System zarządzania dokumentami
Oprogramowanie DMS

Porządkuj i odnajduj dokumenty, zbieraj informacje za pomocą własnych formularzy oraz automatyzuj zatwierdzanie i podpisy elektroniczne — w jednym łatwym w obsłudze systemie.

Wypróbuj bezpłatnie! Film prezentujący system
Skontaktuj się z działem sprzedaży
Najważniejsze funkcje:
  • Wyszukuj dokumenty, także skany
  • Automatyzuj zatwierdzanie i podpisywanie
  • Zbieraj dane i generuj dokumenty
  • Kontroluj dostęp i śledź działania
Mniejszy wpływ na środowisko
Skontaktuj się z działem sprzedaży
Klienci w 86 krajach
12 lat
RODO • HIPAA • ISO 27001
Stworzone w Europie
Funkcje Zobacz funkcje

Bezpieczne zarządzanie dokumentami: zgodność, kontrola dostępu i wyszukiwanie OCR

Bezpieczne zarządzanie dokumentami

Przechowuj pliki dowolnego typu z szyfrowaniem, kontrolą dostępu i funkcjami wspierającymi zgodność z wymaganiami ISO 27001, RODO, HIPAA i Cyber Essentials.
Najważniejsze funkcje
  • Szyfrowanie 256-bitowe
    Chroni dane, przekształcając je w kod, który mogą odczytać tylko uprawnieni użytkownicy. Zabezpiecza to informacje przed nieautoryzowanym dostępem. Taki poziom szyfrowania stosują na przykład banki do ochrony danych finansowych.
    s Szyfrowanie 256-bitowe
  • Uwierzytelnianie dwuskładnikowe
    2FA zwiększa bezpieczeństwo, wymagając oprócz hasła także kodu weryfikacyjnego z aplikacji uwierzytelniającej.
    s Uwierzytelnianie dwuskładnikowe
  • SSL/TLS i ograniczenia adresów IP
    Połączenia Secure Sockets Layer szyfrują dane przesyłane między przeglądarką a naszymi centrami danych, chroniąc ich poufność i zabezpieczając je przed przechwyceniem. Ograniczenia adresów IP dodają kolejną warstwę ochrony: pozwalają określić, skąd można uzyskać dostęp do konta, zapewniając większą kontrolę nad tym, kto i z jakiego miejsca korzysta z dokumentów.
    s SSL/TLS i ograniczenia adresów IP
  • Własna polityka haseł
    Administratorzy mogą określać wymagania dotyczące długości, złożoności i ważności haseł. Mogą również wymagać uwierzytelniania dwuskładnikowego, aby zwiększyć bezpieczeństwo.
    s Własna polityka haseł
  • Potrójne kopie zapasowe
    Dane są przechowywane nadmiarowo w wielu lokalizacjach oddalonych od siebie o co najmniej 100 km. Zwiększa to bezpieczeństwo i niezawodność: nawet w mało prawdopodobnym przypadku awarii jednej lokalizacji dane pozostają chronione i dostępne.
    s Potrójne kopie zapasowe
  • Kosz widoczny tylko dla administratorów konta
    Nawet jeśli użytkownik z uprawnieniem usuwania skasuje plik, administrator może go sprawdzić i w razie potrzeby przywrócić. Zapewnia to dodatkową ochronę usuniętych danych.
    s Kosz widoczny tylko dla administratorów konta
  • SSO (Entra ID, Okta, Google)
    Ta integracja umożliwia scentralizowane zarządzanie tożsamością, jednokrotne logowanie i stosowanie zasad bezpieczeństwa. Użytkownicy mogą łatwo i bezpiecznie korzystać z zasobów, a administratorzy zachowują kontrolę nad uprawnieniami i ochroną danych.
    s SSO (Entra ID, Okta, Google)

