Folderit mit Zapier verbinden
Verbinden Sie Folderit mit Tausenden von Anwendungen mit Folderit DMS auf Zapier. Automatisieren Sie den Dokumenteneingang, Datei- und Ordnervorgänge, Metadatenaktualisierungen, Genehmigungen, Workflows, Benachrichtigungen und erweiterte API Prozesse. Die Integration ist öffentlich verfügbar; Ein Einladungscode ist nicht erforderlich.
Beginnen Sie mit einer vorgefertigten Zap-Vorlage
Die folgenden Setup-Links öffnen derzeit benannte Zapier-Rezeptseiten. Nachdem Sie ein Rezept kopiert haben, verbinden Sie Ihre eigenen Konten, wählen Sie Ordner und Ziele aus, überprüfen Sie jedes zugeordnete Feld und testen Sie es mit nicht vertraulichen Daten, während der Zap deaktiviert ist. Eine Rezeptseite allein bestätigt nicht, dass Ihre kopierten Einstellungen oder Konten bereit sind. Schalten Sie den Zap erst ein, nachdem Sie das tatsächliche Ergebnis überprüft haben. Abhängig von den Apps und der Anzahl der Schritte kann ein kostenpflichtiger Zapier Plan oder ein separates Anbieterabonnement erforderlich sein.
Vorlagenverfügbarkeit geprüft am 29. Oktober 2026: Einige ältere Rezeptlinks leiten jetzt zu allgemeinen Integrationsseiten weiter, anstatt das benannte Rezept zu öffnen. Diese Links sind separat unter Other recipe links and assisted setup aufgeführt; es handelt sich nicht um vorgefertigte Setup-Optionen.
CRM- und Kundendienstdokumente organisieren
Vor dem Aktivieren: Überprüfen Sie nach dem Kopieren einer CRM-Vorlage jedes zugeordnete Feld und bestätigen Sie, dass jeder Wert aus dem beabsichtigten früheren Schritt stammt. Verbinden Sie Ihre eigenen Konten und führen Sie einen deaktivierten, nicht sensiblen Test durch, der den erwarteten Ordner Folderit erstellt oder wiederverwendet. Überprüfen Sie bei Salesforce außerdem, ob der Link in denselben Fall geschrieben wird. Wenden Sie sich an Folderit, wenn eine kopierte Zuordnung fehlt oder auf den falschen Schritt verweist.
Erstellen oder verwenden Sie einen Dokumentordner für jeden neuen HubSpot-Deal, jedes HubSpot-Ticket oder jeden neuen Salesforce-Fall. Diese Vorlagen verwenden die Quelldatensatz-ID, um die Ordnerpfade konsistent zu halten und bei späteren Ausführungen einen passenden Ordner wiederzuverwenden. Verwenden Sie einen einzigen schreibenden Prozess für die Ordnerstruktur. Gleichzeitige Ausführungen können weiterhin doppelte Ordner erstellen.
Die Salesforce-Vorlage schreibt auch den Link zum privaten Folderit-Ordner in denselben Fall zurück. Erstellen Sie ein dediziertes Fallfeld URL mit dem Namen Folderit Folder URL und dem API-Namen Folderit_Folder_URL__c oder ordnen Sie den letzten Schritt einem vorhandenen dedizierten Feld URL zu. Wählen Sie während der Einrichtung den übergeordneten Ordner Folderit aus. Ein gespeicherter Link gewährt keinen Dokumentzugriff.
Mitarbeiterdokumentordner aus Workday erstellen
Erstellen oder verwenden Sie einen Mitarbeiterordner in Folderit, wenn ein Mitarbeiter in der Workday-Abfrage nach aktiven Mitarbeitern erscheint. Diese Vorlage erstellt nur Ordner: Sie kopiert keine Mitarbeiterdokumente, schreibt nicht in Workday und ändert auch keine Folderit Berechtigungen.
Verbinden Sie Ihre eigenen Workday- und Folderit-Konten, bestätigen Sie den Workday-WQL-Zugriff und die Mitarbeiterberechtigung, legen Sie den Quellmandanten fest und wählen Sie einen eingeschränkten Folderit übergeordneten Ordner aus. Verwenden Sie einen einzigen schreibenden Prozess für diese Ordnerstruktur und testen Sie, während der Zap deaktiviert ist. Die Abfrage deckt die letzten 100 Ergebnisse aktiver Arbeiter ab; Es handelt sich nicht um einen Massen-Backfill oder eine Garantie dafür, dass jede Einstellung in großem Umfang erfasst wird.
Teams über Workflow-Anfragen benachrichtigen
Senden Sie eine Teams-Benachrichtigung, wenn Folderit eine neue Workflow-Anfrage meldet. Wählen Sie während der Einrichtung die Folderit-Quelle, das Teams-Ziel und die Empfänger aus. Überprüfen Sie die zugeordneten Felder „Dokument“, „Methode“, „Empfänger“ und „Zeit“ und verifizieren Sie die Nachricht dann mit einer nicht vertraulichen Anfrage, bevor Sie sie aktivieren.
Folderit-Trigger fragen regelmäßig nach neuen Ereignissen ab; Der Zeitpunkt der Benachrichtigung hängt von Ihrem Zapier-Plan ab. Die Rückgabe einer Aufgabe oder eines Prüfereignisses garantiert nicht, dass eine Downstream-Nachricht zugestellt wurde. Überprüfen Sie daher während des Tests den Empfangskanal.
Neue Google Drive Dateien importieren
Importieren Sie neue Google Drive-Dateien in den von Ihnen ausgewählten Ordner Folderit. Überprüfen Sie vor dem Testen die Eingabe der Quelldatei, die Quellkennung, den Namen, den MIME-Typ, die Zeitstempel und das Ziel.
