Asiakirjatyönkulkujen automatisointi
Asiakirjatyönkulut helposti: automatisoi hyväksynnät, tarkastukset, lukukuittaukset ja allekirjoitukset Folderitilla, käyttäjäystävällisellä asiakirjahallintajärjestelmällä päivittäiseen työhön.
Määritä yksinkertaiset asiakirjatyönkulut nopeasti. Edistyneemmissä prosesseissa käytä visuaalista työnkulkujen suunnittelutyökalua:
Neljä työnkulkua. Yksi yhteinen prosessi.
Folderit tukee neljää keskeistä työnkulkutyyppiä sekä mukautettavia työnkulkumenetelmiä niiden pohjalta. Kukin palvelee tiettyä asiakirjan elinkaaren vaihetta. Käytä niitä erikseen tai ketjuta tarkastus, hyväksyntä, allekirjoitus ja lukukuittaus samaan määritettyyn työnkulkuun.
Asiakirjojen hyväksyntätyönkulut
Kerää muodolliset, jäljitettävät hyväksynnät henkilöiltä tai ryhmiltä ilman sähköpostilla tehtävää seurantaa.
Määritä hyväksyntä laskuille, sopimuksille, ostotilauksille, ohjeille, henkilöstöasiakirjoille ja muille päätöstä tarvitseville tiedostoille. Hyväksyjä näkee asiakirjan, viestisi, sallitut taustatiedostot ja muut osallistujat. Hän voi hyväksyä, hylätä tai delegoida sekä lisätä kommentin tai liitteen päätöksen perusteluksi.
Jos asiakirja hylätään, lähetä muutettu versio uuteen hyväksyntään. Folderitin versionhallinta säilyttää koko tiedostohistorian kierrosten välillä. Päätökset aikaleimataan ja tiedot tallentaa tapahtumaloki. Hyväksytystä tai hylätystä asiakirjasta voi muodostaa PDF:n työnkulun yhteenvetoliitteellä alkuperäistä tiedostoa muuttamatta.
Asiakirjojen tarkastustyönkulut
Kaikki asiakirjat eivät tarvitse muodollista päätöstä. Joskus ne tarvitsevat ensin oikeiden henkilöiden palautteen.
Ohjaa asiakirja yhdelle tai usealle tarkastajalle ennen hyväksyntää tai allekirjoittamista. Käytä laadunvarmistukseen, vaatimusten tarkastukseen, toimitukselliseen arviointiin tai muuhun palautetta tarvitsevaan sisäiseen prosessiin.
Folderitin tarkastukset tukevat rinnakkaisia, peräkkäisiä ja mukautettuja vaiheita. Lähetä kaikille kerralla tai määritä tarkastajien järjestys. Toimista muodostuu aikaleiman ja henkilön sisältävä tapahtumaloki ilman erillistä käsin pidettävää rekisteriä.
Asiakirjojen lukukuittaustyönkulut
Tarvitsetko pelkän toimituksen lisäksi vastaanottajan vahvistuksen asiakirjaan perehtymisestä?
Lukukuittaustyönkulku luo jäsennellyn, jäljitettävän tiedon siitä, kuka vahvisti vastaanottamisen ja lukemisen. Se ei itsessään mittaa todellista ymmärtämistä, mutta tukee prosesseja, joissa pelkkä passiivinen jakelu ei riitä.
Käyttötapauksia ovat henkilöstöohjeet, työturvallisuus, koulutusmateriaalit, toimintaohjeet ja viranomaisilmoitukset. Kuittaus tallentuu henkilön ja aikaleiman kanssa. Yhteenveto on ladattavissa PDF:nä alkuperäistä asiakirjaa muuttamatta auditointien ja vaatimusten tarkastusten tueksi. Voit käyttää myös käyttäjäryhmiä koko tiimin kutsumiseen samaan työnkulkuun.
eSign-työnkulut: sähköiset allekirjoitukset
Folderit eSign tarjoaa rajattomasti sähköisiä allekirjoituksia Tailor-paketissa ilman erillistä kolmannen osapuolen tilausta tai allekirjoituskohtaista maksua.
Käytä eSignia sopimuksiin, salassapitosopimuksiin, toimittaja-asiakirjoihin, asiakkaan vahvistuksiin ja perehdytykseen silloin, kun allekirjoitustapa sopii vaatimuksiin. Ulkoinen osapuoli ei tarvitse Folderit-tiliä, vaan avaa turvallisen sähköpostikutsun ja allekirjoittaa selaimessa.
Jos käytät DocuSignia, Folderit tukee integraatiota Medium- ja Tailor-paketeissa erillisellä DocuSign-tilauksellasi. Organisaatioille, joilla on vahvemman sähköisen tunnistamisen tarpeita, Folderit tukee myös eID-allekirjoittamista (XAdES/ASIC-E) tuetuilla sähköisillä henkilökorteilla. Maa, tunnistusmenetelmä ja vaadittu allekirjoitustaso, kuten hyväksytty sähköinen allekirjoitus, on vahvistettava erikseen.