Wyszukiwanie OCR i metadane

Szybko odnajduj dokumenty dzięki wyszukiwaniu pełnotekstowemu OCR, niestandardowym metadanym, filtrom i powiązaniom między plikami.
NAJWAŻNIEJSZE FUNKCJE
  • Wyszukiwanie pełnotekstowe OCR
    Indeksowanie treści umożliwia przekształcanie zeskanowanych dokumentów i obrazów w tekst z możliwością wyszukiwania. Dokumenty można odnajdywać na podstawie ich treści, a nie tylko nazwy pliku.
    s Wyszukiwanie pełnotekstowe OCR
  • Filtry metadanych
    Zawężaj wyniki za pomocą filtrów metadanych, własnych pól, zakresów dat, terminów i innych kryteriów. Pozwala to szybko odnaleźć odpowiednie pliki na podstawie statusu projektu, typu dokumentu lub ważnych terminów.
    s Filtry metadanych
  • Niestandardowe metadane
    Definiuj dla dokumentów różne typy pól metadanych: tekst, liczby, daty czy listy rozwijane. Dzięki temu możesz dopasować atrybuty do swoich potrzeb i usprawnić porządkowanie, wyszukiwanie oraz zarządzanie plikami.
    s Niestandardowe metadane
  • Powiązania między plikami i folderami
    Łącz pliki, foldery i linki zewnętrzne, tworząc sieć powiązanych dokumentów i zasobów w systemie.
    s Powiązania między plikami i folderami
  • Nieograniczona historia wersji
    Wersjonowanie zachowuje zmiany dokumentu bez ograniczenia liczby przechowywanych wersji. Przy korzystaniu z integracji z Office 365 nowe wersje są zapisywane automatycznie.
    s Nieograniczona historia wersji

Automatyzacja obiegów i nadzór nad dokumentacją

Automatyzuj zatwierdzanie, weryfikację, potwierdzanie zapoznania się, podpisy elektroniczne i nadzór nad dokumentacją za pomocą wizualnych obiegów, szablonów wielokrotnego użytku, przypomnień, zasad przechowywania i automatycznych działań.
NAJWAŻNIEJSZE FUNKCJE
  • Własne zautomatyzowane obiegi
    Twórz obiegi szeregowe, równoległe i niestandardowe procesy wieloetapowe w wizualnym projektancie. Łącz zatwierdzanie, weryfikację, potwierdzanie zapoznania się, podpisy elektroniczne, wypełnianie formularzy i punktację w jednym obiegu, z indywidualnymi instrukcjami i terminami dla każdego uczestnika. Użytkownicy mogą też poprosić o wyjaśnienie przed podjęciem decyzji.
    s Własne zautomatyzowane obiegi
  • Obiegi podpisu elektronicznego
    Wysyłaj dokumenty do prawnie wiążącego podpisu elektronicznego przez Folderit eSign lub połącz system z DocuSign. Zadania podpisywania można łączyć z zatwierdzaniem i innymi etapami obiegu. Folderit obsługuje również podpis cyfrowy ASIC-E z wykorzystaniem karty identyfikacyjnej, Smart-ID i Mobile-ID w obsługiwanych krajach europejskich.
    s Obiegi podpisu elektronicznego
  • Potwierdzanie zapoznania się z regulaminami
    Rozsyłaj polityki, procedury, instrukcje bezpieczeństwa i inne nadzorowane dokumenty wymagające potwierdzenia zapoznania się. Folderit rejestruje, kto otrzymał, otworzył i potwierdził dokument, zapewniając dziennik audytu i podsumowanie obiegu wspierające wymagania ISO, regulacyjne oraz wewnętrzne.
    s Potwierdzanie zapoznania się z regulaminami
  • Szablony obiegów i automatyczne wyzwalacze
    Zapisuj często używane obiegi jako szablony i uruchamiaj je ponownie bez tworzenia całego procesu od początku. Obieg może również rozpocząć się automatycznie po dodaniu dokumentu do folderu, a po zakończeniu dokument może trafić do innego folderu na kolejny etap przetwarzania.
    s Szablony obiegów i automatyczne wyzwalacze
  • Przypomnienia
    Ustawiaj przypomnienia dla użytkowników i grup, określając własną wiadomość oraz link do odpowiedniego zasobu. Wybierz datę, godzinę i opcję powtarzania, aby zespół pamiętał o przeglądach dokumentów, aktualizacjach regulaminów i innych zadaniach.
    s Przypomnienia
  • Automatyczna numeracja dokumentów
    Automatycznie nadawaj spójne numery dokumentów według własnych schematów zawierających liczniki, daty, stały tekst i wartości metadanych. Możesz ustalać różne zasady dla folderów i typów dokumentów, wspierając uporządkowany nadzór nad dokumentacją.
    s Automatyczna numeracja dokumentów
  • Automatyzacja zasad przechowywania
    Ustalaj harmonogramy określające, jak długo pliki i foldery mają być przechowywane przed archiwizacją lub usunięciem. Zasady można dostosować do poszczególnych plików i folderów, aby realizować politykę przechowywania dokumentacji.
    s Automatyzacja zasad przechowywania
  • Import z e-maila do folderu
    Każdemu folderowi w Folderit można przypisać unikatowy adres e-mail. Wysyłaj załączniki bezpośrednio do wybranego folderu, zapisując dane nadawcy, temat i treść wiadomości jako metadane ułatwiające porządkowanie oraz wyszukiwanie. To wygodne rozwiązanie do skanowania na e-mail i szybkiego, bezpiecznego zapisywania dokumentów.
    s Import z e-maila do folderu
  • Historia i podsumowania obiegów
    Przeglądaj obiegi zakończone, oczekujące i wysłane wraz z decyzjami uczestników, komentarzami, znacznikami czasu, podpisami i prośbami o wyjaśnienia. Zakończone procesy mogą zawierać podsumowania do pobrania na potrzeby audytów i dokumentowania zgodności.
    s Historia i podsumowania obiegów

