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Campi metadati predefiniti
Quando carichi un file in Folderit sono già disponibili sette campi metadati predefiniti. Puoi vedere i metadati del file facendo clic su di esso. I dati dei campi sono interamente ricercabili con ricerca istantanea durante la digitazione. I campi predefiniti sono:
- Titolo — mostra il nome del file e può essere modificato. Cambiare il titolo cambia il nome del file. Non puoi cambiare l’estensione.
- Appunti — un campo per testi più lunghi che descrivono o commentano il documento o il suo contenuto. Aggiungere siti con l’indirizzo completo (http://…., https://…) rende i collegamenti cliccabili dopo il salvataggio.
- Tag — parole chiave che puoi aggiungere al file. Dopo ogni parola chiave digita una virgola « , ». Questo trasforma le parole in una parola chiave.
- Firmato da — se il documento contiene una firma e vuoi poterlo trovare tramite ricerca o visualizzare subito i firmatari, puoi aggiungere i loro nomi a questo campo. Dopo ogni nome digita una virgola « , ».
- ID documento — il sistema genera automaticamente un numero univoco per ogni documento caricato. Puoi usarlo per riferirti ai file, associare file o per i tuoi registri.
- Data — puoi scegliere una data del documento.
- Data di scadenza — registra la data di scadenza del documento. È visibile nei dettagli del documento e nell’elenco della cartella quando è abilitata la colonna Data di scadenza. Strumenti di amministrazione → Pannello di Controllo e Rapporti → Due Documents elenca i documenti scaduti o in scadenza nei prossimi 30 giorni. Questo campo metadati è separato dalle scadenze di attività e flussi di lavoro. Il campo Scadenza del flusso è un’impostazione indipendente.
Per compilare questi campi metadati, fai clic su un file e scegli «Modifica» dalla barra degli strumenti.
Ti servono campi personalizzati? Scopri come aggiungere campi metadati personalizzati a livello di cartella e di singolo file!
Ecco un video sull’uso dei metadati in Folderit: