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Verknüpfte Formulare und vorhandene Datensätze

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Mit verknüpften Formularen können Sie einen neuen Datensatz eines anderen Formulartyps mit ausgewählten Werten aus einem vorhandenen Datensatz beginnen. Sie können beispielsweise eine Bestellung aus einer Kaufanforderung starten und die Artikelbeschreibung und -menge übernehmen.

Ein Administrator konfiguriert die beiden Vorlagen, die Aktionsschaltfläche und die zu kopierenden Felder. Benutzer verwenden dann diese Aktion aus einem Originaldatensatz, um das neue Formular auszufüllen.

Richten Sie ein verknüpftes Formular ein

Sie benötigen Zugriff auf Admin-Tools. Erstellen Sie beide Formularvorlagen und deren Felder, bevor Sie den Link konfigurieren. Siehe Erstellen einer Formularvorlage, wenn Sie sie zuerst einrichten müssen.

  1. Gehe zu Admin-Tools → Formularvorlagen.
  2. Öffnen Sie das Zahnradmenü in der Spalte Aktionen der Originalvorlage und wählen Sie Verknüpftes Formular hinzufügen.
  3. Überprüfen Sie die oben auf der Seite ausgewählte Originalvorlage. Sein Name und seine Felder erscheinen unter Ursprüngliches Formular. Dies ist das Formular, dessen Datensätze die Werte liefern.
  4. Wählen Sie unter Verknüpftes Formular die Zielvorlage aus. Dies ist das Formular, das zum Erstellen des neuen Datensatzes verwendet wird.
  5. Verwenden Sie Schaltflächentext, um der Aktion eine eindeutige Bezeichnung zu geben, z. B. Create Purchase Order.
  6. Wählen Sie für jedes Originalfeld das Zielfeld aus der Dropdown-Liste auf der rechten Seite aus. Lassen Sie Nicht kopieren für Werte ausgewählt, die Sie nicht übertragen möchten.
  7. Überprüfen Sie die Feldpaare und wählen Sie Sichern.

Koppeln Sie beispielsweise das Feld Artikel oder Dienstleistung der Kaufanfrage mit dem Feld Item description der Bestellung. Die beiden Felder müssen nicht dieselbe Beschriftung haben.

Automatische Nummerierung ist optional. Sie können einen Datensatz über eine verknüpfte Formularaktion erstellen, auch wenn das Originalformular kein Nummerierungsschema hat. Feldzuordnungen kopieren weiterhin die ausgewählten Werte in das Zielformular.

Erstellen Sie einen Datensatz mithilfe eines verknüpften Formulars

  1. Öffnen Sie einen Datensatz, der aus der ursprünglichen Formularvorlage erstellt wurde.
  2. Wählen Sie die verknüpfte Formularaktion mithilfe der konfigurierten Schaltflächenbezeichnung aus, z. B. Create Purchase Order.
  3. Überprüfen Sie die in das Zielformular übernommenen Werte und füllen Sie die zusätzlichen Felder aus.
  4. Senden Sie das Zielformular, um den neuen Datensatz zu erstellen.

Antwortdatensätze mit übernommener Nummerierung erstellen

Verwenden Sie verknüpfte Formulare, um eine Antwort aus einem eingehenden Korrespondenzdatensatz zu erstellen. Konfigurieren Sie einen Link Eingehender Brief → Antwortbrief, geben Sie seiner Schaltfläche eine Beschriftung wie Create reply und ordnen Sie die zu übertragenden Felder zu, z. B. den Betreff. Benutzer öffnen den eingehenden Datensatz, klicken auf diese Schaltfläche, überprüfen oder vervollständigen die Antwort und senden sie ab.

Wenn der Quelldatensatz einen Dokumentennummer hat, lassen Sie die Dokumentnummer der Antwort leer, um die automatische Antwortnummer zu verwenden. Bei der Einreichung fügt Folderit ein fortlaufendes Suffix an die Quellennummer an: zum Beispiel IN-2026-001-1 für die erste Antwort und IN-2026-001-2 für die nächste. Ein anderer Quelldatensatz startet seine eigene Antwortsequenz. Dies funktioniert sowohl mit einer manuell eingegebenen Quellnummer als auch mit einer durch ein automatisches Nummerierungsschema zugewiesenen Quellnummer; Eine gesonderte Einstellung der Antwortnummerierung ist nicht erforderlich.

Die Nummer wird beim Absenden der Antwort zugewiesen, sodass das Feld „Dokumentnummer“ möglicherweise leer ist, während Sie das Formular ausfüllen. Wenn eine Antwort ihre Nummer auf diese Weise erbt, hat diese Nummer Vorrang vor dem automatischen Nummerierungsschema des Zielformulars.

Folderit verbindet automatisch den neuen Datensatz und seine Quelle unter Zugehörige Objekte, wobei Links in beiden Datensätzen sichtbar sind. Dafür ist kein separates Beziehungsfeld in der Antwortvorlage erforderlich. Die Antwort wird zunächst im Ordner des Quelldatensatzes erstellt. Verwenden Sie anschließend Bewegen, wenn es woanders hingehört; seine Dokumentnummer und Verknüpfung bleiben erhalten.

Setzen Sie eine Korrespondenzkette fort

Konfigurieren Sie eine verknüpfte Formularaktion in umgekehrter Richtung, wenn Benutzer den Austausch zwischen zwei Formulartypen fortsetzen müssen. Eine Antwort auf IN-2026-001-1 kann IN-2026-001-1-1 empfangen und wird automatisch mit dem unmittelbaren Quelldatensatz verknüpft.

Der Linked-Form-Selektor bietet derzeit andere Formularvorlagen; Die Quellvorlage selbst wird nicht angeboten. Verwenden Sie für diesen Ablauf zwei Formulartypen mit Links in beide Richtungen.

Beim Erstellen des Antwortdatensatzes wird keine E-Mail gesendet. Die oben genannten Schritte umfassen die Erstellung von Datensätzen, das Kopieren von Feldern, die Nummerierung und nachverfolgbare Beziehungen. Um eine PDF- oder DOCX-Datei aus einem Datensatz zu erstellen, konfigurieren Sie die Dokumentgenerierung separat.

Suchen Sie nach konfigurierten verknüpften Formularen

Wählen Sie Verknüpfte Formulare im Zahnradmenü einer Vorlage, um die konfigurierten Links anzuzeigen. Die Schaltfläche Verknüpfte Formulare in der Formularvorlagen-Symbolleiste öffnet die Übersicht der verknüpften Formulare.

Wann verknüpfte Formulare verwendet werden sollen

  • Kaufanfrage → Bestellung: Artikeldetails, Menge und geschätzte Kosten bei der Vorbereitung einer Bestellung wiederverwenden.
  • Vorfallbericht → Korrekturmaßnahme: Übernehmen Sie die Vorfallreferenz, die Beschreibung und die Abteilung, um eine Folgemaßnahme einzuleiten.
  • Kundenfall → Folgeanfrage: Kundendaten und die Fallreferenz wiederverwenden, wenn ein anderes Team den nächsten Schritt bearbeitet.

Für diese Beispiele müssen die entsprechenden Vorlagen und Felder in Ihrem Konto konfiguriert werden.