Integracja Folderit z Zapier
Połącz Folderit z tysiącami aplikacji za pomocą Folderit DMS na Zapier. Automatyzuj przyjmowanie dokumentów, operacje na plikach i folderach, aktualizacje metadanych, zatwierdzania, przepływy pracy, powiadomienia i zaawansowane procesy API. Integracja jest publicznie dostępna; kod zaproszenia nie jest wymagany.
Zacznij od gotowego szablonu Zap
Poniższe łącza konfiguracyjne otwierają obecnie strony konkretnych szablonów Zapier. Po skopiowaniu szablonu połącz własne konta, wybierz foldery i miejsca docelowe, przejrzyj każde zmapowane pole i przetestuj działanie na danych bez poufnych informacji, gdy Zap jest wyłączony. Sama strona z szablonami nie potwierdza, że skopiowane ustawienia lub konta są gotowe. Włącz Zapa dopiero po sprawdzeniu rzeczywistego wyniku. W zależności od aplikacji i liczby kroków może być wymagany płatny plan Zapier lub subskrypcja oddzielnego dostawcy.
Dostępność szablonu sprawdzono 29 października 2026 r.: Niektóre starsze linki do szablonów przekierowują teraz do stron ogólnej integracji zamiast otwierać nazwany szablon. Linki te są wymienione osobno w sekcji Inne linki do szablonów i pomoc w konfiguracji; nie są to gotowe opcje konfiguracji.
Organizuj dokumenty CRM i obsługi klienta
Przed włączeniem: Po skopiowaniu szablonu CRM przejrzyj każde zmapowane pole i potwierdź, że każda wartość pochodzi z zamierzonego wcześniejszego kroku. Połącz swoje własne konta i przeprowadź test na danych bez poufnych informacji przy wyłączonym Zap, który utworzy lub ponownie wykorzysta oczekiwany folder Folderit. W przypadku Salesforce sprawdź również, czy link jest zapisany w tej samej sprawie. Skontaktuj się z Folderit, jeśli brakuje skopiowanego mapowania lub wskazuje on niewłaściwy krok.
Utwórz lub wykorzystaj ponownie folder dokumentów dla każdej nowej transakcji HubSpot, zgłoszenia HubSpot lub sprawy Salesforce. Te szablony korzystają z identyfikatora rekordu źródłowego, aby zachować spójność ścieżek folderów i ponownie wykorzystać pasujący folder w późniejszych uruchomieniach. Użyj jednego modułu zapisującego dla struktury folderów; jednoczesne uruchomienie może nadal powodować tworzenie zduplikowanych folderów.
Szablon Salesforce zapisuje również łącze do folderu prywatnego Folderit z powrotem w tej samej sprawie. Utwórz dedykowane pole typu URL w obiekcie Case o nazwie Folderit Folder URL o nazwie API Folderit_Folder_URL__c lub ponownie przypisz ostatni krok do istniejącego dedykowanego pola URL. Podczas instalacji wybierz folder nadrzędny Folderit. Zapisany link nie zapewnia dostępu do dokumentu.
Twórz foldery dokumentów pracowników na podstawie Workday
Utwórz lub użyj ponownie folderu pracownika w Folderit, gdy pracownik pojawi się w zapytaniu dotyczącym aktywnego pracownika w Workday. Ten szablon tworzy tylko foldery: nie kopiuje dokumentów pracowników, nie zapisuje do Workday ani nie zmienia uprawnień Folderit.
Połącz swoje własne konta Workday i Folderit, potwierdź dostęp do Workday WQL i kryteria kwalifikowania pracowników, ustaw dzierżawcę źródłowego i wybierz ograniczony folder nadrzędny Folderit. Użyj jednego procesu zapisującego dla tej struktury folderów i przetestuj, gdy Zap jest wyłączony. Zapytanie obejmuje 100 ostatnich wyników dotyczących aktywnych pracowników; nie jest to zbiorcze uzupełnianie danych historycznych ani gwarancja wykrycia każdego zatrudnienia przy dużej liczbie zdarzeń.
Powiadom w Teams o żądaniach przepływu pracy
Wyślij powiadomienie do aplikacji Teams, gdy Folderit zgłosi nowe żądanie przepływu pracy. Podczas konfiguracji wybierz źródło Folderit, miejsce docelowe aplikacji Teams i odbiorców. Przejrzyj zamapowane pola dokumentu, metody, odbiorcy i czasu, a następnie przed włączeniem zweryfikuj wiadomość za pomocą żądania testowego bez poufnych danych.
Wyzwalacze Folderit okresowo odpytują system; czas powiadomienia zależy od Twojego planu Zapier. Zwrócone zadanie lub zdarzenie audytu nie gwarantuje dostarczenia wiadomości przez kolejny krok, dlatego podczas testowania sprawdź kanał odbiorczy.
Importuj nowe pliki Google Drive
Zaimportuj nowe pliki Google Drive do wybranego folderu Folderit. Przed testowaniem przejrzyj dane wejściowe pliku źródłowego, identyfikator źródła, nazwę, typ MIME, znaczniki czasu i miejsce docelowe.
To jest pobieranie sterowane zdarzeniami, a nie pełna dwukierunkowa synchronizacja folderów lub migracja historyczna. Przed utworzeniem dokumentu testowego sprawdź poniższe wskazówki dotyczące bezpieczeństwa importu, w tym istniejące automatyczne przepływy pracy Folderit.
