Collegare Folderit a Zapier

Collega Folderit a migliaia di applicazioni con Folderit DMS su Zapier. Automatizza acquisizione dei documenti, operazioni su file e cartelle, aggiornamenti dei metadati, approvazioni, flussi, notifiche e processi API avanzati. L’integrazione è pubblicamente disponibile e non richiede un codice d’invito.

Inizia con un modello Zap pronto all’uso

I link di configurazione qui sotto aprono attualmente pagine di ricette Zapier specifiche. Dopo aver copiato una ricetta, collega i tuoi account, scegli cartelle e destinazioni, controlla ogni campo mappato e prova con dati non sensibili mentre lo Zap è disattivato. La sola pagina della ricetta non conferma che impostazioni copiate o account siano pronti. Attiva lo Zap solo dopo aver verificato il risultato effettivo. In base alle app e ai passaggi, può servire un piano Zapier a pagamento o un abbonamento separato al fornitore.

Disponibilità dei modelli verificata il 29 ottobre 2026: alcuni vecchi link reindirizzano ora a pagine generiche d’integrazione anziché alla ricetta indicata. Sono elencati separatamente sotto Other recipe links and assisted setup e non sono opzioni di configurazione pronte.

Organizzare documenti CRM e di assistenza clienti

Prima di attivare: dopo aver copiato un modello CRM, controlla ogni campo mappato e conferma che il valore provenga dal passaggio precedente previsto. Collega i tuoi account ed esegui un test non sensibile, con l’automazione disattivata, che crei o riutilizzi la cartella Folderit prevista. Per Salesforce, verifica anche che il link venga scritto sullo stesso caso. Contatta Folderit se una mappatura copiata manca o punta al passaggio sbagliato.

Crea o riutilizza una cartella documenti per ogni nuovo deal HubSpot, ticket HubSpot o caso Salesforce. Questi modelli usano l’ID del record di origine per mantenere coerenti i percorsi e riutilizzare una cartella corrispondente nelle esecuzioni successive. Usa un solo processo che scrive la struttura delle cartelle; esecuzioni simultanee possono comunque creare duplicati.

Il modello Salesforce scrive anche il link privato alla cartella Folderit sullo stesso caso. Crea un campo Case URL dedicato chiamato Folderit Folder URL, con nome API Folderit_Folder_URL__c, oppure rimappa il passaggio finale a un campo URL dedicato esistente. Scegli la cartella superiore Folderit durante la configurazione. Salvare un link non concede accesso ai documenti.

Creare cartelle documenti dei dipendenti da Workday

Crea o riutilizza una cartella dipendente in Folderit quando il dipendente compare nella query dei lavoratori attivi di Workday. Il modello crea solo cartelle: non copia documenti, non scrive su Workday e non cambia le autorizzazioni Folderit.

Collega i tuoi account Workday e Folderit, verifica accesso WQL e idoneità dei dipendenti, imposta il tenant di origine e scegli una cartella superiore Folderit con accesso limitato. Usa un solo processo di scrittura per questa struttura e prova con lo Zap disattivato. La query copre i 100 risultati più recenti dei lavoratori attivi; non è un recupero massivo dei dati storici né garantisce di rilevare ogni assunzione con volumi elevati.

Notificare a Teams le richieste dei flussi

Invia una notifica Teams quando Folderit segnala una nuova richiesta di flusso. Scegli origine Folderit, destinazione Teams e destinatari durante la configurazione. Controlla i campi mappati di documento, metodo, destinatario e ora, poi verifica il messaggio con una richiesta non sensibile prima di attivare.

I trigger Folderit eseguono controlli periodici; i tempi dipendono dal piano Zapier. Ricevere un’attività o un evento di audit non garantisce la consegna di un messaggio successivo: controlla il canale ricevente durante i test.

Importare nuovi file Google Drive

Importa nuovi file Google Drive nella cartella Folderit selezionata. Prima del test, controlla input del file di origine, identificatore, nome, tipo MIME, timestamp e destinazione.

È un’acquisizione basata su eventi, non una sincronizzazione completa bidirezionale delle cartelle o una migrazione storica. Controlla le indicazioni di sicurezza qui sotto, inclusi i flussi Folderit automatici esistenti, prima di creare un documento di prova.

Notificare e registrare i nuovi file Folderit

Invia una notifica via email, a Slack o a Microsoft Teams quando compare un nuovo file, oppure aggiungine i dettagli a una riga Google Sheets. Configura tu la cartella monitorata e la destinazione.

Altri link a ricette e configurazione assistita

I seguenti link a ricette specifiche reindirizzavano a pagine generiche d’integrazione al controllo del 29 ottobre 2026. Restano come riferimenti, ma attualmente non aprono la configurazione guidata pubblicizzata. Contatta Folderit per le opzioni attuali oppure crea un flusso con gli eventi pubblici dell’app qui sotto. Mantieni disattivate le copie esistenti finché non hai verificato campi di origine, filtri, destinazioni e risultati.

Vedi tutte le integrazioni Folderit DMS su Zapier per creare un altro flusso. Se un modello non corrisponde al tuo processo, crea il tuo con trigger, azioni e ricerche Folderit qui sotto.

Prima di iniziare

• Un account Zapier e un account Folderit con accesso API. Folderit L’accesso API è disponibile con il piano Tailor. Vedi le informazioni sull’accesso API.
• I dati Folderit API: Client ID, Client Secret e Account UID. Chiedili all’amministratore Folderit se non li hai.
• La cartella Folderit di destinazione o monitorata. Se un passaggio mostra un selettore, sfoglia o cerca le cartelle disponibili all’account collegato. Se un campo chiede Folderit Root UID, inserisci il UID della cartella, non il UID dello spazio di lavoro o il nome della cartella.

Collegare l’account Folderit

1. Apri Folderit DMS in Zapier e crea un flusso, chiamato Zap.
2. Seleziona Folderit DMS come app di un passaggio e scegli l’evento necessario.
3. Scegli l’opzione per collegare un account. Inserisci Client ID, Client Secret e UID dello spazio di lavoro nel modulo di connessione.
4. Completa il test. Usa un account con accesso alle cartelle necessarie all’automazione.

Inserisci il Client Secret solo nel modulo di connessione dell’account. Non inserirlo nel contenuto del flusso, nei metadati o nei messaggi di assistenza.

Cosa puoi automatizzare con Folderit DMS

Folderit DMS per Zapier offre nove trigger e trentasei azioni e ricerche guidate. Puoi monitorare file, cartelle, versioni, attività e risposte dei flussi ed eventi selezionati dei record; sfogliare, leggere, cercare, importare, scaricare, versionare, spostare, duplicare, assegnare tag, bloccare, condividere e aggiornare record; gestire metadati tipizzati, promemoria, eForms, record correlati, allegati delle attività e stato dei flussi; creare attività Folderit convalidate; avviare flussi Folderit e richieste di approvazione; e usare un’azione API protetta per endpoint documentati limitati allo spazio di lavoro. I campi cartella con selettore permettono di sfogliare o cercare le cartelle disponibili all’account collegato. Alcuni campi avanzati richiedono ancora un Folderit UID.

Trigger

Azioni e ricerche

Riconciliare eventi e ispezionare la governance

Usa Reconcile Events per una lettura controllata di recupero. Per la prima finestra basata solo sull’ora, imposta From negli ultimi 30 giorni e lascia vuoti entrambi i cursori di audit. Nelle letture successive cancella From e usa l’ID numerico restituito o il UID di audit, non entrambi. Maximum Results, Maximum Pages e Page Size limitano ogni lettura. Salva il cursore restituito solo dopo il successo della gestione successiva e continua finché Window Complete è false. L’azione non garantisce da sola scritture successive eseguite esattamente una volta.

Governance Event interroga il feed di audit consentito all’account collegato, poi filtra le famiglie di eventi selezionate e l’eventuale UID del record. Osserva eventi supportati di firma, conservazione e lingua del documento; non firma, elimina definitivamente, imposta blocchi legali o cambia la conservazione. Inspect Permissions riporta solo i flag supportati per la stessa connessione; un flag omesso non dimostra un accesso negato.

List Field Copy Jobs monitora solo lotti esistenti di copia dei valori, non ogni processo in background di Folderit. Stato e risultati richiedono un ID di lotto reale. Una cronologia vuota non dimostra il completamento. L’azione di lettura non invia né ritenta mai una copia.

Monitorare l’attività dei record senza chiamate API dirette

Usa Record Event quando l’automazione deve reagire a vari tipi di attività su documenti o cartelle, come rinomina, spostamento, modifica di metadati, tag o condivisioni, cestino o ripristino. Usa il trigger mirato New Folderit File, New Folder o New File Version quando serve una famiglia specifica di eventi e un output più semplice.

I trigger Folderit usano il polling, quindi i tempi di consegna seguono l’intervallo del piano Zapier dell’utente. Gli identificatori stabili di eventi e record consentono a Zapier di sopprimere gli eventi invariati nei controlli successivi. Scansioni e arricchimento sono limitati per evitare un carico API illimitato sull’account collegato.

Leggere e cercare in Folderit senza modificare i record

Usa Get Record Details per un Folderit UID noto, List Folder Contents per esaminare una cartella, Find Record per una ricerca semplice e Advanced Search Records quando servono più filtri. Usa Get Audit Trail per l’attività recente anziché per lo stato corrente del record.

Queste operazioni rispettano i permessi dell’account Folderit collegato. Un link restituito da Zapier non concede accesso: chi lo apre deve già avere l’autorizzazione Folderit necessaria.

Comportamento senza corrispondenza che protegge i permessi

Folderit può intenzionalmente restituire la stessa risposta di accesso negato per un record non disponibile e per uno non visibile all’utente collegato. Letture e ricerche esatte trattano quindi la risposta documentata 403 o 404, indistinguibile per ragioni di autorizzazione, come nessuna corrispondenza dove opportuno, senza rivelare l’esistenza di record sensibili. Altri errori di autorizzazione, convalida, limite di frequenza e server restano errori visibili, così lo Zap non continua silenziosamente con dati incompleti.

Controllare i documenti con operazioni sicure e verificabili

Usa Duplicate Record quando serve una copia di lavoro governata o una struttura di cartelle riutilizzabile. Le opzioni più rischiose, come flussi, condivisioni, promemoria e relazioni, restano disattivate salvo abilitazione esplicita dell’autore dello Zap. Usa Manage Tags e Update Typed Metadata per classificazioni strutturate esatte senza indovinare nomi o creare campi incompatibili.

Per collaborare, Create or Update Share e Create or Update Public Link richiedono scelte esplicite di accesso e verificano lo stato risultante. Revoke Share riguarda una risorsa esatta e il UID della condivisione e richiede una conferma digitata. Un link o una condivisione Folderit restituiti non aggirano mai i controlli di accesso di Folderit.

Usa Lock or Unlock File per coordinare le modifiche senza appropriarti implicitamente del blocco altrui. Usa List File Versions prima o dopo Add File Version quando serve una cronologia verificata. Usa Create or Update Reminder e List Reminders per follow-up limitati al record con input espliciti di data, fuso orario e destinatario dove supportato.

Queste operazioni usano i permessi dell’account Folderit collegato. Le modifiche convalidano lo stato corrente prima di scrivere e rileggono il risultato dopo. Uno Zap dovrebbe diramarsi in base al risultato, senza presumere che la modifica sia riuscita.

Automatizzare flussi, attività ed eForms

Usa Workflow Event come unico trigger verificabile per gli eventi supportati delle attività. Seleziona solo i tipi necessari e limita a un record quando possibile. È un trigger di polling, quindi i tempi seguono l’intervallo del piano Zapier dell’utente. UID di audit stabili impediscono di riproporre eventi invariati nei controlli successivi.

Usa Find Workflow Request per un’attività visibile e Get Workflow Status per l’avanzamento del flusso su un record specifico. Usa Create General Task quando devi assegnare a un destinatario esatto un’attività convalidata di presa visione, approvazione, firma, feedback o altro tipo supportato. Folderit può rifiutare una combinazione destinatario/metodo ripetuta; l’azione mostra il conflitto e non crea duplicati.

Per record strutturati, usa prima List eForm Types per ottenere UID esatti di tipo e campi. Create eForm Record e Update eForm Record convalidano i campi mappati rispetto a quel tipo prima di scrivere. Find eForm Record legge un record esatto o filtrato, Manage Related Records mantiene collegamenti esatti senza eliminare i record e List Task Attachments restituisce solo metadati sicuri degli allegati.

Queste operazioni usano i permessi dell’account Folderit collegato. Le modifiche eseguono al massimo un tentativo di scrittura e verificano identità o valori esatti. Mantieni lo Zap disattivato nei test, usa dati non sensibili eliminabili e diramati in base al risultato senza presumere il successo della modifica a un’attività o record.

Sicurezza e limiti attuali

• Workflow Event è un trigger di polling, non un webhook istantaneo. L’intervallo dipende dal piano Zapier dell’utente.
• Le letture di attività, flussi, eForm, relazioni e allegati espongono solo dati disponibili all’utente Folderit collegato.
• La creazione di attività generali rifiuta esiti ambigui anziché ripetere la modifica rischiando duplicati.
• Le scritture eForm richiedono UID esatti di tipo e campi e rifiutano strutture non supportate o incompatibili prima di scrivere.
• La gestione delle relazioni non elimina mai i record.
• Per gli allegati delle attività sono esposti solo i metadati, non URL di download firmati o segreti delle risposte dei destinatari.
• Esecuzione di preset, risposte di chiarimento/delega, approvazione/rifiuto dei flussi, eliminazione di singoli eForm e caricamento di allegati alle attività non sono inclusi perché non sono stati verificati contratti API sicuri, autenticati e reversibili.
• Send API Request resta una soluzione per esperti. Preferisci operazioni guidate per convalida, output normalizzato, lavoro limitato e impostazioni predefinite più sicure.

