Asiakirjahallinnan sanasto
Täältä löydät selkeät määritelmät asiakirjahallinnan, työnkulkujen, tietoturvan ja muiden aiheiden keskeisille käsitteille. Tutustuitpa Folderitin ominaisuuksiin tai alan sanastoon, tämä sanasto auttaa ymmärtämään tehokasta ja turvallista asiakirjahallintaa.
Asiakirjamallien hallinta
Asiakirjamallien hallinta kattaa yhdenmukaisten mallien luomisen, säilyttämisen, jakamisen ja ylläpidon. Malleja käytetään toistuvissa sopimuksissa, raporteissa, kirjeissä, laskuissa ja sisäisessä viestinnässä, jotta asiakirja alkaa oikeasta rakenteesta, asettelusta ja tekstistä.
Asiakirjan voimaantulopäivä
Voimaantulopäivä määrittää, milloin hallitun asiakirjan uusi tai muutettu versio tulee organisaation käytettäväksi ja korvaa aiemman revision. Sen hallinta on tärkeää ISO-pohjaisissa asiakirjaprosesseissa ja auditointinäytössä.
Asiakirjojen elinkaaren hallinta
Asiakirjojen elinkaaren hallinta (DLM) kattaa asiakirjan vaiheet luomisesta lopulliseen käsittelyyn. Asiakirjat luodaan, tallennetaan, päivitetään, käytetään ja lopulta poistetaan tai säilytetään pysyvästi määritettyjen sääntöjen mukaan.
Asiakirjojen GDPR-vaatimustenmukaisuus
GDPR-vaatimustenmukainen asiakirjahallinta tarkoittaa henkilötietoja sisältävien asiakirjojen käsittelyä yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti. Se huomioi yksityisyyden, läpinäkyvyyden ja rekisteröityjen oikeudet. Nimet, sähköpostiosoitteet, tunnukset, terveystiedot ja muut henkilötiedot edellyttävät asianmukaista suojausta ja vastuullisia menettelyjä.
Asiakirjojen jakaminen ulkopuolisille
Ulkoinen jakaminen toimittaa tiedostot hallitusti asiakkaille, auditoijille, urakoitsijoille tai toimittajille. Sähköpostiliitteen sijaan käyttöoikeudet, päättymispäivät ja tapahtumalokit voivat pitää jaetun asiakirjan käytön jäljitettävänä järjestelmän tukemissa jakotavoissa.
Asiakirjojen joukkolataus
Joukkolatauksella useita tiedostoja tai kansioita lähetetään asiakirjahallintajärjestelmään kerralla yksittäisten lähetysten sijaan. Sitä käytetään asiakaskäyttöönotossa, järjestelmäsiirroissa ja paperiaineistojen digitoinnissa. Tiedostomuodot, eräkohtaiset metatiedot ja kansioiden järjestäminen riippuvat työkalusta.
Asiakirjojen luokittelu
Asiakirjojen luokittelussa tiedot järjestetään määritettyihin luokkiin sisällön, arkaluonteisuuden tai liiketoimintatehtävän mukaan. Luokittelu ohjaa käyttöoikeuksia, säilytysaikoja ja elinkaaren hallintakeinoja sekä muodostaa perustan asiakirjojen hallinnolle ja vaatimustenmukaisuudelle.
Asiakirjojen muutostenhallinta
Asiakirjojen muutostenhallinta on muodollinen prosessi menettelyihin, ohjeisiin ja eritelmiin tehtävien muutosten pyytämiseen, tarkastamiseen, hyväksymiseen ja kirjaamiseen. Se edellyttää valtuutettua tarkastusta ennen julkaisua ja säilyttää tiedon siitä, kuka muutti mitä, milloin ja miksi.
Asiakirjojen tietoturva
Asiakirjojen tietoturva suojaa tiedot luvattomalta käytöltä, muuttamiselta, varkaudelta ja tuhoutumiselta. Teknologiat ja menettelyt rajaavat käytön valtuutetuille henkilöille ja tukevat tärkeiden tietojen luottamuksellisuutta, eheyttä ja saatavuutta.