Dies ist eine ereignisgesteuerte Aufnahme, keine vollständige bidirektionale Ordnersynchronisierung oder eine historische Migration. Überprüfen Sie die nachstehenden Hinweise zur Importsicherheit, einschließlich bestehender Folderit automatischer Arbeitsabläufe, bevor Sie ein Testdokument erstellen.
Neue Folderit Dateien benachrichtigen und verfolgen
Senden Sie eine Benachrichtigung per E-Mail, Slack oder Microsoft Teams, wenn eine neue Datei erscheint, oder fügen Sie deren Details zu einer Google Sheets-Zeile hinzu. Konfigurieren Sie den überwachten Ordner und das Empfangsziel selbst.
Andere Rezeptlinks und unterstützte Einrichtung
Die folgenden benannten Rezept-Links wurden bei der Überprüfung am 29. Oktober 2026 auf allgemeine Integrationsseiten umgeleitet. Sie werden als Referenzen beibehalten, öffnen jedoch derzeit nicht das beworbene geführte Setup. Kontaktieren Sie Folderit für die aktuellen Einrichtungsoptionen oder erstellen Sie einen Workflow mit den unten aufgeführten öffentlichen App-Ereignissen. Lassen Sie alle vorhandenen Kopien deaktiviert, bis ihre Quellfelder, Filter, Ziele und Ergebnisse überprüft wurden.
Rezeptreferenzen und ihre Setup-Einschränkungen anzeigen
AI-PDF-Zusammenfassungen und -Klassifizierung
- PDFs mit ChatGPT zusammenfassen und Metadaten aktualisieren
- PDFs mit Gemini zusammenfassen und Metadaten aktualisieren
Diese AI-Rezeptreferenzen sind nicht als Links zur geführten Einrichtung verfügbar. Überprüfen Sie bei jeder unterstützten Einrichtung vor der Verwendung alle Dateifilter und abhängigen Zuordnungen, die herunterladbare PDF-Eingabe, die KI-Antwortvalidierung und das Metadatenziel für dasselbe Dokument. Die beabsichtigte Ausgabe ist eine Zusammenfassung und ein Dokumenttyp; Es handelt sich nicht um eine Suche in natürlicher Sprache Folderit oder um eine automatische Tag-Zuweisung.
Summary und AI Document Type sind Textmetadatenfelder, keine Tags. Fehlende kompatible Textfelder werden automatisch erstellt. Die Vorlagen sind für PDFs bis zu 10 MiB konzipiert; Nicht unterstützte Dateien, übergroße Dateien und ungültige KI-Antworten dürfen nicht mit dem Schreiben der Metadaten fortfahren. Überprüfen Sie vorhandene Feldtypen und testen Sie sie mit einem harmlosen PDF, bevor Sie den Zap aktivieren.
Datenschutz und Kosten: Das ausgewählte PDF wird heruntergeladen und über Zapier über Ihre eigene API-Verbindung an den von Ihnen gewählten KI-Anbieter gesendet. Überprüfen Sie die Dokumentenverarbeitungsregeln Ihrer Organisation und die Bedingungen des Anbieters, bevor Sie vertrauliche Dokumente verwenden. Es können Gebühren, Beschränkungen und Zapier Aufgabenkosten des Anbieters anfallen. Wiederholte Tests oder Wiederholungen können zu einer zusätzlichen KI-Nutzung führen. Überprüfen Sie die von der KI generierten Werte auf Genauigkeit. Diese Vorlagen bieten keine Suche in natürlicher Sprache Folderit oder keine automatische Tag-Zuweisung.
Kontrollierte Google Drive Freigaben und Workflow-Ergebnisse
- Kontrollierte Google Drive PDFs exportieren und Workflows starten
- E-Mail-Workflow-Ergebnisse
- Workflow-Ergebnisse an Slack
senden
Behandeln Sie eine alte Kopie mit kontrollierter Freigabe nicht als fertig, nur weil ihre Schritte vorhanden sind. Überprüfen Sie den PDF-Export, die Quell- und Versionskennungen, das Importergebnis und die Filter vor allen Metadaten oder Workflow-Startschritten. Ein Workflow-Schritt sollte nur dann fortgesetzt werden, wenn das Importergebnis explizit meldet, dass er bereit ist und kein Duplikat ist. Testen Sie jedes erforderliche Ergebnisbenachrichtigungsereignis und sein tatsächliches Empfangsziel, bevor Sie es aktivieren.
Weitere Rezepte für den Datei-, Anhang- und Rechnungseingang
- Neue Dropbox-Dateien importieren
- Neue Box-Dateien importieren
- Neue Gmail Anhänge importieren
- Neue QuickBooks Online-Rechnungen archivieren
- Neue Xero-Verkaufsrechnungen archivieren
Für die unterstützte Aufnahme von Dropbox, Box, Gmail, QuickBooks Online oder Xero bestätigen Sie die Quell-App-Verbindung, das genaue Dokument oder die genaue Rechnung, die abrufbare Datei/PDF-Eingabe, die erforderlichen Importfelder und das Folderit-Ziel. Ein verbundenes Konto oder eine erfolgreiche Quellensuche sind kein Beweis dafür, dass das Dokument korrekt importiert wurde. Bei diesen Arbeitsabläufen handelt es sich nicht um eine vollständige Synchronisierung oder historische Migration.
Folgeaufgaben und Karten
- Asana-Aufgaben für neue Folderit Dateien erstellen
- Trello-Karten für neue Folderit Dateien erstellen
- Pipedrive-Aufgaben für neue Folderit Dateien erstellen
Folgeworkflows für Asana, Trello und Pipedrive erfordern Ihre eigene Anbieterverbindung sowie ein ausgewähltes Ziel, einen Beauftragten und alle erforderlichen Aufgabenfelder. Überprüfen Sie vor der Aktivierung eine nicht vertrauliche Aufgabe oder Karte und den zugehörigen Dateikontext.
