Folderit ile Zapier Bağlantısı Kurma
Zapier üzerindeki Folderit DMS ile Folderit sistemini binlerce uygulamaya bağlayın. Belge alımını, dosya ve klasör işlemlerini, meta bilgi güncellemelerini, onayları, iş akışlarını, bildirimleri ve gelişmiş API süreçlerini otomatikleştirin. Entegrasyon herkese açıktır; davet kodu gerekmez.
Hazır Zap şablonuyla başlayın
Aşağıdaki kurulum bağlantıları şu anda adlandırılmış Zapier tarif sayfalarını açar. Tarifi kopyaladıktan sonra kendi hesaplarınızı bağlayın, klasörleri ve hedefleri seçin, eşlenen tüm alanları inceleyin ve Zap devre dışıyken hassas olmayan verilerle test edin. Tarif sayfası tek başına, kopyalanan ayarların veya hesapların hazır olduğunu doğrulamaz. Zap’i yalnızca gerçek sonucu kontrol ettikten sonra açın. Uygulamalara ve adım sayısına bağlı olarak ücretli Zapier planı veya ayrı bir sağlayıcı aboneliği gerekebilir.
Şablonların kullanılabilirliği 29 Ekim 2026 tarihinde kontrol edildi: Bazı eski tarif bağlantıları artık ilgili tarifi açmak yerine genel entegrasyon sayfalarına yönlendiriyor. Bu bağlantılar Other recipe links and assisted setup altında ayrı listelenmiştir; hazır kurulum seçenekleri değildir.
CRM ve müşteri hizmetleri belgelerini düzenleyin
Etkinleştirmeden önce: CRM şablonunu kopyaladıktan sonra eşlenen her alanı inceleyip her değerin amaçlanan önceki adımdan geldiğini doğrulayın. Kendi hesaplarınızı bağlayın ve beklenen Folderit klasörünü oluşturan veya yeniden kullanan, hassas olmayan bir testi Zap devre dışıyken çalıştırın. Salesforce için bağlantının aynı vakaya yazıldığını da doğrulayın. Kopyalanan eşleme eksikse veya yanlış adıma işaret ediyorsa Folderit ile iletişime geçin.
Her yeni HubSpot anlaşması, HubSpot destek talebi veya Salesforce vakası için belge klasörü oluşturun ya da mevcut klasörü kullanın. Bu şablonlar, klasör yollarını tutarlı tutmak ve sonraki çalıştırmalarda eşleşen klasörü yeniden kullanmak için kaynak kayıt kimliğini kullanır. Klasör yapısına yalnızca tek süreç yazsın; eşzamanlı çalıştırmalar yine de yinelenen klasörler oluşturabilir.
Salesforce şablonu, özel Folderit klasör bağlantısını da aynı vakaya yazar. API adı Folderit_Folder_URL__c olan, Folderit Folder URL adlı özel bir Case URL alanı oluşturun veya son adımı mevcut özel URL alanına yeniden eşleyin. Kurulum sırasında Folderit üst klasörünü seçin. Kaydedilen bağlantı, belgelere erişim vermez.
Workday üzerinden çalışan belge klasörleri oluşturun
Bir çalışan Workday etkin çalışan sorgusunda göründüğünde Folderit içinde çalışan klasörü oluşturun veya mevcut olanı kullanın. Bu şablon yalnızca klasör oluşturur; çalışan belgelerini kopyalamaz, Workday’e yazmaz ve Folderit izinlerini değiştirmez.
Kendi Workday ve Folderit hesaplarınızı bağlayın, Workday WQL erişimini ve çalışan uygunluğunu doğrulayın, kaynak kiracıyı ayarlayın ve erişimi kısıtlı bir Folderit üst klasörü seçin. Bu klasör yapısına tek süreç yazsın ve Zap devre dışıyken test edin. Sorgu, etkin çalışanların en son 100 sonucunu kapsar; geçmişi topluca aktarma aracı değildir ve yüksek hacimde her işe alımın yakalanacağını garanti etmez.
İş akışı isteklerini Teams’e bildirin
Folderit yeni iş akışı isteği bildirdiğinde Teams bildirimi gönderin. Kurulumda Folderit kaynağını, Teams hedefini ve alıcıları seçin. Eşlenen belge, yöntem, alıcı ve zaman alanlarını inceleyin; etkinleştirmeden önce hassas olmayan bir istekle mesajı doğrulayın.
Folderit tetikleyicileri düzenli aralıklarla sorgulama yapar; bildirim zamanı Zapier planınıza bağlıdır. Görev veya denetim olayının döndürülmesi, sonraki mesajın teslim edildiğini garanti etmez. Bu nedenle test sırasında alıcı kanalı kontrol edin.
Yeni Google Drive dosyalarını içe aktarın
Yeni Google Drive dosyalarını seçtiğiniz Folderit klasörüne aktarın. Testten önce kaynak dosya girdisini, kaynak tanımlayıcısını, adı, MIME türünü, zaman damgalarını ve hedefi inceleyin.
Bu, olaya dayalı belge alımıdır; tam çift yönlü klasör eşitlemesi veya geçmiş veri taşıması değildir. Test belgesi oluşturmadan önce mevcut Folderit otomatik iş akışları dâhil aşağıdaki güvenli içe aktarma açıklamalarını kontrol edin.