Britannian jätehuollon huolellisuusvelvoite
Britannian waste duty of care tarkoittaa oikeudellista velvollisuutta huolehtia valvotusta jätteestä turvallisesti syntymisestä käsittelyyn. Kyse on Britannian sääntelystä, ei Suomen velvoitteiden kuvauksesta.
Britannian jätteensiirtoasiakirja
Waste transfer note (WTN) kirjaa muun kuin vaarallisen jätteen siirron osapuolelta toiselle Britanniassa. Se kuvaa jätteen, osapuolet ja siirron tiedot. Näitä asiakirjoja on Britanniassa tavallisesti säilytettävä vähintään kaksi vuotta. Suomen siirtoasiakirjavaatimukset on arvioitava erikseen.
Digitaalinen asiakirjahallinta
Digitaalinen asiakirjahallinta kokoaa tiedostot turvalliseen, haettavaan ympäristöön. Tieto löytyy nopeammin, manuaalinen etsiminen vähenee ja auditointeihin sekä asiakastyöhön tarvittavat asiakirjat pysyvät hallinnassa.
DMS-järjestelmä
DMS eli Document Management System on digitaalisten asiakirjojen säilyttämiseen, järjestämiseen, hakemiseen ja suojaamiseen suunniteltu ohjelmisto. Englanninkielinen ”DMS system” toistaa sanan system, mutta ilmausta käytetään silti yleisesti hauissa ja liiketoiminnan keskusteluissa.
DocuWare
DocuWare on sähköinen asiakirjahallinnan ja työnkulkujen automatisoinnin alusta liiketoimintatiedon digitointiin ja hallintaan. Se tarjoaa integraatioita ja soveltuu eri käyttötapauksiin esimerkiksi talous-, henkilöstö- ja myyntitoiminnoissa. Kokoonpano ja ominaisuudet on tarkistettava tarjouksesta.
EDRMS
EDRMS eli Electronic Document and Records Management System hallitsee sekä työasiakirjojen aktiivista elinkaarta, kuten luomista, tarkastusta, hyväksyntää ja versioita, että tietueiden muodollista luokittelua, säilytystä ja todennettavaa lopullista käsittelyä.
Haettavan PDF-tiedoston luominen
Haettavan PDF:n luomisessa skannattuun tai kuvapohjaiseen PDF:ään lisätään indeksoitava tekstikerros tekstintunnistuksen avulla. Käyttäjä voi hakea sanoja ja tietoja. Tunnistuksen laatu vaihtelee, ja pelkkä sisällön indeksointi DMS:ssä ei tarkoita uuden haettavan PDF-tiedoston tuottamista.
Henkilöstötietue
Henkilöstöaineisto kattaa työsuhteen koko elinkaaren hakemuksesta lähtöhaastatteluun. Asiakirjahallintajärjestelmä pitää kunkin asiakirjan versiot saman metatietokokonaisuuden yhteydessä.
Hybriditallennus
Hybriditallennus yhdistää pilvitallennuksen ja paikallisen infrastruktuurin. Se voi tarjota pilven skaalautuvuuden ja etäkäytön sekä paikallisten palvelinten hallinnan. Tiedostojen sijoittelu ja käyttö perustuvat liiketoiminta- ja sääntelytarpeisiin. Pelkät vaihtoehtoiset pilvi- ja paikallisasennukset eivät vielä muodosta integroitua hybridiratkaisua.
Käyttöoikeudet
Käyttöoikeudet määrittävät, kuka voi katsella, muokata, poistaa tai jakaa asiakirjan asiakirjahallintajärjestelmässä. Ne perustuvat esimerkiksi rooleihin, osastoihin tai yksilöllisiin asetuksiin. Käyttöoikeudet suojaavat arkaluonteista tietoa luvattomalta käytöltä ja muutoksilta.
Lukukuittausten seuranta
Lukukuittausten seuranta tallentaa aikaleimoin, ketkä vastaanottivat asiakirjan ja vahvistivat tutustuneensa esimerkiksi ohjeeseen, menettelyyn tai turvallisuusilmoitukseen. Se korvaa seuraamattoman sähköpostijakelun todennettavalla tiedolla siitä, kuka kuittasi mitä ja milloin. Tämä tukee ISO 9001-, ISO 27001-, GDPR- tai HIPAA-vaatimusten alaisten prosessien näyttöä henkilöstön tiedottamisesta.