Sehen Sie sich alle Folderit DMS-Integrationen auf Zapier an, um einen weiteren Workflow zu erstellen. Wenn eine Vorlage nicht zu Ihrem Prozess passt, verwenden Sie die unten aufgeführten Folderit Auslöser, Aktionen und Suchen, um Ihre eigenen zu erstellen.
Bevor Sie beginnen
- Ein Zapier-Konto und ein Folderit-Konto mit API-Zugriff. Der Zugriff auf Folderit API ist mit dem Tailor-Plan möglich. Siehe API Zugangsinformationen.
- Ihre Folderit API Client ID, Client Secret und Account UID. Fragen Sie Ihren Folderit Administrator, wenn Ihnen diese Angaben nicht vorliegen.
- Der Zielordner oder überwachte Folderit-Ordner. Wenn in einem Schritt eine Ordnerauswahl angezeigt wird, durchsuchen oder durchsuchen Sie die Ordner, die für das verbundene Konto verfügbar sind. Wenn in einem Feld nach einem Folderit Root UID gefragt wird, geben Sie den Ordner UID ein – nicht das Konto UID oder den Ordnernamen.
Verbinden Sie Ihr Folderit-Konto
- Öffnen Sie Folderit DMS in Zapier und erstellen Sie einen Workflow namens Zap.
- Auswählen Folderit DMS als App für einen Schritt und wählen Sie das gewünschte Ereignis aus.
- Wählen Sie die Option zum Verbinden eines Kontos. Geben Sie Ihre Client-ID, Ihr Client-Geheimnis und Ihr Konto UID in das Verbindungsformular ein.
- Schließen Sie den Verbindungstest ab. Verwenden Sie ein Konto, das Zugriff auf die Ordner hat, die Ihre Automatisierung benötigt.
Geben Sie Ihr Client Secret nur im Kontoverbindungsformular ein. Fügen Sie es nicht in den Inhalt, die Dateimetadaten oder die Supportnachricht eines Workflows ein.
Was Sie mit Folderit DMS automatisieren können
Folderit DMS für Zapier bietet neun Auslöser und sechsunddreißig geführte Aktionen und Suchen. Sie können Dateien, Ordner, Versionen, Workflow-Aufgaben, Workflow-Antworten und ausgewählte Datensatzereignisse überwachen; Datensätze durchsuchen, lesen, suchen, importieren, herunterladen, versionieren, verschieben, duplizieren, markieren, sperren, teilen und aktualisieren; Arbeiten Sie mit typisierten Metadaten, Erinnerungen, E-Formularen, zugehörigen Datensätzen, Aufgabenanhängen und dem Workflow-Status. validierte Folderit Aufgaben erstellen; Starten Sie Folderit Workflows und Genehmigungsanfragen; und verwenden Sie eine geschützte API-Aktion für dokumentierte kontobezogene Endpunkte. Mithilfe von Ordnerfeldern, in denen eine Auswahl angezeigt wird, können Sie Ordner durchsuchen oder durchsuchen, die für das verbundene Konto verfügbar sind. Für einige fortgeschrittene Felder ist noch ein Folderit UID.
erforderlich.
Auslöser
| Trigger | Was es ist tut |
|---|---|
| New Folderit File | Erkennt eine neu hinzugefügte Datei in einem ausgewählten Ordner, mit der Option, Unterordner einzubeziehen. |
| New Workflow Request | Startet einen Zap, wenn Folderit eine neue Workflow-Anfrage meldet. |
| Workflow Request Responded To | Startet einen Zap, wenn eine Folderit Workflow-Anfrage eine Antwort erhält. |
| New Record | Fragt einen Folderit API-GET-Endpunkt für neue Datensätze unter Verwendung einer stabilen Ergebnis-ID ab. |
| Record Event | Überwacht ausgewählte Ereignisse an Folderit-Datensätzen, einschließlich Erstellung, Aktualisierungen, Umbenennungen, Verschiebungen, Recycling-/Wiederherstellungsaktivitäten, Freigabe, Tags und Metadatenänderungen. Es gibt eine stabile Ereignis-ID, Ereigniszeit, Akteur und Datensatzdetails zurück, wenn der verbundene Benutzer darauf zugreifen kann. Ereignisgruppen und Datensatzumfang können eingegrenzt werden, um Rauschen zu reduzieren. |
| New Folder | Erkennt einen neu erstellten Ordner Folderit am ausgewählten Speicherort. Sie können nur den ausgewählten Ordner ansehen oder Nachkommen einbeziehen. Zu den Ergebnissen gehören der stabile Ordner UID, der übergeordnete Ordner, der Pfad, die Erstellungszeit, der Akteur, sofern verfügbar, und der Link Folderit. |
| New File Version | Erkennt eine neue Version, die einer Folderit-Datei hinzugefügt wurde. Zu den Ergebnissen gehören die stabile Ereignis-ID, Datei UID, Version UID, Versionsdetails, Akteur/Zeit, sofern verfügbar, aktueller Folderit-Link und duplikatsicheres Verhalten, wenn sich der Verlauf nicht geändert hat. |
| Workflow Event | Startet einen Zap, wenn ein ausgewähltes Folderit Aufgabenereignis auftritt, einschließlich Aufgabenerstellung, Bearbeitung, Löschung, Genehmigung, Ablehnung, Klärung, Feedback, Delegierung und Delegierungsentfernung. Es gibt eine stabile Prüfung UID sowie die verfügbaren Aufgaben-, Datensatz-, Methoden-, Empfänger-, Akteur- und Zeitdetails zurück. Sie können Ereignistypen auswählen und den Auslöser optional auf einen genauen Folderit-Datensatz beschränken. |