Avviare un’automazione quando viene aggiunto un file

1. Scegli Folderit DMS e l’evento New Folderit File come primo passaggio.
2. Collega l’account Folderit.
3. Inserisci l’identificatore della cartella in Folderit Root UID.
4. Imposta Include files in subfolders? su True per includere anche i file delle cartelle sottostanti. Lascia False per monitorare solo quella cartella.
5. Prova il passaggio. Se serve un nuovo record di prova, aggiungi un file innocuo alla cartella selezionata e usa Find new records.
6. Aggiungi un’azione nell’app ricevente. Mappa nome file, UID, percorso della cartella o altri campi disponibili nell’azione.
7. Prova l’azione con dati non sensibili, controlla il risultato e attiva lo Zap.

Questo trigger verifica periodicamente, non scatta subito dopo un caricamento. L’intervallo dipende dal piano Zapier. Rileva file nuovi; non usarlo come notifica generale per ogni modifica a un documento esistente.

Restituisce informazioni sul file. Il URL può essere vuoto quando la API non lo restituisce, e un link non dà al destinatario accesso a documenti privati. Controlla l’output effettivo del test prima di mapparlo in un’altra applicazione.

Importare un file in Folderit

Controlla i flussi automatici prima dell’importazione: un flusso Folderit configurato per avviarsi alla creazione di un file può partire subito, prima che i passaggi successivi scrivano metadati o valutino un filtro. Disattivare lo Zap dopo un test di importazione non annulla quel flusso Folderit. Usa una destinazione di prova eliminabile senza flussi automatici, oppure verifica con l’amministratore il comportamento previsto prima del test.

Inizia con un trigger nell’app di origine, poi aggiungi Folderit DMS e scegli Import File. Mappa l’output dell’app in questi campi:

Rilasci controllati dei documenti

Per un rilascio controllato, imposta Use controlled-release safeguards? su True e fornisci un Release ID stabile. Puoi anche mappare Exported At, scegliere Subsequent Release Behavior e impostare Stop the Zap if import fails? su True. L’importazione usa destinazione, ID documento di origine e ID rilascio per riconoscere un rilascio corrispondente già archiviato nell’elaborazione sequenziale. Una ripetizione corrispondente può restituire duplicate senza aggiungere file o versioni. Non è una garanzia atomica di unicità: esecuzioni simultanee possono creare entrambe un file o cartella prima di vedere il risultato dell’altra. Usa un solo processo di scrittura per la stessa destinazione e identità di origine e controlla gli esiti ambigui prima di ritentare.

Prova prima con un file eliminabile. Controlla i valori restituiti Status, Message, Duplicate Release e Ready for Workflow. Il risultato duplicato verificato mantiene il UID del file Folderit esistente, restituisce Duplicate Release: true e Ready for Workflow: false, permettendo di escludere in sicurezza i passaggi successivi del flusso. Altre importazioni possono restituire created, updated, skipped o failed. Il solo completamento del passaggio non dimostra che l’importazione sia riuscita.

Flussi API avanzati

New Record interroga un endpoint Folderit API GET per i record. Send API Request invia una richiesta con metodo HTTP scelto, percorso endpoint e parametri JSON facoltativi. Questi eventi sono destinati a chi conosce la documentazione Folderit API. Inserisci il percorso dopo /v2/accounts/{account UID}, ad esempio /entities/all. Per New Record, scegli un Result ID Path stabile e univoco per riconoscere i record tra i controlli.

Risoluzione dei problemi

• Impossibile connettersi: controlla con l’amministratore Client ID, Client Secret, UID dello spazio di lavoro e accesso API. Ricollega l’account se le credenziali sono cambiate.
• Nessun nuovo file: controlla UID della cartella e opzione delle sottocartelle, aggiungi un nuovo file di prova e considera l’intervallo di polling. I file già elaborati normalmente non avviano di nuovo lo stesso Zap.
• Importazione fallita: controlla Status e Message, ogni campo obbligatorio di origine e che l’input File sia scaricabile. Usa un file piccolo per isolare problemi di download o dimensione.
• Un’azione non è stata eseguita: apri Zap History ed esamina il passaggio e i filtri. Controlla che lo Zap sia attivo e che l’account abbia attività disponibili.

Per errori del flusso, contatta l’assistenza Zapier dall’account che esegue lo Zap, affinché possa esaminarne la cronologia. Per accesso Folderit API o autorizzazioni delle cartelle, contatta Folderit. Includi nome dell’evento, testo dell’errore e ora, ma mai credenziali o contenuti riservati dei documenti.