Podpisz elektronicznie za pomocą eID
eID to specjalistyczna opcja podpisu cyfrowego dla posiadaczy obsługiwanych poświadczeń tożsamości elektronicznej wydanych w Estonii, na Łotwie lub na Litwie. Obejmuje to posiadaczy estońskiego cyfrowego dokumentu tożsamości e-Residency. Osoby podpisujące mogą mieszkać lub podróżować za granicą: o możliwości skorzystania z tej metody decydują obsługiwane poświadczenia, a nie sama aktualna lokalizacja lub obywatelstwo.
W przypadku odbiorców, którzy nie mają obsługiwanej tożsamości elektronicznej wydanej w Estonii, na Łotwie lub na Litwie, użyj Folderit eSign lub połączonego przepływu pracy DocuSign. Są to typowe rozwiązania na początek międzynarodowego procesu podpisywania.
Wymagania i ustawienia konta
- Subskrypcja Folderit w planie Medium lub Tailor.
- Obsługiwana estońska, łotewska lub litewska tożsamość elektroniczna z ważnymi poświadczeniami do składania podpisów; kwalifikuje się również estoński cyfrowy dokument tożsamości e-Residency.
- Dowolny wymagany czytnik kart identyfikacyjnych, oprogramowanie, kody PIN lub obsługiwana aplikacja do identyfikacji mobilnej. Okno podpisywania pokazuje dostępne metody identyfikacji.
- Dostęp do adresu e-mail, na który wysłano zaproszenie do podpisania dokumentu.
eID jest domyślnie włączony dla kont, których kraj właściciela to Estonia, Łotwa lub Litwa. Jest ona domyślnie wyłączona w innych krajach, ale administrator może ją włączyć. To ustawienie konta nie zmienia tożsamości elektronicznych, których może używać osoba podpisująca.
- Otwórz Narzędzia administracyjne → Przepływy pracy.
- Wybierz Metody na pasku narzędzi.
- W obszarze Metody bazowe włącz eID i kliknij Zapisz.
Kontenery podpisów ASiC-E
Podpisywanie eID przechowuje dokumenty i ich podpisy cyfrowe razem w kontenerze ASiC-E, zwykle w pliku z rozszerzeniem .asice. W pojemniku zmieści się kilka dokumentów, dzięki czemu możesz przygotować kompletną paczkę, zanim poprosisz kogokolwiek o podpisanie.
Przygotuj kontener przed wysłaniem żądań
- Otwórz folder, w którym ma być przechowywany kontener.
- Otwórz strzałkę obok Prześlij i wybierz opcję nowego kontenera podpisów.
- Wpisz nazwę i utwórz pusty kontener.
- Otwórz i dodaj wymagane pliki z Folderit.
- Sprawdź zawartość przed rozpoczęciem przepływu pracy eID.
Możesz także przygotować niepodpisany ASiC z istniejącego pliku bez wybierania odbiorców. Skorzystaj z opcji przygotowania kontenera w przepływie eID, dodaj inne dokumenty, a następnie rozpocznij podpisywanie, gdy paczka będzie gotowa. Przygotowanie kontenera i wysłanie próśb o podpisanie to osobne działania.
Rozpocznij podpisywanie eID z pliku
- Otwórz plik i wybierz akcję podpisywania eID z Przepływ pracy. Jeśli jest ona niedostępna, poproś administratora o sprawdzenie ustawienia metody eID.
- Jeśli okno dialogowe oferuje opcję nowy/oddzielny plik ASiC, wybierz ją, jeśli chcesz mieć oddzielny kontener obok pliku źródłowego. Podczas pracy na istniejącym kontenerze ASiC ta opcja nie jest wyświetlana.
- Sprawdź dokumenty w kontenerze, dodaj odbiorców podpisujących i wybierz kolejność przepływu pracy.
- Dodaj instrukcje i sprawdź ustawienia widoczności oraz przenoszenia po pomyślnym zakończeniu przepływu pracy. Nowe standardowe przepływy pracy i przepływy pracy folderów mają domyślnie ustawienie Sekwencyjnie; wybierz kolejność wymaganą w Twoim procesie.
- Rozpocznij przepływ pracy, gdy paczka i odbiorcy będą gotowi.
Wybierz kolejność podpisywania
- Równolegle — odbiorcy są zapraszani w tym samym czasie.
- Sekwencyjnie — odbiorcy są zapraszani jeden po drugim.
- Niestandardowy — dzieli odbiorców na etapy.
Aby zapoznać się z odbiorcami i etapami wielokrotnego użytku, zobacz Szablony przepływu pracy. Aby zapoznać się z większym zautomatyzowanym procesem, zobacz Projektant przepływu pracy.
Co otrzymuje podpisujący
Odbiorcy otrzymują e-mail z zaproszeniem zawierającym link do zadania podpisania. Zarejestrowani użytkownicy mogą także otwierać przydzielone zadania w swoim Osobistym panelu kontrolnym. Odbiorcy zewnętrzni nie potrzebują konta użytkownika Folderit, ale nadal potrzebują obsługiwanej tożsamości elektronicznej wydanej w Estonii, na Łotwie lub na Litwie.
- Otwórz zaproszenie i przejrzyj kontener oraz zawarte w nim dokumenty.
- Wybierz dostępną metodę identyfikacji elektronicznej.
- Postępuj zgodnie z instrukcjami usługi tożsamości, w tym dotyczącymi wszelkich wymaganych czytników, aplikacji i potwierdzenia PIN-u.
- Uzupełnij podpis i sprawdź wynik.
Status, wersje i podpisana zawartość
Otwórz widok szczegółów kontenera, aby sprawdzić jego status przepływu pracy, odbiorców, komentarze, znaczniki czasu i historię plików. Kontenery ASiC korzystają ze wspólnych stron plików i obsługują wersje plików.
Podpisana treść jest chroniona. Uzupełnij pakiet przed podpisaniem; gdy dokumenty wymagają zmiany, przygotuj niepodpisany pakiet/wersję i ponownie rozpocznij wymagany proces podpisywania. Sprawdź, do której wersji należy każde zadanie podpisywania i podpis.
- Żółty wskaźnik ołówka — podpisywanie w toku.
- Wskaźnik czerwonego ołówka — żądanie zostało odrzucone lub nie zostało pomyślnie ukończone.
- Wskaźnik zielonego ołówka — podpisywanie zakończone pomyślnie.
Informacje o zarejestrowanej aktywności można znaleźć w Dzienniku audytu. Informacje o tymczasowym zastępstwie przy obsłudze przepływów pracy znajdziesz w artykule Wyznaczanie zastępców w przepływach pracy. Zastępca musi używać własnej obsługiwanej tożsamości do składania podpisów.
Oficjalne informacje na temat estońskich identyfikatorów cyfrowych, w tym kart e-rezydenta, można znaleźć w Przewodniku po dokumentach cyfrowych ID.ee.