Firme elettroniche eID
eID è un’opzione specialistica di firma digitale per titolari di identità elettroniche supportate emesse in Estonia, Lettonia o Lituania. Include le identità digitali e-Residency estoni. I firmatari possono vivere o viaggiare all’estero: l’uso dipende dalle credenziali supportate, non solo dalla posizione attuale o dalla cittadinanza.
Per destinatari senza un’identità elettronica baltica supportata, usa Folderit eSign o un flusso DocuSign collegato. Sono le opzioni abituali per iniziare un processo di firma internazionale.
Requisiti e impostazioni dello spazio di lavoro
- Un abbonamento Folderit Medium o Tailor.
- Un’identità elettronica estone, lettone o lituana supportata con credenziali di firma valide; è idonea anche un’identità digitale e-Residency estone.
- Gli eventuali lettori di carte d’identità, software, codici PIN o applicazioni di identità mobile supportate. La finestra di firma mostra i metodi disponibili.
- Accesso all’indirizzo email usato per l’invito alla firma.
eID è abilitato per impostazione predefinita per gli spazi di lavoro il cui proprietario ha come paese Estonia, Lettonia o Lituania. Per gli altri è disabilitato, ma un amministratore può abilitarlo. Questa impostazione non cambia quali identità elettroniche un firmatario può usare.
- Apri Strumenti di amministrazione → Flussi di lavoro.
- Scegli Metodi nella barra degli strumenti.
- Sotto Metodi di base, abilita eID e fai clic su Salva.
Contenitori di firma ASiC-E
La firma eID conserva documenti e firme digitali insieme in un contenitore ASiC-E, di solito un file con estensione .asice. Un contenitore può includere più documenti, permettendo di preparare un pacchetto completo prima di chiedere le firme.
Preparare un contenitore prima di inviare richieste
- Apri la cartella in cui archiviarlo.
- Apri la freccia accanto a Carica e seleziona l’opzione per un nuovo contenitore di firma.
- Inserisci un nome e crea il contenitore vuoto.
- Aprilo e aggiungi i file necessari da Folderit.
- Controlla il contenuto prima di avviare il flusso eID.
Puoi anche preparare un ASiC non firmato da un file esistente senza scegliere destinatari. Usa l’opzione di preparazione nel flusso eID, aggiungi altri documenti e avvia la firma quando il pacchetto è pronto. Preparare il contenitore e inviare richieste di firma sono azioni distinte.
Avviare la firma eID da un file
- Apri il file e scegli l’azione di firma eID da Flusso di lavoro. Se non è disponibile, chiedi a un amministratore di controllare l’impostazione del metodo eID.
- Se la finestra offre l’opzione nuovo file ASiC separato, selezionala per avere un contenitore distinto accanto al file originale. L’opzione non compare quando lavori su un ASiC esistente.
- Controlla i documenti nel contenitore, aggiungi i firmatari e scegli l’ordine del flusso.
- Aggiungi le istruzioni e controlla visibilità e spostamento dopo il completamento. I nuovi flussi normali e di cartella usano per impostazione predefinita Sequenziale; scegli l’ordine richiesto dal processo.
- Avvia il flusso quando pacchetto e destinatari sono pronti.
Scegliere l’ordine di firma
- Parallelo — i destinatari vengono invitati contemporaneamente.
- Sequenziale — vengono invitati uno dopo l’altro.
- Personalizzato — organizza i destinatari in fasi.
Per destinatari e fasi riutilizzabili, vedi Modelli di flusso. Per un processo automatico più ampio, vedi Designer dei flussi.
Cosa riceve il firmatario
I destinatari ricevono un invito email con un link all’attività. Gli utenti registrati possono aprire le attività assegnate anche dalla dashboard personale. I destinatari esterni non devono avere un account Folderit, ma devono comunque possedere un’identità elettronica baltica supportata.
- Apri l’invito ed esamina il contenitore e i documenti.
- Scegli un metodo di identità elettronica disponibile.
- Segui le istruzioni del servizio d’identità, inclusi eventuali lettori, applicazioni e conferme PIN richiesti.
- Completa la firma e controlla il risultato.
Stato, versioni e contenuti firmati
Apri i dettagli del contenitore per esaminare stato del flusso, destinatari, commenti, timestamp e cronologia. I contenitori ASiC usano le normali pagine dei file e supportano le versioni dei file.
I contenuti firmati sono protetti. Completa il pacchetto prima della firma; se i documenti devono cambiare, prepara un pacchetto o una versione non firmata e avvia di nuovo il processo richiesto. Controlla a quale versione appartengono attività di firma e firme.
- Indicatore giallo con matita — firma in corso.
- Indicatore rosso con matita — richiesta rifiutata o non completata correttamente.
- Indicatore verde con matita — firma completata correttamente.
Per le attività registrate, vedi Registro audit. Per coperture temporanee, vedi Assegnare sostituti per i flussi di lavoro. Il sostituto deve usare la propria identità di firma supportata.
Per informazioni ufficiali sulle identità digitali estoni, incluse le carte e-Residency, vedi la guida ai documenti digitali di ID.ee.