Yeni Folderit dosyalarını bildirin ve izleyin
Yeni dosya göründüğünde e-posta, Slack veya Microsoft Teams üzerinden bildirim gönderin ya da ayrıntılarını Google Sheets satırına ekleyin. İzlenen klasörü ve alıcı hedefi kendiniz yapılandırın.
Diğer tarif bağlantıları ve destekli kurulum
Aşağıdaki adlandırılmış tarif bağlantıları, 29 Ekim 2026 kontrolünde genel entegrasyon sayfalarına yönlendiriyordu. Referans olarak korunmuşlardır; ancak şu anda tanıtılan yönlendirmeli kurulumu açmazlar. Güncel kurulum seçenekleri için Folderit ile iletişime geçin veya aşağıdaki genel uygulama olaylarıyla iş akışı oluşturun. Kaynak alanları, filtreleri, hedefleri ve sonuçları kontrol edilene kadar mevcut kopyaları devre dışı tutun.
Tarif referanslarını ve kurulum sınırlamalarını göster
Yapay zekâyla PDF özetleme ve sınıflandırma
- ChatGPT ile PDF özetleyip meta bilgileri güncelleyin
- Gemini ile PDF özetleyip meta bilgileri güncelleyin
Bu yapay zekâ tarif referansları, yönlendirmeli kurulum bağlantıları olarak kullanılamaz. Destekli kurulumlarda kullanımdan önce tüm dosya filtrelerini ve bunlara bağlı eşlemeleri, indirilebilir PDF girdisini, yapay zekâ yanıtı doğrulamasını ve meta bilgilerin aynı belgeye yazıldığı hedefi kontrol edin. Amaçlanan çıktı özet ve belge türüdür; doğal dille Folderit araması veya otomatik etiket ataması değildir.
Summary ve AI Document Type etiket değil, metin meta bilgi alanlarıdır. Eksik uyumlu metin alanları otomatik oluşturulur. Şablonlar en fazla 10 MiB boyutundaki PDF’ler için tasarlanmıştır. Desteklenmeyen veya büyük dosyalar ve geçersiz yapay zekâ yanıtları meta bilgi yazma adımına geçmemelidir. Zap’i etkinleştirmeden önce mevcut alan türlerini kontrol edin ve zararsız bir PDF ile test edin.
Gizlilik ve maliyet: Seçilen PDF indirilir ve kendi API bağlantınız kullanılarak Zapier üzerinden seçtiğiniz yapay zekâ sağlayıcısına gönderilir. Gizli belgeleri kullanmadan önce kuruluşunuzun belge işleme kurallarını ve sağlayıcının koşullarını inceleyin. Sağlayıcı kullanım ücretleri, sınırları ve Zapier görev maliyetleri geçerli olabilir; tekrarlanan testler veya yeniden çalıştırmalar ek yapay zekâ kullanımına yol açabilir. Yapay zekânın ürettiği değerlerin doğruluğunu inceleyin. Bu şablonlar doğal dille Folderit araması veya otomatik etiket ataması sağlamaz.
Denetimli Google Drive yayımları ve iş akışı sonuçları
- Denetimli Google Drive PDF’lerini dışa aktarıp iş akışı başlatın
- İş akışı sonuçlarını e-postayla gönderin
- İş akışı sonuçlarını Slack hedefine gönderin
Eski bir denetimli yayımlama kopyasını yalnızca adımları mevcut diye hazır kabul etmeyin. Herhangi bir meta bilgi veya iş akışı başlatma adımından önce PDF dışa aktarımını, kaynak ve yayım tanımlayıcılarını, içe aktarma sonucunu ve filtreleri doğrulayın. İş akışı adımı yalnızca içe aktarma sonucu açıkça hazır olduğunu ve yinelenen kayıt olmadığını bildirdiğinde devam etmelidir. Etkinleştirmeden önce gereken her sonuç bildirimi olayını ve gerçek alıcı hedefini test edin.
Diğer dosya, ek ve fatura alım tarifleri
- Yeni Dropbox dosyalarını içe aktarın
- Yeni Box dosyalarını içe aktarın
- Yeni Gmail eklerini içe aktarın
- Yeni QuickBooks Online faturalarını arşivleyin
- Yeni Xero satış faturalarını arşivleyin
Dropbox, Box, Gmail, QuickBooks Online veya Xero üzerinden destekli belge alımında kaynak uygulama bağlantısını, tam belge veya faturayı, alınabilir dosya/PDF girdisini, zorunlu içe aktarma alanlarını ve Folderit hedefini doğrulayın. Hesabın bağlı olması veya kaynak aramasının başarılı olması, belgenin doğru aktarıldığını kanıtlamaz. Bu iş akışları tam eşitleme veya geçmiş veri taşıması değildir.
Takip görevleri ve kartları
- Yeni Folderit dosyaları için Asana görevi oluşturun
- Yeni Folderit dosyaları için Trello kartı oluşturun
- Yeni Folderit dosyaları için Pipedrive görevi oluşturun
Asana, Trello ve Pipedrive takip iş akışları, kendi sağlayıcı bağlantınızı, seçili hedefi, atanacak kişiyi ve zorunlu görev alanlarını gerektirir. Etkinleştirmeden önce hassas olmayan bir görev veya kartı ve ona eşlenen dosya bağlamını doğrulayın.