| Governance Event | Abfragen zulässiger Signatur-, Aufbewahrungs- und Dokumentsprachen-Überwachungsereignisse, optional gefiltert auf eine genaue Datei oder einen genauen Ordner. Gibt stabile Prüfkennungen und ausgewählte Ereignisdetails zurück, ohne einen Governance-Schreibvorgang durchzuführen. |
Aktionen und Suchen
| Aktion oder Suche | Was es ist tut |
|---|---|
| Add File Version | Fügt einer vorhandenen Folderit-Datei eine neue Version hinzu. |
| Create Approval Request | Erstellt eine Genehmigungsanfrage für ein Folderit Dokument. |
| Download File | Ruft eine vorhandene Folderit-Datei ab, damit spätere Zap-Schritte deren Dateidaten verwenden können. |
| Find or Create Folder | Sucht einen Ordner Folderit oder erstellt den angeforderten Ordnerpfad, wenn dieser nicht vorhanden ist. |
| Send API Request | Sendet eine authentifizierte Anfrage an einen Folderit API Endpunkt mit einer unterstützten HTTP-Methode und optionalem JSON Parameter. |
| Import File | Importiert eine Datei aus einer anderen Anwendung, unterstützt die Ordnerauswahl für verbundene Konten und kann Sicherheitsmaßnahmen zur kontrollierten Freigabe mit Duplikatunterdrückung anwenden. |
| Start Workflow | Startet einen konfigurierten Folderit Workflow für einen Datensatz. |
| Update Record | Aktualisiert unterstützte Eigenschaften eines vorhandenen Folderit-Datensatzes. |
| Update Record Metadata | Aktualisiert Metadatenwerte in einem vorhandenen Folderit-Datensatz. |
| Find Record | Sucht einen vorhandenen Folderit-Datensatz zur Verwendung in späteren Zap-Schritten. |
| Get Record Details | Liest eine Datei, einen Ordner oder ein E-Formular anhand ihrer genauen Folderit UID. Es gibt normalisierte Identität, übergeordnetes Element, Datensatztyp, Daten, Link und verfügbare Metadaten oder Berechtigungszusammenfassung zurück, ohne den Datensatz zu ändern. |
| List Folder Contents | Listet Dateien, Ordner oder beides aus einem ausgewählten Folderit-Ordner auf. Es unterstützt einen Ordnerbrowser für verbundene Konten, begrenzte Seiten- und Ergebnissteuerelemente sowie stabile UIDs, Pfade, Typen und Links. |
| Advanced Search Records | Sucht nach Folderit Datensätzen mit unterstützten Namen, Inhalten, Metadaten, Dokumentnummern, Datensatztypen, übergeordneten Ordnern und Tag-Filtern. Die Ergebnisse sind begrenzt und deterministisch für eine zuverlässige nachgelagerte Verwendung. |
| Get Audit Trail | Liest die letzte Prüfaktivität auf Konto- oder Datensatzebene Folderit mit unterstützten Ereignis- und Datumsfiltern. Es gibt stabile Audit-IDs, Akteure, Ereignistypen, Ziele und Zeitstempel zurück, sofern verfügbar. |
| Duplicate Record | Kopiert eine ausgewählte Folderit-Datei oder einen ausgewählten Ordner an ein ausgewähltes Ziel und gibt sowohl Quell- als auch erstellte UIDs zurück. Das optionale Kopieren von Personen, Tags, Metadaten, Beziehungen, Erinnerungen, Arbeitsabläufen und Freigaben ist explizit und standardmäßig deaktiviert. |
| Manage Tags | Fügt exakt vorhandene Folderit-Tags zu einer Datei, einem Ordner oder einem E-Formular hinzu oder entfernt sie. Es verwendet stabile Tag-UIDs und überprüft die endgültige Zuweisung, anstatt stillschweigend ein Tag zu erstellen oder zu erraten. |
| Update Typed Metadata | Aktualisiert eine genaue Folderit Metadatendefinition mit typbewussten Werten, einschließlich unterstützter Text-, Zahlen-, Datums-, Auswahl-, Mehrwert- und Tabellenstrukturen. Es validiert den Wert vor dem Schreiben und liest ihn zur Überprüfung zurück. |
| Create or Update Share | Erstellt oder aktualisiert eine private Freigabe für eine genaue Datei oder einen genauen Ordner, Empfänger, Zugriffsebene, Ablauf und Berechtigungssatz. Die Aktion überprüft die resultierende Freigabe und erweitert niemals implizit die Berechtigungen. |
| Revoke Share | Widerruft eine genaue Freigabe aus einer genauen Datei oder einem genauen Ordner. Es erfordert die Freigabe UID, die Ressourcenidentität und die eingegebene Bestätigung REVOKE und überprüft dann, ob die Freigabe nicht mehr angehängt ist. |
| Create or Update Public Link | Erstellt oder aktualisiert einen öffentlichen Link für eine bestimmte Datei oder einen bestimmten Ordner mit expliziten Zugriffs- und Ablaufeinstellungen und gibt den überprüften aktuellen Linkstatus zurück. |
| Lock or Unlock File | Sperrt oder entsperrt eine bestimmte Datei und gibt ihren überprüften Status und die verfügbaren Eigentümerinformationen zurück. Eine Sperre eines anderen Benutzers wird nicht stillschweigend außer Kraft gesetzt. |
| List File Versions | Liest eine begrenzte Seite mit Dateiversionen mit stabilen Versions-UIDs und verfügbaren Details zu aktuellem Status, Akteur, Zeit, Größe und Download. Die Datei wird dadurch nicht geändert. |
| Create or Update Reminder | Erstellt oder aktualisiert eine bereichsbezogene Folderit Erinnerung für einen genauen Datensatz, mit expliziter Fälligkeitszeit, Zeitzone, Empfänger (sofern unterstützt) und überprüft Rücklese. |
| List Reminders | Liest eine begrenzte, deterministische Seite mit Erinnerungen für einen genauen Datensatz, mit stabilen Erinnerungs-UIDs und unterstützter Fälligkeits-/Überfälligkeitsfilterung. Erinnerungen werden dadurch nicht geändert. |
| Find Workflow Request | Findet eine Workflow-Anfrage, die für den verbundenen Folderit Benutzer nach genauer Aufgabe UID oder begrenzten aktuellen Benutzer-/Datensatzfiltern sichtbar ist, und gibt normalisierte Aufgabenidentität, Status, Teilnehmer, Termine und Folderit Link. |
| Get Workflow Status | Liest eine begrenzte Seite des aktuellen Workflow-Fortschritts für einen genauen Folderit-Datensatz, mit optionalen Workflow- und Statusfiltern. Es gibt stabile Fortschrittsidentitäten und verfügbare Status-, nächste Schritt-, Zeit-, Berechtigungs- und Linkdetails zurück, ohne den Workflow zu ändern. |
| List eForm Types | Listet zugängliche Folderit eForm-/Datentypen und ihre genauen typisierten Feld-UIDs auf. Die Ergebnisse können inaktive oder gelöschte Typen ausschließen und sind begrenzt, sortiert und für die Konfiguration späterer eForm-Schritte geeignet. |
| Find eForm Record | Sucht einen Folderit eForm-Datensatz nach exaktem Datensatz UID oder nach begrenzten Typ-, übergeordneten, Abfrage- und Feldwertfiltern. Es gibt normalisierte typisierte Felder und den Link Folderit zurück, ohne den Datensatz zu ändern. |
| Create General Task | Erstellt eine validierte Folderit Aufgabe für einen genauen Datensatz und Empfänger. Methode, Empfängertyp, Anweisungen, Zeitpunkt, Reihenfolge und sichtbarer Kontext sind explizit; Die Aktion unternimmt höchstens einen Mutationsversuch und gibt das genaue erstellte oder in die Warteschlange gestellte Ergebnis zurück. |
| Create eForm Record | Erstellt einen Folderit eForm-Datensatz erst, nachdem jedes zugeordnete Feld anhand des genauen Felds UID und des unterstützten Datentyps des ausgewählten Typs validiert wurde. Es gibt den erstellten Datensatz UID, den übergeordneten Datensatz, den Typ, die überprüften Felder und den Link Folderit zurück. |
| Update eForm Record | Ändert nur explizit zugeordnete eForm-Felder unter Verwendung exakter Feld-UIDs und typisierter Set-/Löschvorgänge. Es validiert die vollständige Anfrage vor dem Schreiben, unternimmt einen Mutationsversuch und überprüft die genauen resultierenden Werte. |
| Manage Related Records | Listet eine genaue Beziehung zwischen Folderit Datensätzen auf, fügt sie hinzu oder entfernt sie. Hinzufügen und Entfernen sind duplikatsicher und überprüfen den resultierenden Beziehungsstatus. Keiner der Vorgänge löscht einen der Datensätze. |
| List Task Attachments | Listet verfügbare Anhangsmetadaten für eine genaue Folderit Aufgabe auf. Es gibt Namen, Typen, Größen und Antwortkontext zurück, ohne signierte Download-URLs oder Anhang-Antwort-Geheimnisse preiszugeben. |
| Inspect Permissions | Liest unterstützte Berechtigungsflags für eine genaue Folderit-Ressource unter Verwendung des verbundenen Benutzers. Unbekannte oder ausgelassene Flags bleiben unbekannt; Dies ist kein vollständiger Bericht über geerbte ACLs und ändert den Zugriff nicht. |
| Reconcile Events | Liest ein begrenztes, geordnetes Fenster von Dateisynchronisierungsereignissen nach einer gespeicherten Audit-ID oder UID mit einem Fortsetzungscursor. Es werden keine nachgelagerten Aktionen wiedergegeben oder ein Dokumentschreibvorgang durchgeführt. |
| List Field Copy Jobs | Listet vorhandene eForm-Feldkopierjobs auf, liest einen Jobstatus oder ruft eine begrenzte Ergebnisseite ab. Erfordert den Datentyp UID und für Status oder Ergebnisse eine vorhandene Batch-ID. Es werden keine Jobs übermittelt oder wiedergegeben. |
Ereignisse abgleichen und Governance überprüfen
Verwenden Sie Reconcile Events für einen kontrollierten Catch-Up-Read. Legen Sie für ein anfängliches reines Zeitfenster From innerhalb der letzten 30 Tage fest und lassen Sie beide Audit-Cursor leer. Leeren Sie für spätere Lesevorgänge From und verwenden Sie entweder die zurückgegebene numerische Audit-ID oder Audit UID, nicht beides. Maximale Ergebnisse, maximale Seiten und Seitengröße beschränken jeden Lesevorgang. Speichern Sie den zurückgegebenen Cursor erst, nachdem Ihre Downstream-Verarbeitung erfolgreich war, und fahren Sie fort, während Window Complete den Wert false hat. Diese Aktion selbst stellt keine genau einmaligen Downstream-Schreibvorgänge bereit.
