Conectar o Folderit ao Zapier

Conecte Folderit a milhares de aplicativos com Folderit DMS em Zapier. Automatize a entrada de documentos, operações de arquivos e pastas, atualizações de metadados, aprovações, fluxos de trabalho, notificações e processos avançados API. A integração está disponível publicamente; não é necessário um código de convite.

Comece com um modelo Zap pronto

Os links de configuração abaixo abrem atualmente páginas de receitas denominadas Zapier. Após copiar uma receita, conecte suas próprias contas, escolha pastas e destinos, revise cada campo mapeado e teste com dados não confidenciais enquanto o Zap estiver desabilitado. Uma página de receita por si só não confirma que suas configurações ou contas copiadas estão prontas. Ligue o Zap somente após verificar o resultado real. Dependendo dos aplicativos e do número de etapas, pode ser necessário um plano Zapier pago ou uma assinatura de provedor separada.

Disponibilidade do modelo verificada em 29 de outubro de 2026: Alguns links de receitas mais antigos agora redirecionam para páginas de integração geral em vez de abrir a receita nomeada. Esses links estão listados separadamente em Outros links de receitas e configuração assistida; elas não são opções de configuração prontas.

Organizar documentos de CRM e de atendimento ao cliente

Antes de ativar: Após copiar um modelo de CRM, revise cada campo mapeado e confirme se cada valor vem da etapa anterior pretendida. Conecte suas próprias contas e execute um teste desativado e não confidencial que crie ou reutilize a pasta Folderit esperada. Para o Salesforce, verifique também se o link foi gravado no mesmo caso. Entre em contato com Folderit se um mapeamento copiado estiver faltando ou apontar para a etapa errada.

Crie ou reutilize uma pasta de documentos para cada novo negócio da HubSpot, tíquete da HubSpot ou caso do Salesforce. Esses modelos usam o ID do registro de origem para manter os caminhos das pastas consistentes e reutilizar uma pasta correspondente em execuções posteriores. Use um único processo para gravar a estrutura de pastas; execuções simultâneas ainda podem criar pastas duplicadas.

O modelo do Salesforce também grava o link da pasta privada Folderit de volta ao mesmo caso. Crie um campo de caso URL dedicado chamado Folderit Folder URL com API nome Folderit_Folder_URL__c ou remapeie a etapa final para um campo URL dedicado existente. Escolha a pasta pai Folderit durante a configuração. Um link salvo não concede acesso ao documento.

Criar pastas de documentos de funcionários no Workday

Crie ou reutilize uma pasta de funcionário em Folderit quando um funcionário aparecer na consulta de trabalhador ativo do Workday. Este modelo cria apenas pastas: ele não copia documentos de funcionários, não grava no Workday nem altera permissões Folderit.

Conecte suas próprias contas Workday e Folderit, confirme o acesso WQL do Workday e a elegibilidade do funcionário, defina o locatário de origem e escolha uma pasta pai Folderit restrita. Use um único processo para gravar esta estrutura de pastas e teste enquanto o Zap estiver desabilitado. A consulta abrange os últimos 100 resultados de trabalhadores ativos; não é um preenchimento em massa ou uma garantia de que todas as contratações serão capturadas em grande volume.

Notificar o Teams sobre solicitações de fluxo de trabalho

Envie uma notificação do Teams quando Folderit relatar uma nova solicitação de fluxo de trabalho. Escolha a origem Folderit, o destino do Teams e os destinatários durante a configuração. Revise os campos mapeados de documento, método, destinatário e hora e, em seguida, verifique a mensagem com uma solicitação não confidencial antes de ativar.

Os gatilhos do Folderit consultam periodicamente; o tempo de notificação depende do seu plano Zapier. O retorno de uma tarefa ou evento de auditoria não garante que uma mensagem downstream foi entregue, portanto, verifique o canal de recebimento durante o teste.

Importar novos arquivos Google Drive

Importe novos arquivos Google Drive para a pasta Folderit selecionada. Revise a entrada do arquivo de origem, o identificador de origem, o nome, o tipo MIME, os carimbos de data e hora e o destino antes de testar.