Başka iş akışı oluşturmak için Zapier üzerindeki tüm Folderit DMS entegrasyonlarına bakın. Şablon sürecinize uymuyorsa aşağıdaki Folderit tetikleyicileri, işlemleri ve aramalarıyla kendi akışınızı oluşturun.
Başlamadan önce
- Bir Zapier hesabı ve API erişimi olan Folderit hesabı. Folderit API erişimi, Tailor planında sunulur. API erişim bilgilerine bakın.
- Folderit API Client ID, Client Secret ve Account UID bilgileriniz. Bu bilgilere sahip değilseniz Folderit yöneticinize sorun.
- Hedef veya izlenen Folderit klasörü. Bir adımda klasör seçici gösterildiğinde bağlı hesabın erişebildiği klasörlere göz atın veya bunları arayın. Alan Folderit Root UID istiyorsa hesap UID veya klasör adı yerine klasör UID bilgisini girin.
Folderit hesabınızı bağlayın
- Zapier içinde Folderit DMS uygulamasını açıp Zap adlı iş akışı oluşturun.
- Adımın uygulaması olarak Folderit DMS seçip gereken olayı belirleyin.
- Hesap bağlama seçeneğini seçin. Bağlantı formuna Client ID, Client Secret ve hesap UID bilgilerinizi girin.
- Bağlantı testini tamamlayın. Otomasyonunuzun gerektirdiği klasörlere erişimi olan bir hesap kullanın.
Client Secret bilgisini yalnızca hesap bağlantı formuna girin. İş akışı içeriğine, dosya meta bilgilerine veya destek mesajına koymayın.
Folderit DMS ile neleri otomatikleştirebilirsiniz?
Zapier için Folderit DMS, dokuz tetikleyici ve otuz altı yönlendirmeli işlem ve arama sunar. Dosyaları, klasörleri, sürümleri, iş akışı görevlerini, yanıtlarını ve seçili kayıt olaylarını izleyebilir; kayıtlara göz atabilir, okuyabilir, arayabilir, içe aktarabilir, indirebilir, sürüm ekleyebilir, taşıyabilir, çoğaltabilir, etiketleyebilir, kilitleyebilir, paylaşabilir ve güncelleyebilirsiniz. Türü belirli meta bilgiler, hatırlatıcılar, eForms, ilişkili kayıtlar, görev ekleri ve iş akışı durumuyla çalışabilir; doğrulanmış Folderit görevleri oluşturabilir; Folderit iş akışları ve onay istekleri başlatabilirsiniz. Ayrıca belgelenmiş, hesap kapsamındaki uç noktalar için korumalı API işlemini kullanabilirsiniz. Seçici gösteren klasör alanlarında, bağlı hesabın erişebildiği klasörlere göz atabilir veya arayabilirsiniz. Bazı gelişmiş alanlar yine de Folderit UID gerektirir.
Tetikleyiciler
| Tetikleyici | İşlevi |
|---|---|
| New Folderit File | Seçilen klasöre yeni eklenen dosyayı algılar; alt klasörleri dâhil etme seçeneği vardır. |
| New Workflow Request | Folderit yeni iş akışı isteği bildirdiğinde Zap başlatır. |
| Workflow Request Responded To | Folderit iş akışı isteğine yanıt geldiğinde Zap başlatır. |
| New Record | Sabit sonuç kimliği kullanarak yeni kayıtlar için Folderit API GET uç noktasını düzenli sorgular. |
| Record Event | Oluşturma, güncelleme, yeniden adlandırma, taşıma, geri dönüşüm/geri yükleme, paylaşım, etiket ve meta bilgi değişiklikleri dâhil seçili Folderit kayıt olaylarını izler. Bağlı kullanıcının erişebildiği durumlarda sabit olay kimliği, olay zamanı, işlemi yapan kişi ve kayıt ayrıntılarını döndürür. Gereksiz sonuçları azaltmak için olay grupları ve kayıt kapsamı daraltılabilir. |
| New Folder | Seçilen konumda yeni oluşturulan Folderit klasörünü algılar. Yalnızca seçili klasörü izleyebilir veya alt düzeyleri dâhil edebilirsiniz. Sonuçlar; sabit klasör UID, üst klasör, yol, oluşturulma zamanı, varsa işlemi yapan kişi ve Folderit bağlantısını içerir. |
| New File Version | Folderit dosyasına eklenen yeni sürümü algılar. Sonuçlar; sabit olay kimliği, dosya UID, sürüm UID, sürüm ayrıntıları, varsa kişi/zaman, güncel Folderit bağlantısı ve geçmiş değişmediğinde yinelenmeyi önleyen davranış içerir. |
| Workflow Event | Görev oluşturma, düzenleme, silme, onay, ret, açıklama, geri bildirim, yetki devri ve yetki devrini kaldırma dâhil seçili Folderit görev olayı gerçekleştiğinde Zap başlatır. Sabit denetim UID ile kullanılabilir görev, kayıt, yöntem, alıcı, işlemi yapan kişi ve zaman ayrıntılarını döndürür. Olay türlerini seçebilir ve isteğe bağlı olarak tetikleyiciyi tek bir Folderit kaydıyla sınırlayabilirsiniz. |
| Governance Event | İzin verilen imzalama, saklama ve belge dili denetim olaylarını düzenli sorgular; isteğe bağlı olarak tam bir dosya veya klasöre göre filtreler. Yönetişim ayarlarına yazmadan sabit denetim tanımlayıcılarını ve seçili olay ayrıntılarını döndürür. |
İşlemler ve aramalar
| İşlem veya arama | İşlevi |
|---|---|
| Add File Version | Mevcut Folderit dosyasına yeni sürüm ekler. |
| Create Approval Request | Folderit belgesi için onay isteği oluşturur. |
| Download File | Sonraki Zap adımlarında dosya verisinin kullanılabilmesi için mevcut Folderit dosyasını getirir. |
| Find or Create Folder | Folderit klasörünü bulur veya istenen klasör yolu yoksa oluşturur. |
| Send API Request | Desteklenen HTTP yöntemi ve isteğe bağlı JSON parametreleriyle Folderit API uç noktasına kimliği doğrulanmış istek gönderir. |
| Import File | Başka uygulamadan dosya içe aktarır, bağlı hesap üzerinden klasör seçimini destekler ve yinelenmeyi engelleyerek denetimli yayımlama önlemleri uygulayabilir. |
| Start Workflow | Kayıt için yapılandırılmış Folderit iş akışı başlatır. |
| Update Record | Mevcut Folderit kaydının desteklenen özelliklerini günceller. |
| Update Record Metadata | Mevcut Folderit kaydının meta bilgi değerlerini günceller. |
| Find Record | Sonraki Zap adımlarında kullanılmak üzere mevcut Folderit kaydını bulur. |
| Get Record Details | Dosya, klasör veya eForm’u tam Folderit UID değeriyle okur. Kaydı değiştirmeden standartlaştırılmış kimlik, üst öğe, kayıt türü, tarihler, bağlantı ve mevcut meta bilgi veya izin özetini döndürür. |
| List Folder Contents | Seçilen Folderit klasöründeki dosyaları, klasörleri veya her ikisini listeler. Bağlı hesabın klasör tarayıcısını, sınırlı sayfa ve sonuç denetimlerini; sabit UID, yol, tür ve bağlantıları destekler. |
| Advanced Search Records | Desteklenen ad, içerik, meta bilgi, belge numarası, kayıt türü, üst klasör ve etiket filtreleriyle Folderit kayıtlarını arar. Sonuçlar, sonraki adımlarda güvenilir kullanım için sınırlı ve belirlenebilirdir. |
| Get Audit Trail | Desteklenen olay ve tarih filtreleriyle son hesap veya kayıt düzeyi Folderit denetim etkinliklerini okur. Mevcut olduğunda sabit denetim kimliklerini, işlemi yapanları, olay türlerini, hedefleri ve zaman damgalarını döndürür. |
| Duplicate Record | Seçili Folderit dosyasını veya klasörünü seçilen hedefe kopyalar; hem kaynak hem de oluşturulan öğenin UID değerini döndürür. Kişi, etiket, meta bilgi, ilişki, hatırlatıcı, iş akışı ve paylaşım kopyalama seçenekleri açıkça seçilmelidir ve varsayılan olarak kapalıdır. |
| Manage Tags | Dosya, klasör veya eForm’a tam mevcut Folderit etiketlerini ekler ya da kaldırır. Sabit etiket UID değerlerini kullanır ve sessizce etiket oluşturmak veya tahmin etmek yerine son atamayı doğrular. |
| Update Typed Metadata | Desteklenen metin, sayı, tarih, seçim, çoklu değer ve tablo yapıları dâhil türe uygun değerlerle tam Folderit meta bilgi tanımını günceller. Yazmadan önce değeri doğrular ve kontrol için yeniden okur. |
| Create or Update Share | Belirli dosya veya klasör, alıcı, erişim düzeyi, sona erme ve izin kümesi için özel paylaşım oluşturur veya günceller. İşlem, oluşan paylaşımı doğrular ve izinleri örtülü olarak asla genişletmez. |
| Revoke Share | Belirli bir dosya veya klasörden tam olarak belirtilen paylaşımı kaldırır. Paylaşım UID, kaynak kimliği ve yazılı REVOKE onayı gerektirir; ardından paylaşımın artık bağlı olmadığını doğrular. |
| Create or Update Public Link | Belirli dosya veya klasör için açık erişim ve sona erme ayarlarıyla herkese açık bağlantı oluşturur veya günceller; doğrulanmış güncel bağlantı durumunu döndürür. |
| Lock or Unlock File | Belirli dosyayı kilitler veya kilidini açar; doğrulanmış durumu ve mevcut sahip bilgilerini döndürür. Başka kullanıcıya ait kilidi sessizce geçersiz kılmaz. |
| List File Versions | Sabit sürüm UID değerleri ile mevcut güncel durum, kişi, zaman, boyut ve indirme ayrıntılarını içeren, sınırlı bir dosya sürümleri sayfasını okur. Dosyayı değiştirmez. |