Kontrola dostępu oparta na rolach (RBAC)

Bezpiecznie udostępniaj pliki i foldery, określając szczegółowe uprawnienia dla użytkowników, grup i bezpiecznych linków.
POZIOMY UPRAWNIEŃ
  • Tylko podgląd
    Ten poziom pozwala przeglądać dokumenty w systemie bez możliwości drukowania, pobierania, edytowania, a nawet zaznaczania i kopiowania tekstu.
    s Tylko podgląd
  • Tylko przesyłanie
    Użytkownik może dodawać nowe pliki do wskazanej lokalizacji, ale nie może przeglądać ani pobierać istniejącej zawartości. To przydatne, gdy trzeba przyjmować dokumenty bez udostępniania innych poufnych plików.
    s Tylko przesyłanie
  • Podgląd i pobieranie
    Użytkownik może przeglądać, drukować i pobierać dokumenty.
    s Podgląd i pobieranie
  • Edytor
    Ten poziom zapewnia pełną kontrolę nad udostępnionym zasobem, w tym przeglądanie, edytowanie, usuwanie i zarządzanie plikami oraz ustawieniami.
    s Edytor
  • Szczegółowe uprawnienia niestandardowe
    Precyzyjnie określaj dozwolone działania: widoczność dziennika audytu, możliwość edytowania wyłącznie online czy ograniczenia pobierania i innych czynności. Dzięki temu dostęp każdego użytkownika odpowiada jego roli i wymaganiom bezpieczeństwa dotyczącym udostępnionego zasobu.
    s Szczegółowe uprawnienia niestandardowe

Dzienniki audytu, pulpity i raportowanie

Zyskaj pełny wgląd w swój DMS dzięki pulpitom, raportom i dziennikom audytu, aby dokumentować zgodność oraz śledzić działania.
NAJWAŻNIEJSZE FUNKCJE
  • Pulpity i raporty
    Monitoruj działania dotyczące dokumentów w całej organizacji z pulpitu administratora: duplikaty, oczekujące obiegi, terminy przechowywania, dokumenty z terminem realizacji i pełny przegląd zawartości. Użytkownicy mają również własne pulpity z zadaniami przychodzącymi, obiegami wysłanymi i oczekującymi oraz zarchiwizowanymi decyzjami. Raporty można eksportować do Excel, ODS, CSV i PDF.
    s Pulpity i raporty
  • Pełne dzienniki audytu
    Dzienniki audytu rejestrują działania użytkowników i podmiotów zewnętrznych dotyczące plików, folderów, obiegów oraz całej organizacji. Każdy wpis zawiera znacznik czasu i odpowiednie informacje o użytkowniku, zapewniając wiarygodną dokumentację na potrzeby zgodności, postępowań wyjaśniających i wewnętrznego monitorowania. Dane audytowe można eksportować do raportów i analiz, między innymi w formatach Excel, CSV i PDF.
    s Pełne dzienniki audytu
  • Przegląd udostępnionych zasobów
    Przeglądaj w jednym miejscu dokumenty i foldery udostępnione użytkownikom, grupom i odbiorcom zewnętrznym. Administratorzy mogą sprawdzać uprawnienia, monitorować aktywne linki publiczne i cofać udostępnianie, gdy przestaje być potrzebne.
    s Przegląd udostępnionych zasobów
  • Powiadomienia i obserwowanie zmian
    Użytkownicy mogą dostosowywać powiadomienia i obserwować zmiany wybranych plików lub folderów. Powiadomienia mogą dotyczyć aktualizacji dokumentów, próśb w obiegach, zatwierdzeń, podpisów, przypomnień, udostępniania i innych istotnych zdarzeń.
    s Powiadomienia i obserwowanie zmian

Integracje, eForms i generowanie dokumentów

Rozszerz możliwości DMS o własne formularze elektroniczne, zarządzanie rekordami i integracje, takie jak Microsoft 365, Outlook oraz DocuSign, wspierające codzienną pracę zespołów.
NAJWAŻNIEJSZE FUNKCJE
  • Własne formularze elektroniczne
    Twórz własne formularze, na przykład do zgłoszeń incydentów, wniosków lub rejestrów. Użytkownicy wypełniają pola zamiast przesyłać plik, a każde zgłoszenie jest zapisywane jako uporządkowany rekord. Rekordy można przeszukiwać i chronić uprawnieniami.
    s Własne formularze elektroniczne
  • Oddziały i spółki zależne
    Twórz oddzielne obszary robocze dla każdej firmy lub lokalizacji. Każdy obszar ma własnych użytkowników, role i opcjonalnych administratorów, dzięki czemu zespoły widzą tylko właściwe zasoby. Przełączaj się jednym kliknięciem, zachowując bezpieczeństwo i dzienniki audytu.
    s Oddziały i spółki zależne
  • Integracja z Microsoft Office 365
    Wbudowana integracja umożliwia tworzenie i edytowanie plików Word, Excel i PowerPoint bezpośrednio w Folderit.
    s Integracja z Microsoft Office 365
  • Dodatek do Outlook
    Dodatek umożliwia wysyłanie wybranych wiadomości e-mail bezpośrednio z Outlook do dowolnego folderu w Folderit.
    s Dodatek do Outlook
  • Integracja z DocuSign
    Uruchamiaj obiegi DocuSign bezpośrednio w Folderit i automatycznie otrzymuj podpisane dokumenty z powrotem w systemie.
    s Integracja z DocuSign
  • Obsługa telefonów i tabletów
    Folderit DMS jest przystosowany do telefonów i tabletów, zapewniając wygodną pracę na różnych urządzeniach. Zarządzaj dokumentami, zatwierdzaj je i przeglądaj raporty, korzystając z intuicyjnej nawigacji oraz funkcji systemu również w podróży.
    s Obsługa telefonów i tabletów
  • Aplikacja komputerowa
    Folderit Sync synchronizuje pliki między komputerami PC, zapewniając dostęp do aktualnych dokumentów online i offline. Umożliwia wygodne zarządzanie plikami z pulpitu, dbając o ich synchronizację i bezpieczeństwo.
    s Aplikacja komputerowa
  • Przechowywanie i osadzanie adresów URL
    Przechowuj i osadzaj zewnętrzne adresy URL w Folderit, otwierając je w ramce iframe lub osobnej karcie. Linki mogą być powiązane z innymi elementami, zawierać metadane i być zarządzane tak jak dokumenty.
    s Przechowywanie i osadzanie adresów URL
  • Znaki wodne
    Dynamiczne znaki wodne zapewniają dodatkową ochronę dokumentów. Dane takie jak imię i nazwisko oglądającego, data oraz godzina są automatycznie umieszczane podczas podglądu i pobierania, ułatwiając identyfikowalność i zniechęcając do nieuprawnionego udostępniania. Funkcja dostępna jako osobny zakup.
    s Znaki wodne
  • Generowanie dokumentów z szablonów
    Twórz pliki PDF i DOCX z uporządkowanych danych eForms, korzystając z szablonów ODT wielokrotnego użytku. Generuj umowy, zaświadczenia, faktury, dokumenty HR i raporty, a następnie zapisuj je, pobieraj, wysyłaj e-mailem lub kieruj do obiegów.
    s Generowanie dokumentów z szablonów

Bardziej zrównoważone i przyjazne środowisku zarządzanie dokumentami.

Bezpieczny system zarządzania dokumentami Folderit jest dostępny w AWS, gdzie Amazon pokrywa 100% zużycia energii elektrycznej energią ze źródeł odnawialnych, a także lokalnie z tymi samymi funkcjami. Zobacz, co jeszcze robimy w ramach naszego programu społecznej odpowiedzialności biznesu.

Zrównoważone zarządzanie dokumentami
Intuicyjne zarządzanie dokumentami
Poświęcaj mniej czasu na zarządzanie dokumentami

Folderit to najbardziej przyjazny dla użytkownika DMS na świecie. Oszczędzaj czas i pieniądze.

Zależy nam na klientach. Każdego dnia rozwijamy oprogramowanie DMS, które wyróżnia się we właściwy sposób: jest proste w obsłudze, niezawodne i stworzone dla osób ceniących bezpieczeństwo, prywatność oraz wydajność. Nasz nagradzany, intuicyjny interfejs umożliwia szybsze porządkowanie, zatwierdzanie i podpisywanie dokumentów niż w porównywalnych systemach zarządzania dokumentami. Folderit to dobry wybór dla zespołów przechodzących na bezpapierowy obieg pracy.

Wypróbuj bezpłatnie!
Opinie klientów

Zaufanie i uznanie klientów. ❤️ Na całym świecie.

Folderit DMS jest łatwy w obsłudze, bezpieczny i przystępny cenowo. W połączeniu ze znakomitym zespołem wsparcia daje naszym klientom to, czego szukają.

  • „Od pięciu lat z pełnym zadowoleniem korzystamy z Folderit EDMS do przechowywania dokumentów związanych z naszym systemem zarządzania jakością (QMS). Folderit jest niezwykle przyjazny dla użytkownika, bezpieczny i przystępny cenowo. Dzięki niemu mamy dostęp do dokumentów zawsze i wszędzie.”
    Sjoerd K. / Dyrektor generalny
    MedCat / Holandia
  • „Folderit DMS całkowicie odmienił pracę naszego zespołu ds. rozliczeń z dostawcami. Zaczęliśmy używać go do porządkowania faktur i rachunków, co znacznie ułatwiło nam pracę. Pola metadanych są niezwykle przydatne: możemy oznaczać wszystko nazwami dostawców, datami i kwotami, a późniejsze odnajdywanie dokumentów jest bardzo proste.”
    Paul K. / Dyrektor operacyjny
    Crabtree’s Carpet & Flooring / USA
  • „Od kilku dni korzystam z planu próbnego i muszę przyznać, że to jedno z najlepszych rozwiązań programowych, jakich kiedykolwiek używałem. Intuicyjne, przemyślane i pełne możliwości. Wszystko jest na swoim miejscu, a nawet rozliczenia i plany są przejrzyste.”
    PHIL B.
    Wielka Brytania
  • „Chcę przekazać, że zawsze oceniam Państwa obsługę klienta bardzo dobrze. Gdy mam pytania, odpowiadacie terminowo, wyjaśniacie moje wątpliwości i zapewniacie bardzo dobrą pomoc.”
    LAURA S.
    Australia
  • „Folderit całkowicie odmienił naszą pracę. Jako firma z Chile potrzebowaliśmy też możliwości ustawienia języka hiszpańskiego. Podsumowując, system okazał się doskonałym narzędziem poprawiającym produktywność i organizację w naszej firmie.”
    Christian C. / Dyrektor generalny
    Santa Maria / Chile
  • „Prowadzę małą międzynarodową firmę konsultingową. Niedawno wybraliśmy Folderit jako system EDM do dokumentów prawnych. Gratuluję stworzenia tak fantastycznego, sprawnego i łatwego w obsłudze produktu dla małych i średnich firm. Naprawdę jest znakomity.”
    ROB L.
    Holandia
  • „Jestem pod wrażeniem produktu, jego prostoty i świetnego interfejsu stworzonego przez Państwa zespół.”
    HARSHVARDHAN S.
    Wielka Brytania
  • „To oprogramowanie jest znakomite — bardzo łatwe w obsłudze, a jednocześnie niezwykle rozbudowane!”
    THOMAS R.
    Wielka Brytania
  • „Przy okazji gratuluję doskonałego oprogramowania. Przekonało mnie od pierwszego wejrzenia :-)”
    DUARTE G. H.
    Portugalia
  • „Świetna usługa — dotychczas jesteśmy z niej BARDZO zadowoleni. Oczywiście również ze znakomitego podejścia zespołu wsparcia!”
    MIKE L.
    Australia

