Formulários vinculados e registros existentes
Os formulários vinculados permitem iniciar um novo registro de outro tipo de formulário usando valores selecionados de um registro existente. Por exemplo, você pode iniciar um pedido de compra a partir de uma solicitação de compra e transferir a descrição e a quantidade do item.
Um administrador configura os dois modelos, o botão de ação e os campos a serem copiados. Os usuários então usam essa ação de um registro original para preencher o novo formulário.
Configurar um formulário vinculado
Você precisa acessar Ferramentas do administrador. Crie modelos de formulário e seus campos antes de configurar o link. Consulte Criar um modelo de formulário se precisar configurá-los primeiro.
- Vá para Ferramentas do administrador → Modelos de formulário.
- Abra o menu de engrenagem na coluna Ações do modelo original e selecione Adicionar formulário vinculado.
- Verifique o modelo original selecionado no topo da página. Seu nome e campos aparecem em Formulário original. Este é o formulário cujos registros fornecem os valores.
- Em Formulário vinculado, selecione o modelo de destino. Este é o formulário usado para criar o novo registro.
- Use Texto do botão para dar um rótulo claro à ação, como Create Purchase Order.
- Para cada campo original, escolha o campo de destino no menu suspenso à direita. Deixe Não copiar selecionado para valores que você não deseja transferir.
- Revise os pares de campos e selecione Salvar.
Por exemplo, emparelhe o campo Item ou serviço da solicitação de compra com o campo Item description da ordem de compra. Os dois campos não precisam ter o mesmo rótulo.
A numeração automática é opcional. Você pode criar um registro por meio de uma ação de formulário vinculado mesmo quando o formulário original não tiver esquema de numeração. Os mapeamentos de campo ainda copiam os valores selecionados no formulário de destino.
Criar um registro usando um formulário vinculado
- Abra um registro criado a partir do modelo de formulário original.
- Selecione a ação do formulário vinculado usando o rótulo do botão configurado, como Create Purchase Order.
- Revise os valores transferidos para o formulário de destino e preencha os campos adicionais.
- Envie o formulário de destino para criação do novo registro.
Criar registros de resposta com numeração herdada
Use formulários vinculados para criar uma resposta a partir de um registro de correspondência recebida. Configure um link Carta recebida → Carta de resposta, atribua ao botão um rótulo como Create reply e mapeie os campos a serem transferidos, como o assunto. Os usuários abrem o registro recebido, clicam nesse botão, revisam ou completam a resposta e a enviam.
Caso o registro de origem possua Número do documento, deixe o número do documento da resposta em branco para utilizar o número da resposta automática. No envio, Folderit anexa um sufixo sequencial ao número da fonte: por exemplo, IN-2026-001-1 para a primeira resposta e IN-2026-001-2 para a próxima. Outro registro de origem inicia sua própria sequência de resposta. Isso funciona tanto com um número de fonte inserido manualmente quanto com um número de fonte atribuído por um esquema de numeração automática; uma configuração de numeração de resposta separada não é necessária.
O número é atribuído quando a resposta é enviada, portanto o campo Número do documento pode ficar em branco durante o preenchimento do formulário. Quando uma resposta herda o seu número desta forma, esse número tem precedência sobre o próprio esquema de numeração automática do formulário de destino.
Folderit conecta automaticamente o novo registro e sua origem em Itens relacionados, com links visíveis em ambos os registros. Isso não requer um campo Relação separado no modelo de resposta. A resposta é criada inicialmente na pasta do registro de origem. Use Mover posteriormente se pertencer a outro lugar; seu número e relacionamento são mantidos.
Continuar uma cadeia de correspondência
Configure uma ação de formulário vinculado na direção inversa quando os usuários precisarem continuar a troca entre dois tipos de formulário. Uma resposta para IN-2026-001-1 pode receber IN-2026-001-1-1 e é automaticamente vinculada ao seu registro de origem imediato.
O seletor de formulário vinculado oferece atualmente outros modelos de formulário; ele não oferece o modelo de origem em si. Use dois tipos de formulário com links em ambas as direções para este fluxo.
A criação do registro de resposta não envia um e-mail. As etapas acima abrangem a criação de registros, cópia de campos, numeração e relacionamentos rastreáveis. Para produzir um PDF ou DOCX a partir de um registro, configure a geração de documento separadamente.
Localizar formulários vinculados configurados
Selecione Formulários vinculados no menu de engrenagem de um modelo para visualizar seus links configurados. O botão Formulários vinculados na barra de ferramentas de modelos de formulário abre a visão geral dos formulários vinculados.
Quando usar formulários vinculados
- Solicitação de compra → Pedido de compra: reutiliza detalhes do item, quantidade e custo estimado ao preparar um pedido.
- Relatório de incidente → Ação corretiva: transfira a referência, a descrição e o departamento do incidente para iniciar uma ação de acompanhamento.
- Caso de cliente → Solicitação de acompanhamento: reutilizar detalhes do cliente e a referência do caso quando outra equipe cuidar da próxima etapa.
Esses exemplos exigem que os modelos e campos correspondentes sejam configurados em sua conta.
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