| Create or Update Reminder | Belirli kayıt için açıkça belirtilmiş son zaman, saat dilimi ve desteklendiğinde alıcıyla, doğrulanmış geri okumalı, kapsamı sınırlı Folderit hatırlatıcısı oluşturur veya günceller. |
| List Reminders | Belirli kaydın hatırlatıcılarını sabit hatırlatıcı UID değerleri ve desteklenen yaklaşan/gecikmiş filtreleriyle sınırlı, belirlenebilir bir sayfa olarak okur. Hatırlatıcıları değiştirmez. |
| Find Workflow Request | Bağlı Folderit kullanıcısının görebildiği tek bir iş akışı isteğini tam görev UID değeri veya sınırlı mevcut kullanıcı/kayıt filtreleriyle bulur. Standartlaştırılmış görev kimliği, durum, katılımcılar, tarihler ve Folderit bağlantısını döndürür. |
| Get Workflow Status | Belirli bir Folderit kaydının güncel iş akışı ilerleyişini isteğe bağlı iş akışı ve durum filtreleriyle sınırlı bir sayfa olarak okur. İş akışını değiştirmeden sabit ilerleme kimliklerini ve mevcut durum, sonraki adım, zaman, izin ve bağlantı ayrıntılarını döndürür. |
| List eForm Types | Erişilebilen Folderit eForm/veri türlerini ve türe sahip tam alan UID değerlerini listeler. Sonuçlar etkin olmayan veya silinen türleri dışlayabilir; sınırlı, sıralı ve sonraki eForm adımlarını yapılandırmaya uygundur. |
| Find eForm Record | Tek bir Folderit eForm kaydını tam kayıt UID değeri veya sınırlı tür, üst öğe, sorgu ve alan değeri filtreleriyle bulur. Kaydı değiştirmeden standartlaştırılmış tür bilgili alanları ve Folderit bağlantısını döndürür. |
| Create General Task | Belirli kayıt ve alıcı için doğrulanmış tek bir Folderit görevi oluşturur. Yöntem, alıcı türü, talimatlar, zamanlama, sıra ve görünür bağlam açıkça belirtilir. İşlem en fazla bir değişiklik girişiminde bulunur ve tam oluşturulan veya kuyruğa alınan sonucu döndürür. |
| Create eForm Record | Eşlenen her alanı seçili türün tam alan UID değeri ve desteklenen veri türüyle doğruladıktan sonra Folderit eForm kaydı oluşturur. Oluşturulan kayıt UID, üst öğe, tür, doğrulanmış alanlar ve Folderit bağlantısını döndürür. |
| Update eForm Record | Tam alan UID değerleri ve türe uygun ayarla/temizle işlemleriyle yalnızca açıkça eşlenen eForm alanlarını değiştirir. Yazmadan önce isteğin tamamını doğrular, tek değişiklik girişiminde bulunur ve oluşan değerleri tam olarak doğrular. |
| Manage Related Records | Folderit kayıtları arasındaki tam bir ilişkiyi listeler, ekler veya kaldırır. Ekleme ve kaldırma yinelenmeye karşı güvenlidir ve oluşan ilişki durumunu doğrular; hiçbiri kayıtları silmez. |
| List Task Attachments | Belirli bir Folderit görevinin kullanılabilir ek meta bilgilerini listeler. İmzalı indirme URL’lerini veya ek yanıt sırlarını açığa çıkarmadan adları, türleri, boyutları ve yanıt bağlamını döndürür. |
| Inspect Permissions | Bağlı kullanıcıyla belirli bir Folderit kaynağının desteklenen izin işaretlerini okur. Bilinmeyen veya atlanan işaretler bilinmeyen olarak kalır. Bu, devralınan erişim denetim listesinin tam raporu değildir ve erişimi değiştirmez. |
| Reconcile Events | Kaydedilmiş denetim kimliği veya UID sonrasındaki dosya eşitleme olaylarını, devam imleciyle sınırlı ve sıralı bir aralıkta okur. Sonraki işlemleri yeniden çalıştırmaz ve belgeye yazmaz. |
| List Field Copy Jobs | Mevcut eForm alan kopyalama işlerini listeler, bir işin durumunu okur veya sınırlı sonuç sayfasını getirir. Veri türü UID ve durum ya da sonuçlar için mevcut bir toplu işlem kimliği gerekir. İş göndermez veya yeniden çalıştırmaz. |
Olayları uzlaştırın ve yönetişimi inceleyin
Kontrollü bir eksik tamamlama okuması için Reconcile Events kullanın. İlk, yalnızca zamana dayalı aralık için From değerini son 30 gün içinde ayarlayıp her iki denetim imlecini boş bırakın. Sonraki okumalarda başlangıç alanını temizleyip dönen sayısal denetim kimliğini veya denetim UID değerini kullanın; ikisini birden kullanmayın. En Fazla Sonuç, En Fazla Sayfa ve Sayfa Boyutu her okumayı sınırlar. Dönen imleci yalnızca sonraki işlemleriniz başarıyla tamamlandıktan sonra kaydedin ve Aralık Tamamlandı değeri yanlış olduğu sürece devam edin. Bu işlem tek başına sonraki yazma işlemlerinin tam bir kez yapılmasını sağlamaz.
