Mit Folderit eSign unterschreiben

Folderit eSign können Sie Dokumente zur elektronischen Signatur direkt von Folderit senden, ohne dass ein externer Signaturanbieter oder spezielle Hardware erforderlich ist.

Folderit eSign ist im Maßgeschneiderten Plan verfügbar und beinhaltet unbegrenzte elektronische Signaturen ohne zusätzliche Kosten pro Signatur.

Dokumente können an registrierte Folderit Benutzer oder an externe Empfänger gesendet werden, die kein Folderit Konto haben. Externe Empfänger erhalten eine sichere E-Mail-Einladung und können das Dokument über ihren Browser überprüfen und signieren.

Möglichkeiten zum Starten eines Folderit eSign-Workflows

Sie können Folderit eSign auf verschiedene Arten verwenden:

• Einzeldatei-Workflow – Starten Sie manuell einen Signiervorgang für ein einzelnes Dokument.
• Automatisierung auf Ordnerebene – startet automatisch einen vordefinierten Signatur-Workflow, wenn eine Datei zu einem konfigurierten Ordner hinzugefügt wird.
• Workflow-Vorlage – verwenden Sie einen wiederverwendbaren Signaturprozess mit vordefinierten Empfängern, Signaturreihenfolge, Anweisungen und anderen Einstellungen. Erfahren Sie mehr über das Erstellen und Verwenden von Workflow-Vorlagen.
• Arbeitsablauf-Designer – Schließen Sie die elektronische Signatur als eine Stufe in einem größeren automatisierten Prozess ein, der Auslöser, Bedingungen, Genehmigungen, Bestätigungen, Dateiverschiebungen oder andere Aktionen enthält. Erfahren Sie mehr über den Workflow-Designer.

Starten Sie Folderit eSign für eine einzelne Datei

Öffnen Sie die Detailansicht des Dokuments und wählen Sie die Option Folderit eSign aus den verfügbaren Workflow-Aktionen.

Die Option Folderit eSign-Workflow starten wird verfügbar, nachdem Folderit eine Vorschau des Dokuments generiert hat. Wenn es nicht sofort nach dem Hochladen der Datei sichtbar ist, warten Sie, bis der Vorschauvorgang abgeschlossen ist, und aktualisieren Sie die Seite. Weitere Informationen finden Sie unter Vorschau von Dateien.

1. Öffnen Sie das Dokument, das Sie zum Signieren senden möchten.
2. Starten Sie den Workflow Folderit eSign.
3. Fügen Sie eine optionale Notiz hinzu, die erläutert, was die Empfänger überprüfen oder unterschreiben sollen.
4. Wählen Sie die Workflow-Reihenfolge: Parallel, Seriell oder Benutzerdefiniert.
5. Fügen Sie einzelne Empfänger oder Benutzergruppen hinzu.
6. Wählen Sie aus, ob Empfänger die Dokumentmetadaten und zugehörigen Elemente sehen dürfen.
7. Aktivieren Sie optional Datei nach erfolgreichem Workflow verschieben und wählen Sie den Zielordner aus.
8. Klicken Sie auf Start, um die Signatureinladungen zu senden.

Wählen Sie die Reihenfolge der Unterzeichnung aus.

• Parallel – alle Empfänger erhalten ihre Signieraufgaben gleichzeitig.
• Seriell – Empfänger werden nacheinander in der angegebenen Reihenfolge eingeladen.
• Benutzerdefiniert – Empfänger können in mehrere Phasen eingeteilt werden. Empfänger derselben Stufe erhalten ihre Aufgaben gemeinsam und die nächste Stufe beginnt, nachdem die aktuelle Stufe abgeschlossen wurde.

Für Prozesse, die vor der Unterzeichnung eine formelle Entscheidung erfordern, kann Folderit eSign mit einem Genehmigungsworkflow kombiniert werden. Es kann auch ein Bestätigungsworkflow folgen, bei dem die Empfänger bestätigen müssen, dass sie das fertige Dokument gelesen haben.

Was der Empfänger sieht

Jeder Empfänger erhält eine E-Mail-Einladung mit einem sicheren Link zur Signieraufgabe. Registrierte Benutzer finden die Anfrage auch in ihren Folderit-Aufgaben.

Der Empfänger kann:

• Vorschau des Dokuments anzeigen oder herunterladen;
• Überprüfen Sie die Notiz des Absenders.
• wählen Sie die gewünschte Seite aus und platzieren Sie ihre Unterschrift;
• Fügen Sie einen Kommentar oder einen optionalen Anhang hinzu.
• unterschreiben Sie das Dokument;
• lehnt die Anfrage ab;
• um Klärung bitten, bevor eine endgültige Entscheidung getroffen wird;
• Delegieren Sie die Aufgabe, wenn die Delegierung zulässig ist.

Externe Empfänger müssen kein Folderit Benutzerkonto erstellen. Sie können den sicheren Einladungslink öffnen und den Signiervorgang in ihrem Browser abschließen.

Platzieren und bestätigen Sie die Unterschrift

Der Empfänger wählt zunächst die Seite aus, auf der die Signatur erscheinen soll, und klickt dann in der Dokumentvorschau auf die gewünschte Stelle. Nachdem sie die Signatur platziert haben, scrollen sie zu den verfügbaren Aktionen und klicken auf Unterzeichnen, um die Aufgabe abzuschließen.

Der Empfänger sollte das Dokument und die Platzierung der Unterschrift vor der Bestätigung sorgfältig prüfen, da die Unterzeichnung den ihm zugewiesenen Arbeitsschritt abschließt.

Automatisieren Folderit eSign

Automatisierung auf Ordnerebene

Ein Ordner kann so konfiguriert werden, dass er automatisch denselben eSign-Workflow startet, wenn ein neues Dokument hinzugefügt wird. Dies ist sinnvoll bei wiederkehrenden Vorgängen wie Betriebsvereinbarungen, Verträgen, Einverständniserklärungen oder standardisierten Kundendokumenten.

Konfigurieren Sie die Automatisierung über die Workflow-Einstellungen des Ordners, wählen Sie Folderit eSign als Methode aus, fügen Sie die erforderlichen Empfänger hinzu, wählen Sie die Signaturreihenfolge und speichern Sie den Workflow.

Workflow-Vorlagen

Verwenden Sie eine Workflow-Vorlage, wenn derselbe Signaturvorgang regelmäßig gestartet wird, aber nicht automatisch für jede Datei in einem Ordner beginnen soll.

Eine Vorlage kann die Signaturreihenfolge, Empfänger, Anweisungen, Sichtbarkeitseinstellungen und andere Workflow-Konfigurationen speichern, sodass Benutzer den Prozess nicht jedes Mal neu erstellen müssen.

Arbeitsablauf-Designer

Der Workflow Designer kann Folderit eSign als Teil eines größeren Prozesses einbinden. Beispielsweise kann es sein, dass ein Dokument zunächst die Genehmigung des Managements erfordert, dann zur elektronischen Signatur gesendet wird und schließlich nach erfolgreicher Fertigstellung in einen Archivordner verschoben wird.

Überwachen Sie den Signaturfortschritt

Der Workflow-Status wird in der Detailansicht des Dokuments angezeigt. Sie können die Empfänger, die aktuelle Workflow-Stufe, abgeschlossene Aktionen, Kommentare und Zeitstempel überprüfen.

Nach Abschluss des Workflows bleiben das signierte Dokument und sein Workflow-Verlauf mit dem Element in Folderit verbunden und bieten so eine überprüfbare Aufzeichnung des Signiervorgangs.