Standard-Metadatenfelder verwenden

Beim Hochladen einer Datei in Folderit stehen automatisch 7 Standard-Metadatenfelder zur Verfügung. Sie können die Metadaten einer Datei einsehen, indem Sie auf diese klicken. Die Inhalte dieser Felder sind umfassend durchsuchbar – dank einer Echtzeit-Suche, die bereits während der Eingabe Ergebnisse liefert. Die Standardfelder sind:

1. Titel – zeigt den Dateinamen an und kann geändert werden. Eine Änderung des Titels wirkt sich auch auf den Dateinamen aus. Die Dateiendung kann hier nicht geändert werden.
2. Notizen – ein Feld für längere Texte, die das Dokument oder dessen Inhalt beschreiben oder mit Kommentaren versehen. Wenn Sie Websites mit vollständiger Adresse hinzufügen (http://…., https://…)), werden die Links nach dem Speichern anklickbar.
3. Stichworte – Hier können Sie Schlagwörter (Keywords) für die Datei eingeben. Setzen Sie nach jedem Schlagwort ein Komma ‘ , ‘. Dadurch wird der jeweilige Begriff als Schlagwort übernommen.
4. Unterzeichnet von – Wenn das Dokument eine Unterschrift enthält und Sie es über die Suchfunktion auffindbar machen oder auf einen Blick sehen möchten, wer unterschrieben hat, können Sie die Namen der unterzeichnenden Personen in dieses Feld eintragen. Setzen Sie nach jedem Namen ein Komma ‘ , ‘.
5. Dokument ID – Das System generiert automatisch eine eindeutige Nummer für jedes hochgeladene Dokument. Sie können diese Nummer verwenden, um auf Dateien zu verweisen, Dateien miteinander zu verknüpfen oder sie in Ihre eigenen Register zu integrieren.
6. Datum – Hier können Sie ein Datum für das Dokument festlegen.
7. Fälligkeitsdatum – Hier wird das Fälligkeitsdatum des Dokuments erfasst. Es ist in der Detailansicht des Dokuments sowie in der Ordneransicht sichtbar, sofern die Spalte „Fälligkeitsdatum“ aktiviert ist. Unter Admin-Tools → Dashboard & Berichte → Kurz vor Fälligkeit werden Dokumente aufgelistet, die überfällig sind oder in den nächsten 30 Tagen fällig werden. Dieses Metadatenfeld für Dokumente ist unabhängig von Fristen für Aufgaben oder Workflows. Ein Feld in einem Workflow (Fällig bis) ist eine unabhängige Einstellung.

Um diese Metadatenfelder auszufüllen, klicken Sie auf eine Datei und wählen Sie „Editieren“ in der Symbolleiste aus.
Benötigen Sie eigene, benutzerdefinierte Felder? Erfahren Sie, wie Sie benutzerdefinierte Metadatenfelder auf Ordnerebene sowie auf Ebene einzelner Dateien hinzufügen können!

Hier finden Sie einen Video-Überblick zur Verwendung von Metadaten in Folderit: