Yhdistä Folderit Zapieriin
Yhdistä Folderit tuhansiin sovelluksiin palvelulla Folderit DMS palvelussa Zapier. Automatisoi asiakirjojen vastaanotto, tiedosto- ja kansiotoiminnot, metatietopäivitykset, hyväksynnät, työnkulut, ilmoitukset ja edistyneet API-prosessit. Integraatio on julkisesti saatavilla eikä vaadi kutsukoodia.
Aloita valmiilla Zap-mallilla
Alla olevat käyttöönoton linkit avaavat tällä hetkellä nimettyjä Zapier-reseptisivuja. Kopioituasi reseptin yhdistä omat tilisi, valitse kansiot ja kohteet, tarkista jokainen kenttäkohdistus ja testaa ei-arkaluonteisilla tiedoilla Zapin ollessa pois käytöstä. Pelkkä reseptisivu ei vahvista, että kopioidut asetukset tai tilit ovat valmiina. Ota Zap käyttöön vasta tarkistettuasi todellisen tuloksen. Sovellusten ja vaiheiden määrän mukaan saatat tarvita maksullisen Zapier-tilauksen tai erillisen palveluntarjoajan tilauksen.
Mallien saatavuus tarkistettu 29. lokakuuta 2026: Jotkin vanhat reseptilinkit ohjaavat nyt yleisille integraatiosivuille nimetyn reseptin sijaan. Ne luetellaan erikseen kohdassa Other recipe links and assisted setup, eivätkä ne ole valmiita käyttöönottovaihtoehtoja.
Järjestä CRM- ja asiakaspalveluasiakirjat
Ennen käyttöönottoa: Kun olet kopioinut CRM-mallin, tarkista jokainen kenttäkohdistus ja varmista, että arvo tulee tarkoitetusta aiemmasta vaiheesta. Yhdistä omat tilisi ja testaa ei-arkaluonteisilla tiedoilla automaation ollessa pois käytöstä. Testin tulee luoda tai käyttää odotettua Folderit-kansiota. Varmista Salesforcessa myös, että linkki kirjoitetaan samaan tapaukseen. Ota yhteyttä osoitteeseen Folderit, jos kopioitu kohdistus puuttuu tai viittaa väärään vaiheeseen.
Luo tai käytä asiakirjakansiota jokaiselle uudelle HubSpot-kaupalle, HubSpot-tukipyynnölle tai Salesforce-tapaukselle. Mallit käyttävät lähdetietueen tunnistetta yhdenmukaisiin kansiopolkuihin ja käyttävät vastaavaa kansiota myöhemmillä suorituskerroilla. Käytä kansiorakenteelle vain yhtä kirjoittavaa automaatiota. Samanaikaiset suoritukset voivat silti luoda kansioduplikaatteja.
Salesforce-malli kirjoittaa myös yksityisen Folderit-kansiolinkin takaisin samaan tapaukseen. Luo erillinen Case-URL-kenttä nimellä Folderit Folder URL, jonka API-nimi on Folderit_Folder_URL__c, tai kohdista viimeinen vaihe olemassa olevaan erilliseen URL-kenttään. Valitse Folderit-yläkansio käyttöönotossa. Tallennettu linkki ei anna käyttöoikeutta asiakirjoihin.
Luo työntekijöiden asiakirjakansiot Workdaysta
Luo tai käytä työntekijän kansiota palvelussa Folderit, kun työntekijä tulee mukaan Workdayn aktiivisten työntekijöiden kyselyyn. Tämä malli luo vain kansioita: se ei kopioi työntekijöiden asiakirjoja, kirjoita Workdayhin tai muuta Folderit-käyttöoikeuksia.
Yhdistä omat Workday- ja Folderit-tilisi, varmista Workdayn WQL-käyttöoikeus ja työntekijöiden kelpoisuus, määritä lähdevuokraaja ja valitse käyttöoikeuksiltaan rajattu Folderit-yläkansio. Käytä tälle kansiorakenteelle yhtä kirjoittavaa automaatiota ja testaa Zapin ollessa pois käytöstä. Kysely kattaa aktiivisten työntekijöiden 100 uusinta tulosta. Se ei ole vanhojen tietojen joukkotuonti eikä takaa jokaisen uuden työntekijän mukaan tulemista suurilla tietomäärillä.
Ilmoita Teamsiin työnkulkupyynnöistä
Lähetä Teams-ilmoitus, kun Folderit raportoi uuden työnkulkupyynnön. Valitse Folderit-lähde, Teams-kohde ja vastaanottajat käyttöönotossa. Tarkista asiakirjan, menetelmän, vastaanottajan ja ajan kenttäkohdistukset ja varmista viesti ei-arkaluonteisella pyynnöllä ennen käyttöönottoa.
Folderit-käynnistimet kyselevät tietoja säännöllisin väliajoin. Ilmoituksen ajoitus riippuu Zapier-tilauksestasi. Tehtävän tai lokitapahtuman palautuminen ei takaa jatkoviestin toimitusta, joten tarkista vastaanottava kanava testissä.
Tuo uudet Google Drive-tiedostot
Tuo uudet Google Drive-tiedostot valitsemaasi Folderit-kansioon. Tarkista ennen testaamista lähdetiedoston syöte, lähdetunniste, nimi, MIME-tyyppi, aikaleimat ja kohde.
Tämä on tapahtumapohjaista vastaanottoa, ei täydellinen kaksisuuntainen kansiosynkronointi tai vanhojen tietojen siirto. Tarkista alla olevat tuonnin turvallisuusohjeet ja nykyiset automaattiset Folderit-työnkulut ennen testiasiakirjan luomista.
Ilmoita uusista Folderit-tiedostoista ja seuraa niitä
Lähetä ilmoitus sähköpostiin, palveluun Slack tai palveluun Microsoft Teams uuden tiedoston ilmestyessä tai lisää sen tiedot Google Sheets-riville. Määritä seurattava kansio ja vastaanottava kohde itse.
Muut reseptilinkit ja avustettu käyttöönotto
Seuraavat nimetyt reseptilinkit ohjautuivat yleisille integraatiosivuille tarkistettaessa 29. lokakuuta 2026. Ne säilytetään viitteinä, mutta ne eivät tällä hetkellä avaa mainostettua ohjattua käyttöönottoa. Kysy nykyisiä käyttöönottovaihtoehtoja osoitteesta Folderit tai rakenna työnkulku alla olevilla julkisen sovelluksen tapahtumilla. Pidä nykyiset kopiot pois käytöstä, kunnes lähdekentät, suodattimet, kohteet ja tulokset on tarkistettu.
Näytä reseptiviitteet ja niiden käyttöönoton rajoitukset
Tekoälyn tekemät PDF-yhteenvedot ja luokittelu
- Tee PDF-yhteenvetoja ChatGPT:llä ja päivitä metatiedot
- Tee PDF-yhteenvetoja Geminillä ja päivitä metatiedot
Nämä tekoälyreseptiviitteet eivät ole saatavilla ohjattuina käyttöönottolinkkeinä. Varmista avustetussa käyttöönotossa ennen käyttöä kaikki tiedostosuodattimet ja riippuvat kohdistukset, ladattava PDF-syöte, tekoälyvastauksen validointi sekä metatietojen kohdistuminen samaan asiakirjaan. Tarkoitettu tulos on yhteenveto ja asiakirjatyyppi, ei luonnollisen kielen Folderit-haku tai automaattinen tunnisteiden määritys.
Summary ja AI Document Type ovat tekstimuotoisia metatietokenttiä, eivät tunnisteita. Puuttuvat yhteensopivat tekstikentät luodaan automaattisesti. Mallit on suunniteltu enintään 10 MiB:n PDF-tiedostoille. Ei-tuettuja, liian suuria tiedostoja ja virheellisiä tekoälyvastauksia ei saa päästää metatietojen kirjoitusvaiheeseen. Tarkista nykyiset kenttätyypit ja testaa vaarattomalla PDF-tiedostolla ennen Zapin käyttöönottoa.
Tietosuoja ja kustannukset: valittu PDF ladataan ja lähetetään palvelun Zapier kautta valitsemallesi tekoälypalveluntarjoajalle omalla API-yhteydelläsi. Tarkista organisaatiosi asiakirjankäsittelysäännöt ja palveluntarjoajan ehdot ennen luottamuksellisten asiakirjojen käyttöä. Palveluntarjoajan käyttömaksut, rajoitukset ja Zapier-tehtäväkulut voivat tulla sovellettaviksi. Toistetut testit tai uusinnat voivat lisätä tekoälyn käyttökuluja. Tarkista tekoälyn tuottamien arvojen oikeellisuus. Nämä mallit eivät tarjoa luonnollisen kielen Folderit-hakua tai automaattista tunnisteiden määritystä.
Hallitut Google Drive-julkaisut ja työnkulkujen tulokset
- Vie hallitut Google Drive-PDF-tiedostot ja käynnistä työnkulut
- Lähetä työnkulkujen tulokset sähköpostitse
- Lähetä työnkulkujen tulokset palveluun Slack
Älä oleta vanhan hallitun julkaisun kopion olevan valmis vain siksi, että sen vaiheet ovat olemassa. Varmista PDF-vienti, lähde- ja julkaisutunnisteet, tuonnin tulos ja suodattimet ennen metatieto- tai työnkulun käynnistysvaihetta. Työnkulkuvaihe saa jatkua vain, jos tuonnin tulos ilmoittaa nimenomaisesti sen olevan valmis eikä kaksoiskappale. Testaa jokainen tarvittava tulosilmoitustapahtuma ja sen todellinen vastaanottokohde ennen käyttöönottoa.
Muut tiedostojen, liitteiden ja laskujen vastaanottoreseptit
- Tuo uudet Dropbox-tiedostot
- Tuo uudet Box-tiedostot
- Tuo uudet Gmail-liitteet
- Arkistoi uudet QuickBooks Online -laskut
- Arkistoi uudet Xero-myyntilaskut
Vahvista avustetussa vastaanotossa palveluista Dropbox, Box, Gmail, QuickBooks Online tai Xero lähdesovelluksen yhteys, tarkka asiakirja tai lasku, haettava tiedosto- tai PDF-syöte, pakolliset tuontikentät ja Folderit-kohde. Yhdistetty tili tai onnistunut lähdehaku ei todista asiakirjan oikeaa tuontia. Nämä työnkulut eivät ole täydellinen synkronointi tai vanhojen tietojen siirto.
Jatkotehtävät ja kortit
- Luo Asana-tehtäviä uusille Folderit-tiedostoille
- Luo Trello-kortteja uusille Folderit-tiedostoille
- Luo Pipedrive-tehtäviä uusille Folderit-tiedostoille
Asanan, Trellon ja Pipedriven jatkotyönkulut edellyttävät omaa palveluntarjoajayhteyttä, valittua kohdetta ja vastuuhenkilöä sekä tehtävien pakollisia kenttiä. Varmista yksi ei-arkaluonteinen tehtävä tai kortti ja sen kohdistettu tiedostokonteksti ennen käyttöönottoa.
Katso kaikki Folderit DMS -integraatiot palvelussa Zapier, jos haluat rakentaa toisen työnkulun. Jos malli ei vastaa prosessiasi, rakenna oma alla olevilla Folderit-käynnistimillä, toiminnoilla ja hauilla.
Ennen aloittamista
- Zapier-tili ja Folderit-tili, jolla on API-käyttöoikeus. Folderit API-käyttöoikeus sisältyy Tailor-tilaukseen. Katso API-käyttöoikeuden tiedot.
- Folderit API -tietosi: Client ID, Client Secret ja Account UID. Kysy niitä Folderit-ylläpitäjältäsi, jos ne puuttuvat.
- Kohdekansio tai seurattava Folderit-kansio. Jos vaiheessa näkyy kansiovalitsin, selaa tai hae yhdistetyn tilin käytettävissä olevia kansioita. Jos kenttä kysyy arvoa Folderit Root UID, syötä kansion UID, älä työtilan UID-tunnistetta tai kansion nimeä.
Yhdistä Folderit-tilisi
- Avaa Folderit DMS palvelussa Zapier ja luo Zap-niminen työnkulku.
- Valitse vaiheen sovellukseksi Folderit DMS ja valitse tarvitsemasi tapahtuma.
- Valitse tilin yhdistäminen. Syötä yhteyslomakkeeseen Client ID, Client Secret ja työtilan UID.
- Suorita yhteystesti. Käytä tiliä, jolla on pääsy automaatiosi tarvitsemiin kansioihin.
Syötä Client Secret vain tilin yhteyslomakkeeseen. Älä lisää sitä työnkulun sisältöön, tiedoston metatietoihin tai tukiviestiin.
Mitä palvelulla Folderit DMS voi automatisoida
Folderit DMS palveluun Zapier tarjoaa yhdeksän käynnistintä ja kolmekymmentäkuusi ohjattua toimintoa ja hakua. Voit seurata tiedostoja, kansioita, versioita, työnkulkutehtäviä ja -vastauksia sekä valittuja tietuetapahtumia; selata, lukea, hakea, tuoda, ladata, versioida, siirtää, kopioida, merkitä tunnisteilla, lukita, jakaa ja päivittää tietueita; käsitellä tyypitettyjä metatietoja, muistutuksia, eForms-lomakkeita, liitettyjä tietueita, tehtäväliitteitä ja työnkulun tilaa; luoda validoituja Folderit-tehtäviä; käynnistää Folderit-työnkulkuja ja hyväksyntäpyyntöjä; sekä käyttää suojattua API-toimintoa dokumentoiduille työtilakohtaisille päätepisteille. Valitsimen sisältävissä kansiokentissä voit selata tai hakea yhdistetyn tilin käytettävissä olevia kansioita. Jotkin edistyneet kentät edellyttävät edelleen Folderit UID -tunnistetta.
Käynnistimet
| Käynnistin | Toiminta |
|---|---|
| New Folderit File | Tunnistaa valittuun kansioon lisätyn uuden tiedoston ja voi sisällyttää alikansiot. |
| New Workflow Request | Käynnistää Zapin, kun Folderit ilmoittaa uudesta työnkulkupyynnöstä. |
| Workflow Request Responded To | Käynnistää Zapin, kun Folderit-työnkulkupyyntö saa vastauksen. |
| New Record | Kyselee Folderit API GET -päätepisteestä uusia tietueita vakaalla tulostunnisteella. |
| Record Event | Seuraa valittuja Folderit-tietuetapahtumia, kuten luontia, päivityksiä, uudelleennimeämistä, siirtoja, roskakoriin siirtoa ja palautusta, jakamista, tunnisteita ja metatietomuutoksia. Palauttaa vakaan tapahtumatunnisteen, tapahtuma-ajan, toimijan ja tietueen tiedot, kun yhdistetyllä käyttäjällä on niihin pääsy. Tapahtumaryhmiä ja tietueiden rajausta voi supistaa tarpeettomien tulosten vähentämiseksi. |
| New Folder | Tunnistaa valittuun sijaintiin luodun uuden Folderit-kansion. Voit seurata vain valittua kansiota tai sisällyttää sen alikansiot. Tulokset sisältävät vakaan kansion UID-tunnisteen, yläkansion, polun, luontiajan, toimijan saatavuuden mukaan ja Folderit-linkin. |
| New File Version | Tunnistaa Folderit-tiedostoon lisätyn uuden version. Tuloksiin kuuluvat vakaa tapahtumatunniste, tiedoston UID, version UID, versiotiedot, toimija ja aika saatavuuden mukaan, nykyinen Folderit-linkki ja duplikaatit estävä toiminta historian pysyessä muuttumattomana. |
| Workflow Event | Käynnistää Zapin valitun Folderit-tehtävätapahtuman sattuessa. Tapahtumia ovat tehtävän luominen, muokkaaminen, poistaminen, hyväksyntä, hylkäys, tarkennus, palaute, delegointi ja delegoinnin poistaminen. Palauttaa vakaan lokin UID-tunnisteen sekä saatavilla olevat tehtävän, tietueen, menetelmän, vastaanottajan, toimijan ja ajan tiedot. Voit valita tapahtumatyypit ja halutessasi rajata käynnistimen yhteen täsmälliseen Folderit-tietueeseen. |
| Governance Event | Kyselee sallittuja allekirjoitus-, säilytys- ja asiakirjakielitapahtumia lokista, haluttaessa yhteen tiettyyn tiedostoon tai kansioon rajattuina. Palauttaa vakaat lokitunnisteet ja valittujen tapahtumien tiedot tekemättä hallinnollisia muutoksia. |
