Yhdistä Folderit Makeen
Yhdistä asiakirjatoiminnot muihin sovelluksiin käyttämällä Folderit DMS -sovellusta Makelle. Tässä oppaassa kerrotaan yhteyden luomisesta ja kolmen jaetun mallin määrittämisestä: Slack-ilmoitukset, Google Sheets-tiedostorekisteri ja Gmail-liitteiden tallennus.
Aloita yhdellä hyödyllisellä automaatiolla
Valitse työnkulku sen mukaan, minkä käsityön haluat poistaa:
- Tallenna sähköpostiliitteet: valitut Gmail-liitteet ladataan Folderit-kansioon.
- Pidä kollegat ajan tasalla: valitun Folderit-kansion uudet tiedostot tuottavat Slack-ilmoituksen.
- Ylläpidä asiakirjarekisteriä: valitun Folderit-kansion uudet tiedostot kirjataan palveluun Google Sheets.
Voit määrittää nämä itse alla olevilla julkisilla malleilla. Jokainen malli käyttää omia yhteyksiäsi ja kohteitasi. Pilottiin ilmoittautumista ei tarvita.
Ennen aloittamista
Tarvitset Folderit-tilin, jolla on API-käyttöoikeus, Make-tilin, jolla on krediittejä, sekä käyttöoikeudet kyseisiin kansioihin ja tiedostoihin. Varmista API-käyttöoikeuden saatavuus Folderit-tilauksessasi. Slack- ja Google-mallit tarvitsevat myös yhteydet kyseisiin palveluihin omassa Make-organisaatiossasi.
Luo Folderit-yhteys
- Kirjaudu palveluun Folderit pääkäyttäjänä ja avaa API-tunnistetietosivu. Luo tai hae Client ID ja Client Secret.
- Lisää Makessa moduuli julkisesta Folderit DMS -sovelluksesta, jossa on Verified-merkintä. Valitse Create a connection ja anna yhteydelle Folderit-tilin tunnistava nimi.
- Syötä Client ID ja Client Secret. Käytä kohdassa Account UID or Name mahdollisuuksien mukaan työtilan UID-tunnistetta tai sen täsmällistä yksilöllistä nimeä. API-asiakkaalla on oltava pääsy kyseiseen työtilaan.
- Tallenna yhteys. Suorita List Sections ja varmista, että tulokset kuuluvat odotettuun työtilaan.
Client ID on API-tunniste, ei kirjautumissähköpostisi. Liitin hallitsee todennustunnisteitaan. Bearer-tunnistetta ei tarvitse liittää eikä uudelleenohjauksen URI:a määrittää. Älä sisällytä asiakassalaisuutta kuvakaappauksiin, jaettuihin malleihin tai tukiliitteisiin.
Valitse malli
Avaa alla oleva malli, valitse omat yhteytesi ja korvaa lähde- ja kohdekehotteet ohjatun käyttöönoton aikana. Pidä syntyvä skenaario poissa käytöstä, kunnes olet testannut sen.
Ilmoita Slack-kanavalle uusista Folderit-tiedostoista
Tämä malli kyselee yhtä Folderit-kansiota ja lähettää tiedostonimen sekä tiedoston UID-tunnisteen palveluun Slack. Asiakirjojen sisältö pysyy palvelussa Folderit.
- Valitse Folderit-yhteytesi ja seurattava kansio.
- Valitse Slack-yhteys ja korvaa kanavakehote kohdekanavasi tunnisteella. Varmista, että Make-sovellus voi julkaista sinne. Kutsu se tarvittaessa yksityiselle kanavalle.
- Valitse From now on, jos haluat vain myöhemmin saapuvat tiedostot. Lisää sitten selkeästi merkitty testitiedosto ja suorita skenaario kerran.
- Tarkista, että Slack näyttää oikean tiedostonimen ja tiedoston UID-tunnisteen.
