ISO-asiakirjojen hallintaohjelmisto

Asiakirjojen hallinta ei saisi olla laskentataulukon varassa

Yhteiselle verkkolevylle voi tallentaa toimintaohjeen. Vaikeampaa on hallita kaikkea sen ympärillä tapahtuvaa: kuka saa muokata sitä? Kenen on tarkastettava se? Onko uusi versio hyväksytty? Kenen on kuitattava muutos luetuksi? Milloin on seuraava tarkastus? Mitä aiemmalle versiolle tapahtui?

Folderit pitää nämä hallintakeinot itse asiakirjan yhteydessä. Versiot, metatiedot, käyttöoikeudet, työnkulut, muistutukset, säilytys ja tapahtumahistoria pysyvät yhdessä. Näin asiakirjojen hallinnasta tulee osa normaalia työtä sen sijaan, että tiedot koottaisiin jälkikäteen ennen auditointia.

Hallittu asiakirjan elinkaari luonnoksesta arkistoon

1. Luo asiakirja tai päivitä sitä
Lataa olemassa oleva asiakirja tai luo ja muokkaa Microsoft Office -asiakirjoja Office 365 -integraation kautta. Uudet versiot pysyvät saman asiakirjan yhteydessä eivätkä muutu erillisiksi ”SOP-lopullinen-v2-UUSI”-tiedostoiksi.

2. Lähetä asiakirja oikeaan tarkastus- ja hyväksyntäprosessiin
Ohjaa asiakirjat peräkkäisiin, rinnakkaisiin tai mukautettuihin työnkulkuihin. Eri vaiheisiin voi kuulua tarkastus, hyväksyntä, Folderit eSign, lukukuittaus ja muita työnkulkutehtäviä.

3. Julkaise se oikeille henkilöille
Työnkulun valmistuttua Folderit voi siirtää asiakirjan automaattisesti toiseen hallittuun kansioon. Kohdekansiolla voi olla omat käyttöoikeutensa ja työnkulkunsa.

4. Kerää lukukuittaus tarvittaessa
Kun toimintaohje, käytäntö tai työohje muuttuu, lähetä se asianomaisille käyttäjille tai ryhmille luettavaksi ja kuitattavaksi. Folderit tallentaa, kuka kuittasi asiakirjan ja milloin.

5. Tarkasta, säilytä tai korvaa asiakirja
Hallitse säännöllisiä tarkastuksia, voimassaolon päättymispäiviä ja tietueiden säilytystä määräpäivillä, muistutuksilla ja säilytyssäännöillä. Kun asiakirja muuttuu uudelleen, aiemmat versiot pysyvät saatavilla osana sen historiaa.

Asiakirjat ja laadunhallinnan tietueet samassa järjestelmässä

Laadunhallintajärjestelmä (QMS) ei koostu vain hallituista Word- ja PDF-asiakirjoista. Siinä syntyy myös tietueita: tapahtumia, poikkeamia, korjaavia ja ehkäiseviä toimenpiteitä (CAPA), auditointihavaintoja, tarkastuksia, laitetietoja, toimittaja-arviointeja, muutospyyntöjä ja paljon muuta.

Folderitin eForms-lomakkeilla voit luoda näistä jäsenneltyjä tietueita erillisten laskentataulukoiden sijaan. Ylläpitäjät määrittävät käyttäjien täytettävät kentät, joihin voi kuulua tekstiä, päivämääriä, lukuja, valintoja, käyttäjiä, suhteita, taulukoita ja liitetiedostoja.

Lomakkeeseen syötetyistä tiedoista tulee haettavia metatietoja. Voit näyttää lomakekentät sarakkeina, suodattaa tietueita kenttien arvojen mukaan ja käyttää syntyville tietueille samoja käyttöoikeuksia, työnkulkuja, muistutuksia, säilytysasetuksia ja tapahtumalokia kuin muille Folderitin kohteille.

Voit esimerkiksi luoda Sisäinen poikkeama -nimisen lomakkeen, jossa on osasto, havaitsemispäivä, vakavuus, kuvaus, vastuuhenkilö, korjaava toimenpide ja tavoitevalmistumispäivä. Lähetetty tietue voidaan ohjata korjaavien toimenpiteiden työnkulkuun ja säilyttää yhdessä tausta-aineiston kanssa.

Mitä laatutiimit voivat hallita Folderitissa

Rajaton asiakirjojen versiohistoria
Pidä aiemmat versiot asiakirjan yhteydessä ja esikatsele, lataa tai palauta niitä tarvittaessa.

Hyväksyntä, tarkastus, lukukuittaus ja sähköinen allekirjoitus
Rakenna laadunhallintajärjestelmäsi edellyttämä prosessi sen sijaan, että sovittaisit menettelysi jäykkään työnkulkuun. Työnkuluissa voi yhdistää peräkkäisiä ja rinnakkaisia vaiheita, ja samalle tiedostoversiolle voi käyttää eri työnkulkuja.

Automaattiset työnkulut
Käynnistä työnkulku automaattisesti, kun asiakirja lisätään kansioon, ja siirrä se automaattisesti prosessin valmistuttua. Tämä auttaa erottamaan luonnokset, tarkastettavat asiakirjat ja julkaistut asiakirjat toisistaan.

Säännölliset tarkastukset ja voimassaolon seuranta
Selvitä määräpäivien, toistuvien muistutusten ja ylläpidon raporttien avulla, mitkä asiakirjat tarvitsevat huomiota. Erillistä tarkastusten seurantataulukkoa ei tarvita.

Hallittu asiakirjojen numerointi
Luo metatietoihin perustuvia numerointimalleja, jotta toimintaohjeet, menettelyt ja muut hallitut asiakirjat noudattavat johdonmukaisesti organisaation nimeämis- ja numerointisääntöjä.

Pakolliset metatiedot
Määritä metatietoja, kuten asiakirjatyyppi, osasto, omistaja, voimaantulopäivä, tarkastuspäivä tai luottamuksellisuustaso. Kansiokohtaisilla metatietomalleilla kentistä voidaan tehdä pakollisia.

Yksityiskohtaiset käyttöoikeudet
Anna käyttäjille vain esikatselu-, vain lähetys-, katselu- tai muokkausoikeudet ja määritä lisärajoituksia lataamiseen, jakamiseen, ylläpitoon ja tapahtumalokin näkyvyyteen. Käyttöoikeuksia voi hallita tilin, osion, kansion ja yksittäisen kohteen tasolla.

Tapahtumaloki ja työnkulun todisteet
Käyttäjien ja järjestelmän toiminta tallennetaan lokiin. Auditointitiedot voidaan viedä, kun tarvitset todisteita asiakirjojen käytöstä, muutoksista tai työnkulun päätöksistä.

Nopea tiedonhaku auditoinnissa
Etsi asiakirjoja metatietojen, tunnisteiden, päivämäärien, määräpäivien tai kokotekstihaun avulla. Tekstintunnistus tekee myös skannattujen PDF-tiedostojen ja kuvien sisällöstä haettavaa.

Asiakirjojen säilytys
Määritä säilytysajat yksittäisille kohteille tai kokonaisille kansioille, jotta laadunhallinnan tietueet voivat noudattaa säilytyskäytäntöä ilman käsin tehtävää seurantaa.

Käytännön esimerkki toimintaohjeen työnkulusta

Hallittu menettelyohje voi aluksi olla Luonnokset -kansiossa. Kun uusi versio on valmis, asiakirja lähetetään prosessin omistajalle tarkastettavaksi ja sen jälkeen laatupäällikölle hyväksyttäväksi.

Hyväksynnän jälkeen Folderit voi siirtää sen automaattisesti Hallitut menettelyohjeet -kansioon. Asianomaisille työntekijöille voidaan tämän jälkeen lähettää lukukuittauspyyntö, jolla he vahvistavat lukeneensa uuden version. Tarkastuspäivä voidaan tallentaa, ja muistutukset voidaan lähettää seuraavan suunnitellun tarkastuksen lähestyessä.

Jos menettelyohjetta myöhemmin muutetaan, uusi versio käy vaaditun työnkulun uudelleen läpi. Aiemmat versiot ja niiden historia pysyvät saatavilla.

Hyödyllinen muussakin kuin toimintaohjeissa

• Laatukäsikirjat, toimintaperiaatteet ja menettelyt
• Vakiotoimintaohjeet (SOP)
• Työohjeet ja hallitut asiakirjapohjat
• Poikkeamat ja CAPA-tietueet
• Sisäisten ja ulkoisten auditointien havainnot
• Tapahtuma- ja poikkeamaraportit
• Koulutus ja asiakirjojen lukukuittaukset
• Laite-, kalibrointi- ja huoltotiedot
• Toimittajien dokumentaatio ja arvioinnit
• Todistukset ja muut asiakirjat, joilla on voimassaolo- tai tarkastuspäivä
• Ulkoiset asiakirjat, joiden käyttöoikeudet on pidettävä hallittuina

ISO-pohjaisten laatu- ja johtamisjärjestelmien tukena

Folderit voidaan määrittää organisaation johtamisjärjestelmässä sovittujen asiakirjojen ja tietueiden hallintakeinojen mukaiseksi. Se sopii tiimeille, jotka työskentelevät ISO 9001-, ISO 14001-, ISO/IEC 17025-, ISO/IEC 27001- ja muiden standardien parissa, kun hallittu dokumentoitu tieto, jäljitettävyys ja todisteet ovat tärkeitä.

Ohjelmisto ei määrää, miten laadunhallintajärjestelmänne on toimittava. Määritätte itse asiakirjatyypit, vastuut, metatiedot, tarkastusvälit, hyväksyntäreitit, käyttöoikeussäännöt ja säilytysajat. Folderit tarjoaa työkalut näiden sääntöjen johdonmukaiseen soveltamiseen.

Arkaluonteisen laadunhallinnan dokumentaation suojauskeinot

• 256-bittinen AES-salaus tallennettaville tiedoille
• Salatut yhteydet siirrettäville tiedoille
• Kaksivaiheinen tunnistautuminen (2FA), myös pakollisena käytäntönä
• Salasanakäytännöt ja sallittujen IP-osoitteiden luettelot
• Kertakirjautuminen Microsoft Entra ID:n, Googlen ja Oktan kautta
• Yksityiskohtaiset käyttäjien, ryhmien ja ylläpitäjien käyttöoikeudet
• Tapahtumaloki käyttäjien ja järjestelmän toiminnasta
• Kolminkertaiset varmuuskopiot AWS-infrastruktuurissa
• Valinnainen dynaaminen vesileima esikatseluun ja latauksiin

Lue lisää aiheista Folderitin tietoturva, automaattiset hyväksyntätyönkulut, sähköinen allekirjoittaminen ja tapahtumaloki.

Tutustu siihen, miten laadunhallintanne voisi toimia Folderitissa

Laatujärjestelmää ei tarvitse rakentaa uudelleen ohjelmiston ympärille. Näytä nykyinen asiakirjarakenteenne, hyväksyntäprosessinne tai tarkastusten seurantataulukko, niin esittelemme, miten saman prosessin voi toteuttaa Folderitissa.

Aloita maksuton kokeilu tai pyydä esittely ja tutustu siihen, miten Folderit voidaan määrittää laadunhallintajärjestelmäänne sopivaksi.

Maksuton 14 päivän kokeilu. Luottokorttia ei tarvita.