Conectarea Folderit la Zapier
Conectați Folderit la mii de aplicații cu Folderit DMS pe Zapier. Automatizați preluarea documentelor, operațiunile cu fișiere și dosare, actualizările de metadate, aprobările, fluxurile, notificările și procesele avansate API. Integrarea este publică; nu necesită cod de invitație.
Începeți cu un șablon Zap gata pregătit
Linkurile de mai jos deschid momentan pagini de rețete Zapier denumite. După copierea unei rețete, conectați propriile conturi, alegeți dosarele și destinațiile, verificați fiecare câmp mapat și testați cu date nesensibile cât timp Zap-ul este dezactivat. Pagina rețetei nu confirmă singură că setările copiate sau conturile sunt pregătite. Activați Zap-ul doar după verificarea rezultatului real. În funcție de aplicații și numărul de pași, poate fi necesar un plan Zapier plătit sau un abonament separat la furnizor.
Disponibilitatea șabloanelor a fost verificată la 29 octombrie 2026: unele linkuri vechi redirecționează acum către pagini generale de integrare, nu către rețeta denumită. Sunt listate separat în Other recipe links and assisted setup și nu reprezintă opțiuni de configurare gata de folosit.
Organizați documentele CRM și de asistență pentru clienți
Înainte de activare: după copierea unui șablon CRM, verificați fiecare câmp mapat și confirmați că valoarea provine din pasul anterior corect. Conectați conturile proprii și testați, cu Zap-ul dezactivat și date nesensibile, crearea sau reutilizarea dosarului Folderit așteptat. Pentru Salesforce, verificați și că linkul este scris în același caz. Contactați Folderit dacă o mapare copiată lipsește sau indică pasul greșit.
Creați sau reutilizați un dosar de documente pentru fiecare tranzacție HubSpot, tichet HubSpot sau caz Salesforce nou. Șabloanele folosesc ID-ul înregistrării sursă pentru consecvența căilor și reutilizarea dosarului la rulări ulterioare. Folosiți un singur proces de scriere pentru structură; rulările simultane pot crea totuși duplicate.
Șablonul Salesforce scrie și linkul privat al dosarului Folderit în același caz. Creați un câmp Case dedicat de tip URL, numit Folderit Folder URL, cu numele API Folderit_Folder_URL__c, sau remapați ultimul pas la un câmp URL dedicat existent. Alegeți dosarul părinte Folderit în timpul configurării. Linkul salvat nu acordă acces la documente.
Creați dosare de documente pentru angajați din Workday
Creați sau reutilizați un dosar de angajat în Folderit când acesta apare în interogarea Workday pentru angajați activi. Șablonul creează doar dosare: nu copiază documente, nu scrie în Workday și nu schimbă permisiunile Folderit.
Conectați propriile conturi Workday și Folderit, confirmați accesul WQL și eligibilitatea angajaților, setați entitatea sursă și alegeți un dosar părinte Folderit cu acces restrâns. Folosiți un singur proces de scriere și testați cu Zap-ul dezactivat. Interogarea acoperă cele mai recente 100 de rezultate pentru angajați activi; nu importă tot istoricul și nu garantează captarea fiecărei angajări la volum mare.
Notificați Teams despre solicitările de flux
Trimiteți o notificare Teams când Folderit raportează o solicitare nouă. Alegeți sursa Folderit, destinația Teams și destinatarii la configurare. Verificați câmpurile mapate pentru document, metodă, destinatar și oră, apoi validați mesajul cu o solicitare nesensibilă înainte de activare.
Declanșatoarele Folderit verifică periodic; momentul notificării depinde de planul Zapier. Returnarea unei sarcini sau a unui eveniment de audit nu garantează livrarea mesajului ulterior, deci verificați canalul destinatar în timpul testării.
Importați fișiere Google Drive noi
Importați fișiere Google Drive noi în dosarul Folderit ales. Verificați intrarea fișierului sursă, identificatorul, numele, tipul MIME, marcajele temporale și destinația înainte de testare.
Aceasta este preluare bazată pe evenimente, nu sincronizare bidirecțională completă sau migrare istorică. Înainte de a crea un document de test, verificați indicațiile de import sigur de mai jos, inclusiv fluxurile automate Folderit existente.