Muuttumattomat tietueet
Muuttumattomia tietueita ei voi tallennuksen jälkeen muokata tai poistaa. Alkuperäinen tila suojataan pitkäaikaisen eheyden ja todennettavuuden vuoksi. Toteutus edellyttää asianmukaisia järjestelmätason suojauksia. Tavallinen käyttöoikeusrajoitus tai versiohistoria ei itsessään tarkoita teknisesti muuttumatonta säilytystä.
M-Files
M-Files on metatietoihin ja asiayhteyteen perustuva asiakirja- ja tiedonhallinta-alusta, jossa on myös tekoälyominaisuuksia. Se järjestää sisältöä sen merkityksen eikä pelkän tallennuspaikan mukaan. Ominaisuuksien saatavuus riippuu tuotteesta ja kokoonpanosta.
Oikeudenkäyntien hallintaohjelmisto
Oikeudenkäyntien hallintaohjelmisto auttaa järjestämään, seuraamaan ja hallitsemaan oikeusasian asiakirjat, määräajat, viestinnän, todisteet ja työnkulut. Se toimii oikeudenkäyntityön ohjauskeskuksena. Asiakirjahallinta on yksi osa tätä kokonaisuutta.
Sisällön deduplikointi
Sisällön deduplikointi tarkoittaa päällekkäisten tiedostojen tai tietojen tunnistamista ja poistamista. Toteutuksesta riippuen yksi kappale säilytetään ja muut korvataan viitteillä tai linkeillä. Tämä vähentää ylimääräisiä kopioita ja tallennustilaa sekä tukee tiedon tarkkuutta. Kaksoiskappaleiden tunnistus ei yksin tarkoita automaattista deduplikointia.
Sopimushallintaohjelmisto
Sopimushallintaohjelmisto auttaa luomaan, hyväksymään, allekirjoittamaan, säilyttämään, seuraamaan, uusimaan ja päättämään sopimuksia yhdessä paikassa. Se keskittää asiakirjat ja automatisoi elinkaaren vaiheita luonnoksesta arkistointiin. Tarkat ominaisuudet vaihtelevat tuotteittain.
Sähköinen lomake
Sähköinen lomake kerää tiedot verkkopohjaisiin kenttiin ja tallentaa ne jäsenneltynä tietueena asiakirjahallintaan. Toteutuksesta riippuen siihen voi liittää tarkistuksia, työnkulkuja ja historiatietoja. Lomakkeen lähettäminen ja erillisen asiakirjan luominen ovat eri vaiheita.
Sähköisen tiedonhankinnan valmius
Sähköisen tiedonhankinnan eli eDiscoveryn valmius tarkoittaa kykyä tunnistaa, kerätä, säilyttää, tarkastaa ja toimittaa sähköisiä asiakirjoja oikeudellisiin pyyntöihin tai viranomaisselvityksiin. Ennakoiva hallinta pitää sähköiset tiedot haettavina, suojattuina ja toimitettavina myös tiukassa aikataulussa.
Säilytyksen poistokielto
Säilytyksen poistokielto estää asiakirjan muuttamisen, poistamisen tai hävittämisen tavallisesta säilytysaikataulusta riippumatta. Sitä tukevassa toteutuksessa kielto keskeyttää automaattisen poiston oikeudellisen, viranomaisen tai sisäisen selvityksen ajaksi. Kiellon päätyttyä asiakirja palaa normaaliin elinkaareen.
Talteenoton työnkulku
Talteenoton työnkulku kerää, digitoi ja luokittelee järjestelmään tulevia asiakirjoja. Lähteinä voivat olla skannatut paperit, sähköpostit, verkkolomakkeet tai ulkoiset tiedostolähetykset. Toteutus voi sisältää tietojen poiminnan, metatiedot, ohjauksen ja säilytyksen sekä tarvittaessa ihmisen tarkastuksen.