Governance Event fragt den für das verbundene Konto zulässigen Audit-Feed ab und filtert dann die ausgewählten Ereignisfamilien und den optionalen Datensatz UID. Es beobachtet unterstützte Signatur-, Aufbewahrungs- und Dokumentsprachenereignisse. Es signiert keine Dokumente, führt keine endgültigen Löschungen durch, setzt keine Legal Holds und ändert keine Aufbewahrungseinstellungen. Inspect Permissions meldet nur unterstützte Berechtigungsflags für dieselbe Verbindung; Ein ausgelassenes Flag ist kein Beweis dafür, dass der Zugriff verweigert wurde.
List Field Copy Jobs überwacht nur vorhandene Stapel zum Kopieren von Feldwerten, nicht jeden Hintergrundjob in Folderit. Status und Ergebnisse erfordern eine echte Chargen-ID. Ein leerer Verlauf ist kein Beweis dafür, dass ein Auftrag abgeschlossen wurde. Die Leseaktion sendet niemals einen Kopierauftrag oder versucht ihn erneut.
Überwachen Sie die Datensatzaktivität ohne rohe API-Aufrufe
Verwenden Sie Record Event, wenn die Automatisierung auf verschiedene Arten von Dokument- oder Ordneraktivitäten reagieren soll, wie z. B. Umbenennen, Verschieben, Metadatenänderung, Tag-Änderung, Freigabeänderung, Recycling oder Wiederherstellung. Verwenden Sie den fokussierten Trigger New Folderit File, New Folder oder New File Version, wenn der Zap eine bestimmte Ereignisfamilie und einfachere Ausgaben benötigt.
Folderit-Trigger sind Abfrage-Trigger, daher folgt der Zeitpunkt der Zustellung dem Abfrageintervall des Zapier-Plans des Benutzers. Stabile Ereignis- und Datensatzkennungen ermöglichen es Zapier, ein unverändertes Ereignis bei späteren Abfragen zu unterdrücken. Ereignisscans und Anreicherung sollen das verbundene Konto vor unbegrenzter API Arbeit schützen.
Lesen und suchen Sie Folderit, ohne Datensätze zu ändern
Verwenden Sie Get Record Details für einen bekannten Folderit UID, List Folder Contents zum Überprüfen eines Ordners, Find Record für eine einfache Suche und Advanced Search Records, wenn mehrere Filter benötigt werden. Verwenden Sie Get Audit Trail für die letzte Aktivität und nicht für den aktuellen Datensatzstatus.
Diese Vorgänge respektieren die Berechtigungen des verbundenen Folderit-Kontos. Ein von Zapier zurückgegebener Link gewährt keinen Zugriff: Die Person, die ihn öffnet, muss bereits über die erforderliche Folderit Berechtigung verfügen.
Berechtigungssicheres No-Match-Verhalten
Folderit gibt möglicherweise absichtlich dieselbe Antwort „Zugriff verweigert“ für einen nicht verfügbaren Datensatz und einen Datensatz zurück, den der verbundene Benutzer möglicherweise nicht sieht. Exakte Lese-/Suchvorgänge behandeln daher gegebenenfalls die dokumentierte, nicht unterscheidbare Berechtigungsantwort 403 oder 404 als keine Übereinstimmung, ohne die Existenz vertraulicher Datensätze offenzulegen. Andere Autorisierungs-, Validierungs-, Ratenbegrenzungs- und Serverfehler bleiben sichtbare Fehler, sodass der Zap nicht stillschweigend mit unvollständigen Daten fortfährt.
Kontrollieren Sie Dokumente mit sicheren, überprüfbaren Abläufen
Verwenden Sie Duplicate Record, wenn ein Zap eine kontrollierte Arbeitskopie oder eine wiederverwendbare Ordnerstruktur benötigt. Durch die Aktion bleiben risikoreichere Optionen wie Workflows, Freigaben, Erinnerungen und Beziehungen deaktiviert, es sei denn, der Zap-Autor aktiviert sie ausdrücklich. Verwenden Sie Manage Tags und Update Typed Metadata für eine genaue, strukturierte Klassifizierung, ohne Namen zu erraten oder inkompatible Felder zu erstellen.
Für die Zusammenarbeit erfordern Create or Update Share und Create or Update Public Link explizite Zugriffsoptionen und überprüfen den resultierenden Status. Revoke Share zielt auf eine genaue Ressource und Freigabe UID ab und erfordert eine eingegebene Bestätigung. Ein zurückgegebener Folderit-Link oder eine zurückgegebene Freigabe umgeht niemals die Zugriffskontrollen von Folderit.
Verwenden Sie Lock or Unlock File, um Änderungen zu koordinieren, ohne stillschweigend die Sperre eines anderen Benutzers zu übernehmen. Verwenden Sie List File Versions vor oder nach Add File Version, wenn ein Zap einen überprüften Versionsverlauf benötigt. Verwenden Sie Create or Update Reminder und List Reminders für eine begrenzte, datensatzbezogene Nachverfolgung mit expliziten Datums-, Zeitzonen- und Empfängereingaben, sofern unterstützt.
Diese Vorgänge nutzen die Berechtigungen des verbundenen Folderit-Kontos. Mutationen validieren den aktuellen Zustand vor dem Schreiben und lesen das Ergebnis anschließend zurück. Ein Zap sollte auf dem zurückgegebenen Ergebnis verzweigen, anstatt davon auszugehen, dass eine angeforderte Änderung erfolgreich war.
Automatisieren Sie Arbeitsabläufe, Aufgaben und E-Formulare
Verwenden Sie Workflow Event für einen einzelnen, überprüfbaren Auslöser für alle unterstützten Aufgabenereignisse. Wählen Sie nur die Ereignistypen aus, die der Zap benötigt, und beschränken Sie sie nach Möglichkeit auf einen Datensatz. Da es sich um einen Abfrageauslöser handelt, folgt der Zeitpunkt der Zustellung dem Abfrageintervall des Zapier-Plans des Benutzers. Stabile Audit-UIDs verhindern, dass unveränderte Ereignisse bei späteren Abfragen erneut ausgegeben werden.