Toiminnot ja haut
| Toiminto tai haku | Toiminta |
|---|---|
| Add File Version | Lisää uuden version olemassa olevaan Folderit-tiedostoon. |
| Create Approval Request | Luo hyväksyntäpyynnön Folderit-asiakirjalle. |
| Download File | Hakee olemassa olevan Folderit-tiedoston, jotta myöhemmät Zap-vaiheet voivat käyttää sen tiedostotietoja. |
| Find or Create Folder | Etsii Folderit-kansion tai luo pyydetyn kansiopolun, jos sitä ei ole. |
| Send API Request | Lähettää todennetun pyynnön Folderit API -päätepisteeseen tuetulla HTTP-menetelmällä ja valinnaisilla JSON-parametreilla. |
| Import File | Tuo tiedoston toisesta sovelluksesta, tukee yhdistetyn tilin kansiovalintaa ja voi käyttää hallittujen julkaisujen suojauksia kaksoiskappaleiden estolla. |
| Start Workflow | Käynnistää määritetyn Folderit-työnkulun tietueelle. |
| Update Record | Päivittää olemassa olevan Folderit-tietueen tuettuja ominaisuuksia. |
| Update Record Metadata | Päivittää olemassa olevan Folderit-tietueen metatietoarvoja. |
| Find Record | Etsii olemassa olevan Folderit-tietueen käytettäväksi myöhemmissä Zap-vaiheissa. |
| Get Record Details | Lukee tiedoston, kansion tai eForm-tietueen sen täsmällisellä Folderit UID -tunnisteella. Palauttaa normalisoidut tunnistetiedot, yläkansion, tietuetyypin, päivämäärät, linkin ja saatavilla olevan metatieto- tai käyttöoikeusyhteenvedon muuttamatta tietuetta. |
| List Folder Contents | Luettelee valitun Folderit-kansion tiedostot, kansiot tai molemmat. Tukee yhdistetyn tilin kansioselainta, rajattuja sivu- ja tulosmääräasetuksia sekä vakaita UID-tunnisteita, polkuja, tyyppejä ja linkkejä. |
| Advanced Search Records | Hakee Folderit-tietueita tuetuilla nimi-, sisältö-, metatieto-, asiakirjanumero-, tietuetyyppi-, yläkansio- ja tunnistesuodattimilla. Tulokset ovat rajattuja ja deterministisiä luotettavaa jatkokäsittelyä varten. |
| Get Audit Trail | Lukee viimeaikaisia työtila- tai tietuetason Folderit-lokitapahtumia tuetuilla tapahtuma- ja päivämääräsuodattimilla. Palauttaa vakaat lokitunnisteet, toimijat, tapahtumatyypit, kohteet ja aikaleimat saatavuuden mukaan. |
| Duplicate Record | Kopioi valitun Folderit-tiedoston tai -kansion valittuun kohteeseen ja palauttaa sekä lähteen että luodun kohteen UID-tunnisteet. Henkilöiden, tunnisteiden, metatietojen, liitosten, muistutusten, työnkulkujen ja jakojen valinnainen kopiointi on erikseen valittava ja oletuksena pois käytöstä. |
| Manage Tags | Lisää tiedostoon, kansioon tai eForm-tietueeseen täsmällisiä olemassa olevia Folderit-tunnisteita tai poistaa niitä. Käyttää vakaita tunnisteiden UID-arvoja ja varmistaa lopullisen määrityksen sen sijaan, että loisi tai arvaisi tunnisteen huomaamatta. |
| Update Typed Metadata | Päivittää täsmällisen Folderit-metatietomäärityksen tietotyypin huomioivilla arvoilla, myös tuetuilla teksti-, numero-, päivämäärä-, valinta-, moniarvo- ja taulukkorakenteilla. Validoi arvon ennen kirjoitusta ja lukee sen takaisin varmennusta varten. |
| Create or Update Share | Luo tai päivittää yksityisen jaon täsmälliselle tiedostolle tai kansiolle, vastaanottajalle, käyttöoikeustasolle, vanhenemiselle ja oikeusjoukolle. Toiminto varmistaa tuloksena syntyvän jaon eikä koskaan laajenna oikeuksia epäsuorasti. |
| Revoke Share | Peruuttaa yhden täsmällisen jaon yhdeltä täsmälliseltä tiedostolta tai kansiolta. Edellyttää jaon UID-tunnistetta, resurssin tunnistetietoja ja kirjoitettua REVOKE-vahvistusta. Varmistaa sitten, ettei jako enää liity kohteeseen. |
| Create or Update Public Link | Luo tai päivittää julkisen linkin täsmälliselle tiedostolle tai kansiolle erikseen määritetyillä käyttöoikeus- ja vanhenemisasetuksilla ja palauttaa varmennetun nykyisen linkkitilan. |
| Lock or Unlock File | Lukitsee tai avaa täsmällisen tiedoston ja palauttaa varmennetun tilan sekä saatavilla olevat omistajatiedot. Ei ohita huomaamatta toisen käyttäjän omistamaa lukitusta. |
| List File Versions | Lukee rajatun sivun tiedostoversioita vakaine version UID-tunnisteineen sekä saatavilla olevat nykytilan, toimijan, ajan, koon ja latauksen tiedot. Ei muuta tiedostoa. |
| Create or Update Reminder | Luo tai päivittää rajatun Folderit-muistutuksen täsmälliselle tietueelle. Määräaika, aikavyöhyke ja tuetuilta osin vastaanottaja määritetään erikseen, ja tulos varmistetaan lukemalla se takaisin. |