Governance Event, bağlı hesabın izinli denetim akışını düzenli sorgular; ardından seçili olay ailelerini ve isteğe bağlı kayıt UID değerini filtreler. Desteklenen imzalama, saklama ve belge dili olaylarını gözlemler; imzalamaz, kalıcı silmez, yasal saklama koymaz veya saklama ayarlarını değiştirmez. Inspect Permissions yalnızca aynı bağlantının desteklenen izin işaretlerini bildirir; bir işaretin atlanmış olması erişimin reddedildiğini kanıtlamaz.
List Field Copy Jobs, Folderit içindeki her arka plan işini değil, yalnızca mevcut alan değeri kopyalama toplu işlemlerini izler. Durum ve sonuçlar için gerçek bir toplu işlem kimliği gerekir. Geçmişin boş olması, işin tamamlandığını kanıtlamaz. Okuma işlemi kopyalama işi göndermez veya yeniden denemez.
Ham API çağrıları olmadan kayıt etkinliğini izleyin
Otomasyonun yeniden adlandırma, taşıma, meta bilgi, etiket veya paylaşım değişikliği, geri dönüşüme gönderme veya geri yükleme gibi birden fazla belge ya da klasör etkinliğine tepki vermesi gerekiyorsa Record Event kullanın. Zap tek bir olay ailesine ve daha basit çıktılara ihtiyaç duyuyorsa odaklanmış New Folderit File, New Folder veya New File Version tetikleyicisini kullanın.
Folderit tetikleyicileri düzenli sorgulama yapar; bu nedenle teslim zamanı kullanıcının Zapier planındaki sorgulama aralığına bağlıdır. Sabit olay ve kayıt tanımlayıcıları, Zapier sisteminin değişmemiş olayı sonraki sorgulamalarda elemesini sağlar. Bağlı hesabı sınırsız API işlemlerinden korumak için olay taramaları ve zenginleştirme sınırlandırılmıştır.
Kayıtları değiştirmeden Folderit okuma ve arama
Bilinen Folderit UID için Get Record Details, tek klasörü incelemek için List Folder Contents, basit arama için Find Record, birden fazla filtre gerektiğinde Advanced Search Records kullanın. Güncel kayıt durumu yerine son etkinlikler için Get Audit Trail kullanın.
Bu işlemler bağlı Folderit hesabının izinlerine uyar. Zapier tarafından döndürülen bağlantı erişim vermez: bağlantıyı açan kişi gerekli Folderit iznine zaten sahip olmalıdır.
İzinleri koruyan eşleşme bulunamadı davranışı
Folderit, mevcut olmayan kayıtla bağlı kullanıcının görüntüleyemediği kayıt için kasıtlı olarak aynı erişim reddedildi yanıtını döndürebilir. Bu nedenle tam okuma/arama işlemleri, uygun durumlarda belgelenmiş ve izin açısından ayırt edilemeyen 403 veya 404 yanıtını eşleşme yok olarak değerlendirir; hassas bir kaydın varlığını açığa çıkarmaz. Diğer yetkilendirme, doğrulama, hız sınırı ve sunucu hataları görünür hata olarak kalır; böylece Zap eksik veriyle sessizce devam etmez.
Belgeleri güvenli, doğrulanabilir işlemlerle yönetin
Zap, kurallara tabi bir çalışma kopyası veya yeniden kullanılabilir klasör yapısı gerektirdiğinde Duplicate Record kullanın. Zap yazarı açıkça etkinleştirmedikçe iş akışları, paylaşımlar, hatırlatıcılar ve ilişkiler gibi daha yüksek riskli seçenekler kapalı kalır. Adları tahmin etmeden veya uyumsuz alan oluşturmadan kesin, yapılandırılmış sınıflandırma için Manage Tags ve Update Typed Metadata kullanın.
İş birliği için Create or Update Share ve Create or Update Public Link, açık erişim seçimleri gerektirir ve oluşan durumu doğrular. Revoke Share, belirli tek bir kaynağı ve paylaşım UID değerini hedefler; yazılı onay gerektirir. Döndürülen Folderit bağlantısı veya paylaşım, Folderit erişim denetimlerini asla atlamaz.
Başka kullanıcının kilidini sessizce devralmadan düzenlemeleri koordine etmek için Lock or Unlock File kullanın. Zap doğrulanmış sürüm geçmişi gerektiriyorsa Add File Version öncesinde veya sonrasında List File Versions kullanın. Desteklendiği yerde açık tarih, saat dilimi ve alıcı girdileriyle sınırlı, kayıt kapsamındaki takip için Create or Update Reminder ve List Reminders kullanın.
Bu işlemler bağlı Folderit hesabının izinlerini kullanır. Değişiklikler yazılmadan önce güncel durum doğrulanır, ardından sonuç yeniden okunur. Zap, istenen değişikliğin başarılı olduğunu varsaymak yerine dönen sonuca göre dallanmalıdır.
İş akışlarını, görevleri ve eForms’u otomatikleştirin
Desteklenen görev olaylarının tümü için tek ve denetlenebilir tetikleyici olarak Workflow Event kullanın. Yalnızca Zap’in gerektirdiği olay türlerini seçin ve mümkünse kapsamı tek kayıtla sınırlayın. Bu tetikleyici düzenli sorgulama yaptığından teslim zamanı kullanıcının Zapier planındaki sorgulama aralığına bağlıdır. Sabit denetim UID değerleri, değişmemiş olayların sonraki sorgulamalarda yeniden yayımlanmasını önler.
