Henkilöstöasiakirjojen hallintaa helposti ja turvallisesti

Asiakirjahallintajärjestelmä henkilöstöhallinnolle

Säilytä henkilöstöasiakirjat turvallisesti, järjestä perehdytysasiakirjat ja kirjaa ohjeiden lukukuittaukset yhdessä henkilöstöhallinnon asiakirjahallintajärjestelmässä.

Varaa henkilöstöhallinnon esittelyAloita maksuton kokeilu

Tutustu Folderitiin maksuttomalla 14 päivän kokeilujaksolla.

Folderitin henkilöstötietueet, joissa näkyvät työntekijätunnukset, tehtävät, osastot ja aloituspäivät.
Katso, miten henkilöstötietueet järjestetään tehtävän, osaston ja aloituspäivän mukaan. Katso koko näyttökuva. Mukautetut henkilöstötietueet sisältyvät Tailor-pakettiin.
Organisaatioiden luottama ympäri maailmaa

Tutustu henkilöstöhallinnon käyttötapaukseesi

Tutustu Folderitiin oman henkilöstöhallinnon työnkulkusi näkökulmasta

Kerro, miten hallitsette henkilöstöasiakirjoja, perehdytystä tai ohjeiden lukukuittauksia. Esittelemme tarpeisiinne sopivat ominaisuudet ja autamme valitsemaan sopivan paketin.

  • Pidä luottamukselliset henkilöstöasiakirjat järjestyksessä ja oikeiden henkilöiden saatavilla.
  • Liitä perehdytysasiakirjat selkeään, jäsenneltyyn prosessiin.
  • Seuraa ohjeiden hyväksyntöjä ja työntekijöiden lukukuittauksia.

Haluatko tutustua omatoimisesti? Aloita maksuton 14 päivän kokeilu.

    Käytämme näitä tietoja esittelypyyntöösi vastaamiseen. Älä sisällytä viestiin luottamuksellisia henkilöstötietoja. Tietosuojailmoitus.

    Henkilöstöhallinnon asiakirjahallinnan ominaisuudet

    Turvallinen henkilöstöasiakirjojen säilytyspaikka

    Säilytä työsopimukset, palkka-asiakirjat, suoritusarvioinnit, kurinpitotoimia koskevat tiedot ja muut henkilöstöasiakirjat yhdessä jäsennellyssä säilytyspaikassa. Järjestä asiakirjat koko työsuhteen elinkaaren ajaksi hajallaan olevien kansioiden ja paperiarkistojen sijaan.

    Yksityiskohtaiset käyttöoikeudet

    Anna henkilöstöpäälliköille, palkanlaskijoille ja osastojen esihenkilöille työn edellyttämät käyttöoikeudet. Määritä, kuka voi katsella, muokata, ladata tai hyväksyä luottamuksellisia henkilöstöasiakirjoja. Edistyneet, yksityiskohtaiset käyttöoikeudet sisältyvät Tailor-pakettiin.

    Nopea haku metatietojen ja tekstintunnistuksen avulla

    Hae henkilöstöasiakirjoja nimen, osaston, tehtävän, aloituspäivän tai mukautettujen metatietojen perusteella. Tekstintunnistus eli OCR mahdollistaa haun myös skannattujen henkilöstöasiakirjojen sisällöstä, mukaan lukien vanhat digitoidut paperiasiakirjat.

    Perehdytysasiakirjojen hallinta

    Järjestä työtarjoukset, työsopimukset, salassapitosopimukset, työvälineiden luovutuslomakkeet ja perehdytyksen tarkistuslistat. Yhdistä valmistelu, hyväksyntä, allekirjoittaminen ja säilytys jäsennellyksi asiakirjaprosessiksi.

    Hyväksyntä- ja lukukuittaustyönkulut

    Lähetä ohjeet ja henkilöstöhallinnon asiakirjat oikeille henkilöille hyväksyttäviksi tai luettaviksi ja kuitattaviksi. Seuraa tehtävien valmistumista ja käytä edistyneempiä työnkulkuja, kun prosessi edellyttää useita vaiheita.

    Säilytyssäännöt ja tapahtumalokit

    Sovella henkilöstöasiakirjoihin säilytyssääntöjä ja tarkastele asiakirjoihin kohdistuneita toimia tapahtumalokista. Tue organisaatiosi tiedonhallintakäytäntöjä hallitsemalla asiakirjojen käyttöoikeuksia ja säilytystä selkeämmin.

    Henkilöstöasiakirjojen versionhallinta

    Säilytä henkilöstöasiakirjojen, ohjeiden ja henkilöstöhallinnon asiakirjapohjien versiohistoria. Löydä tarvittaessa aiemmat versiot ja auta tiimejä käyttämään ajantasaista asiakirjaa.

    Henkilöstöhallinnon helppo digitointi

    Siirrä paperiset henkilöstöasiakirjat ja nykyiset digitaaliset tiedostot yhteiseen säilytyspaikkaan. Selkeä kansiorakenne, haku ja käyttöoikeudet helpottavat henkilöstöhallinnon päivittäistä asiakirjatyötä.
    Tutustu kaikkiin ominaisuuksiin
    Folderitin henkilöstöasiakirjojen hallinta: työntekijätunnus, tehtävä, osasto, aloituspäivä, työnkulut ja tapahtumatiedot
    Henkilöstötietueet ja asiakirjat samassa paikassa

    Yksi turvallinen järjestelmä henkilöstötiedoille

    Henkilöstöhallinnon asiakirjahallintajärjestelmä tarjoaa tiimillesi yhteisen, jäsennellyn paikan henkilöstötietueille, perehdytyslomakkeille, palkkahallinnon asiakirjoille, sopimuksille, suoritusarvioinneille ja kurinpitotoimia koskeville tiedoille.

    Järjestä henkilöstöasiakirjat Folderitissa perehdytyksestä työsuhteen aikaiseen käyttöön ja työsuhteen päättymiseen. Anna kunkin asiakirjan käyttöoikeus sitä tarvitseville ja pidä luottamukselliset henkilöstötiedot erillään laajemmin jaettavista asiakirjoista.

    Hae tietoja työntekijän nimen, osaston, asiakirjatyypin tai mukautettujen metatietojen perusteella. Tekstintunnistuksen ansiosta haku toimii myös skannatuissa PDF-tiedostoissa ja digitoiduissa paperiasiakirjoissa, joten vanhat henkilöstöasiakirjat löytyvät ilman arkiston käsin selaamista.

    Valitse Tailor, joka sisältää eForms-lomakkeet ja mukautetut tietueet, jos haluat luoda lomakkeista otsakekuvan kaltaisia jäsenneltyjä henkilöstötietueita. Vertaa paketteja ja niiden ominaisuuksia.

    Folderitin henkilöstöohjeistusten automaattinen lukukuittaustyönkulku, joka on aktiivinen, rinnakkainen ja osoitettu Employees-ryhmälle.
    Perehdytys, ohjeet ja henkilöstöhallinnon työnkulut

    Jäsennellyt perehdytys- ja ohjetyönkulut

    Liitä työtarjoukset, työsopimukset, salassapitosopimukset, työvälineiden luovutuslomakkeet ja perehdytyksen tarkistuslistat yhdenmukaiseen asiakirjaprosessiin. Pidä jokainen vaihe näkyvissä valmistelusta ja tarkastuksesta allekirjoittamiseen ja lopulliseen säilytykseen.

    Ohjaa henkilöstöhallinnon asiakirjat oikeille henkilöille hyväksyttäviksi tai luettaviksi ja kuitattaviksi. Kerää ohjeiden muuttuessa työntekijöiden kuittaukset ja säilytä tieto niiden valmistumisesta sen sijaan, että etsisit vastauksia sähköpostiketjuista.

    Yhdenmukaista asiakirjojen nimeäminen, jakaminen, hyväksyminen ja arkistointi. Säilytä allekirjoitetut tai luetuiksi kuitatut asiakirjat tämän jälkeen oikeassa henkilöstökansiossa. Käytä Mediumin yksinkertaisia työnkulkuja tai määritä edistyneempiä prosesseja Tailorin työnkulkujen suunnittelutyökalulla.

    Pyydä perehdytys- tai ohjetyönkulkusi esittely.

    Folderitin henkilöstöhallinnan työntekijätietue, jossa näkyvät henkilötiedot, muistutukset, säilytysasetukset, työnkulut ja tapahtumaloki

    Vaatimustenmukaisuus, säilytys, tapahtumaloki ja nopea henkilöstöasiakirjojen haku

    Henkilöstöasiakirjat voivat sisältää henkilötietoja, palkka- ja etuusasiakirjoja, sopimuksia, terveystietoja ja kurinpitotoimia koskevia tietoja. Folderit auttaa henkilöstöhallintoa hallitsemaan näitä luottamuksellisia asiakirjoja valvotussa säilytyspaikassa käyttöoikeuksien hallinnan, salauksen, versiohistorian ja tapahtumalokien avulla.

    Tarkastele asiakirjan tapahtumia ja selvitä, kuka katseli, muutti, hyväksyi tai allekirjoitti tiedoston. Tue organisaation tiedonhallintakäytäntöjä säilytyssäännöillä ja määritä asiakirjaryhmille tarvittaessa eri säilytysajat. Automaattinen säilytyksen hallinta sisältyy Medium- ja Tailor-paketteihin.

    Hae työntekijän nimen, tehtävän, osaston, päivämäärän tai asiakirjatyypin perusteella. Metatiedot pitävät tiedot jäsenneltyinä, ja tekstintunnistus auttaa löytämään tietoa skannatuista asiakirjoista ja vanhoista paperiarkistoista.

    Nämä hallintakeinot tukevat henkilöstöhallinnon vaatimustenmukaisuusprosesseja. Organisaationne vastaa edelleen tarpeisiinsa sopivien käyttöoikeuksien, säilytysaikojen ja menettelyjen määrittämisestä.

    Löydä sopiva ratkaisu

    Valitse paketti henkilöstöhallinnon asiakirjatyönkulkuun

    Medium sisältää hyväksyntä- ja lukukuittaustyönkulut, automaattisen säilytyksen hallinnan ja mukautetut metatiedot.

    Tailor lisää kokonaisuuteen eForms-lomakkeet ja mukautetut henkilöstötietueet, edistyneen työnkulkujen suunnittelun, yksityiskohtaiset käyttöoikeudet ja kertakirjautumisen.

    Kuhunkin pakettiin sisältyvät hinnastosivulla esitetyt käyttäjät ja tallennustila. Katso paketit ja hinnat tai kerro henkilöstöhallintonne tarpeista.

    Asiakkaidemme kokemuksia

    • ”Olemme käyttäneet Folderitia viimeiset viisi vuotta täysin tyytyväisinä laadunhallintajärjestelmäämme (QMS) liittyvien asiakirjojen säilyttämiseen. Folderit on uskomattoman helppokäyttöinen, turvallinen ja edullinen, ja sen ansiosta asiakirjamme ovat saatavilla missä ja milloin tahansa.”
      Sjoerd K. / toimitusjohtaja
      MedCat / Alankomaat
    • ”Mahtavaa – tämä on erinomainen palvelu, ja olemme siihen tähän asti ERITTÄIN tyytyväisiä. Samoin tietenkin tukitiimin loistavaan asenteeseen!”
      MIKE L.
      Australia
    • ”Folderit DMS on muuttanut ostoreskontratiimimme työskentelyä. Aloimme käyttää sitä laskujen ja kuittien järjestämiseen, ja se on helpottanut työtämme huomattavasti. Metatietokentät ovat todella käteviä: voimme merkitä toimittajien nimet, päivämäärät ja summat, jolloin tiedot löytyvät myöhemmin vaivatta.”
      Paul K. / operatiivinen johtaja
      Crabtree’s Carpet & Flooring / Yhdysvallat
    • ”Olen käyttänyt kokeilupakettia viime päivinä, ja minun on sanottava, että tämä on yksi parhaista ohjelmistoista, joita olen koskaan käyttänyt. Intuitiivinen, älykäs ja täynnä mahdollisuuksia. Kaikki on juuri oikeassa paikassa, ja myös laskutus ja paketit ovat selkeitä.”
      PHIL B.
      Yhdistynyt kuningaskunta
    • ”Haluan antaa palautetta siitä, että olen aina tyytyväinen asiakaspalveluunne. Aina kun minulla on ollut kysyttävää, vastaatte nopeasti, vastaatte kysymyksiini ja autatte erittäin hyvin.”
      LAURA S.
      Australia
    Kaikki asiakaskokemukset
    Johtavien yritysten luottama ympäri maailmaa