Verwenden Sie Find Workflow Request für eine sichtbare Aufgabe und Get Workflow Status für den Fortschritt eines Workflows für einen bestimmten Datensatz. Verwenden Sie Create General Task, wenn der Zap einem genauen Empfänger eine validierte Bestätigung, Genehmigung, Signatur, Rückmeldung oder eine andere unterstützte Aufgabe zuweisen muss. Folderit kann eine wiederholte Empfänger-/Methodenkombination ablehnen; Die Aktion tritt in Konflikt und erzeugt kein Duplikat.
Für strukturierte Datensätze verwenden Sie zuerst List eForm Types, um den genauen Typ und die Feld-UIDs zu erhalten. Create eForm Record und Update eForm Record validieren zugeordnete Felder vor dem Schreiben anhand dieses Typs. Find eForm Record liest einen genauen oder gefilterten Datensatz, Manage Related Records verwaltet genaue Datensatzverknüpfungen, ohne einen der Datensätze zu löschen, und List Task Attachments gibt nur sichere Anhangsmetadaten zurück.
Diese Vorgänge nutzen die Berechtigungen des verbundenen Folderit-Kontos. Mutationen machen höchstens einen Schreibversuch und überprüfen genaue Identitäten oder Werte. Lassen Sie den Zap während des Tests deaktiviert, verwenden Sie nicht vertrauliche Einwegdaten und verzweigen Sie auf das zurückgegebene Ergebnis, anstatt davon auszugehen, dass eine Aufgabe oder Datensatzänderung erfolgreich war.
Sicherheit und aktuelle Grenzen
- Workflow Event ist ein Abfrageauslöser, kein sofortiger Webhook. Sein Intervall hängt vom Zapier-Plan des Benutzers ab.
- Aufgaben-, Workflow-, eForm-, Beziehungs- und Anhangslesevorgänge stellen nur Daten bereit, die für den verbundenen Folderit-Benutzer verfügbar sind.
- Die allgemeine Aufgabenerstellung weist mehrdeutige Ergebnisse zurück, statt den Schreibvorgang zu wiederholen und ein Duplikat zu riskieren.
- eForm-Schreibvorgänge erfordern genaue Typ- und Feld-UIDs und lehnen nicht unterstützte oder inkompatible Feldstrukturen vor dem Schreiben ab.
- Das Beziehungsmanagement löscht niemals einen der Datensätze.
- Aufgabenanhänge bestehen nur aus Metadaten; Signierte Download-URLs und Empfänger-Antwort-Geheimnisse werden nicht offengelegt.
- Voreingestellte Ausführung, Aufgabenklärung/Delegierungsantworten, Workflow-Genehmigungs-/Ablehnungsaktionen, einzelne eForm-Löschung und Aufgabenanhang-Upload sind nicht enthalten, da sichere authentifizierte/umkehrbare API Verträge nicht enthalten sind verifiziert.
- Send API Request bleibt eine professionelle Notluke. Bevorzugen Sie geführte Vorgänge für Validierung, normalisierte Ausgabe, begrenzte Arbeit und sicherere Standardeinstellungen.
Automatisierung starten, wenn eine neue Datei hinzugefügt wird
- Wählen Sie Folderit DMS und das New Folderit File-Ereignis als ersten Schritt.
- Verbinden Sie Ihr Folderit Konto.
- Geben Sie die Ordner-ID in Folderit Root UID ein.
- Setzen Sie Include files in subfolders? auf „True“, wenn Sie auch Dateien aus Ordnern unterhalb des ausgewählten Ordners haben möchten. Lassen Sie den Wert False, um nur diesen Ordner zu überwachen.
- Testen Sie den Schritt. Wenn Sie einen neuen Testdatensatz benötigen, fügen Sie dem ausgewählten Ordner eine harmlose Testdatei hinzu und verwenden Sie Find new records.
- Fügen Sie in der empfangenden App eine Aktion hinzu. Ordnen Sie den Dateinamen, UID, den Ordnerpfad oder andere verfügbare Ausgabefelder der Aktion zu.
- Testen Sie die Aktion mit nicht sensiblen Beispieldaten, überprüfen Sie das Ergebnis und aktivieren Sie den Zap.
Dies ist ein Abfrageauslöser: Er prüft regelmäßig, anstatt unmittelbar nach einem Upload ausgeführt zu werden. Das Intervall hängt von Ihrem Zapier-Plan ab. Es erkennt neue Dateien; Verwenden Sie es nicht als allgemeine Benachrichtigung für jede Bearbeitung eines vorhandenen Dokuments.
Der Trigger gibt Dateiinformationen zurück. Das URL einer Datei kann leer sein, wenn das API keins zurückgibt und ein Link dem Empfänger keinen Zugriff auf ein privates Dokument gewährt. Überprüfen Sie die tatsächliche Testausgabe, bevor Sie sie einer anderen Anwendung zuordnen.
Eine Datei importieren in Folderit
Automatische Workflows vor dem Import prüfen: Ein Folderit Workflow, der so konfiguriert ist, dass er ausgeführt wird, wenn eine neue Datei erstellt wird, kann sofort gestartet werden, bevor spätere Zap-Schritte Metadaten schreiben oder einen Filter auswerten. Das Deaktivieren des Zap nach einem einzelnen Importtest macht diesen Folderit-Workflow nicht rückgängig. Verwenden Sie ein Einweg-Testziel ohne automatische Arbeitsabläufe oder bestätigen Sie das beabsichtigte Auslöseverhalten vor dem Testen mit Ihrem Administrator.