Görünür bir görev için Find Workflow Request, belirli kaydın iş akışı ilerleyişi için Get Workflow Status kullanın. Zap’in doğrulanmış okunma teyidi, onay, imza, geri bildirim veya desteklenen başka görevi belirli alıcıya ataması gerekiyorsa Create General Task kullanın. Folderit, yinelenen alıcı/yöntem birleşimini reddedebilir; işlem bu çakışmayı görünür kılar ve kopya oluşturmaz.
Yapılandırılmış kayıtlar için önce List eForm Types ile tam tür ve alan UID değerlerini alın. Create eForm Record ve Update eForm Record, yazmadan önce eşlenen alanları bu türe göre doğrular. Find eForm Record tam veya filtrelenmiş tek kaydı okur; Manage Related Records iki kaydı da silmeden tam kayıt bağlantılarını yönetir; List Task Attachments yalnızca güvenli ek meta bilgilerini döndürür.
Bu işlemler bağlı Folderit hesabının izinlerini kullanır. Değişikliklerde en fazla bir yazma girişimi yapılır ve tam kimlikler veya değerler doğrulanır. Test sırasında Zap’i kapalı tutun, silinebilecek hassas olmayan veriler kullanın ve görev veya kayıt değişikliğinin başarılı olduğunu varsaymak yerine dönen sonuca göre dallanın.
Güvenlik ve mevcut sınırlar
- Workflow Event, anlık webhook değil, düzenli sorgulama yapan tetikleyicidir. Aralığı kullanıcının Zapier planına bağlıdır.
- Görev, iş akışı, eForm, ilişki ve ek okumaları yalnızca bağlı Folderit kullanıcısının erişebildiği verileri gösterir.
- Genel görev oluşturma, değişikliği yeniden deneyip kopya oluşturma riski almak yerine belirsiz sonuçları reddeder.
- eForm yazmaları tam tür ve alan UID değerleri gerektirir; desteklenmeyen veya uyumsuz alan yapılarını yazmadan önce reddeder.
- İlişki yönetimi hiçbir kaydı silmez.
- Görev eklerinde yalnızca meta bilgiler sunulur; imzalı indirme URL’leri ve alıcı yanıt sırları açığa çıkarılmaz.
- Ön ayar çalıştırma, görev açıklama/yetki devri yanıtları, iş akışı onay/ret işlemleri, tekil eForm silme ve görev eki yükleme dâhil değildir; çünkü güvenli, kimliği doğrulanmış ve geri alınabilir API sözleşmeleri doğrulanmamıştır.
- Send API Request, uzmanlar için alternatif yol olmaya devam eder. Doğrulama, standart çıktı, sınırlı işlem yükü ve daha güvenli varsayılanlar için yönlendirmeli işlemleri tercih edin.
Yeni dosya eklendiğinde otomasyon başlatın
- İlk adımda Folderit DMS ve New Folderit File olayını seçin.
- Folderit hesabınızı bağlayın.
- Folderit Root UID alanına klasör tanımlayıcısını girin.
- Seçilen klasörün altındaki klasörlerdeki dosyaları da istiyorsanız Include files in subfolders? değerini True yapın. Yalnızca o klasörü izlemek için False bırakın.
- Adımı test edin. Yeni test kaydı gerekiyorsa seçilen klasöre zararsız bir test dosyası ekleyip Find new records kullanın.
- Alıcı uygulamaya bir işlem ekleyin. Dosya adını, UID, klasör yolunu veya diğer kullanılabilir çıktı alanlarını bu işleme eşleyin.
- İşlemi hassas olmayan örnek verilerle test edin, sonucu inceleyip Zap’i açın.
Bu tetikleyici düzenli sorgulama yapar: yüklemeden hemen sonra çalışmak yerine belirli aralıklarla kontrol eder. Aralık, Zapier planınıza bağlıdır. Yeni dosyaları algılar; mevcut belgedeki her düzenlemenin genel bildirimi için kullanmayın.
Tetikleyici dosya bilgilerini döndürür. API bir değer döndürmediğinde dosyanın URL alanı boş olabilir; bağlantı alıcıya özel belge erişimi vermez. Başka uygulamaya eşlemeden önce gerçek test çıktısını kontrol edin.
Folderit İçine Dosya Aktarma
İçe aktarmadan önce otomatik iş akışlarını kontrol edin: Yeni dosya oluşturulduğunda çalışacak şekilde ayarlanan Folderit iş akışı, sonraki Zap adımları meta bilgi yazmadan veya filtreyi değerlendirmeden hemen başlayabilir. Tekil içe aktarma testinden sonra Zap’i kapatmak, bu Folderit iş akışını geri almaz. Otomatik iş akışı olmayan, sonradan silinebilecek test hedefi kullanın veya testten önce amaçlanan tetikleyici davranışını yöneticinizle doğrulayın.