Notificați și urmăriți fișierele Folderit noi
Trimiteți notificări prin e-mail, Slack sau Microsoft Teams când apare un fișier nou ori adăugați detaliile într-un rând Google Sheets. Configurați personal dosarul urmărit și destinația.
Alte linkuri de rețete și configurare asistată
La verificarea din 29 octombrie 2026, următoarele linkuri denumite redirecționau către pagini generale de integrare. Sunt păstrate ca referințe, dar nu deschid momentan configurarea ghidată anunțată. Contactați Folderit pentru opțiunile actuale sau creați un flux cu evenimentele aplicației publice de mai jos. Păstrați copiile existente dezactivate până verificați câmpurile sursă, filtrele, destinațiile și rezultatele.
Afișați referințele rețetelor și limitele configurării
Rezumate PDF și clasificare cu AI
- Rezumați PDF-uri cu ChatGPT și actualizați metadatele
- Rezumați PDF-uri cu Gemini și actualizați metadatele
Aceste referințe AI nu sunt linkuri de configurare ghidată. Pentru orice configurare asistată, verificați înainte de utilizare filtrele de fișier și mapările dependente, intrarea PDF descărcabilă, validarea răspunsului AI și destinația metadatelor pe același document. Rezultatul urmărit este un rezumat și tipul documentului, nu căutare Folderit în limbaj natural sau atribuirea automată de etichete.
Summary și AI Document Type sunt câmpuri text de metadate, nu etichete. Câmpurile text compatibile lipsă se creează automat. Șabloanele sunt pentru PDF-uri de cel mult 10 MiB; fișierele neacceptate, supradimensionate și răspunsurile AI nevalide nu trebuie să ajungă la scrierea metadatelor. Verificați tipurile existente și testați cu un PDF inofensiv înainte de activare.
Confidențialitate și cost: fișierul PDF selectat se descarcă și se trimite prin Zapier către furnizorul AI ales, folosind propria conexiune API. Verificați regulile organizației privind procesarea documentelor și termenii furnizorului înainte de folosirea documentelor confidențiale. Se pot aplica tarife și limite ale furnizorului și costuri de sarcini Zapier; testele sau reluările pot produce consum AI suplimentar. Verificați corectitudinea valorilor generate. Șabloanele nu oferă căutare Folderit în limbaj natural sau etichetare automată.
Publicări controlate Google Drive și rezultate ale fluxurilor
- Exportați PDF-uri Google Drive controlate și porniți fluxuri
- Trimiteți rezultatele fluxurilor prin e-mail
- Trimiteți rezultatele fluxurilor către Slack
Nu considerați o copie veche de publicare controlată pregătită doar fiindcă pașii există. Verificați exportul PDF, identificatorii sursei și publicării, rezultatul importului și filtrele înainte de orice pas de metadate sau pornire a fluxului. Pasul de flux trebuie să continue numai când importul raportează explicit că este pregătit și nu este duplicat. Testați fiecare eveniment necesar de notificare a rezultatului și destinația reală înainte de activare.
Alte rețete pentru preluarea fișierelor, atașamentelor și facturilor
- Importați fișiere Dropbox noi
- Importați fișiere Box noi
- Importați atașamente Gmail noi
- Arhivați facturi QuickBooks Online noi
- Arhivați facturi de vânzări Xero noi
Pentru preluare asistată din Dropbox, Box, Gmail, QuickBooks Online sau Xero, confirmați conexiunea sursă, documentul ori factura exactă, intrarea fișier/PDF care poate fi preluată, câmpurile obligatorii și destinația Folderit. Un cont conectat sau o căutare reușită nu demonstrează importul corect. Fluxurile nu sunt sincronizare completă sau migrare istorică.
Sarcini și carduri de urmărire
- Creați sarcini Asana pentru fișiere Folderit noi
- Creați carduri Trello pentru fișiere Folderit noi
- Creați sarcini Pipedrive pentru fișiere Folderit noi
Fluxurile de urmărire Asana, Trello și Pipedrive necesită propria conexiune la furnizor, o destinație, un responsabil și câmpurile obligatorii ale sarcinii. Verificați o sarcină sau un card nesensibil și contextul fișierului mapat înainte de activare.
Consultați toate integrările Folderit DMS pe Zapier pentru alt flux. Dacă șablonul nu se potrivește procesului, folosiți declanșatoarele, acțiunile și căutările Folderit de mai jos pentru a crea unul propriu.
Înainte de a începe
- Un cont Zapier și un cont Folderit cu acces API. Accesul Folderit API este disponibil în planul Tailor. Consultați informațiile despre accesul API.
- Datele proprii Folderit API Client ID, Client Secret și Account UID. Cereți detaliile administratorului Folderit dacă nu le aveți.
- Dosarul Folderit destinație sau urmărit. Dacă un pas afișează selector de dosar, răsfoiți sau căutați dosarele accesibile contului conectat. Dacă un câmp cere Folderit Root UID, introduceți UID al dosarului, nu UID al contului sau numele dosarului.
Conectați contul Folderit propriu
- Deschideți Folderit DMS în Zapier și creați un flux numit Zap.
- Selectați Folderit DMS ca aplicație a pasului și alegeți evenimentul necesar.
- Alegeți conectarea unui cont. Introduceți Client ID, Client Secret și UID al contului în formular.
- Finalizați testul conexiunii. Folosiți un cont care are acces la dosarele cerute de automatizare.
Introduceți Client Secret doar în formularul de conectare. Nu îl includeți în conținutul fluxului, metadatele fișierului sau mesajele de asistență.
Ce puteți automatiza cu Folderit DMS
Folderit DMS pentru Zapier oferă nouă declanșatoare și treizeci și șase de acțiuni și căutări ghidate. Puteți urmări fișiere, dosare, versiuni, sarcini și răspunsuri de flux și anumite evenimente de înregistrare; răsfoi, citi, căuta, importa, descărca, crea versiuni, muta, duplica, eticheta, bloca, partaja și actualiza înregistrări; lucra cu metadate tipizate, mementouri, eForms, înregistrări asociate, atașamente de sarcini și starea fluxurilor; crea sarcini Folderit validate; porni fluxuri Folderit și solicitări de aprobare; și folosi o acțiune API protejată pentru puncte finale documentate la nivel de cont. Câmpurile cu selector permit răsfoirea sau căutarea dosarelor accesibile conexiunii. Unele câmpuri avansate necesită în continuare Folderit UID.
Declanșatoare
| Declanșator | Funcție |
|---|---|
| New Folderit File | Detectează un fișier nou în dosarul selectat, cu opțiunea de a include subdosare. |
| New Workflow Request | Pornește un Zap când Folderit raportează o solicitare nouă de flux. |
| Workflow Request Responded To | Pornește un Zap când o solicitare de flux Folderit primește răspuns. |
| New Record | Interoghează periodic un punct final Folderit API GET pentru înregistrări noi, folosind un ID de rezultat stabil. |
| Record Event | Urmărește evenimentele Folderit selectate: creare, actualizări, redenumiri, mutări, reciclare/restaurare, partajare, etichete și modificări de metadate. Returnează un ID de eveniment stabil, ora, autorul și detaliile înregistrării când utilizatorul conectat le poate accesa. Puteți restrânge grupurile de evenimente și domeniul înregistrărilor pentru a reduce rezultatele inutile. |
| New Folder | Detectează un dosar Folderit nou creat în locația selectată. Puteți urmări doar dosarul sau și descendenții. Rezultatele includ UID stabil al dosarului, părintele, calea, ora creării, autorul, dacă este disponibil, și linkul Folderit. |
| New File Version | Detectează o versiune nouă a unui fișier Folderit. Rezultatele includ ID-ul stabil al evenimentului, UID al fișierului, UID al versiunii, detaliile acesteia, autorul/ora disponibile, linkul Folderit curent și protecție contra duplicării când istoricul nu s-a schimbat. |
| Workflow Event | Pornește un Zap la un eveniment de sarcină Folderit selectat, inclusiv creare, editare, ștergere, aprobare, respingere, clarificare, feedback, delegare și eliminarea delegării. Returnează un UID de audit stabil și detaliile disponibile despre sarcină, înregistrare, metodă, destinatar, autor și oră. Puteți selecta tipurile și limita opțional declanșatorul la o înregistrare Folderit exactă. |
| Governance Event | Interoghează evenimentele de audit permise pentru semnare, retenție și limba documentului, opțional filtrate la un fișier sau dosar exact. Returnează identificatori stabili și detalii selectate, fără scrieri de guvernanță. |
Acțiuni și căutări
| Acțiune sau căutare | Funcție |
|---|---|
| Add File Version | Adaugă o versiune nouă unui fișier Folderit existent. |
| Create Approval Request | Creează o solicitare de aprobare pentru un document Folderit. |
| Download File | Preia un fișier Folderit existent pentru ca pașii Zap următori să îi folosească datele. |
| Find or Create Folder | Găsește un dosar Folderit sau creează calea solicitată dacă nu există. |
| Send API Request | Trimite o cerere autentificată către un punct final Folderit API, cu o metodă HTTP acceptată și parametri JSON opționali. |
| Import File | Importă un fișier din altă aplicație, acceptă selectarea dosarului din contul conectat și poate aplica protecții de publicare controlată cu suprimarea duplicatelor. |
| Start Workflow | Pornește un flux Folderit configurat pentru o înregistrare. |
| Update Record | Actualizează proprietățile acceptate ale unei înregistrări Folderit existente. |
| Update Record Metadata | Actualizează valorile metadatelor unei înregistrări Folderit existente. |
| Find Record | Găsește o înregistrare Folderit existentă pentru pașii Zap următori. |
| Get Record Details | Citește un fișier, dosar sau eForm după Folderit UID exact. Returnează identitatea normalizată, părintele, tipul, datele, linkul și metadatele ori rezumatul permisiunilor disponibile, fără modificarea înregistrării. |
| List Folder Contents | Listează fișiere, dosare sau ambele dintr-un dosar Folderit selectat. Acceptă selectorul contului conectat, limite de pagini și rezultate și UID-uri, căi, tipuri și linkuri stabile. |
| Advanced Search Records | Caută înregistrări Folderit cu filtre acceptate de nume, conținut, metadate, număr de document, tip, dosar părinte și etichete. Rezultatele sunt limitate și deterministe pentru utilizare fiabilă în pașii următori. |
| Get Audit Trail | Citește activitatea de audit Folderit recentă la nivel de cont sau înregistrare, cu filtre de eveniment și dată acceptate. Returnează ID-uri de audit stabile, autori, tipuri de evenimente, ținte și marcaje temporale disponibile. |
| Duplicate Record | Copiază un fișier sau dosar Folderit selectat în destinația aleasă și returnează UID-urile sursei și elementului creat. Copierea persoanelor, etichetelor, metadatelor, relațiilor, mementourilor, fluxurilor și partajărilor este opțională, explicită și dezactivată implicit. |
| Manage Tags | Adaugă sau elimină etichete Folderit existente exacte dintr-un fișier, dosar sau eForm. Folosește UID-uri stabile și verifică atribuirea finală, în loc să creeze sau să ghicească tacit o etichetă. |
| Update Typed Metadata | Actualizează o definiție de metadate Folderit exactă cu valori potrivite tipului, inclusiv text, numere, date, selecții, valori multiple și tabele acceptate. Validează valoarea înainte de scriere și o recitește pentru verificare. |
| Create or Update Share | Creează sau actualizează o partajare privată pentru un fișier ori dosar, destinatar, nivel de acces, expirare și set de permisiuni exacte. Verifică partajarea rezultată și nu extinde niciodată implicit permisiunile. |
| Revoke Share | Revocă o anumită partajare a unui fișier sau dosar exact. Necesită UID al partajării, identitatea resursei și confirmarea REVOKE tastată, apoi verifică eliminarea partajării. |
| Create or Update Public Link | Creează sau actualizează un link public pentru un fișier ori dosar exact, cu acces și expirare explicite, returnând starea curentă verificată a linkului. |
| Lock or Unlock File | Blochează sau deblochează un fișier exact și returnează starea verificată și informațiile disponibile despre proprietar. Nu înlocuiește tacit o blocare a altui utilizator. |
| List File Versions | Citește o pagină limitată de versiuni, cu UID-uri stabile și detalii disponibile despre starea curentă, autor, oră, dimensiune și descărcare. Nu modifică fișierul. |