| List Reminders | Lukee rajatun, deterministisen muistutussivun täsmälliselle tietueelle vakaine muistutusten UID-tunnisteineen ja tuetulla erääntymis- tai myöhästymissuodatuksella. Ei muuta muistutuksia. |
| Find Workflow Request | Etsii yhden yhdistetylle Folderit-käyttäjälle näkyvän työnkulkupyynnön täsmällisellä tehtävän UID-tunnisteella tai rajatuilla nykyisen käyttäjän tai tietueen suodattimilla. Palauttaa normalisoidut tehtävän tunnistetiedot, tilan, osallistujat, päivämäärät ja Folderit-linkin. |
| Get Workflow Status | Lukee rajatun sivun yhden täsmällisen Folderit-tietueen työnkulun nykyisestä etenemisestä valinnaisilla työnkulku- ja tilasuodattimilla. Palauttaa vakaat etenemistunnisteet ja saatavilla olevat tilan, seuraavan vaiheen, ajan, oikeuksien ja linkin tiedot muuttamatta työnkulkua. |
| List eForm Types | Luettelee käytettävissä olevat Folderit eForm- ja tietotyypit sekä niiden täsmälliset tyypitettyjen kenttien UID-tunnisteet. Tuloksista voi jättää pois käytöstä poistetut tai poistetut tyypit. Tulokset ovat rajattuja, lajiteltuja ja soveltuvat myöhempien eForm-vaiheiden määrittämiseen. |
| Find eForm Record | Etsii yhden Folderit eForm -tietueen täsmällisellä tietueen UID-tunnisteella tai rajatuilla tyypin, yläkansion, kyselyn ja kenttäarvojen suodattimilla. Palauttaa normalisoidut tyypitetyt kentät ja Folderit-linkin muuttamatta tietuetta. |
| Create General Task | Luo yhden validoidun Folderit-tehtävän täsmälliselle tietueelle ja vastaanottajalle. Menetelmä, vastaanottajatyyppi, ohjeet, ajoitus, järjestys ja näkyvä konteksti määritetään erikseen. Toiminto yrittää muutosta enintään kerran ja palauttaa täsmällisen luodun tai jonoon asetetun tuloksen. |
| Create eForm Record | Luo Folderit eForm -tietueen vasta validoituaan jokaisen kohdistetun kentän valitun tyypin täsmällistä kentän UID-tunnistetta ja tuettua tietotyyppiä vasten. Palauttaa luodun tietueen UID-tunnisteen, yläkansion, tyypin, varmennetut kentät ja Folderit-linkin. |
| Update eForm Record | Muuttaa vain erikseen kohdistettuja eForm-kenttiä täsmällisillä kenttien UID-tunnisteilla ja tyypitetyillä asetus- tai tyhjennystoiminnoilla. Validoi koko pyynnön ennen kirjoitusta, yrittää muutosta kerran ja varmistaa täsmälliset tulosarvot. |
| Manage Related Records | Luettelee, lisää tai poistaa yhden täsmällisen liitoksen Folderit-tietueiden välillä. Lisäys ja poisto estävät kaksoiskappaleet ja varmistavat liitoksen lopputilan. Kumpikaan toiminto ei poista kumpaakaan tietuetta. |
| List Task Attachments | Luettelee yhden täsmällisen Folderit-tehtävän saatavilla olevat liitemetatiedot. Palauttaa nimet, tyypit, koot ja vastauskontekstin paljastamatta allekirjoitettuja latausosoitteita tai liitevastausten salaisuuksia. |
| Inspect Permissions | Lukee täsmällisen Folderit-resurssin tuetut käyttöoikeusliput yhdistetyn käyttäjän oikeuksin. Tuntemattomat tai pois jätetyt liput pysyvät tuntemattomina. Tämä ei ole täydellinen perittyjen ACL-oikeuksien raportti eikä muuta käyttöoikeuksia. |
| Reconcile Events | Lukee rajatun, järjestetyn jakson tiedostosynkronointitapahtumia tallennetun lokitunnisteen tai UID-tunnisteen jälkeen jatkokohdistimen avulla. Ei toista jatkotoimintoja tai kirjoita asiakirjoihin. |
| List Field Copy Jobs | Luettelee olemassa olevat eForm-kenttäkopiointityöt, lukee yhden työn tilan tai hakee rajatun tulossivun. Edellyttää tietotyypin UID-tunnistetta ja tilaa tai tuloksia varten olemassa olevaa erätunnistetta. Ei lähetä tai toista töitä. |
Täsmäytä tapahtumia ja tarkastele hallintatietoja
Käytä Reconcile Events-toimintoa hallittuun aiempien tapahtumien lukemiseen. Ensimmäisellä pelkkään aikaan perustuvalla jaksolla määritä From viimeisten 30 päivän sisälle ja jätä molemmat lokikohdistimet tyhjiksi. Tyhjennä myöhemmillä lukukerroilla From ja käytä joko palautettua numeerista lokitunnistetta tai lokin UID-tunnistetta, älä molempia. Maximum Results, Maximum Pages ja Page Size rajaavat kutakin lukua. Tallenna palautettu kohdistin vasta jatkokäsittelyn onnistuttua ja jatka niin kauan kuin Window Complete on false. Tämä toiminto ei itsessään takaa, että jatkokirjoitukset tapahtuvat täsmälleen kerran.