Este é um registro orientado a eventos, não uma sincronização bidirecional completa de pastas ou uma migração histórica. Verifique as orientações de segurança de importação abaixo, incluindo os Folderit fluxos de trabalho automáticos existentes, antes de criar um documento de teste.

Notificar e rastrear novos Folderit arquivos

Envie uma notificação por e-mail, Slack ou Microsoft Teams quando um novo arquivo aparecer ou adicione seus detalhes a uma linha Google Sheets. Configure você mesmo a pasta monitorada e o destino de recebimento.

Outros links de receitas e configuração assistida

Os links de receita nomeados a seguir foram redirecionados para páginas de integração geral quando verificados em 29 de outubro de 2026. Eles são mantidos como referências, mas atualmente não abrem a configuração guiada anunciada. Entre em contato com Folderit para obter as opções de configuração atuais ou crie um fluxo de trabalho usando os eventos de aplicativos públicos abaixo. Mantenha todas as cópias existentes desativadas até que seus campos de origem, filtros, destinos e resultados tenham sido verificados.

Consulte todas as Folderit integrações DMS em Zapier para criar outro fluxo de trabalho. Se um modelo não corresponder ao seu processo, use os Folderit gatilhos, ações e pesquisas abaixo para criar o seu próprio.

Antes de começar

• Uma conta Zapier e uma conta Folderit com acesso API. O acesso Folderit API está disponível com o plano Tailor. Consulte API informações de acesso.
• Seu Folderit API Client ID, Client Secret e Account UID. Pergunte ao seu Folderit administrador se você não tiver esses detalhes.
• A pasta de destino ou monitorada Folderit. Quando uma etapa mostrar um seletor de pasta, navegue ou pesquise as pastas disponíveis para a conta conectada. Se um campo solicitar um Folderit Root UID, insira a pasta UID — não a conta UID ou o nome da pasta.

Conecte sua conta Folderit

1. Abra Folderit DMS em Zapier e crie um fluxo de trabalho, chamado Zap.
2. Selecione Folderit DMS como aplicativo para uma etapa e escolha o evento que você precisa.
3. Escolha a opção de conectar uma conta. Insira seu ID do cliente, segredo do cliente e conta UID no formulário de conexão.
4. Conclua o teste de conexão. Use uma conta que tenha acesso às pastas que sua automação precisa.

Insira seu segredo do cliente apenas no formulário de conexão da conta. Não coloque-o no conteúdo de um fluxo de trabalho, nos metadados do arquivo ou na mensagem de suporte.

O que você pode automatizar com Folderit DMS

Folderit DMS para Zapier fornece nove gatilhos e trinta e seis ações e pesquisas guiadas. Você pode monitorar arquivos, pastas, versões, tarefas de fluxo de trabalho, respostas de fluxo de trabalho e eventos de registro selecionados; navegar, ler, pesquisar, importar, baixar, versionar, mover, duplicar, marcar, bloquear, compartilhar e atualizar registros; trabalhar com metadados com tipos definidos, lembretes, formulários eletrônicos, registros relacionados, anexos de tarefas e status de fluxo de trabalho; criar tarefas Folderit validadas; iniciar Folderit fluxos de trabalho e solicitações de aprovação; e use uma ação API protegida para endpoints documentados com escopo de conta. Os campos de pasta que mostram um seletor permitem navegar ou pesquisar pastas disponíveis para a conta conectada. Alguns campos avançados ainda exigem um Folderit UID.

Gatilhos

Ações e pesquisas

Reconciliar eventos e inspecionar a governança

Use Reconcile Events para uma leitura de atualização controlada. Para uma janela inicial somente de tempo, defina From nos últimos 30 dias e deixe ambos os cursores de auditoria em branco. Para leituras posteriores, limpe From e use o ID de auditoria numérico retornado ou a auditoria UID, não ambos. Maximum Results, Maximum Pages e Page Size limitam cada leitura. Salve o cursor retornado somente depois que o tratamento downstream for bem-sucedido e continue enquanto Window Complete for falso. Esta ação por si só não fornece gravações downstream exatamente uma vez.

Governance Event pesquisa o feed de auditoria permitido para a conta conectada e, em seguida, filtra as famílias de eventos selecionadas e o registro opcional UID. Ele observa eventos suportados de assinatura, retenção e idioma do documento; ele não assina, elimina, estabelece retenções legais ou altera a retenção. Inspect Permissions relata apenas sinalizadores de permissão suportados para a mesma conexão; um sinalizador omitido não é prova de que o acesso foi negado.

List Field Copy Jobs monitora apenas os lotes de cópia de valor de campo existentes, e não todas as tarefas em segundo plano em Folderit. O status e os resultados exigem um ID de lote real. O histórico vazio não é evidência de que um trabalho foi concluído. A ação de leitura nunca envia ou tenta novamente um trabalho de cópia.

Monitore a atividade de registro sem chamadas API brutas

Use Record Event quando a automação precisar reagir a vários tipos de atividades de documentos ou pastas, como renomear, mover, alterar metadados, alterar tags, alterar compartilhar, reciclar ou restaurar. Use o gatilho New Folderit File, New Folder ou New File Version focado quando o Zap precisar de uma família de eventos específica e saídas mais simples.

Os acionadores

Folderit são acionadores de pesquisa, portanto, o tempo de entrega segue o intervalo de pesquisa do plano Zapier do usuário. Identificadores estáveis ​​de eventos e registros permitem que Zapier suprima um evento inalterado em pesquisas posteriores. As verificações e o enriquecimento de eventos são limitados para proteger a conta conectada contra trabalho API ilimitado.

Leia e pesquise Folderit sem alterar registros

Use Get Record Details para um UID conhecido do Folderit, List Folder Contents para inspecionar uma pasta, Find Record para uma pesquisa simples e Advanced Search Records quando vários filtros são necessários. Use Get Audit Trail para atividades recentes em vez de para o estado atual do registro.

Essas operações respeitam as permissões da conta Folderit conectada. Um link retornado por Zapier não concede acesso: a pessoa que o abre já deve ter a permissão Folderit necessária.

Comportamento sem correspondência seguro para permissão

Folderit pode retornar intencionalmente a mesma resposta de acesso negado para um registro indisponível e um registro que o usuário conectado pode não visualizar. As operações exatas de leitura/pesquisa, portanto, tratam a resposta 403 ou 404 indistinguível de permissão documentada como sem correspondência quando apropriado, sem expor a existência de registros confidenciais. Outros erros de autorização, validação, limite de taxa e servidor permanecem falhas visíveis para que o Zap não continue silenciosamente com dados incompletos.

Controle documentos com operações seguras e verificáveis

Use Duplicate Record quando um Zap precisar de uma cópia de trabalho controlada ou de uma estrutura de pastas reutilizável. A ação mantém desativadas as opções de maior risco, como fluxos de trabalho, compartilhamentos, lembretes e relações, a menos que o autor do Zap as ative explicitamente. Use Manage Tags e Update Typed Metadata para classificação exata e estruturada, sem adivinhar nomes ou criar campos incompatíveis.

Para colaboração, Create or Update Share e Create or Update Public Link exigem opções de acesso explícitas e verificam o estado resultante. Revoke Share tem como alvo um recurso exato e o UID exato do compartilhamento e exige uma confirmação digitada. Um link ou compartilhamento Folderit retornado nunca ignora os controles de acesso de Folderit.

Use Lock or Unlock File para coordenar edições sem assumir silenciosamente o bloqueio de outro usuário. Use List File Versions antes ou depois de Add File Version quando um Zap precisar de um histórico de versão verificado. Use Create or Update Reminder e List Reminders para acompanhamento limitado e com escopo de registro com data explícita, fuso horário e entradas de destinatário quando suportado.