Kirjaa uudet Folderit-tiedostot palveluun Google Sheets
Tämä malli lisää rivin jokaiselle uudelle havaitulle tiedostolle. Luo laskentataulukko, jonka sarakkeissa A–E on nämä otsikot täsmälleen tässä järjestyksessä:
| Sarake | Otsikko | Arvo |
|---|---|---|
| A | file_uid |
Folderit-tiedoston UID |
| B | file_name |
Tiedostonimi |
| C | folder_uid |
Sisältävän kansion UID |
| D | detected_at_utc |
Aika, jolloin Make kirjasi tiedoston, UTC-ajassa |
| E | source |
Folderit |
- Valitse Folderit-yhteys ja lähdekansio.
- Valitse Google Sheets-yhteytesi, syötä laskentataulukon tunniste ja välilehden nimi. Taulukon tunniste on sen Google Sheets URL -osoitteessa kohdan
/d/ja seuraavan kauttaviivan välissä. - Valitse aloituskohta, lisää testitiedosto ja suorita skenaario kerran. Varmista, että yksi rivi ilmestyy viiteen odotettuun sarakkeeseen.
Malli kirjoittaa raaka-arvoja, joten tiedostonimet säilyvät tekstinä. Se on vain uusien saapumisten lisäysrekisteri eikä korvaa palvelun Folderit tapahtumalokia. Se ei synkronoi myöhempiä muokkauksia, siirtoja tai poistoja.
Avaa Folderit–Google Sheets-malli
Tallenna valitut Gmail-liitteet palveluun Folderit
Malli etsii vastaavat Gmail-viestit, hakee niiden liitteet ja lataa jokaisen liitteen valitsemaasi Folderit-kansioon. Käytä Google-tiliä, jolla on aktiivinen Gmail-postilaatikko.
- Valitse Gmail-yhteytesi sekä sähköpostiseurannan että liitteiden hakuvaiheisiin.
- Säilytä oletushaku
has:attachment label:Folderit, jos käytät Gmail-tunnistetta nimeltä Folderit. Korvaa se muuten omalla tarkasti rajatulla kyselylläsi. Tarkista aloituskohta, jotta ensimmäiseen suoritukseen sisältyvät vain tarkoittamasi viestit. - Valitse Folderit-yhteys ja syötä kohdekansion UID. Liitteiden tiedostonimet ja binääritiedot kohdistetaan automaattisesti.
- Testaa selkeästi merkityllä viestillä ja vaarattomalla liitteellä. Varmista, että tiedosto päätyy oikeaan kansioon ja avautuu oikein.
Viestin sisäinen media jätetään pois. Malli ei siirrä, poista tai merkitse lähdeviestejä luetuiksi.
Avaa Gmail-liitteet–Folderit-malli
Tarkista tulos ennen ajastuksen käyttöönottoa
- Käytä tyhjää testikansiota tai tarkasti suodatettua testisähköpostia, jotta ensimmäinen suoritus käsittelee vain tarkoittamasi aineiston.
- Suorita kerran ja tarkista kohde: vertaa tiedoston UID-tunnistetta palvelussa Slack, Sheetsin viittä rekisterisaraketta tai Gmail-liitteen nimeä ja sisältöä palvelussa Folderit.
- Suorita uudelleen lisäämättä uutta tiedostoa tai vastaavaa sähköpostia. Ylimääräistä ilmoitusta, riviä tai latausta ei pitäisi syntyä.
- Valitse sitten aikataulu. Ajastetut tarkistukset ja jatkotoiminnot kuluttavat Make-krediittejä. Valitse työmäärääsi ja tilaustasi vastaava väli.
Slack ja Sheets vastaanottavat tiedostonimiä ja tunnisteita. Valitse näille tiedoille sopivat kohteet. Folderit-käyttöoikeuksia ei kopioida kyseisiin palveluihin. Tarkista kunkin yhdistetyn palvelun vastaanottamat tiedot ja Make-organisaatiossa säilytettävä suoritushistoria.
Skenaarion käyttöönotto ja ylläpito
Onnistuneen testin jälkeen valitse Make-tilauksellesi sopiva aikataulu ja ota skenaario käyttöön. Folderit-palvelun uusien tiedostojen seuranta käyttää ajastettua kyselyä välittömän webhookin sijaan. Se tarkistaa yhden valitun kansion uusien tiedostojen varalta.
Tarkista epäonnistuneet suoritukset ennen uusintaa. Seurannan nollaus, suorituksen toisto tai epäselvän kirjoituksen uusinta voi luoda toisen Slack-viestin, taulukkorivin tai ladatun tiedoston. Tarkista kohde ensin. Todelliset tiedostokokorajat riippuvat palvelusta Folderit, Make-tilauksesta ja kaikista skenaarion muista palveluista.
Folderit-moduulien viite
Valitse toiminto julkisesta Folderit DMS -sovelluksesta tämän viitteen avulla. Valitse kussakin moduulissa tarkoitettu yhteys ja resurssin UID. Käyttöoikeudet noudattavat yhdistetyn Folderit-asiakkaan oikeuksia.
| Moduuli | Käyttö ja keskeinen toiminta |
|---|---|
| Add a Reminder Toiminto |
Luo muistutus tiedostolle tai kansiolle ensisijaisella Folderit-yhteydellä. Recipient Email on valinnainen; tyhjänä se käyttää palvelun Folderit kyseisen yhteyden vastaanottajavalintaa. Jokainen suoritus luo uuden muistutuksen. |
| Add Meta To Folder Toiminto |
Liitä olemassa oleva metatietosarake kansioon. Valitse työtilassa jo oleva määritys. |
| Create a Section / Folder Toiminto |
Luo osio tai kansio valittuun sijaintiin. Valitse yläkansio harkiten. Toiminnon toistaminen voi luoda uuden resurssin. |
| Delete a File Toiminto |
Poista tiedosto sen tiedoston UID-tunnisteella. Varmista täsmällinen kohde ja seuraukset ennen toiminnon suorittamista. |
| Delete a Folder or a Section Toiminto |
Poista valittu kansio tai osio. Tarkista UID ja sisältö ennen suoritusta, etenkin jos sijainti sisältää muita resursseja. |
| Delete Folder's Meta Toiminto |
Poista metatietosarake valitusta kansiosta. |
| Download a File Toiminto |
Lataa tiedoston sisältö binääritietona. Yhteys tarvitsee latausoikeuden. Jos Folderit vielä valmistelee tiedostoa, yritä lukua myöhemmin uudelleen. Moduuli ei odota automaattisesti. |
| Get a File Toiminto |
Hae tiedostotiedot tiedoston UID-tunnisteella. Käytä toimintoa Download a File, jos seuraava vaihe tarvitsee binäärisisällön. |
| Get a Folder Toiminto |
Hae tietyn kansion tai osion tiedot sen UID-tunnisteella. |
| List Files from Folder Haku |
Luettele yhden valitun kansion tiedostot. Tämä on luettelointitoiminto, joka on erillinen seurannasta ja sen tallennetusta aloituskohdasta. |
| List Sections Haku |
Luettele yhdistetyn työtilan osiot. Käytä tätä ensimmäisenä yhteystarkistuksena ja varmista, että odotetut työtilan sijainnit näkyvät. |
| Make an API Call Toiminto |
Tee todennettu pyyntö palveluun Folderit valitulla yhteydellä ja sen nykyisillä oikeuksilla. Tarkista menetelmä, polku ja runko API-viitteestä. Tarkista epävarman kirjoituksen tulos ennen uusintaa. |
| Search Folders Haku |
Etsi kansioita ja osioita käytettävissä olevilla hakusuodattimilla. Tarkista palautettu UID ennen jatkovaiheen päivitystä tai poistoa. |
| Start a Workflow Toiminto |
Luo työnkulku tiedostolle tai kansiolle ja pyydä sen käynnistämistä. Valitse aktiivinen käytettävissä oleva menetelmä. Jonoon asetettu käynnistys ei tarkoita osallistujien suorittaneen prosessia. |
| Update a Folder Toiminto |
Päivitä valittu kansio tai osio annetuilla kentillä. Yhdistetty asiakas tarvitsee sijainnin muokkausoikeuden. |
| Update Folder's Meta Toiminto |
Muuta kansioon liitetyn sarakkeen asetuksia, kuten pakollisuutta tai rekursiivisuutta. Tämä ei aseta yksittäisten asiakirjojen metatietoarvoja. |
| Upload A File Toiminto |
Lataa tiedostonimi ja binääritiedot valittuun kansioon. Todelliset kokorajat riippuvat palvelusta Folderit, Make-tilauksesta ja skenaarion muista palveluista. |
| Watch Files in a Folder Käynnistin |
Kysele yhtä valittua kansiota uusien tiedostojen varalta. Valitse aloituskohta ja raja. Tämä ei synkronoi myöhempiä muokkauksia, siirtoja tai poistoja. |
Työnkulun osallistujat ja valmistuminen
Jokaisella osallistujalla on oltava täsmälleen yksi seuraavista: sähköpostiosoite, käyttäjän UID tai ryhmän UID. Mukautetussa työnkulussa anna jokaiselle osallistujalle kokonaisluku Order väliltä 1–65535. Saman järjestysnumeron osallistujat suorittavat vaiheensa yhdessä. Review edellyttää aktiivista käytettävissä olevaa mukautettua menetelmää nimeltä Review. Allekirjoitusmenetelmät riippuvat työtilasta ja sovellettavista palvelutilauksista. Vastaanottajat suorittavat omat hyväksyntä- tai allekirjoitustoimintonsa palvelussa Folderit.
Start a Workflow- tai Add a Reminder -toiminnon toistaminen voi luoda uuden prosessin tai ilmoituksen. Varmista nykyinen tulos ennen suorituksen uusintaa. Älä tulkitse onnistunutta käynnistyspyyntöä valmistuneeksi hyväksynnäksi tai allekirjoitukseksi.
Vianmääritys
Yhteys ei löydä työtilaa
Tarkista API-käyttöoikeus, tunnistetiedot ja API-asiakkaan käytettävissä olevat työtilat. Käytä työtilan UID-tunnistetta, jos nimet ovat epäselviä, ja testaa toiminnolla List Sections.
Seuranta ei löydä tiedostoa
Tarkista kansio, aloituskohta, aikataulu, tulosraja ja käytettävissä olevat krediitit. Ennen tallennettua tarkistuspistettä lisätyt tiedostot voivat jäädä pois. Tyhjä kysely ei edellytä kohdepalvelun kutsumista.
Slack ilmoittaa restricted_action
Tämä virhe voi tarkoittaa, että palvelun Slack julkaisusäännöt estävät Make-sovellusta lähettämästä viestiä. Avaa kohdekanavan Settings ja tarkista Posting permissions. Jos vain ylläpitäjät saavat julkaista, pyydä Slack-ylläpitäjää sallimaan Make-sovelluksen julkaisut kanavalle työtilasi käytännön sallimissa rajoissa. Pelkkä sovelluksen lisääminen kanavalle ei välttämättä anna julkaisuoikeutta. Katso palvelun Slack kanavan julkaisuoikeuksien opas. Tarkista oikeuksien korjaamisen jälkeen, saapuiko viesti jo, ennen epäonnistuneen suorituksen toistamista, sillä toisto voi lähettää kaksoiskappaleen.
Gmail ilmoittaa Mail service not enabled
Google-tili voi käyttää Sheetsiä ilman Gmail-postilaatikkoa. Yhdistä molempiin Gmail-vaiheisiin tili, jolla Gmail on käytössä.
Haluat rakentaa muunlaisen asiakirjatyönkulun
Liitin tukee myös tiedosto- ja kansiotoimintoja, kansion metatietoasetuksia, työnkulkuja, muistutuksia ja todennettuja API-kutsuja. Add a Reminder käyttää ensisijaista yhteyttä ja hyväksyy valinnaisen Recipient Email -arvon. Start a Workflow vaatii aktiivisen käytettävissä olevan menetelmän; Review vaatii mukautetun menetelmän nimeltä Review. Katso mukautetut kutsut Folderit API -viitteestä tai ota yhteyttä palveluun Folderit saadaksesi apua työtilan vaatimuksiin.