Governance Event kyselee yhdistetylle tilille sallittua lokisyötettä ja suodattaa sitten valitut tapahtumaryhmät sekä valinnaisen tietueen UID-tunnisteen. Se havainnoi tuettuja allekirjoitus-, säilytys- ja asiakirjakielitapahtumia. Se ei allekirjoita, poista pysyvästi, aseta oikeudellisia säilytyksiä tai muuta säilytystä. Inspect Permissions raportoi vain saman yhteyden tuetut käyttöoikeusliput. Puuttuva lippu ei todista pääsyn olevan estetty.
List Field Copy Jobs seuraa vain olemassa olevia kenttäarvojen kopiointieriä, ei kaikkia palvelun Folderit taustatöitä. Tila ja tulokset edellyttävät todellista erätunnistetta. Tyhjä historia ei todista työn valmistuneen. Lukutoiminto ei koskaan lähetä tai yritä kopiointityötä uudelleen.
Seuraa tietuetapahtumia ilman suoria API-kutsuja
Käytä Record Event-käynnistintä, kun automaation tulee reagoida monenlaisiin asiakirja- tai kansiotapahtumiin, kuten uudelleennimeämiseen, siirtoon, metatieto-, tunniste- tai jakomuutokseen, roskakoriin siirtoon tai palautukseen. Käytä rajattua käynnistintä New Folderit File, New Folder tai New File Version, kun Zap tarvitsee yhden tietyn tapahtumaryhmän ja yksinkertaisemmat tulosteet.
Folderit-käynnistimet ovat kyseleviä käynnistimiä, joten toimitusajoitus noudattaa käyttäjän Zapier-tilauksen kyselyväliä. Vakaiden tapahtuma- ja tietuetunnisteiden avulla Zapier voi estää muuttumattoman tapahtuman toiston myöhemmissä kyselyissä. Tapahtumahaun ja tietojen täydentämisen työmäärä on rajattu, jotta yhdistetyn tilin API-kuormitus ei kasva rajattomaksi.
Lue ja hae Folderit-tietoja muuttamatta tietueita
Käytä toimintoa Get Record Details tunnetulle Folderit UID -tunnisteelle, toimintoa List Folder Contents yhden kansion tarkasteluun, toimintoa Find Record yksinkertaiseen hakuun ja toimintoa Advanced Search Records, kun tarvitaan useita suodattimia. Käytä toimintoa Get Audit Trail viimeaikaisiin tapahtumiin nykyisen tietuetilan sijaan.
Nämä toiminnot noudattavat yhdistetyn Folderit-tilin käyttöoikeuksia. Palvelun Zapier palauttama linkki ei anna käyttöoikeutta: avaajalla on jo oltava tarvittava Folderit-oikeus.
Käyttöoikeuksia suojaava toiminta ilman osumaa
Folderit voi tarkoituksella palauttaa saman pääsynestovastauksen sekä puuttuvalle tietueelle että tietueelle, jota yhdistetty käyttäjä ei saa nähdä. Täsmälliset luku- ja hakutoiminnot käsittelevät siksi dokumentoidun, käyttöoikeuksien kannalta erottamattoman 403– tai 404-vastauksen tarvittaessa puuttuvana osumana paljastamatta arkaluonteisen tietueen olemassaoloa. Muut valtuutus-, validointi-, käyttöraja- ja palvelinvirheet pysyvät näkyvinä virheinä, jotta Zap ei jatka huomaamatta puutteellisilla tiedoilla.
Hallitse asiakirjoja turvallisilla ja varmennettavilla toiminnoilla
Käytä toimintoa Duplicate Record, kun Zap tarvitsee hallitun työkopion tai uudelleenkäytettävän kansiorakenteen. Toiminto pitää riskialttiimmat vaihtoehdot, kuten työnkulut, jaot, muistutukset ja liitokset, pois käytöstä, ellei Zapin tekijä ota niitä nimenomaisesti käyttöön. Käytä toimintoja Manage Tags ja Update Typed Metadata täsmälliseen rakenteiseen luokitteluun arvaamatta nimiä tai luomatta yhteensopimattomia kenttiä.
Yhteistyössä Create or Update Share ja Create or Update Public Link edellyttävät erikseen valittuja käyttöoikeuksia ja varmistavat lopputilan. Revoke Share kohdistuu yhteen täsmälliseen resurssiin ja jaon UID-tunnisteeseen ja vaatii kirjoitetun vahvistuksen. Palautettu Folderit-linkki tai jako ei koskaan ohita palvelun Folderit käyttöoikeusvalvontaa.
Koordinoi muokkauksia toiminnolla Lock or Unlock File ottamatta huomaamatta haltuun toisen käyttäjän lukitusta. Käytä toimintoa List File Versions ennen toimintoa Add File Version tai sen jälkeen, kun Zap tarvitsee varmennetun versiohistorian. Käytä toimintoja Create or Update Reminder ja List Reminders rajattuun, tietuekohtaiseen seurantaan erikseen annetuilla päivämäärä-, aikavyöhyke- ja vastaanottajatiedoilla tuetuilta osin.
Nämä toiminnot käyttävät yhdistetyn Folderit-tilin oikeuksia. Muutokset validoivat nykyisen tilan ennen kirjoitusta ja lukevat tuloksen sen jälkeen takaisin. Zapin tulee haarautua palautetun tuloksen mukaan sen sijaan, että pyydetyn muutoksen oletetaan onnistuneen.
Automatisoi työnkulut, tehtävät ja eForms-lomakkeet
Käytä toimintoa Workflow Event yhtenä tarkastettavana käynnistimenä tuetuille tehtävätapahtumille. Valitse vain Zapin tarvitsemat tapahtumatyypit ja rajaa yhteen tietueeseen, kun mahdollista. Se on kyselevä käynnistin, joten toimitusajoitus noudattaa käyttäjän Zapier-tilauksen kyselyväliä. Vakaat lokin UID-tunnisteet estävät muuttumattomien tapahtumien palauttamisen uudelleen myöhemmissä kyselyissä.
Käytä toimintoa Find Workflow Request näkyvälle tehtävälle ja toimintoa Get Workflow Status tietyn tietueen työnkulun etenemiselle. Käytä toimintoa Create General Task, kun Zapin on osoitettava validoitu lukukuittaus-, hyväksyntä-, allekirjoitus-, palaute- tai muu tuettu tehtävä täsmälliselle vastaanottajalle. Folderit voi hylätä toistuvan vastaanottaja-menetelmä-yhdistelmän. Toiminto näyttää ristiriidan eikä luo kaksoiskappaletta.
Rakenteisille tietueille käytä ensin toimintoa List eForm Types saadaksesi täsmälliset tyypin ja kenttien UID-tunnisteet. Create eForm Record ja Update eForm Record validoivat kohdistetut kentät tätä tyyppiä vasten ennen kirjoitusta. Find eForm Record lukee yhden täsmällisen tai suodatetun tietueen, Manage Related Records ylläpitää täsmällisiä tietuelinkkejä poistamatta kumpaakaan tietuetta ja List Task Attachments palauttaa vain turvalliset liitemetatiedot.
Nämä toiminnot käyttävät yhdistetyn Folderit-tilin oikeuksia. Muutokset yrittävät kirjoitusta enintään kerran ja varmistavat täsmälliset tunnisteet tai arvot. Pidä Zap pois käytöstä testatessasi, käytä poistettavia ei-arkaluonteisia tietoja ja haarauta palautetun tuloksen mukaan sen sijaan, että oletat tehtävän tai tietueen muutoksen onnistuneen.
Turvallisuus ja nykyiset rajat
- Workflow Event on kyselevä käynnistin, ei välitön webhook. Sen väli riippuu käyttäjän Zapier-tilauksesta.
- Tehtävien, työnkulkujen, eForm-tietueiden, liitosten ja liitteiden lukutoiminnot näyttävät vain yhdistetylle Folderit-käyttäjälle saatavilla olevat tiedot.
- Yleisten tehtävien luonti hylkää epäselvät tulokset sen sijaan, että toistaisi muutoksen ja vaarantaisi kaksoiskappaleen syntymisen.
- eForm-kirjoitukset edellyttävät täsmällisiä tyypin ja kenttien UID-tunnisteita ja hylkäävät ei-tuetut tai yhteensopimattomat kenttärakenteet ennen kirjoitusta.
- Liitosten hallinta ei koskaan poista kumpaakaan tietuetta.
- Tehtäväliitteistä näytetään vain metatiedot. Allekirjoitettuja latausosoitteita ja vastaanottajavastausten salaisuuksia ei paljasteta.
- Esiasetusten suorittaminen, tehtävien tarkennus- ja delegointivastaukset, työnkulun hyväksyntä- ja hylkäystoiminnot, yksittäisen eForm-tietueen poistaminen ja tehtäväliitteiden lataaminen eivät sisälly toimintoihin, koska turvallisia todennettuja ja palautettavia API-sopimuksia ei ole varmennettu.
- Send API Request on edelleen asiantuntijoiden varavaihtoehto. Suosi ohjattuja toimintoja validoinnin, normalisoitujen tulosteiden, rajatun työn ja turvallisempien oletusten vuoksi.
Käynnistä automaatio uuden tiedoston lisäämisestä
- Valitse ensimmäiseen vaiheeseen Folderit DMS ja tapahtuma New Folderit File.
- Yhdistä Folderit-tilisi.
- Syötä kansiotunniste kenttään Folderit Root UID.
- Aseta Include files in subfolders? arvoon True, jos haluat mukaan myös valitun kansion alikansioiden tiedostot. Jätä arvoksi False, jos seuraat vain kyseistä kansiota.
- Testaa vaihe. Jos tarvitset uuden testitietueen, lisää valittuun kansioon vaaraton testitiedosto ja käytä toimintoa Find new records.
- Lisää toiminto vastaanottavaan sovellukseen. Kohdista tiedoston nimi, UID, kansiopolku tai muut saatavilla olevat tuloskentät toimintoon.
- Testaa toiminto ei-arkaluonteisilla näytetiedoilla, tarkista tulos ja ota Zap käyttöön.
Tämä on kyselevä käynnistin: se tarkistaa tiedot säännöllisesti eikä toimi heti latauksen jälkeen. Väli riippuu Zapier-tilauksestasi. Se tunnistaa uudet tiedostot. Älä käytä sitä yleisenä ilmoituksena jokaisesta aiemman asiakirjan muokkauksesta.
Käynnistin palauttaa tiedostotiedot. Tiedoston URL voi olla tyhjä, jos API ei palauta sitä, eikä linkki anna vastaanottajalle pääsyä yksityiseen asiakirjaan. Tarkista todellinen testitulos ennen sen kohdistamista toiseen sovellukseen.
Tiedoston tuominen palveluun Folderit
Tarkista automaattiset työnkulut ennen tuontia: Uuden tiedoston luonnista käynnistyväksi määritetty Folderit-työnkulku voi alkaa heti, ennen kuin myöhemmät Zap-vaiheet kirjoittavat metatiedot tai arvioivat suodattimen. Zapin poistaminen käytöstä yksittäisen tuontitestin jälkeen ei peruuta kyseistä Folderit-työnkulkua. Käytä poistettavaa testikohdetta ilman automaattisia työnkulkuja tai varmista tarkoitettu käynnistystoiminta ylläpitäjältä ennen testaamista.
Aloita lähdesovelluksen käynnistimellä, lisää sitten Folderit DMS ja valitse Import File. Kohdista lähdesovelluksen tuloste seuraaviin kenttiin:
| Kenttä | Syötettävä arvo |
|---|---|
| Tiedosto | Lähdetiedosto-objekti tai suora HTTPS-latausosoite URL, jonka Zapier voi noutaa. Pelkän esikatselun näyttävä sivu ei ole tiedoston lataus. |
| Lähdeasiakirjan tunniste | Lähdeasiakirjan vakaa tunniste. Pidä se samana, kun käsittelet samaa asiakirjaa uudelleen. |
| Tuodun tiedoston nimi | Palveluun Folderit tallennettava tiedostonimi päätteineen. |
| Tuodun tiedoston MIME-tyyppi | Sisältötyyppi, esimerkiksi application/pdf. |
| Lähdetiedoston koko (vanha, valinnainen) | Valinnainen vanhan toteutuksen lähdekoko tavuina. Uudet hallittujen asiakirjojen työnkulut voivat jättää tämän tyhjäksi. |
| Lähteen luontiaika / muokkausaika | Lähdeasiakirjan luonnin ja muokkauksen aikaleimat, mieluiten ISO 8601 -muodossa. |
| Lähdeasiakirjan URL | Lähdeasiakirjan viiteosoite URL. Tämä on erillinen ladattavasta File-syötteestä. |
| Folderit-kansio | Selaa tai hae yhdistetyn tilin käytettävissä olevia kansioita ja valitse kohde. |
| Folderit-polku | Valinnainen alikansiopolku kohteen alla, esimerkiksi Invoices/2026. Jätä tyhjäksi, jos haluat käyttää valittua kansiota sellaisenaan. |
| Lähdeasiakirjan nimi / lähteen versio | Valinnainen asiakirjanhallinnan konteksti, joka kirjoitetaan tuodun tiedoston yhteyteen. |
Hallitut asiakirjajulkaisut
Aseta hallittua julkaisua varten Use controlled-release safeguards? arvoon True ja anna vakaa Release ID. Voit myös kohdistaa kentän Exported At, valita asetuksen Subsequent Release Behavior ja asettaa Stop the Zap if import fails? arvoon True. Tuonti tunnistaa kohteen, lähdeasiakirjan tunnisteen ja julkaisutunnisteen avulla jo tallennetun vastaavan julkaisun peräkkäisessä käsittelyssä. Vastaava uusinta voi palauttaa duplicate lisäämättä tiedostoa tai versiota. Tämä ei ole atominen yksilöllisyystakuu: samanaikaiset suoritukset voivat kumpikin luoda tiedoston tai kansion ennen toisen tuloksen näkemistä. Käytä yhtä kirjoittavaa automaatiota samalle kohteelle ja lähdetunnisteelle ja tarkista epäselvät tulokset ennen uusintaa.
Testaa ensin poistettavalla tiedostolla. Tarkista palautetut arvot Status, Message, Duplicate Release ja Ready for Workflow. Varmennettu duplikaattitulos säilyttää nykyisen Folderit-tiedoston UID-tunnisteen, palauttaa Duplicate Release: true ja palauttaa Ready for Workflow: false, jotta myöhemmät työnkulkuvaiheet voidaan suodattaa turvallisesti pois. Muut tuonnit voivat palauttaa created, updated, skipped tai failed. Älä pidä pelkkää vaiheen valmistumista todisteena tuonnin onnistumisesta.
Edistyneet API-työnkulut
New Record kyselee Folderit API GET -päätepisteestä tietueita. Send API Request lähettää pyynnön valitulla HTTP-menetelmällä, päätepistepolulla ja valinnaisilla JSON-parametreilla. Tapahtumat on tarkoitettu käyttäjille, jotka tuntevat Folderit API -dokumentaation. Syötä päätepisteen polku kohdan /v2/accounts/{account UID} jälkeen, esimerkiksi /entities/all. Valitse New Record -tapahtumalle vakaa yksilöllinen Result ID Path, jotta tietueet tunnistetaan kyselykertojen välillä.
Vianmääritys
- Yhteys ei muodostu: tarkista Client ID, Client Secret, työtilan UID ja API-käyttöoikeus ylläpitäjältä. Yhdistä tili uudelleen, jos tunnistetiedot ovat muuttuneet.
- Ei uusia tiedostoja: tarkista kansion UID ja alikansioasetus, lisää uusi testitiedosto ja huomioi kyselyväli. Aiemmin käsitellyt tiedostot eivät tavallisesti käynnistä samaa Zapia uudelleen.
- Tuonti epäonnistuu: tarkista Status ja Message, jokainen pakollinen lähdekenttä ja File-syötteen ladattavuus. Eristä lataus- tai koko-ongelmat pienellä testitiedostolla.
- Toiminto ei käynnistynyt: avaa Zap History ja tarkista kyseinen vaihe sekä suodattimet. Varmista, että Zap on käytössä ja tilillä on tehtäviä käytettävissä.
Työnkulkuvirheissä ota yhteyttä Zapier-tukeen Zapin suorittavalta tililtä, jotta historia voidaan tarkistaa. Jos kyse on Folderit API -käyttöoikeudesta tai kansioiden oikeuksista, ota yhteyttä palveluun Folderit. Liitä tapahtuman nimi, virheteksti ja ajankohta, mutta älä koskaan tunnistetietoja tai luottamuksellisten asiakirjojen sisältöä.