Asiakirjojen ja lomaketietueiden numerointi
Folderit tukee kansioiden asiakirjojen ja lomakemalleista luotujen tietueiden automaattista numerointia. Valitse määritettävä polku numeroitavien kohteiden mukaan. Kansiopohjaisen asiakirjanumeroinnin video-opas on artikkelin lopussa. Numerointi sisältyy Medium- ja Tailor-paketteihin.
Asiakirjojen numerointi kansioissa
Siirry kansioon, jossa tarvitset numerointiautomaatiota, tai niiden alikansioiden yläkansioon, joihin haluat saman automaation vaikuttavan. Napsauta työkaluriviltä ’Numerointi’.
Asiakirjojen numerointiautomaation ikkuna avautuu.
Näet seuraavat kentät napsauttamalla ’Aktivoi’:
- Nimi — numerointimallin nimi tai kuvaus sinua ja tiimiäsi varten.
- Järjestelmä — voit kirjoittaa tekstiä ja käyttää dynaamisia osia, kuten päivämäärää, kellonaikaa ja Numero-elementtiä, joka kasvaa yhdellä jokaista ladattua asiakirjaa kohden.
- Seuraava numero — numero, josta automaattinen numerointi alkaa. Oletusarvo on 1, mutta voit valita muunkin numeron.
- Numeroi seuraavat kohteet — voit valita kaikki kohdetyypit, joita käsitellään yhdenvertaisesti ja numeroidaan asetustesi mukaisesti. Voit siis käyttää numerointia tiedostoihin, linkkeihin ja kansioihin, esimerkiksi kun alikansio tiedostoineen muodostaa yhden kokonaisen asiakirjan.
- Nollaustiheys — tässä määrität numerolaskurin nollaamisen tietyn ajan kuluttua. Jos esimerkiksi haluat tammikuun 1. päivän ensimmäisen asiakirjan numeroksi jälleen 1, valitse uudelleenkäynnistykselle kuukaudeksi tammikuu ja päiväksi 1.
- Käytä myös alikansioissa — ota tämä käyttöön, jos haluat saman numerointiautomaation koskevan myös tämän yläkansion alempien tasojen kansioita.
Tämän jälkeen jokaiselle kansioon tai sen alikansioihin ladatulle asiakirjalle lisätty asiakirjanumero näkyy metatietona tietonäkymässä, jonka avaat napsauttamalla tiedostoa.
Jos haluat nähdä asiakirjanumeron myös luettelonäkymässä, mukauta sen sarakkeita näyttämään numero. Napsauta työkaluriviltä ’Sarakkeet’, lisää sarake sinisellä pluskuvakkeella ja etsi ’Asiakirjan numero’-kenttä.
Lopputulos näyttää suunnilleen tältä:
Kaikkien numerointimallien ja asiakirjarekisterin tarkasteluun työtilan ylläpitäjät voivat käyttää näkymää ’Ylläpitäjän työkalut > Numerointi’. Se luettelee työtilassa käytettävissä olevat numerointimallit. Poistettuihin kansioihin tai lomakemalleihin liitetyt mallit piilotetaan luettelosta, ja ne tulevat takaisin näkyviin, kun kansiot tai mallit palautetaan. Mallia napsauttamalla näet kaikki sen mukaisesti numeroidut tiedostot.
Näkymässä ’Etsi > Tarkennettu haku’ on erillinen ’Numero’-kenttä asiakirjanumerolla hakemista varten.
Lomaketietueiden numerointi
Määritä lomaketietueiden numerointi avaamalla numerointiasetukset lomakemallista. Lomaketietueiden numerointi-ikkunassa on lomakevalitsin, joten samaa numerointimallia voi käyttää useille lomakemalleille.
- Siirry kohtaan Ylläpitäjän työkalut → Lomakemallit.
- Avaa hammasratasvalikko mallin Toiminnat-sarakkeessa.
- Valitse Määritä numerointi.
- Valitse Aktiivinen kohdasta Tila.
- Valitse kohdassa Käytä lomakkeisiin numerointimallin kattamat lomakemallit. Ikkunan avaamiseen käytetty malli on valmiiksi valittuna. Voit valita useita malleja.
- Anna numerointimallille kuvaava Nimi.
- Muodosta Järjestelmä kiinteästä tekstistä ja +-säätimellä lisättävistä kentistä, kuten Numero sekä päivämäärän tai kellonajan osat.
- Määritä Seuraava numero ja tarkista Esikatselu.
- Valitse Nollaustiheys ja mahdolliset siihen liittyvät päivämääräasetukset.
- Valitse Tallenna.
Lomakenumeroinnin nollausvaihtoehdot
- Ei koskaan: ei ajastettua nollausta.
- Vuosittainen: valitse Kuukausi ja Päivä.
- Kuukausittainen: valitse Päivä.
- Viikoittain: valitse Viikonpäivä.
- Päivittäin: ei erillistä päivämäärävalintaa.
Valitsin Päivä sisältää vaihtoehdon Viimeinen päivä. Numerointimallin kenttävalitsin sisältää kaksi- ja nelinumeroiset vuosiluvut, kuukauden ja päivän osat sekä kellonajan osat.
Lomakemallin Tietueen nimen kaava määrittää tietueen näkyvän nimen. Automaattinen numerointi määritetään erikseen toiminnolla Määritä numerointi. Katso Sähköiset lomakkeet (lomakemallit) lomakkeiden luomiseen tai Lomaketietueiden automaattiset muistutukset päivämäärään perustuviin seurantatoimiin.