| Create or Update Reminder | Creează sau actualizează un memento Folderit pentru o înregistrare exactă, cu scadență, fus orar și destinatar explicite unde sunt acceptate, verificând rezultatul prin recitire. |
| List Reminders | Citește o pagină limitată, deterministă de mementouri pentru o înregistrare exactă, cu UID-uri stabile și filtrare acceptată pentru scadență sau întârziere. Nu le modifică. |
| Find Workflow Request | Găsește o solicitare de flux vizibilă utilizatorului Folderit conectat după UID exact al sarcinii sau filtre limitate de utilizator curent/înregistrare. Returnează identitatea normalizată, starea, participanții, datele și linkul Folderit. |
| Get Workflow Status | Citește o pagină limitată din progresul fluxurilor unei înregistrări Folderit exacte, cu filtre opționale de flux și stare. Returnează identități stabile și detalii disponibile despre stare, pasul următor, timp, permisiuni și linkuri, fără modificări. |
| List eForm Types | Listează tipurile eForm/date Folderit accesibile și UID-urile exacte ale câmpurilor tipizate. Rezultatele pot exclude tipurile inactive sau șterse și sunt limitate, sortate și potrivite configurării pașilor eForm următori. |
| Find eForm Record | Găsește o înregistrare eForm Folderit după UID exact sau filtre limitate de tip, părinte, interogare și valoare a câmpului. Returnează câmpurile tipizate normalizate și linkul Folderit, fără modificarea înregistrării. |
| Create General Task | Creează o sarcină Folderit validată pentru înregistrarea și destinatarul exact. Metoda, tipul destinatarului, instrucțiunile, timpul, ordinea și contextul vizibil sunt explicite; acțiunea încearcă modificarea cel mult o dată și returnează rezultatul exact creat sau pus în coadă. |
| Create eForm Record | Creează o înregistrare eForm Folderit numai după validarea fiecărui câmp mapat față de UID exact al câmpului și tipul de date acceptat. Returnează UID al înregistrării create, părintele, tipul, câmpurile verificate și linkul Folderit. |
| Update eForm Record | Modifică doar câmpurile eForm mapate explicit, folosind UID-uri exacte și operațiuni tipizate de setare/golire. Validează întreaga cerere înainte de scriere, încearcă o singură modificare și verifică valorile exacte rezultate. |
| Manage Related Records | Listează, adaugă sau elimină o relație exactă între înregistrări Folderit. Adăugarea și eliminarea sunt protejate contra duplicării și verifică rezultatul; niciuna nu șterge înregistrările. |
| List Task Attachments | Listează metadatele atașamentelor disponibile pentru o sarcină Folderit exactă. Returnează nume, tipuri, dimensiuni și contextul răspunsului, fără URL-uri de descărcare semnate sau secrete ale răspunsurilor cu atașamente. |
| Inspect Permissions | Citește indicatorii de permisiune acceptați pentru o resursă Folderit exactă, ca utilizator conectat. Indicatorii necunoscuți sau omiși rămân necunoscuți; nu este un raport complet al ACL moștenite și nu modifică accesul. |
| Reconcile Events | Citește o fereastră limitată, ordonată de evenimente de sincronizare după un ID de audit salvat sau UID, cu cursor de continuare. Nu reia acțiuni ulterioare și nu scrie documente. |
| List Field Copy Jobs | Listează lucrările existente de copiere a câmpurilor eForm, citește starea unei lucrări sau preia o pagină limitată de rezultate. Necesită UID al tipului de date și, pentru stare ori rezultate, un ID de lot existent. Nu trimite și nu reia lucrări. |
Reconciliați evenimentele și verificați guvernanța
Folosiți Reconcile Events pentru o citire controlată de recuperare. Pentru o primă fereastră bazată doar pe timp, setați From în ultimele 30 de zile și lăsați goale ambele cursoare de audit. La citirile ulterioare, goliți From și folosiți fie ID-ul numeric returnat, fie UID de audit, nu ambele. Maximum Results, Maximum Pages și Page Size limitează fiecare citire. Salvați cursorul doar după procesarea ulterioară reușită și continuați cât timp Window Complete este false. Acțiunea nu garantează singură scrieri ulterioare executate exact o dată.