Powiadamiaj i śledź nowe pliki Folderit
Wyślij powiadomienie na e-mail, Slack lub Microsoft Teams, gdy pojawi się nowy plik, lub dodaj jego szczegóły do wiersza Google Sheets. Skonfiguruj samodzielnie monitorowany folder i miejsce docelowe odbioru.
Inne linki do szablonów i pomoc w konfiguracji
Podane niżej linki do szablonów przekierowywały do stron ogólnej integracji po sprawdzeniu w dniu 29 października 2026 r. Są one przechowywane jako odniesienia, ale obecnie nie otwierają reklamowanej konfiguracji z przewodnikiem. Skontaktuj się z Folderit, aby uzyskać aktualne opcje konfiguracji lub utwórz przepływ pracy, korzystając z poniższych zdarzeń aplikacji publicznej. Zachowaj wszystkie istniejące kopie wyłączone do czasu sprawdzenia ich pól źródłowych, filtrów, miejsc docelowych i wyników.
Pokaż odniesienia do szablonów i ich ograniczenia konfiguracyjne
Podsumowania i klasyfikacja plików PDF za pomocą AI
- Podsumuj pliki PDF za pomocą ChatGPT i aktualizuj metadane
- Podsumuj pliki PDF za pomocą Gemini i zaktualizuj metadane
Te odniesienia do szablonów AI nie są dostępne jako linki do konfiguracji z przewodnikiem. W przypadku dowolnej konfiguracji wspomaganej przed użyciem sprawdź wszystkie filtry plików i zależne mapowania, dane wejściowe w formacie PDF do pobrania, weryfikację odpowiedzi AI i miejsce docelowe metadanych tego samego dokumentu. Zamierzonym wyjściem jest podsumowanie i typ dokumentu; nie jest to wyszukiwanie w języku naturalnym Folderit lub automatyczne przypisywanie tagów.
Summary i AI Document Type to pola metadanych tekstowych, a nie tagi. Brakujące kompatybilne pola tekstowe są tworzone automatycznie. Szablony są przeznaczone dla plików PDF o wielkości do 10 MiB; nieobsługiwane pliki, pliki przekraczające limit rozmiaru i nieprawidłowe odpowiedzi AI muszą zostać zatrzymane przed zapisem metadanych. Sprawdź istniejące typy pól i przetestuj nieszkodliwy plik PDF przed włączeniem Zap.
Prywatność i koszt: wybrany plik PDF zostanie pobrany i wysłany przez Zapier do wybranego dostawcy AI przy użyciu własnego połączenia API. Przed użyciem poufnych dokumentów przejrzyj zasady przetwarzania dokumentów obowiązujące w Twojej organizacji i warunki dostawcy. Mogą obowiązywać opłaty za korzystanie z usług dostawcy, limity i koszty zadań Zapier; powtarzające się testy lub powtórki mogą wiązać się z dodatkowym użyciem sztucznej inteligencji. Przejrzyj wartości wygenerowane przez sztuczną inteligencję pod kątem dokładności. Szablony te nie umożliwiają wyszukiwania w języku naturalnym Folderit ani automatycznego przypisywania tagów.
Kontrolowane wydania dokumentów Google Drive i wyniki przepływu pracy
- Kontrolowany eksport plików PDF z Google Drive i uruchamianie przepływów pracy
- Wyniki przepływu pracy e-mailem
- Wyślij wyniki przepływu pracy do Slack
Nie traktuj starej kopii szablonu kontrolowanego wydawania dokumentów jako gotowej tylko dlatego, że zawiera określone kroki. Sprawdź identyfikatory eksportu, źródła i wydania pliku PDF, wynik importu oraz filtry przed jakimkolwiek krokiem metadanych lub rozpoczęciem przepływu pracy. Etap przepływu pracy powinien być kontynuowany tylko wtedy, gdy wynik importu wyraźnie informuje, że jest gotowy i nie jest duplikatem. Przed włączeniem przetestuj każde wymagane zdarzenie powiadomienia o wyniku i jego rzeczywiste miejsce docelowe odbioru.
Inne pliki, załączniki i szablony dotyczące przyjmowania faktur
- Importuj nowe pliki Dropbox
- Importuj nowe pliki Box
- Importuj nowe załączniki Gmail
- Archiwizuj nowe faktury QuickBooks Online
- Archiwizuj nowe faktury sprzedaży Xero
W przypadku wspomaganego pobierania z Dropbox, Box, Gmail, QuickBooks Online lub Xero, potwierdź połączenie aplikacji źródłowej, dokładny dokument lub fakturę, dostępny do pobrania plik źródłowy lub PDF, wymagane pola importu i miejsce docelowe w Folderit. Połączone konto lub pomyślne wyszukanie źródła nie jest dowodem na to, że dokument został poprawnie zaimportowany. Te przepływy pracy nie stanowią pełnej synchronizacji ani migracji historycznej.
Kolejne zadania i karty
- Utwórz zadania Asana dla nowych plików Folderit
- Utwórz karty Trello dla nowych plików Folderit
- Utwórz zadania Pipedrive dla nowych plików Folderit
Przepływy pracy uzupełniające Asana, Trello i Pipedrive wymagają połączenia z własnym dostawcą oraz wybranego miejsca docelowego, osoby przypisanej i wszelkich wymaganych pól zadań. Przed włączeniem sprawdź jedno zadanie bez poufnych danych lub kartę i zamapowany kontekst pliku.