Sovita työnkulku omaan prosessiisi
Käynnistä työnkulku
Voit käynnistää työnkulun:
- Suoraan tiedostosta.
- Kansiosta, jolloin siihen lisätyt uudet asiakirjat käynnistävät määritetyn työnkulun automaattisesti.
- Uudelleenkäytettävästä työnkulkumallista, joka on luotu toistuvaa prosessia varten.
- Tallennetusta visuaalisesta automaatiosta, jossa vaiheet, säännöt ja osallistujat on määritetty valmiiksi.
Voit myös lähettää asiakirjoja suoraan näihin kansioihin niiden sähköpostiosoitteella.
Aseta osallistujajärjestys
- Rinnakkainen – Kaikki osallistujat kutsutaan samalla kertaa.
- Peräkkäinen – Seuraava kutsutaan vasta edellisen suoritettua tehtävänsä.
- Mukautettu – Yhdistä rinnakkaiset ja peräkkäiset vaiheet. Esimerkiksi kolme henkilöä toimii ensin rinnakkain ja heidän jälkeensä toinen ryhmä tai yksi lopullinen hyväksyjä.
Tässä valitaan menetelmä ja osallistujat kansiokohtaiseen automaatioon:
Tee tehtävästä helppo suorittaa
Nopea työnkulkutehtävien suorittaminen
Folderitin sivulla kuvataan Gartneriin liitettyä käytettävyysvertailua, jossa tehtävien suoritus oli nopeaa. Tämä ei ole lupaus nopeimmasta tuloksesta jokaisessa järjestelmässä tai käyttötapauksessa. Tavoitteena on sujuva tarkastus, hyväksyntä, allekirjoitus ja lukukuittaus.
Hyväksyjä voi esikatsella ja sallituin oikeuksin ladata tiedoston, lukea viestin sekä nähdä osallistujat. Hän voi kommentoida, liittää päätökseen tiedoston ja hyväksyä, hylätä tai delegoida tehtävän toiselle käyttäjälle.
Anna osallistujalle tarvittava asiayhteys
- Näytä asiakirjan metatiedot, kuten määräajat, luokat tai projektitiedot, valintasi mukaan.
- Näytä liitetyt kohteet, kuten tausta-asiakirjat ja viitteet, päätöksenteon tueksi valintasi mukaan.
Osallistuminen myös organisaation ulkopuolelta
Sisäiset ja ulkoiset osallistujat:
- Rekisteröityneet käyttäjät saavat tehtävien seurannan ja hallinnan omassa hallintapaneelissaan oikeuksiensa mukaan.
- Rekisteröimättömät käyttäjät voivat osallistua tuettuihin työnkulkuihin turvallisella sähköpostikutsulla.
- Työnkulun historia tallentuu jäljitettäväksi.
Delegointi ja poissaolo
- Etkö ole oikea henkilö tehtävään? Delegoi se toiselle.
- Lähdössä lomalle? Määritä poissaoloaika ja varahenkilö työnkuluille profiilistasi.
Pidä päätökset ja eteneminen näkyvissä
Näe organisaation odottavat työnkulut
- Tarkastele kaikkia odottavia työnkulkuja organisaation tasolla käyttöoikeuksiesi mukaan.
- Selvitä nopeasti missä ja miksi eteneminen odottaa sekä milloin prosessi alkoi.
Näe kunkin asiakirjan tila
Kansionäkymässä näkyvät asiakirjan työnkulkutilat selkein kuvakkein:
Asiakirja voi kulkea kaikkien työnkulkumenetelmien läpi samassa prosessissa. Tämä asiakirja on esimerkiksi sekä allekirjoitettu että kuitattu luetuksi kuvakkeiden mukaisesti:
Lataa työnkulkujen yhteenvedot
Hyväksytyn tai hylätyn tiedoston voi ladata PDF:nä yhteenvetosivuineen. Alkuperäinen asiakirja säilyy muuttumattomana.
- Lähetä hylkäyksen jälkeen muutettu versio uuteen työnkulkuun.
- Yhteenvetosivut sisältävät:
- Aikaleimatut päätökset
- Kommentit
- Delegoinnit
- Lataa:
- Koko asiakirja ja yhteenvetosivut
- Vain yhteenvedot
- Tai pelkkä alkuperäinen tiedosto
Valmis sujuvoittamaan asiakirjatyönkulut?
Saat hyväksynnät ja Tailorin rajattomat eSign-allekirjoitukset sekä sujuvat tehtävät ja selkeässä työympäristössä.