe, Versionskontrolle) als auch die formale Aufbewahrung von Unterlagen (Klassifizierung, Speicherung, Aufbewahrungsregeln und verteidigungsfähige Vernichtung) verwaltet.
Elektronisches Formular (eForm)
Ein E-Formular ist eine webbasierte Vorlage, die Daten strukturiert erfasst und im DMS ablegt. Je nach Lösung und Konfiguration kommen Pflichtfelder, Workflow-Auslöser und eine nachvollziehbare Änderungshistorie hinzu.
Enterprise-Dokumentenmanagement
Enterprise-Dokumentenmanagement ist das organisierte, unternehmensweite System zur Speicherung, Sicherung, Verfolgung und Zugänglichkeit von Dokumenten über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg.
Erfassungsworkflow
Ein Erfassungsworkflow ist der automatisierte Prozess des Sammelns, Digitalisierens und Klassifizierens von Dokumenten, sobald diese in ein Dokumentenmanagement-System eingegeben werden. Dies umfasst alles von gescannten Papierdokumenten bis hin zu digitalen Dateien, die per E-Mail, über Webformulare oder externe Uploads empfangen werden. Der Workflow übernimmt die Extraktion, das Metadaten-Tagging, die Routing-Funktion und die Speicherung – oft ohne menschliches Zutun.
Externe Dokumentenfreigabe
Das externe Teilen von Dokumenten ist die kontrollierte Weitergabe von Dateien an Personen außerhalb Ihrer Organisation, etwa Kunden, Prüfer, Auftragnehmer oder Lieferanten. Anders als bei E-Mail-Anhängen gelten Berechtigungen, Ablaufdaten und Audit-Trails für jedes geteilte Dokument. So bleiben vertrauliche Informationen auch über interne Systemgrenzen hinaus nachvollziehbar.
Föderierte Suche
Föderierte Suche ermöglicht es, mehrere Datenquellen über eine einzige Suchoberfläche zu durchsuchen. Statt jede Plattform separat zu öffnen, wird die Abfrage an alle verbundenen Systeme gesendet und die Ergebnisse werden zusammengeführt. Es ist wie eine universelle Suchleiste für Ihr gesamtes digitales Ökosystem.
Gültigkeitsdatum des Dokuments
Das Gültigkeitsdatum eines Dokuments legt fest, ab wann ein gelenktes Dokument innerhalb einer Organisation offiziell gilt und verbindlich ist. Ab diesem Zeitpunkt müssen Mitarbeiter die neue oder überarbeitete Fassung befolgen; sie ersetzt die vorherige Revision. Gültigkeitsdaten gehören zu den Kernelementen der Dokumentenlenkung und liefern Nachweise für Audits.
Hybrider Speicher (Cloud und On-Premises)
Hybrider Speicher verbindet cloudbasierte Speicherung mit lokaler Infrastruktur. Organisationen kombinieren so Skalierbarkeit und ortsunabhängigen Cloud-Zugriff mit Kontrolle und Sicherheit eigener Server. Dokumente können entsprechend geschäftlichen Anforderungen oder Compliance-Vorgaben in beiden Umgebungen gespeichert, abgerufen und verwaltet werden.
Inhalts-Deduplizierung
Content-Deduplizierung ist der Prozess der Identifizierung und Entfernung von Duplikaten von Dateien oder Dateneinträgen innerhalb eines DMS. Anstatt mehrere identische oder nahezu identische Dateien zu speichern, behält das System eine einzige Instanz bei und ersetzt die Duplikate durch Zeiger oder Links. Dies reduziert Unordnung, spart Speicherplatz und verbessert die Genauigkeit Ihrer digitalen Aufzeichnungen.
Lebenszyklusmanagement von Dokumenten
Dokumentenlebenszyklusmanagement (DLM) ist der Prozess der Verwaltung eines Dokuments von seiner Erstellung bis zu seiner Entsorgung. Dieses System umfasst alle Phasen des Lebenszyklus eines Dokuments. Es stellt sicher, dass Dokumente gemäß festgelegten Regeln erstellt, gespeichert, aktualisiert, verwendet und schließlich entsorgt werden.
Software für das Prozess- und Streitfallmanagement
Software für das Prozess- und Streitfallmanagement hilft juristischen Teams, alle Bestandteile eines Rechtsfalls zu organisieren und nachzuverfolgen. Sie bündelt Dokumente, Fristen, Kommunikation, Beweismittel und Workflows in einem strukturierten System, damit Kanzleien Fälle effizienter und mit weniger Fehlern bearbeiten können. Sie dient als zentrale Steuerungsstelle für Rechtsstreitigkeiten.
Umwandlung in durchsuchbare PDFs
Bei der Umwandlung in durchsuchbare PDFs werden bildbasierte oder gescannte PDF-Dateien um indexierbaren und durchsuchbaren Text ergänzt. Optische Zeichenerkennung (OCR) erkennt gedruckte oder handschriftliche Zeichen und macht sie maschinenlesbar. Danach finden Benutzer Inhalte über Schlüsselwörter, Filter und Metadaten wie in gewöhnlichen Textdokumenten.
Zugriffsrechte
Zugriffsrechte definieren, wer ein Dokument in einem Dokumentenmanagementsystem einsehen, bearbeiten, löschen oder teilen kann. Diese Rechte werden basierend auf Benutzerrollen, Abteilungen oder individuellen Einstellungen zugewiesen. Sie fungieren als digitale Türsteher, die sensible Daten vor unbefugtem Zugriff oder Änderungen schützen.