Jesteś w dobrym towarzystwie. Dołącz do tysięcy organizacji w Folderit.

Organizacje z ponad 86 krajów korzystają z bezpiecznego DMS w chmurze Folderit, aby codziennie zarządzać dokumentami bez papieru.

Często zadawane pytania

Systemy DMS, takie jak Folderit, gromadzą pliki w bezpiecznym repozytorium online, ograniczając ręczną wymianę e-maili i problemy lokalnego przechowywania. Funkcje współpracy, w tym rezerwowanie plików do edycji i zwalnianie rezerwacji, historia wersji oraz automatyczne powiadomienia, usprawniają zatwierdzanie i ograniczają powielanie pracy, zwiększając produktywność zespołu.

Bezpieczny DMS powinien zapewniać szczegółową kontrolę uprawnień, dzienniki audytu wskazujące, kto otworzył, edytował lub udostępnił dokument, oraz automatyczne zasady przechowywania. Szukaj architektury wspierającej ISO 27001 i RODO oraz łatwego eksportu raportów zgodności, który usprawnia kontrole regulacyjne.

Tak. Folderit udostępnia RESTful API do tworzenia własnych integracji z CRM, ERP, aplikacjami biurowymi i innymi systemami biznesowymi, w tym platformami Salesforce, HubSpot, SAP, Microsoft Dynamics oraz Google Workspace. Wbudowane integracje są dostępne dla Microsoft 365, DocuSign, Microsoft Entra ID i Okta. Zależnie od integracji dokumenty i powiązane dane mogą być automatycznie przesyłane między Folderit a używanymi systemami, ograniczając ręczne przesyłanie, pobieranie i wielokrotne wprowadzanie tych samych danych.

Folderit oferuje elastyczne plany abonamentowe — od przystępnego cenowo planu Mini dla małych zespołów po dopasowane rozwiązania Enterprise do zarządzania dokumentami z zaawansowaną automatyzacją obiegów, konfigurowalną przestrzenią dyskową i liczbą użytkowników, różnymi modelami wdrożenia oraz dedykowaną pomocą. Wraz z rozwojem organizacji plan Folderit DMS można dostosować do większej liczby użytkowników, pojemności i wymagań biznesowych.

Podczas zapisywania zmian w obsługiwanym edytorze lub przesyłania nowej wersji pliku Folderit zachowuje wersję z metadanymi, takimi jak autor zmiany, znacznik czasu i komentarze. Użytkownicy mogą zestawiać wersje, wracać do wcześniejszych szkiców i dodawać komentarze. Mechanizmy rezerwowania plików do edycji i zwalniania rezerwacji ograniczają konflikty nadpisywania i pomagają zespołowi pracować na aktualnej wersji dokumentu.