Essas operações usam as permissões da conta Folderit conectada. As mutações validam o estado atual antes de escrever e leem o resultado depois. Um Zap deve ramificar no resultado retornado em vez de assumir que uma alteração solicitada foi bem-sucedida.

Automatizar fluxos de trabalho, tarefas e formulários eletrônicos

Use Workflow Event para um gatilho único e auditável em eventos de tarefas compatíveis. Selecione apenas os tipos de eventos que o Zap precisa e coloque-o em um registro quando possível. É um gatilho de sondagem, portanto o tempo de entrega segue o intervalo de sondagem do plano Zapier do usuário. UIDs de auditoria estáveis evitam que eventos inalterados sejam emitidos novamente em pesquisas posteriores.

Use Find Workflow Request para uma tarefa visível e Get Workflow Status para o andamento de um fluxo de trabalho em um registro específico. Use Create General Task quando o Zap precisar atribuir uma confirmação validada, aprovação, assinatura, feedback ou outra tarefa suportada para um destinatário exato. Folderit pode rejeitar uma combinação repetida de destinatário/método; a ação revela conflitos e não cria uma duplicata.

Para registros estruturados, use List eForm Types primeiro para obter o tipo exato e os UIDs de campo. Create eForm Record e Update eForm Record validam os campos mapeados em relação a esse tipo antes de gravar. Find eForm Record lê um registro exato ou filtrado, Manage Related Records mantém links de registros exatos sem excluir nenhum registro e List Task Attachments retorna apenas metadados de anexos seguros.

Essas operações respeitam as permissões da conta Folderit conectada. As alterações fazem no máximo uma tentativa de gravação e verificam os identificadores ou valores exatos. Mantenha o Zap desativado durante os testes, use dados descartáveis e não confidenciais e trate o resultado retornado, sem presumir que a tarefa ou o registro foi alterado com sucesso.

Segurança e limitações atuais

• Workflow Event consulta periodicamente os eventos; não é um webhook instantâneo. O intervalo depende do plano Zapier do usuário.
• As consultas de tarefas, fluxos de trabalho, eForms, relações e anexos mostram apenas os dados acessíveis ao usuário Folderit conectado.
• A criação de tarefas gerais rejeita resultados ambíguos em vez de repetir a alteração e arriscar uma duplicação.
• As gravações em eForms exigem os UIDs exatos do tipo e dos campos e rejeitam estruturas de campos incompatíveis ou não suportadas antes de gravar.
• O gerenciamento de relações nunca exclui nenhum dos dois registros.
• Anexos de tarefas são apenas metadados; URLs de download assinados e segredos de resposta do destinatário não são expostos.
• Execução predefinida, respostas de delegação/esclarecimento de tarefas, ações de aprovação/rejeição de fluxo de trabalho, exclusão de formulário eletrônico individual e upload de anexo de tarefa não estão incluídos porque contratos seguros autenticados/reversíveis API não foram verificado.
• Send API Request continua sendo uma saída de emergência especializada. Prefira operações guiadas para validação, saída normalizada, trabalho limitado e padrões mais seguros.

Iniciar uma automação quando um novo arquivo for adicionado

1. Escolha Folderit DMS e o evento New Folderit File como primeira etapa.
2. Conecte seu Folderit conta.
3. Insira o identificador da pasta em Folderit Root UID.
4. Defina Include files in subfolders? como True se também desejar arquivos de pastas abaixo da pasta selecionada. Deixe False para monitorar apenas essa pasta.
5. Teste a etapa. Se você precisar de um novo registro de teste, adicione um arquivo de teste inofensivo à pasta selecionada e use Find new records.
6. Adicione uma ação no aplicativo receptor. Mapeie o nome do arquivo, UID, o caminho da pasta ou outros campos de saída disponíveis para a ação.
7. Teste a ação com dados de amostra não confidenciais, revise o resultado e ative o Zap.

Este é um gatilho de pesquisa: ele verifica periodicamente, em vez de ser executado imediatamente após um upload. O intervalo depende do seu plano Zapier. Detecta novos arquivos; não use-o como uma notificação geral para cada edição em um documento existente.