Tapahtumaloki
Tapahtumaloki tallentaa yksityiskohtaisesti järjestelmän toimet, kuten asiakirjojen luomisen, käytön, muokkauksen, poistamisen ja jakamisen sekä toteutuksesta riippuen kirjautumisyritykset. Ajallinen historia auttaa seuraamaan tietojen käyttöä, havaitsemaan poikkeamia ja ylläpitämään avoimuutta.
Tiedostojen versionhallintaohjelmisto
Versionhallintaohjelmisto tallentaa tiedoston revisiot ja säilyttää aiemmat versiot ylikirjoittamisen sijaan. Käyttäjät voivat tarkastella, verrata tai palauttaa niitä tuotteen tukemalla tavalla. Historia kuvaa tiedoston kehitystä; sisäänrakennettu visuaalinen erovertailu on erillinen ominaisuus.
Tietojen sijainti
Tietojen sijainti tarkoittaa maantieteellistä paikkaa, jossa organisaation tietoja säilytetään ja käsitellään. Sijainnilla on merkitystä sovellettaville laeille, viranomaisille ja tiedonsaantivaltuuksille muiden oikeudellisten tekijöiden ohella. Se on keskeinen kysymys tietosuojassa, toimittajan valinnassa ja tietoturva-arvioinnissa.
Tietueiden hallinta
Tietueiden hallinta on järjestelmällinen prosessi, jossa asiakirjallisia tietoja luodaan, järjestetään, säilytetään, suojataan ja lopulta poistetaan niiden koko elinkaaren aikana.
Tietueiden hallintajärjestelmä
Tietueiden hallintajärjestelmä (RMS) järjestää, säilyttää, seuraa ja hallitsee organisaation asiakirjallisia tietoja koko elinkaaren ajan. Se kattaa luomisen, säilytyksen ja lopullisen käsittelyn. Toteutuksesta riippuen sillä voidaan hallita digitaalisia tietueita ja seurata myös fyysisiä asiakirjoja.
Vanhentuneiden asiakirjojen hallinta
Vanhentuneiden asiakirjojen hallinnassa tunnistetaan, poistetaan käytöstä ja arkistoidaan vanhat versiot vahinkokäytön estämiseksi, mutta säilytetään tarvittavat asiakirjat oikeudellisia, auditointi- tai tietotarpeita varten. ISO 9001:n kohta 7.5.3.2 käsittelee dokumentoidun tiedon hallintaa. Selkeä tila, rajattu käyttö, versiohistoria ja säilytyssäännöt auttavat estämään vanhan tiedon käytön.
Versionhallinta
Versionhallinta hallitsee asiakirjojen, tiedostojen tai tietojen muutoksia ajan mittaan. Se säilyttää tiedon muutoksista, tekijästä, ajankohdasta ja tarvittaessa syystä. Käyttäjät voivat seurata muokkausta, palauttaa aiemman version ja tehdä yhteistyötä jäsennellysti.
Yhdistetty haku
Yhdistetty eli federoitu haku hakee useista liitetyistä tietovarastoista yhdellä hakuliittymällä. Se lähettää pyynnön eri järjestelmiin ja kokoaa tulokset yhteen paikkaan. Se muistuttaa yhteistä hakukenttää koko digitaaliselle ympäristölle, mutta edellyttää lähdekohtaiset integraatiot ja käyttöoikeuksien huomioimisen.
Yrityksen asiakirjahallinta
Yrityksen asiakirjahallinta on organisaation laajuinen, jäsennelty tapa säilyttää, suojata, seurata ja käyttää asiakirjoja koko niiden elinkaaren ajan.
Älykäs kansiointi
Älykäs kansiointi järjestää asiakirjoja sääntöjen, metatietojen tai sisällön perusteella sitä tukevassa järjestelmässä. Se voi muodostaa dynaamisia virtuaalikansioita asiakirjatyypin, osaston, päivämäärän tai asiakkaan mukaan. Tarkista toteutus erikseen: hakusuodattimet tai linkitetyt kohteet eivät yksin ole älykansiointia.