Przejdź do treści głównej
Jak możemy pomóc?

Powiązane formularze i istniejące rekordy

← Wszystkie tematy

Połączone formularze umożliwiają rozpoczęcie nowego rekordu innego typu formularza przy użyciu wybranych wartości z istniejącego rekordu. Można na przykład rozpocząć składanie zamówienia od żądania zakupu i przenieść opis i ilość pozycji.

Administrator konfiguruje dwa szablony, przycisk akcji i pola do skopiowania. Następnie użytkownicy korzystają z tej akcji z oryginalnego rekordu, aby wypełnić nowy formularz.

Skonfiguruj połączony formularz

Potrzebujesz dostępu do Narzędzia administracyjne. Przed skonfigurowaniem łącza utwórz zarówno szablony formularzy, jak i ich pola. Zobacz Utwórz szablon formularza, jeśli chcesz je najpierw skonfigurować.

  1. Przejdź do Narzędzia administracyjne → Szablony formularzy.
  2. Otwórz menu koła zębatego w kolumnie Działania oryginalnego szablonu i wybierz Dodaj połączony formularz.
  3. Sprawdź oryginalny szablon wybrany na górze strony. Jego nazwa i pola pojawiają się pod Oryginalny formularz. Jest to formularz, którego rekordy dostarczają wartości.
  4. W obszarze Powiązany formularz wybierz szablon docelowy. Jest to formularz używany do tworzenia nowego rekordu.
  5. Użyj Tekst przycisku, aby nadać akcji wyraźną etykietę, na przykład Create Purchase Order.
  6. Dla każdego pola pierwotnego wybierz pole docelowe z menu rozwijanego po prawej stronie. Pozostaw opcję Nie kopiuj wybraną dla wartości, których nie chcesz przenosić.
  7. Przejrzyj pary pól i wybierz Zapisz.

Na przykład połącz pole Artykułu lub usługi żądania zakupu z polem zamówienia zakupu Item description. Te dwa pola nie muszą mieć tej samej etykiety.

Automatyczne numerowanie jest opcjonalne. Możesz utworzyć rekord za pomocą akcji połączonego formularza, nawet jeśli oryginalny formularz nie ma schematu numeracji. Mapowania pól nadal kopiują wybrane wartości do formularza docelowego.

Utwórz rekord za pomocą połączonego formularza

  1. Otwórz rekord utworzony na podstawie oryginalnego szablonu formularza.
  2. Wybierz akcję związaną z formularzem, korzystając ze skonfigurowanej etykiety przycisku, np. Create Purchase Order.
  3. Przejrzyj wartości przeniesione do formularza docelowego i uzupełnij dodatkowe pola.
  4. Prześlij formularz docelowy, aby utworzyć nowy rekord.

Utwórz rekordy odpowiedzi z odziedziczoną numeracją

Skorzystaj z połączonych formularzy, aby utworzyć odpowiedź z rejestru korespondencji przychodzącej. Skonfiguruj link List przychodzący → List zwrotny, nadaj jego przyciskowi etykietę, np. Create reply, i zmapuj pola do przeniesienia, takie jak temat. Użytkownicy otwierają przychodzący rekord, klikają ten przycisk, przeglądają lub uzupełniają odpowiedź i przesyłają ją.

Jeśli rekord źródłowy zawiera Numer dokumentu, pozostaw pole Numer dokumentu odpowiedzi puste, aby użyć automatycznego numeru odpowiedzi. Po przesłaniu Folderit dołącza kolejny przyrostek do numeru źródłowego: na przykład IN-2026-001-1 w przypadku pierwszej odpowiedzi i IN-2026-001-2 w przypadku następnej. Inny rekord źródłowy rozpoczyna własną sekwencję odpowiedzi. Działa to zarówno w przypadku ręcznie wprowadzonego numeru źródłowego, jak i numeru źródłowego przypisanego przez automatyczny schemat numeracji; osobne ustawienie numerowania odpowiedzi nie jest wymagane.

Numer jest nadawany w momencie przesłania odpowiedzi, więc pole Numer dokumentu może być puste podczas wypełniania formularza. Gdy odpowiedź dziedziczy w ten sposób swój numer, numer ten ma pierwszeństwo przed własnym schematem automatycznej numeracji formularza docelowego.

Folderit automatycznie łączy nowy rekord z jego źródłem w Powiązane elementy, z linkami widocznymi na obu rekordach. Nie wymaga to osobnego pola Relacja w szablonie odpowiedzi. Odpowiedź jest początkowo tworzona w folderze rekordu źródłowego. Użyj później Przenieś, jeśli należy gdzie indziej; numer i powiązanie rekordu zostają zachowane.

Kontynuuj łańcuch korespondencji

Skonfiguruj akcję związaną z formularzem w odwrotnym kierunku, gdy użytkownicy muszą kontynuować wymianę między dwoma typami formularzy. Odpowiedź na IN-2026-001-1 może otrzymać IN-2026-001-1-1 i jest automatycznie powiązana z jej bezpośrednim rekordem źródłowym.

Selektor połączonych formularzy oferuje obecnie inne szablony formularzy; nie oferuje samego szablonu źródłowego. W tym przepływie użyj dwóch typów formularzy z łączami w obu kierunkach.

Utworzenie rekordu odpowiedzi nie powoduje wysłania wiadomości e-mail. Powyższe kroki obejmują tworzenie rekordów, kopiowanie pól, numerowanie i identyfikowalne powiązania. Aby utworzyć plik PDF lub DOCX z rekordu, skonfiguruj osobno generowanie dokumentu.

Znajdź skonfigurowane połączone formularze

Wybierz Powiązane formularze w menu koła zębatego szablonu, aby wyświetlić skonfigurowane łącza. Przycisk Powiązane formularze na pasku narzędzi Szablony formularzy otwiera przegląd połączonych formularzy.

Kiedy używać formularzy połączonych

  • Zapytanie o zakup → Zamówienie zakupu: ponowne wykorzystanie szczegółów pozycji, ilości i szacowanego kosztu podczas przygotowywania zamówienia.
  • Raport o incydencie → Działania naprawcze: przenieś numer referencyjny incydentu, opis i dział, aby rozpocząć dalsze działania.
  • Sprawa klienta → Prośba o dalsze działania: ponownie wykorzystaj dane klienta i numer sprawy, gdy inny zespół zajmie się kolejnym krokiem.

Te przykłady wymagają skonfigurowania odpowiednich szablonów i pól na Twoim koncie.