Zobacz wszystkie integracje Folderit DMS na Zapier, aby zbudować kolejny przepływ pracy. Jeśli szablon nie pasuje do Twojego procesu, użyj wyzwalaczy, akcji i wyszukiwań Folderit poniżej, aby zbudować własny.
Zanim zaczniesz
- Konto Zapier i konto Folderit z dostępem API. Dostęp do API Folderit jest możliwy w ramach planu Tailor. Zobacz informacje o dostępie do API.
- Twoje dane API Folderit: Client ID, Client Secret i Account UID. Zapytaj swojego administratora Folderit, jeśli nie masz tych danych.
- Docelowy lub monitorowany folder Folderit. Gdy w kroku zostanie wyświetlony selektor folderów, przeglądaj lub przeszukuj foldery dostępne dla połączonego konta. Jeśli w polu zostanie wyświetlony monit o podanie Folderit Root UID, wprowadź UID folderu — a nie Account UID lub nazwę folderu.
Połącz swoje konto Folderit
- Otwórz Folderit DMS w Zapier i utwórz przepływ pracy o nazwie Zap.
- Wybierz Folderit DMS jako aplikację danego kroku i wybierz zdarzenie, którego potrzebujesz.
- Wybierz opcję połączenia konta. Wprowadź swój identyfikator klienta, sekret klienta i Account UID w formularzu połączenia.
- Ukończ test połączenia. Użyj konta, które ma dostęp do folderów potrzebnych Twojej automatyzacji.
Wpisz swój sekret klienta tylko w formularzu połączenia konta. Nie umieszczaj go w treści przepływu pracy, metadanych pliku ani wiadomości pomocy technicznej.
Co możesz zautomatyzować za pomocą Folderit DMS
Folderit DMS dla Zapier zapewnia dziewięć wyzwalaczy i trzydzieści sześć działań i wyszukiwań z przewodnikiem. Możesz monitorować pliki, foldery, wersje, zadania przepływu pracy, odpowiedzi przepływu pracy i wybrane zdarzenia rekordów; przeglądaj, czytaj, przeszukuj, importuj, pobieraj, wersjonuj, przenoś, duplikuj, oznaczaj, blokuj, udostępniaj i aktualizuj rekordy; pracować z metadanymi z określonymi typami danych, przypomnieniami, e-formularzami, powiązanymi rekordami, załącznikami do zadań i statusem przepływu pracy; utwórz zweryfikowane zadania Folderit; uruchom przepływy pracy Folderit i prośby o zatwierdzenie; i użyj akcji API z zabezpieczeniami dla udokumentowanych punktów końcowych o zasięgu konta. Pola folderów zawierające selektor umożliwiają przeglądanie i wyszukiwanie folderów dostępnych dla połączonego konta. Niektóre zaawansowane pola nadal wymagają Folderit UID.
Wyzwalacze
| Wyzwalacz | Działanie |
|---|---|
| New Folderit File | Wykrywa nowo dodany plik w wybranym folderze z możliwością uwzględnienia podfolderów. |
| New Workflow Request | Uruchamia Zap, gdy Folderit zgłasza nowe żądanie przepływu pracy. |
| Workflow Request Responded To | Uruchamia Zap, gdy żądanie przepływu pracy Folderit otrzyma odpowiedź. |
| New Record | Odpytuje punkt końcowy Folderit API GET pod kątem nowych rekordów przy użyciu stabilnego identyfikatora wyniku. |
| Record Event | Śledzi wybrane zdarzenia rekordów Folderit, w tym tworzenie, aktualizacje, zmiany nazw, przeniesienia, przeniesienie do kosza i przywracanie, udostępnianie, tagi oraz zmiany metadanych. Zwraca stabilny identyfikator zdarzenia, czas zdarzenia, aktora i szczegóły rekordu, kiedy podłączony użytkownik może uzyskać do nich dostęp. Grupy zdarzeń i zakres rekordów można zawęzić, aby zredukować szum. |
| New Folder | Wykrywa nowo utworzony folder Folderit w wybranej lokalizacji. Możesz monitorować tylko wybrany folder lub uwzględnić potomków. Wyniki obejmują stały UID folderu, element nadrzędny, ścieżkę, czas utworzenia, aktora, jeśli jest dostępny, oraz łącze Folderit. |
| New File Version | Wykrywa nową wersję dodaną do pliku Folderit. Wyniki obejmują identyfikator stabilnego zdarzenia, UID pliku, UID wersji, szczegóły wersji, aktor/godzinę, jeśli jest dostępny, bieżące łącze Folderit i zachowanie zabezpieczające przed duplikatami, gdy historia się nie zmieniła. |
| Workflow Event | Rozpoczyna Zap, gdy wystąpi wybrane zdarzenie zadania Folderit, obejmujące utworzenie, edytowanie, usunięcie, zatwierdzenie, odrzucenie, wyjaśnienie, informację zwrotną, delegację i usunięcie delegacji. Zwraca stabilny UID audytu oraz dostępne szczegóły zadania, rekordu, metody, odbiorcy, aktora i czasu. Możesz wybrać typy zdarzeń i opcjonalnie ograniczyć wyzwalacz do jednego konkretnego rekordu Folderit. |
| Governance Event | Odpytuje dostępne zdarzenia audytu dotyczące podpisywania, przechowywania i języka dokumentu, opcjonalnie filtrowane do jednego konkretnego pliku lub folderu. Zwraca stabilne identyfikatory audytu i szczegóły wybranych zdarzeń bez zmieniania ustawień zarządzania dokumentem. |
Działania i wyszukiwania
| Działanie lub wyszukiwanie | Działanie |
|---|---|
| Add File Version | Dodaje nową wersję do istniejącego pliku Folderit. |
| Create Approval Request | Tworzy prośbę o zatwierdzenie dokumentu Folderit. |
| Download File | Pobiera istniejący plik Folderit, aby późniejsze kroki Zap mogły wykorzystać jego dane pliku. |
| Find or Create Folder | Wyszukuje folder Folderit lub tworzy żądaną ścieżkę do folderu, jeśli on nie istnieje. |
| Send API Request | Wysyła uwierzytelnione żądanie do punktu końcowego Folderit API z obsługiwaną metodą HTTP i opcjonalnymi parametrami JSON. |
| Import File | Importuje plik z innej aplikacji, obsługuje wybór folderów na połączonym koncie i może stosować zabezpieczenia kontrolowanego wydawania dokumentów z eliminacją duplikatów. |
| Start Workflow | Uruchamia skonfigurowany przepływ pracy Folderit dla rekordu. |
| Update Record | Aktualizuje obsługiwane właściwości istniejącego rekordu Folderit. |
| Update Record Metadata | Aktualizuje wartości metadanych w istniejącym rekordzie Folderit. |
| Find Record | Wyszukuje istniejący rekord Folderit do wykorzystania w późniejszych krokach Zap. |
| Get Record Details | Odczytuje plik, folder lub eForm według jego konkretnym identyfikatorze Folderit UID. Zwraca znormalizowaną tożsamość, element nadrzędny, typ rekordu, daty, łącze i dostępne metadane lub podsumowanie uprawnień bez zmiany rekordu. |
| List Folder Contents | Wyświetla listę plików, folderów lub obu z wybranego folderu Folderit. Obsługuje przeglądarkę folderów na połączonym koncie, ograniczenia liczby stron i wyników oraz stabilne identyfikatory UID, ścieżki, typy i łącza. |
| Advanced Search Records | Wyszukuje rekordy Folderit z obsługiwanymi filtrami nazwy, treści, metadanych, numeru dokumentu, typu rekordu, folderu nadrzędnego i tagów. Wyniki są ograniczone i deterministyczne dla niezawodnego dalszego wykorzystania. |
| Get Audit Trail | Odczytuje ostatnią aktywność audytu na poziomie konta lub rekordu Folderit z obsługiwanymi filtrami zdarzeń i dat. Zwraca stabilne identyfikatory audytu, aktorów, typy zdarzeń, cele i znaczniki czasu, jeśli są dostępne. |
| Duplicate Record | Kopiuje wybrany plik Folderit lub folder do wybranego miejsca docelowego i zwraca zarówno źródłowy, jak i utworzony UID. Opcjonalne kopiowanie osób, tagów, metadanych, relacji, przypomnień, przepływów pracy i udostępnień jest jawne i domyślnie wyłączone. |
| Manage Tags | Dodaje lub usuwa dokładnie istniejące tagi Folderit z pliku, folderu lub eForm. Używa stabilnych identyfikatorów UID znaczników i weryfikuje ostateczne przypisanie zamiast cichego tworzenia lub zgadywania znacznika. |
| Update Typed Metadata | Aktualizuje konkretną definicję metadanych Folderit przy użyciu wartości uwzględniających typ, w tym obsługiwanego tekstu, liczby, daty, wyboru, struktur wielowartościowych i tabel. Sprawdza wartość przed zapisaniem i odczytuje ją ponownie w celu weryfikacji. |
| Create or Update Share | Tworzy lub aktualizuje udział prywatny dla konkretnego pliku lub folderu, odbiorcy, poziomu dostępu, wygaśnięcia i zestawu uprawnień. Akcja weryfikuje powstały udział i nigdy nie rozszerza uprawnień w sposób niejawny. |
| Revoke Share | Odwołuje dokładnie jeden udział z jednego konkretnego pliku lub folderu. Wymaga UID udostępnienia, tożsamości zasobu i wpisania potwierdzenia REVOKE, a następnie sprawdza, czy udział nie jest już podłączony. |
| Create or Update Public Link | Tworzy lub aktualizuje łącze publiczne do konkretnego pliku lub folderu z jawnymi ustawieniami dostępu i wygaśnięcia, zwracając zweryfikowany bieżący stan łącza. |
| Lock or Unlock File | Blokuje lub odblokowuje konkretny plik i zwraca jego zweryfikowany stan oraz dostępne informacje o właścicielu. Nie spowoduje to cichego obejścia blokady należącej do innego użytkownika. |
| List File Versions | Odczytuje ograniczoną stronę wersji plików ze stabilnymi identyfikatorami UID wersji oraz dostępnym stanem bieżącym, aktorem, czasem, rozmiarem i szczegółami pobierania. Nie powoduje to zmiany pliku. |