Beginnen Sie mit einem Trigger in der Quellanwendung, fügen Sie dann Folderit DMS hinzu und wählen Sie Import File. Ordnen Sie die Ausgabe der Quellanwendung diesen Feldern zu:
| Feld | Was zu tun ist Geben Sie ein |
|---|---|
| File | Das Quelldateiobjekt oder ein direkter HTTPS-Download URL, den Zapier abrufen kann. Eine Seite, die nur eine Vorschau anzeigt, ist kein Dateidownload. |
| Source Document ID | Eine stabile Kennung für das Quelldokument. Halten Sie es konsistent, wenn Sie dasselbe Dokument erneut verarbeiten. |
| Imported File Name | Der Dateiname, der in Folderit gespeichert werden soll, einschließlich seiner Erweiterung. |
| Imported File MIME Type | Der Inhaltstyp, zum Beispiel application/pdf. |
| Source File Size (Legacy, Optional) | Optionale Legacy-Quellgröße in Bytes. Neue Workflows für kontrollierte Dokumente können dieses Feld leer lassen. |
| Source Created At / Source Modified At | Die Erstellungs- und Änderungszeitstempel des Quelldokuments, vorzugsweise im ISO 8601-Format. |
| Source Document URL | Die Referenz des Quelldokuments URL. Dies ist unabhängig von der herunterladbaren Dateieingabe. |
| Folderit Folder | Durchsuchen oder suchen Sie nach Ordnern, die für das verbundene Konto verfügbar sind, und wählen Sie das Ziel aus. |
| Folderit Path | Optionaler Unterordnerpfad unter dem Ziel, z. B. Invoices/2026. Lassen Sie das Feld leer, um den ausgewählten Ordner selbst zu verwenden. |
| Source Document Name / Source Revision | Optionaler Dokumentsteuerungskontext zum Schreiben mit der importierten Datei. |
Kontrollierte Dokumentenfreigaben
Für eine kontrollierte Veröffentlichung setzen Sie Use controlled-release safeguards? auf „True“ und stellen Sie ein stabiles Release ID bereit. Sie können auch Exported At zuordnen, Subsequent Release Behavior auswählen und Stop the Zap if import fails? auf „True“ setzen. Der Import verwendet das Ziel, die Quelldokument-ID und die Release-ID, um bei der sequentiellen Verarbeitung ein bereits gespeichertes passendes Release zu erkennen. Eine passende Wiedergabe kann duplicate zurückgeben, ohne eine Datei oder Version hinzuzufügen. Dies ist keine atomare Eindeutigkeitsgarantie: Bei gleichzeitiger Ausführung kann eine Datei oder ein Ordner erstellt werden, bevor das jeweils andere Ergebnis angezeigt wird. Verwenden Sie einen einzigen schreibenden Prozess für dieselbe Ziel- und Quellidentität und überprüfen Sie mehrdeutige Ergebnisse, bevor Sie es erneut versuchen.
Testen Sie zunächst mit einer entbehrlichen Testdatei. Überprüfen Sie die zurückgegebenen Werte Status, Message, Duplicate Release und Ready for Workflow. Das verifizierte Duplikatergebnis behält die vorhandene Folderit-Datei UID bei, gibt Duplicate Release: true zurück und gibt Ready for Workflow: false zurück, sodass spätere Workflow-Schritte sicher herausgefiltert werden können. Andere Importe können created, updated, skipped oder failed zurückgeben. Betrachten Sie den Abschluss des Schritts allein nicht als Beweis dafür, dass der Import erfolgreich war.
Erweiterte API Arbeitsabläufe
New Record fragt einen Folderit API-GET-Endpunkt nach Datensätzen ab. Send API Request sendet eine Anfrage mit einer ausgewählten HTTP-Methode, einem Endpunktpfad und optionalen JSON-Parametern. Diese Ereignisse richten sich an Benutzer, die mit der Dokumentation Folderit API vertraut sind. Geben Sie den Endpunktpfad nach /v2/accounts/{account UID} ein, z. B. /entities/all. Wählen Sie für New Record einen stabilen, eindeutigen Ergebnis-ID-Pfad, damit Datensätze bei späteren Abfragen wiedererkannt werden können.
Fehlerbehebung
- Verbindung nicht möglich: Überprüfen Sie die Client-ID, das Client-Geheimnis, das Konto UID und den Zugriff API bei Ihrem Administrator. Verbinden Sie das Konto erneut, wenn sich seine Anmeldeinformationen geändert haben.
- Keine neuen Dateien: Überprüfen Sie die Einstellung für Ordner UID und Unterordner, fügen Sie eine neue Testdatei hinzu und berücksichtigen Sie das Abfrageintervall. Zuvor verarbeitete Dateien starten denselben Zap normalerweise nicht erneut.
- Import schlägt fehl: Überprüfen Sie Status und Meldung, überprüfen Sie alle erforderlichen Quellfelder und bestätigen Sie, dass die Dateieingabe herunterladbar ist. Verwenden Sie eine kleine Testdatei, um Download- oder Größenprobleme zu isolieren.
- Eine Aktion wurde nicht ausgeführt: Öffnen Sie den Zap-Verlauf und überprüfen Sie den betroffenen Schritt und alle Filter. Überprüfen Sie, ob der Zap aktiviert ist und das Konto über verfügbare Aufgaben verfügt.
Bei Workflow-Fehlern wenden Sie sich an den Zapier-Support über das Konto, das den Zap ausführt, damit dieser seinen Verlauf überprüfen kann. Für Folderit API Zugriffs- oder Ordnerberechtigungen kontaktieren Sie Folderit. Geben Sie den Namen des Ereignisses, den Fehlertext und den Zeitpunkt des Fehlers an, aber niemals Anmeldeinformationen oder vertrauliche Dokumentinhalte.