Työnkulkumallit

Työnkulkumalleihin voit tallentaa usein käytettyjä hyväksyntä-, lukukuittaus-, allekirjoitus- ja muita työnkulkuprosesseja, jotta käyttäjät voivat käynnistää ne rakentamatta työnkulkua joka kerta uudelleen.

Ne sopivat ostojen hyväksyntään, sopimusten allekirjoittamiseen, käytäntöjen lukukuittauksiin, laskujen tarkastukseen, työntekijöiden perehdytykseen, poikkeamien käsittelyyn, asiakirjojen julkaisuun ja muihin toistuviin liiketoimintaprosesseihin.

Työnkulkumallin luominen

Siirry kohtaan:
Ylläpitäjän työkalut → Työnkulut → Mallit → Lisää työnkulun malli

Anna selkeä nimi, joka auttaa käyttäjiä ymmärtämään työnkulun tarkoituksen. Esimerkiksi: ’Purchase Request Approval and Signing’

Työnkulun järjestyksen valitseminen

Valitse, miten työnkulku etenee:

• Rinnakkainen — kaikki vastaanottajat saavat tehtävänsä samanaikaisesti.
• Peräkkäinen — kukin vastaanottaja saa tehtävän vasta edellisen vastaanottajan suoritettua omansa.
• Mukautettu — luo useita vaiheita ja yhdistä rinnakkainen ja peräkkäinen käsittely samaan työnkulkuun.

Käytä Mukautettu-vaihtoehtoa, kun usean henkilön on ensin tarkastettava kohde ja sen jälkeen se on välitettävä toiselle vastaanottajalle allekirjoitettavaksi tai muuta toimintoa varten.

Työnkulkumenetelmien valitseminen

Valitse mallissa käytettävissä olevat menetelmät:

• Hyväksyntä
• Lukukuittaus
• eSign
• Kaikki työtilallesi luodut mukautetut työnkulkumenetelmät

Samassa mukautetussa työnkulussa voi yhdistää eri menetelmiä. Esimerkiksi useat vastaanottajat voivat hyväksyä ostopyynnön vaiheessa 1, minkä jälkeen talousjohtaja saa eSign-tehtävän vaiheessa 2.

Mallin käyttökohteiden valitseminen

Valitse kohdassa Saatavilla kohteelle kohdetyypit, joille työnkulkumalli on käytettävissä:

• Tiedosto — tuo mallin käytettäväksi yksittäisille tiedostoille.
• Kansio — tuo mallin käytettäväksi kansioille ja kansiotason työnkulkuautomaatioille.
• Linkki — tuo mallin käytettäväksi linkkikohteille.

Voit myös rajata työnkulkumallin tiettyyn sähkölomakkeen tietotyyppiin, kuten Poikkeamaraportti tai Ostopyyntö. Näin käyttäjät näkevät vain käsittelemäänsä kohteeseen soveltuvat työnkulkumallit.

Vastaanottajien lisääminen

Lisää vastaanottajia työnkulkuun napsauttamalla + User tai + Group.

Tee kullekin vastaanottajalle seuraavat määritykset:

1. Syötä tai valitse vastaanottaja.
2. Valitse työnkulkumenetelmä, joka hänen on suoritettava.
3. Lisää halutessasi huomautus siitä, mitä hänen pitäisi tarkastella tai tehdä.
4. Valitse, mitä tietoja vastaanottaja saa nähdä.

Näkyvyysvaihtoehtoja ovat:

• Näytä metatiedot:
• Näytä liitetyt kohteet:
• Näytä vastaanottajalista tälle vastaanottajalle

Vastaanottajakohtaiset huomautukset voivat olla erilaiset kullekin osallistujalle. Osastopäällikköä voidaan esimerkiksi pyytää vahvistamaan toiminnallinen tarve ja taloushallintoa tarkistamaan käytettävissä oleva budjetti.

Mukautetun työnkulun rakentaminen

Mukautetussa työnkulussa vastaanottajat järjestetään numeroituihin vaiheisiin.

Saman numeroidun vaiheen vastaanottajat työskentelevät rinnakkain. Seuraava vaihe alkaa vasta, kun nykyinen vaihe on suoritettu onnistuneesti.

Seuraavassa esimerkissä:

• Vaiheessa 1 on kolme hyväksyntävastaanottajaa.
• Vaiheessa 2 on yksi eSign-vastaanottaja.
• eSign-tehtävä käynnistyy vasta vaiheen 1 hyväksymissäännön täytyttyä.

Hyväksymis- ja hylkäyssääntöjen määrittäminen

Jos vaiheessa on useita rinnakkaisia vastaanottajia, napsauta vaiheen yhteenvedon asetuskuvaketta määrittääksesi vaadittavien hyväksyntöjen määrän ja sen, kuinka monta hylkäystä aiheuttaa vaiheen epäonnistumisen.

Voit valita vaadittavien hyväksyntöjen määrän:

• Kaikki vastaanottajat
• Kiinteä numero
• Prosenttiosuus

Voit myös valita, milloin vaihe epäonnistuu hylkäysten perusteella:

• Kiinteä numero
• Prosenttiosuus

Esimerkiksi:

Vaatii 2 hyväksyntää · epäonnistuu 2 hylkäyksellä

Kun tarkastajia on kolme, vaihe onnistuu minkä tahansa kahden vastaanottajan hyväksyessä. Se epäonnistuu kahden vastaanottajan hylätessä. Tuloksesta riippuen työnkulku jatkuu seuraavaan vaiheeseen tai pysähtyy.

Yhden vastaanottajan vaihe ei tarvitse erillistä hyväksyntäkynnystä, koska kyseisen vastaanottajan on suoritettava hänelle osoitettu tehtävä.

Vastaanottajien järjestäminen ja poistaminen

Muuta vastaanottajan paikkaa tai siirrä hänet vaiheesta toiseen hänen vieressään olevasta vetokahvasta.

Poista vastaanottaja roskakorikuvakkeella.

Tarkista ennen tallentamista numeroiduista vaiheilmaisimista, että kaikki vastaanottajat kuuluvat oikeisiin vaiheisiin.

Työnkulkumallin tallentaminen

Napsauta Tallenna, kun työnkulun rakenne on valmis.

Sen jälkeen mallin voi valita käynnistettäessä työnkulkua tuetulle tiedostolle, kansiolle, linkille tai sähkölomaketietueelle. Sitä voi käyttää soveltuvin osin myös työnkulkuautomaatiossa.

Esimerkkikäyttötapaus

Ostopyyntö voi edetä seuraavasti:

1. Osastopäällikkö, taloushallinto ja hankinta saavat hyväksyntätehtävät samanaikaisesti.
2. Mitkä tahansa kaksi hyväksyntää riittävät jatkamiseen.
3. Kaksi hylkäystä pysäyttää prosessin.
4. Kun vaaditut hyväksynnät on saatu, talousjohtaja saa kohteen lopullista eSign-allekirjoitusta varten.

Tämä vähentää turhia viivästyksiä ja varmistaa samalla, että pyyntö tarkastetaan ja valtuutetaan vaaditulla tavalla.