Governance Event interoghează fluxul de audit permis contului, apoi filtrează familiile selectate și UID opțional al înregistrării. Observă evenimentele acceptate de semnare, retenție și limbă; nu semnează, nu șterge definitiv, nu impune păstrări legale și nu modifică retenția. Inspect Permissions raportează doar indicatorii acceptați pentru aceeași conexiune; absența unui indicator nu dovedește refuzul accesului.
List Field Copy Jobs urmărește doar loturile existente de copiere a valorilor, nu toate lucrările din fundal ale Folderit. Starea și rezultatele necesită un ID real de lot. Istoricul gol nu demonstrează finalizarea. Acțiunea de citire nu trimite și nu reîncearcă lucrări de copiere.
Urmăriți activitatea fără apeluri API brute
Folosiți Record Event când automatizarea trebuie să reacționeze la mai multe activități, precum redenumire, mutare, modificare de metadate, etichete sau partajare, reciclare și restaurare. Folosiți declanșatorul specializat New Folderit File, New Folder sau New File Version când Zap-ul necesită o singură familie de evenimente și rezultate mai simple.
Declanșatoarele Folderit interoghează periodic, deci momentul livrării urmează intervalul planului Zapier al utilizatorului. Identificatorii stabili permit Zapier să elimine evenimentele neschimbate la interogările ulterioare. Scanarea și îmbogățirea sunt limitate pentru a proteja contul de operațiuni API nelimitate.
Citiți și căutați în Folderit fără modificarea înregistrărilor
Folosiți Get Record Details pentru un Folderit UID cunoscut, List Folder Contents pentru inspectarea unui dosar, Find Record pentru o căutare simplă și Advanced Search Records pentru mai multe filtre. Folosiți Get Audit Trail pentru activitate recentă, nu pentru starea curentă.
Aceste operațiuni respectă permisiunile contului Folderit conectat. Un link returnat de Zapier nu acordă acces: persoana care îl deschide trebuie să aibă deja permisiunea Folderit necesară.
Rezultate fără potrivire care protejează permisiunile
Folderit poate returna intenționat același răspuns de acces refuzat pentru o înregistrare indisponibilă și una pe care utilizatorul nu o poate vedea. De aceea, operațiunile exacte de citire/căutare tratează răspunsul documentat 403 sau 404, imposibil de diferențiat prin permisiuni, ca lipsă de potrivire unde este adecvat, fără a expune existența înregistrărilor sensibile. Alte erori de autorizare, validare, limitare sau server rămân vizibile, astfel încât Zap-ul să nu continue tacit cu date incomplete.
Controlați documentele prin operațiuni sigure și verificabile
Folosiți Duplicate Record pentru o copie de lucru controlată sau o structură reutilizabilă de dosare. Opțiunile cu risc mai ridicat, precum fluxuri, partajări, mementouri și relații, rămân oprite dacă autorul nu le activează explicit. Folosiți Manage Tags și Update Typed Metadata pentru clasificare exactă, structurată, fără ghicirea numelor sau crearea câmpurilor incompatibile.
Pentru colaborare, Create or Update Share și Create or Update Public Link cer alegeri explicite de acces și verifică rezultatul. Revoke Share vizează o resursă și un UID de partajare exacte și cere confirmare tastată. Un link sau o partajare Folderit returnată nu ocolește controalele de acces Folderit.
Folosiți Lock or Unlock File pentru coordonarea editărilor fără preluarea tacită a blocării altuia. Folosiți List File Versions înainte sau după Add File Version pentru un istoric verificat al versiunilor. Folosiți Create or Update Reminder și List Reminders pentru urmărire limitată la înregistrare, cu dată, fus orar și destinatari expliciți unde sunt acceptați.
Operațiunile folosesc permisiunile contului Folderit conectat. Modificările validează starea curentă înainte de scriere și recitesc rezultatul. Zap-ul trebuie să se ramifice după rezultatul returnat, nu să presupună reușita.
Automatizați fluxuri, sarcini și eForms
Folosiți Workflow Event ca declanșator unic, auditabil pentru evenimentele de sarcină acceptate. Selectați doar tipurile necesare și limitați la o înregistrare când este posibil. Interoghează periodic, deci livrarea urmează intervalul planului Zapier. UID-urile de audit stabile împiedică reemiterea evenimentelor neschimbate.
Folosiți Find Workflow Request pentru o sarcină vizibilă și Get Workflow Status pentru progresul fluxului unei înregistrări. Folosiți Create General Task pentru a atribui unui destinatar exact o sarcină validată de confirmare, aprobare, semnare, feedback sau alt tip acceptat. Folderit poate respinge combinațiile destinatar/metodă repetate; acțiunea afișează conflictul și nu creează duplicate.
Pentru înregistrări structurate, folosiți mai întâi List eForm Types pentru UID-urile exacte ale tipului și câmpurilor. Create eForm Record și Update eForm Record validează câmpurile mapate față de tip înainte de scriere. Find eForm Record citește o înregistrare exactă sau filtrată, Manage Related Records gestionează legături exacte fără a șterge înregistrările, iar List Task Attachments returnează doar metadate sigure ale atașamentelor.
Operațiunile folosesc permisiunile contului Folderit conectat. Modificările încearcă scrierea cel mult o dată și verifică identitățile sau valorile exacte. Păstrați Zap-ul dezactivat în timpul testării, folosiți date nesensibile de unică folosință și ramificați după rezultat, fără a presupune reușita modificării.
Siguranță și limite actuale
- Workflow Event este un declanșator periodic, nu un webhook instantaneu. Intervalul depinde de planul Zapier al utilizatorului.
- Citirile de sarcini, fluxuri, eForms, relații și atașamente expun doar date accesibile utilizatorului Folderit conectat.
- Crearea sarcinilor generale respinge rezultatele ambigue în loc să repete modificarea și să riște duplicate.
- Scrierile eForm cer UID-uri exacte și resping structurile de câmpuri neacceptate ori incompatibile înainte de scriere.
- Gestionarea relațiilor nu șterge niciuna dintre înregistrări.
- Atașamentele sarcinilor conțin doar metadate; URL-urile semnate și secretele răspunsurilor destinatarilor nu sunt expuse.
- Executarea presetărilor, răspunsurile de clarificare/delegare, aprobarea/respingerea fluxurilor, ștergerea individuală de eForms și încărcarea atașamentelor de sarcini nu sunt incluse deoarece nu au fost verificate contracte API sigure, autentificate și reversibile.
- Send API Request rămâne o soluție pentru experți. Preferați operațiunile ghidate pentru validare, rezultate normalizate, lucru limitat și valori implicite mai sigure.
Porniți automatizarea la adăugarea unui fișier nou
- Alegeți Folderit DMS și evenimentul New Folderit File ca prim pas.
- Conectați contul Folderit.
- Introduceți identificatorul dosarului în Folderit Root UID.
- Setați Include files in subfolders? la True pentru a include fișierele din subdosare. Lăsați False pentru a urmări doar dosarul ales.
- Testați pasul. Dacă este necesară o înregistrare nouă, adăugați un fișier de test inofensiv în dosarul selectat și folosiți Find new records.
- Adăugați o acțiune în aplicația destinatară. Mapați numele fișierului, UID, calea dosarului sau alte câmpuri de ieșire disponibile.
- Testați cu date nesensibile, verificați rezultatul și activați Zap-ul.
Declanșatorul verifică periodic, nu imediat după încărcare. Intervalul depinde de planul Zapier. Detectează fișiere noi; nu îl folosiți pentru notificarea generală a fiecărei editări a unui document existent.
Declanșatorul returnează informații despre fișier. Câmpul URL poate fi gol când API nu îl returnează, iar un link nu acordă acces la un document privat. Verificați ieșirea reală a testului înainte de maparea în altă aplicație.
Importați un fișier în Folderit
Verificați fluxurile automate înainte de import: un flux Folderit configurat să ruleze la crearea unui fișier poate porni imediat, înainte ca pașii ulteriori să scrie metadate sau să evalueze un filtru. Dezactivarea Zap-ului după un test nu anulează acel flux Folderit. Folosiți o destinație de test fără fluxuri automate sau confirmați comportamentul declanșatorului cu administratorul înainte de testare.