| Create or Update Reminder | Tworzy lub aktualizuje przypomnienie Folderit dotyczące konkretnego rekordu, z wyraźnym terminem, strefą czasową, odbiorcą, jeśli jest obsługiwany oraz ponownym odczytem w celu weryfikacji. |
| List Reminders | Odczytuje ograniczoną, deterministyczną stronę przypomnień dla dokładnego rekordu, ze stabilnymi identyfikatorami UID przypomnień i obsługiwanym filtrowaniem terminów. Nie powoduje to zmiany przypomnień. |
| Find Workflow Request | Wyszukuje jedno żądanie przepływu pracy widoczne dla połączonego użytkownika Folderit według konkretnego UID zadania lub ograniczonych filtrów bieżącego użytkownika/rekordu, zwracając znormalizowaną tożsamość zadania, stan, uczestników, daty, i link Folderit. |
| Get Workflow Status | Odczytuje ograniczoną stronę bieżącego postępu przepływu pracy dla jednego konkretnego rekordu Folderit, z opcjonalnymi filtrami przepływu pracy i stanu. Zwraca stabilne tożsamości postępu i dostępny stan, następny krok, czas, uprawnienia i szczegóły łącza bez zmiany przepływu pracy. |
| List eForm Types | Wyświetla dostępne typy eForm/danych Folderit i ich dokładnych identyfikatorów UID pól. Wyniki mogą wykluczać nieaktywne lub usunięte typy i są ograniczone, posortowane i odpowiednie do późniejszej konfiguracji kroków eForm. |
| Find eForm Record | Wyszukuje jeden rekord eForm Folderit według konkretnego UID rekordu albo z ograniczonymi filtrami typu, folderu nadrzędnego, zapytania i wartości pól. Zwraca znormalizowane pola z zachowaniem ich typów danych i link Folderit bez zmiany rekordu. |
| Create General Task | Tworzy jedno zadanie Folderit po sprawdzeniu poprawności danych dla dokładnego rekordu i odbiorcy. Metoda, typ odbiorcy, instrukcje, czas, kolejność i widoczny kontekst są jednoznaczne; akcja podejmuje maksymalnie jedną próbę mutacji i zwraca dokładnie taki sam utworzony lub umieszczony w kolejce wynik. |
| Create eForm Record | Tworzy rekord Folderit eForm tylko po sprawdzeniu poprawności każdego mapowanego pola względem konkretnych UID pól wybranego typu i obsługiwanego typu danych. Zwraca UID utworzonego rekordu, folder nadrzędny, typ, zweryfikowane pola i link Folderit. |
| Update eForm Record | Zmienia tylko jawnie odwzorowane pola eForm przy użyciu dokładnych identyfikatorów UID pól i operacji ustawiania lub czyszczenia uwzględniających typ danych. Sprawdza pełne żądanie przed zapisaniem, podejmuje jedną próbę mutacji i weryfikuje dokładne otrzymane wartości. |
| Manage Related Records | Wyświetla, dodaje lub usuwa jedną dokładną relację pomiędzy rekordami Folderit. Dodawanie i usuwanie są bezpieczne przed duplikatami i sprawdzają wynikowy stan relacji; żadna operacja nie powoduje usunięcia żadnego rekordu. |
| List Task Attachments | Wyświetla dostępne metadane załączników dla jednego konkretnego zadania Folderit. Zwraca nazwy, typy, rozmiary i kontekst odpowiedzi bez ujawniania podpisanych adresów URL pobierania ani sekretów odpowiedzi na załączniki. |
| Inspect Permissions | Odczytuje obsługiwane flagi uprawnień dla konkretnego zasobu Folderit przy użyciu podłączonego użytkownika. Nieznane lub pominięte flagi pozostają nieznane; nie jest to pełny raport odziedziczonej listy ACL i nie zmienia dostępu. |
| Reconcile Events | Odczytuje ograniczone, uporządkowane okno zdarzeń synchronizacji plików po zapisanym identyfikatorze audytu lub UID, z kursorem kontynuacji. Nie odtwarza dalszych działań ani nie wykonuje zapisu dokumentu. |
| List Field Copy Jobs | Wyświetla istniejące zadania kopiowania wartości pól eForm, odczytuje status jednego zadania lub pobiera ograniczoną stronę wyników. Wymaga UID typu danych oraz, w przypadku statusu lub wyników, istniejącego identyfikatora partii. Nie przesyła ani nie odtwarza zadań. |
Uzgodnij zdarzenia i sprawdź zarządzanie
Użyj Reconcile Events do kontrolowanego odczytu uzupełniającego. W przypadku początkowego okna czasowego ustaw From w ciągu ostatnich 30 dni i pozostaw oba kursory audytu puste. W przypadku późniejszych odczytów wyczyść From i użyj zwróconego numerycznego identyfikatora audytu lub UID audytu, a nie obu. Maximum Results, Maximum Pages i Page Size ograniczają każdy odczyt. Zapisz zwrócony kursor dopiero po pomyślnej obsłudze dalszych operacji i kontynuuj, gdy opcja Window Complete ma wartość false. Ta akcja sama w sobie nie gwarantuje wykonania dalszych operacji zapisu dokładnie jeden raz.