O gatilho retorna informações do arquivo. O URL de um arquivo pode estar vazio quando o API não retorna um e um link não concede ao destinatário acesso a um documento privado. Verifique a saída real do teste antes de mapeá-la para outro aplicativo.

Importar um arquivo para Folderit

Verifique os fluxos de trabalho automáticos antes de importar: Um fluxo de trabalho Folderit configurado para ser executado quando um novo arquivo é criado pode ser iniciado imediatamente, antes que etapas posteriores do Zap gravem metadados ou avaliem um filtro. Desativar o Zap após um teste de importação individual não desfaz esse fluxo de trabalho Folderit. Use um destino de teste descartável sem fluxos de trabalho automáticos ou confirme o comportamento pretendido do gatilho com seu administrador antes do teste.

Comece com um gatilho no aplicativo de origem, depois adicione Folderit DMS e escolha Import File. Mapeie a saída do aplicativo de origem nestes campos:

Liberações controladas de documentos

Para uma liberação controlada, defina Use controlled-release safeguards? como True e forneça um Release ID estável. Você também pode mapear Exported At, escolher Subsequent Release Behavior e definir Stop the Zap if import fails? como True. A importação usa o destino, o ID do documento de origem e o ID da versão para reconhecer uma versão correspondente já armazenada durante o processamento sequencial. Uma reprodução correspondente pode retornar duplicate sem adicionar um arquivo ou versão. Esta não é uma garantia de exclusividade atômica: execuções simultâneas podem criar um arquivo ou pasta antes de ver o outro resultado. Use um único processo para gravar no mesmo destino e com a mesma identidade de origem e inspecione resultados ambíguos antes de tentar novamente.

Teste primeiro com um arquivo descartável. Inspecione os valores Status, Message, Duplicate Release e Ready for Workflow retornados. O resultado duplicado verificado mantém o arquivo Folderit existente UID, retorna Duplicate Release: true e retorna Ready for Workflow: false, para que as etapas posteriores do fluxo de trabalho possam ser filtradas com segurança. Outras importações podem retornar created, updated, skipped ou failed. Não trate a conclusão da etapa apenas como prova de que a importação foi bem-sucedida.

Fluxos de trabalho API avançados

New Record pesquisa um endpoint API Folderit com o método GET em busca de registros. Send API Request envia uma solicitação com um método HTTP selecionado, caminho do endpoint e parâmetros JSON opcionais. Esses eventos são destinados a usuários familiarizados com a Folderit API documentação. Insira o caminho do terminal após /v2/accounts/{account UID}, como /entities/all. Para New Record, escolha um Result ID Path exclusivo e estável para que os registros possam ser reconhecidos nas pesquisas.

Solução de problemas

• Não é possível conectar: verifique o ID do cliente, o segredo do cliente, a conta UID e o acesso API com seu administrador. Reconecte a conta se suas credenciais tiverem sido alteradas.
• Nenhum arquivo novo: verifique a pasta UID e a configuração da subpasta, adicione um novo arquivo de teste e permita o intervalo de pesquisa. Arquivos processados ​​anteriormente normalmente não iniciam o mesmo Zap novamente.
• Falha na importação: inspecione o status e a mensagem, verifique todos os campos de origem obrigatórios e confirme se a entrada do arquivo pode ser baixada. Use um pequeno arquivo de teste para isolar problemas de download ou tamanho.
• Uma ação não foi executada: abra o Zap History e inspecione a etapa afetada e todos os filtros. Verifique se o Zap está ativado e se a conta possui tarefas disponíveis.

Para falhas no fluxo de trabalho, entre em contato com o Zapier Suporte da conta que executa o Zap para que eles possam inspecionar seu histórico. Para Folderit API acesso ou permissões de pasta, entre em contato com Folderit. Inclua o nome do evento, o texto do erro e a hora da falha, mas nunca inclua credenciais ou conteúdo de documento confidencial.