Începeți cu un declanșator în aplicația sursă, adăugați Folderit DMS și alegeți Import File. Mapați ieșirea sursei în aceste câmpuri:
| Câmp | Ce introduceți |
|---|---|
| Fișier | Obiectul fișierului sursă sau o adresă de descărcare directă HTTPS (URL), pe care Zapier îl poate prelua. O pagină care afișează doar o previzualizare nu este o descărcare de fișier. |
| ID document sursă | Un identificator stabil al documentului sursă. Păstrați-l consecvent la procesarea repetată a aceluiași document. |
| Numele fișierului importat | Numele de stocat în Folderit, inclusiv extensia. |
| Tipul MIME al fișierului importat | Tipul conținutului, de exemplu application/pdf. |
| Dimensiunea fișierului sursă, veche și opțională | Dimensiune sursă veche, opțională, în octeți. Noile fluxuri controlate pot lăsa câmpul gol. |
| Creat la / Modificat la în sursă | Marcajele temporale de creare și modificare, preferabil ISO 8601. |
| Document sursă: URL | Valoarea câmpului URL de referință a sursei. Este separată de intrarea Fișier descărcabilă. |
| Dosar Folderit | Răsfoiți sau căutați dosarele accesibile contului conectat și selectați destinația. |
| Cale Folderit | Cale opțională de subdosar sub destinație, precum Invoices/2026. Lăsați gol pentru dosarul selectat însuși. |
| Nume document sursă / Revizie sursă | Context opțional de control al documentului, scris împreună cu fișierul importat. |
Publicări controlate de documente
Pentru publicare controlată, setați Use controlled-release safeguards? la True și furnizați un Release ID stabil. Puteți mapa și Exported At, alege Subsequent Release Behavior și seta Stop the Zap if import fails? la True. Importul folosește destinația, ID-ul sursei și ID-ul publicării pentru a recunoaște o publicare deja stocată la procesarea secvențială. O reluare corespunzătoare poate returna duplicate fără a adăuga fișier sau versiune. Nu este o garanție atomică de unicitate: rulările simultane pot crea ambele un fișier sau dosar înainte de a vedea celălalt rezultat. Folosiți un singur proces de scriere pentru aceeași destinație și identitate sursă și verificați rezultatele ambigue înainte de reîncercare.
Testați mai întâi cu un fișier de unică folosință. Verificați valorile Status, Message, Duplicate Release și Ready for Workflow returnate. Rezultatul de duplicat verificat păstrează, pentru fișierul Folderit existent, valoarea UID, returnează Duplicate Release: true și Ready for Workflow: false, astfel încât pașii ulteriori de flux să poată fi filtrați sigur. Alte importuri pot returna created, updated, skipped sau failed. Finalizarea pasului nu dovedește singură reușita importului.
Fluxuri API avansate
New Record interoghează un punct final Folderit API GET pentru înregistrări. Send API Request trimite cereri cu metoda HTTP aleasă, calea punctului final și parametri JSON opționali. Evenimentele sunt pentru utilizatorii familiarizați cu documentația Folderit API. Introduceți calea după /v2/accounts/{account UID}, de exemplu /entities/all. Pentru New Record, alegeți un Result ID Path stabil și unic, pentru recunoașterea înregistrărilor între interogări.
Depanare
- Conectarea nu reușește: verificați cu administratorul Client ID, Client Secret, UID al contului și accesul API. Reconectați contul dacă s-au schimbat acreditările.
- Nu apar fișiere noi: verificați UID dosarului și setarea subdosarelor, adăugați un fișier nou și așteptați intervalul de verificare. Fișierele procesate anterior nu pornesc în mod normal același Zap din nou.
- Importul eșuează: verificați Status și Message, fiecare câmp sursă obligatoriu și faptul că intrarea File este descărcabilă. Folosiți un fișier mic pentru izolarea problemelor de descărcare sau dimensiune.
- O acțiune nu a rulat: deschideți Zap History și verificați pasul și filtrele. Confirmați că Zap-ul este activ și contul are sarcini disponibile.
Pentru eșecuri de flux, contactați asistența Zapier din contul care rulează Zap-ul, pentru verificarea istoricului. Pentru acces Folderit API sau permisiuni de dosar, contactați Folderit. Includeți numele evenimentului, eroarea și ora eșecului, dar niciodată acreditări sau conținut confidențial.