Governance Event odpytuje kanał audytu dozwolony dla połączonego konta, a następnie filtruje wybrane rodziny zdarzeń i opcjonalny UID rekordu. Obserwuje obsługiwane zdarzenia związane z podpisywaniem, przechowywaniem i językiem dokumentu; nie podpisuje, nie usuwa, nie nakłada blokad prawnych wstrzymujących usuwanie dokumentów ani nie zmienia sposobu przechowywania. Inspect Permissions raportuje wyłącznie obsługiwane flagi uprawnień dla tego samego połączenia; pominięta flaga nie jest dowodem odmowy dostępu.
List Field Copy Jobs monitoruje tylko istniejące partie kopii wartości pól, a nie każde zadanie w tle w Folderit. Status i wyniki wymagają prawdziwego identyfikatora partii. Pusta historia nie jest dowodem na to, że zadanie zostało ukończone. Akcja odczytu nigdy nie powoduje przesłania ani ponawiania zadania kopiowania.
Monitoruj aktywność rekordów bez surowych wywołań API
Użyj Record Event, gdy automatyzacja powinna reagować na kilka rodzajów działań związanych z dokumentem lub folderem, takich jak zmiana nazwy, przenoszenie, zmiana metadanych, zmiana tagu, zmiana udziału, przeniesienie do kosza lub przywrócenie. Użyj skupionego wyzwalacza New Folderit File, New Folder lub New File Version, gdy Zap potrzebuje jednej konkretnej rodziny zdarzeń i prostszych wyników.
Wyzwalacze
Folderit są wyzwalaczami odpytywania, więc czas dostarczania jest zgodny z interwałem odpytywania planu Zapier użytkownika. Stabilne identyfikatory zdarzeń i rekordów pozwalają Zapier na pominięcie niezmienionego zdarzenia w późniejszych odpytywaniach. Skanowanie zdarzeń i wzbogacanie są ograniczone, aby chronić połączone konto przed nieograniczoną pracą API.
Czytaj i wyszukuj Folderit bez zmiany rekordów
Użyj Get Record Details do znanego Folderit UID, List Folder Contents do sprawdzenia jednego folderu, Find Record do prostego wyszukiwania i Advanced Search Records, gdy potrzebnych jest kilka filtrów. Użyj Get Audit Trail dla ostatniej aktywności, a nie dla bieżącego stanu rekordu.
Te operacje uwzględniają uprawnienia połączonego konta Folderit. Link zwrócony przez Zapier nie zapewnia dostępu: osoba go otwierająca musi już posiadać wymagane uprawnienia Folderit.
Zachowanie typu „no-match” bezpieczne dla uprawnień
Folderit może celowo zwrócić tę samą odpowiedź o odmowie dostępu dla niedostępnego rekordu i rekordu, którego połączony użytkownik nie ma prawa przeglądać. Dokładne operacje odczytu/wyszukiwania traktują zatem udokumentowaną odpowiedź nierozróżnialną 403 lub 404 jako brak dopasowania, tam gdzie to konieczne, bez ujawniania istnienia poufnego rekordu. Inne błędy autoryzacji, sprawdzania poprawności, limitu szybkości i serwera pozostają widocznymi awariami, więc Zap nie może po cichu kontynuować pracy z niekompletnymi danymi.
Kontroluj dokumenty za pomocą bezpiecznych, weryfikowalnych operacji
Użyj Duplicate Record, gdy Zap potrzebuje zarządzanej kopii roboczej lub struktury folderów wielokrotnego użytku. Ta akcja powoduje, że opcje wyższego ryzyka, takie jak przepływy pracy, udostępnienia, przypomnienia i relacje są wyłączone, chyba że autor Zap wyraźnie je włączy. Użyj Manage Tags i Update Typed Metadata, aby uzyskać dokładną, uporządkowaną klasyfikację bez zgadywania nazw lub tworzenia niekompatybilnych pól.
W przypadku współpracy Create or Update Share i Create or Update Public Link wymagają jawnych wyborów dostępu i sprawdzają wynikowy stan. Revoke Share kieruje do jednego konkretnego zasobu i UID udostępnienia i wymaga wpisania potwierdzenia. Zwrócony link lub udział Folderit nigdy nie omija kontroli dostępu Folderit.
Użyj Lock or Unlock File, aby koordynować edycję bez cichego przejmowania blokady innego użytkownika. Użyj List File Versions przed lub po Add File Version, gdy Zap potrzebuje zweryfikowanej historii wersji. Użyj Create or Update Reminder i List Reminders, aby uzyskać ograniczone działania następcze o zakresie rekordu z wyraźnymi danymi wejściowymi dotyczącymi daty, strefy czasowej i odbiorcy, jeśli jest to obsługiwane.
Te operacje korzystają z uprawnień połączonego konta Folderit. Mutacje sprawdzają bieżący stan przed zapisaniem i później odczytują wynik. Zap powinien opierać się na zwróconym wyniku, zamiast zakładać, że żądana zmiana się powiodła.
Automatyzuj przepływy pracy, zadania i e-formularze
Użyj Workflow Event, aby uzyskać jeden wyzwalacz umożliwiający audyt dla obsługiwanych zdarzeń zadań. Wybierz tylko typy zdarzeń, których potrzebuje Zap, i jeśli to możliwe, zawęź je do jednego rekordu. Jest to wyzwalacz odpytywania, więc czas dostawy jest zgodny z interwałem odpytywania planu użytkownika Zapier. Stabilne identyfikatory UID audytu zapobiegają ponownemu emitowaniu niezmienionych zdarzeń w późniejszych odpytywaniach.
Użyj Find Workflow Request dla widocznego zadania i Get Workflow Status dla postępu przepływu pracy na konkretnym rekordzie. Użyj Create General Task, gdy Zap musi przypisać zweryfikowane zadanie potwierdzenia zapoznania się, zatwierdzenia, podpisania, przekazania opinii lub inne obsługiwane zadanie do dokładnego odbiorcy. Folderit może odrzucić powtarzającą się kombinację odbiorcy/metody; działanie ujawnia konflikt i nie tworzy duplikatu.
W przypadku rekordów strukturalnych użyj najpierw List eForm Types, aby uzyskać dokładny identyfikator UID typu i pola. Create eForm Record i Update eForm Record sprawdzają zmapowane pola względem tego typu przed zapisem. Find eForm Record odczytuje jeden dokładny lub przefiltrowany rekord, Manage Related Records utrzymuje dokładne linki do rekordów bez usuwania żadnego rekordu, a List Task Attachments zwraca tylko bezpieczne metadane załączników.
Te operacje korzystają z uprawnień połączonego konta Folderit. Mutacje podejmują co najwyżej jedną próbę zapisu i weryfikują dokładne tożsamości lub wartości. Trzymaj Zap wyłączony podczas testowania, używaj jednorazowych, niewrażliwych danych i rozgałęziaj się na zwróconym wyniku, zamiast zakładać, że zadanie lub zmiana rekordu powiodła się.
Bezpieczeństwo i obecne ograniczenia
- Workflow Event to wyzwalacz odpytywania, a nie natychmiastowy webhook. Jego interwał zależy od planu Zapier użytkownika.
- Zadania, przepływ pracy, eForm, relacja i odczyty załączników udostępniają tylko dane dostępne dla połączonego użytkownika Folderit.
- Tworzenie zadań ogólnych odrzuca niejednoznaczne wyniki zamiast ponawiać operację zapisu i ryzykować utworzenie duplikatu.
- Zapisy w eForm wymagają dokładnego identyfikatora typu i pola oraz odrzucają przed zapisem nieobsługiwane lub niezgodne struktury pól.
- Zarządzanie relacjami nigdy nie usuwa żadnego rekordu.
- Załączniki zadań zawierają wyłącznie metadane; Podpisane adresy URL pobierania i tajemnice odpowiedzi odbiorców nie są ujawniane.
- Uruchamianie presetów, odpowiedzi wyjaśniające/delegujące zadania, działania zatwierdzające/odrzucające przepływ pracy, indywidualne usuwanie e-formularzy i przesyłanie załączników zadań nie są uwzględnione, ponieważ nie zweryfikowano bezpiecznych kontraktów API dla uwierzytelnionych i odwracalnych operacji.
- Send API Request pozostaje opcją dla ekspertów wymagających bezpośredniego dostępu do API. Preferuj operacje kierowane do sprawdzania poprawności, znormalizowanych wyników, ograniczonej pracy i bezpieczniejszych ustawień domyślnych.
Rozpocznij automatyzację po dodaniu nowego pliku
- Wybierz Folderit DMS i wydarzenie New Folderit File jako pierwszy krok.
- Połącz swoje konto Folderit.
- Wprowadź identyfikator folderu w Folderit Root UID.
- Ustaw Include files in subfolders? na True, jeśli chcesz także pliki z folderów znajdujących się poniżej wybranego folderu. Pozostaw wartość False, aby monitorować tylko ten folder.
- Przetestuj krok. Jeśli potrzebujesz nowego rekordu testowego, dodaj nieszkodliwy plik testowy do wybranego folderu i użyj Find new records.
- Dodaj akcję w aplikacji odbierającej. Zamapuj nazwę pliku, UID, ścieżkę folderu lub inne dostępne pola wyjściowe na akcję.
- Przetestuj akcję na niewrażliwych przykładowych danych, przejrzyj wynik i włącz Zap.
To jest wyzwalacz odpytywania: sprawdza okresowo, a nie uruchamia się natychmiast po przesłaniu. Odstęp zależy od Twojego planu Zapier. Wykrywa nowe pliki; nie używaj go jako ogólnego powiadomienia o każdej edycji istniejącego dokumentu.
Wyzwalacz zwraca informacje o pliku. Adres URL pliku może być pusty, jeśli API go nie zwraca, a łącze nie zapewnia odbiorcy dostępu do prywatnego dokumentu. Sprawdź rzeczywisty wynik testu przed mapowaniem go do innej aplikacji.
Importuj plik do Folderit
Sprawdź automatyczne przepływy pracy przed importem: Przepływ pracy Folderit skonfigurowany do uruchamiania po utworzeniu nowego pliku może rozpocząć się natychmiast, zanim późniejsze kroki Zap zapiszą metadane lub ocenią filtr. Wyłączenie Zapa po indywidualnym teście importu nie cofa tego przepływu pracy Folderit. Użyj jednorazowego miejsca docelowego testu bez automatycznych przepływów pracy lub potwierdź zamierzone zachowanie wyzwalacza u administratora przed testowaniem.
Zacznij od wyzwalacza w aplikacji źródłowej, następnie dodaj Folderit DMS i wybierz Import File. Mapuj dane wyjściowe aplikacji źródłowej na te pola:
| Pole | Co wpisać |
|---|---|
| File | Obiekt pliku źródłowego lub bezpośredni adres HTTPS pliku do pobrania, który Zapier może pobrać. Strona wyświetlająca jedynie podgląd nie jest plikiem do pobrania. |
| Source Document ID | Stały identyfikator dokumentu źródłowego. Zachowaj spójność podczas ponownego przetwarzania tego samego dokumentu. |
| Imported File Name | Nazwa pliku do zapisania w Folderit, łącznie z jego rozszerzeniem. |
| Imported File MIME Type | Typ zawartości, na przykład application/pdf. |
| Source File Size (Legacy, Optional) | Opcjonalne starsze pole określające rozmiar pliku źródłowego w bajtach. W przypadku nowych obiegów dokumentów kontrolowanych można pozostawić to pole puste. |
| Source Created At / Source Modified At | Sygnatury czasowe utworzenia i modyfikacji dokumentu źródłowego, najlepiej w formacie ISO 8601. |
| Source Document URL | Referencyjny adres URL dokumentu źródłowego. Jest to niezależne od pliku wejściowego do pobrania. |
| Folderit Folder | Przeglądaj lub przeszukuj foldery dostępne dla połączonego konta i wybierz miejsce docelowe. |
| Folderit Path | Opcjonalna ścieżka podfolderu pod miejscem docelowym, np. Invoices/2026. Pozostaw puste, aby użyć samego wybranego folderu. |
| Source Document Name / Source Revision | Opcjonalny kontekst kontroli dokumentu do zapisu w importowanym pliku. |
Kontrolowane udostępnianie dokumentów
W przypadku kontrolowanego wydania dokumentu ustaw Use controlled-release safeguards? na True i zapewnij stabilne Release ID. Możesz także zamapować Exported At, wybrać Subsequent Release Behavior i ustawić Stop the Zap if import fails? na True. Import wykorzystuje miejsce docelowe, identyfikator dokumentu źródłowego i identyfikator wydania, aby rozpoznać już zapisaną pasującą wersję podczas przetwarzania sekwencyjnego. Dopasowana powtórka może zwrócić duplicate bez dodawania pliku lub wersji. Nie jest to gwarancja atomowej unikalności: jednoczesne uruchomienia mogą spowodować utworzenie pliku lub folderu, zanim którykolwiek z nich zobaczy drugi wynik. Użyj jednego modułu zapisującego dla tego samego miejsca docelowego i tożsamości źródłowej oraz sprawdź niejednoznaczne wyniki przed ponowną próbą.
Najpierw przetestuj działanie na jednorazowym pliku testowym. Sprawdź zwrócone wartości Status, Message, Duplicate Release i Ready for Workflow. Zweryfikowany zduplikowany wynik zachowuje istniejący UID pliku Folderit, zwraca Duplicate Release: true i zwraca Ready for Workflow: false, dzięki czemu można bezpiecznie odfiltrować późniejsze etapy przepływu pracy. Inny import może zwrócić created, updated, skipped lub failed. Nie traktuj samego zakończenia kroku jako dowodu na to, że import się powiódł.
Zaawansowane przepływy pracy API
New Record odpytuje punkt końcowy Folderit API GET w poszukiwaniu rekordów. Send API Request wysyła żądanie z wybraną metodą HTTP, ścieżką punktu końcowego i opcjonalnymi parametrami JSON. Zdarzenia te przeznaczone są dla użytkowników zaznajomionych z dokumentacją Folderit API. Wprowadź ścieżkę punktu końcowego po /v2/accounts/{account UID}, na przykład /entities/all. W przypadku New Record wybierz stałą, unikatową wartość Result ID Path, aby rekordy można było rozpoznawać przy kolejnych odpytaniach.
Rozwiązywanie problemów
- Nie można połączyć: sprawdź identyfikator klienta, sekret klienta, Account UID i dostęp API u swojego administratora. Połącz ponownie konto, jeśli jego dane uwierzytelniające uległy zmianie.
- Brak nowych plików: sprawdź ustawienia folderu UID i podfolderu, dodaj nowy plik testowy i poczekaj na kolejne odpytanie zgodnie z interwałem. Wcześniej przetworzone pliki zwykle nie uruchamiają ponownie tego samego Zapa.
- Import nie powiódł się: sprawdź Status i Message, sprawdź wszystkie wymagane pola źródłowe i potwierdź, że dane wejściowe pliku można pobrać. Użyj małego pliku testowego, aby wyizolować problemy z pobieraniem lub rozmiarem.
- Akcja nie została uruchomiona: otwórz Zap History i sprawdź krok, którego dotyczy problem, oraz wszystkie filtry. Sprawdź, czy Zap jest włączony i czy na koncie są dostępne zadania.
W przypadku błędów przepływu pracy skontaktuj się z pomocą techniczną Zapier z konta, na którym jest uruchomiony Zap, aby mogli sprawdzić jego historię. W sprawie dostępu do API Folderit lub uprawnień do folderów, skontaktuj się z Folderit. Dołącz nazwę zdarzenia, tekst błędu i godzinę awarii, ale nigdy nie podawaj danych uwierzytelniających ani poufnej treści dokumentu.