Kaynak uygulamadaki tetikleyiciyle başlayın, ardından Folderit DMS ekleyip Import File seçin. Kaynak uygulamanın çıktısını şu alanlara eşleyin:
| Alan | Girilecek değer |
|---|---|
| Dosya | Kaynak dosya nesnesi veya Zapier tarafından alınabilen doğrudan HTTPS indirme URL bilgisi. Yalnızca önizleme gösteren sayfa, dosya indirme bağlantısı değildir. |
| Kaynak Belge Kimliği | Kaynak belge için sabit tanımlayıcı. Aynı belgeyi tekrar işlerken tutarlı kalmasını sağlayın. |
| İçe Aktarılan Dosya Adı | Folderit içinde saklanacak, uzantı dâhil dosya adı. |
| İçe Aktarılan Dosyanın MIME Türü | İçerik türü; örneğin application/pdf. |
| Kaynak Dosya Boyutu (Eski, İsteğe Bağlı) | Bayt cinsinden isteğe bağlı eski kaynak boyutu. Yeni denetimli belge iş akışları bunu boş bırakabilir. |
| Kaynak Oluşturulma / Değiştirilme Zamanı | Kaynak belgenin, tercihen ISO 8601 biçimindeki oluşturulma ve değiştirilme zaman damgaları. |
| Kaynak Belge URL | Kaynak belgenin referans URL bilgisi. İndirilebilir Dosya girdisinden ayrıdır. |
| Folderit Klasörü | Bağlı hesabın erişebildiği klasörlere göz atın veya arayın ve hedefi seçin. |
| Folderit Yolu | Hedefin altındaki isteğe bağlı alt klasör yolu; örneğin Invoices/2026. Seçilen klasörün kendisini kullanmak için boş bırakın. |
| Kaynak Belge Adı / Kaynak Revizyonu | İçe aktarılan dosyayla yazılacak isteğe bağlı belge denetim bağlamı. |
Denetimli belge yayımları
Denetimli yayım için Use controlled-release safeguards? değerini True yapıp sabit Release ID sağlayın. Ayrıca Exported At eşleyebilir, Subsequent Release Behavior seçebilir ve Stop the Zap if import fails? değerini True yapabilirsiniz. İçe aktarma; sıralı işlemede önceden saklanmış eşleşen yayımı tanımak için hedefi, kaynak belge kimliğini ve yayım kimliğini kullanır. Eşleşen yeniden çalıştırma, dosya veya sürüm eklemeden duplicate döndürebilir. Bu, atomik benzersizlik garantisi değildir: eşzamanlı çalıştırmalar, biri diğerinin sonucunu görmeden dosya veya klasör oluşturabilir. Aynı hedef ve kaynak kimliğine tek süreç yazsın; yeniden denemeden önce belirsiz sonuçları inceleyin.
Önce sonradan silinebilecek bir dosyayla test edin. Dönen Status, Message, Duplicate Release ve Ready for Workflow değerlerini inceleyin. Doğrulanmış yinelenme sonucu, mevcut Folderit dosya UID değerini korur; Duplicate Release: true ve Ready for Workflow: false döndürür. Böylece sonraki iş akışı adımları güvenle filtrelenebilir. Diğer içe aktarmalar created, updated, skipped veya failed döndürebilir. Yalnızca adımın tamamlanmasını, içe aktarmanın başarılı olduğunun kanıtı saymayın.
Gelişmiş API İş Akışları
New Record, kayıtlar için Folderit API GET uç noktasını düzenli sorgular. Send API Request, seçilen HTTP yöntemi, uç nokta yolu ve isteğe bağlı JSON parametreleriyle istek gönderir. Bu olaylar, Folderit API belgelerini bilen kullanıcılar içindir. /v2/accounts/{account UID} sonrasındaki uç nokta yolunu girin; örneğin /entities/all. Yeni Kayıt için kayıtların sorgulamalar arasında tanınabilmesi amacıyla sabit, benzersiz bir Sonuç Kimliği Yolu seçin.
Sorun Giderme
- Bağlanılamıyor: Client ID, Client Secret, hesap UID ve API erişimini yöneticinizle kontrol edin. Kimlik bilgileri değiştiyse hesabı yeniden bağlayın.
- Yeni dosya yok: Klasör UID ve alt klasör ayarını kontrol edin, yeni test dosyası ekleyin ve sorgulama aralığını bekleyin. Önceden işlenen dosyalar normalde aynı Zap’i yeniden başlatmaz.
- İçe aktarma başarısız: Durum ve Mesajı inceleyin, gereken her kaynak alanını kontrol edin ve Dosya girdisinin indirilebilir olduğunu doğrulayın. İndirme veya boyut sorunlarını ayırmak için küçük test dosyası kullanın.
- İşlem çalışmadı: Zap Geçmişini açıp ilgili adımı ve filtreleri inceleyin. Zap’in açık ve hesapta kullanılabilir görev hakkı olduğunu kontrol edin.
İş akışı hatalarında, geçmişi inceleyebilmeleri için Zap’i çalıştıran hesaptan Zapier Desteği ile iletişime geçin. Folderit API erişimi veya klasör izinleri için Folderit ile iletişime geçin. Olay adını, hata metnini ve hata zamanını ekleyin; kimlik bilgilerini veya gizli belge içeriğini asla eklemeyin.