    Usein kysytyt kysymykset

    Henkilöstöhallinnon asiakirjahallintajärjestelmä on turvallinen digitaalinen järjestelmä työntekijöitä koskevien asiakirjojen säilyttämiseen, järjestämiseen, hakemiseen ja hallintaan. Se auttaa henkilöstöhallintoa hallitsemaan henkilöstötietueita, perehdytysasiakirjoja, henkilöstöohjeita, sopimuksia, palkka-asiakirjoja, suoritusarviointeja ja muita arkaluonteisia henkilöstöasiakirjoja yhdessä jäsennellyssä säilytyspaikassa.

    Folderit auttaa hallitsemaan henkilöstötietueita, perehdytysasiakirjoja, työtarjouksia, työsopimuksia, ohjeiden lukukuittauksia, palkka- ja etuusasiakirjoja, suoritusarviointeja, kurinpitotoimia koskevia tietoja, koulutusasiakirjoja ja muita luottamuksellisia henkilöstöasiakirjoja. Voit järjestää ne kansioiden, metatietojen, haun, työnkulkujen ja säilytyssääntöjen avulla.

    Kyllä. Folderitissa henkilöstöhallinto voi ohjata asiakirjoja hyväksyntä-, tarkastus-, allekirjoitus- ja lukukuittaustyönkulkuihin. Tämä sopii perehdytysaineistoihin, sisäisiin henkilöstöohjeisiin, työntekijöiden kuittauksiin ja muihin toistuviin henkilöstöhallinnon prosesseihin, joissa aikataulu, vastuut ja valmistumisen todentaminen ovat tärkeitä.

    Folderit auttaa suojaamaan arkaluonteisia henkilöstötietoja salauksella, yksityiskohtaisilla käyttöoikeuksilla, tapahtumalokeilla ja hallitulla jakamisella. Voit määrittää, kuka saa katsella, muokata, ladata, hyväksyä tai kuitata luetuksi tiettyjä asiakirjoja. Tämä on erityisen tärkeää luottamuksellisten henkilöstö- ja palkkatietojen käsittelyssä.

    Kyllä. Folderit auttaa henkilöstöhallintoa soveltamaan säilytyssääntöjä sekä ylläpitämään työntekijöitä koskevien asiakirjojen versiohistoriaa ja tapahtumalokeja. Näin tietoja on helpompi hallita jäsennellysti, tukea sisäisiä käytäntöjä ja valmistautua auditointeihin, vaatimustenmukaisuuden tarkastuksiin tai sisäisiin selvityksiin.

    Kyllä. Folderit yhdistää metatietoihin perustuvan järjestämisen ja tekstintunnistukseen perustuvan haun. Henkilöstöhallinto voi löytää oikean asiakirjan työntekijän nimen, osaston, päivämäärän, asiakirjatyypin tai muiden tietojen perusteella. Tämä on erityisen hyödyllistä, kun vanhoja henkilöstöasiakirjoja on skannattu paperilta PDF-tiedostoiksi tai kuvatiedostoiksi.

    Kyllä. Folderit sopii hyvin perehdytysasiakirjojen hallintaan, mukaan lukien työtarjoukset, työsopimukset, salassapitosopimukset, ohjeiden lukukuittaukset, työvälineiden luovutuslomakkeet ja perehdytyksen tarkistuslistat. Henkilöstöhallinto voi pitää koko perehdytysasiakirjojen kulun järjestyksessä valmistelusta ja hyväksynnästä allekirjoittamiseen ja arkistointiin.

    Aloita maksutta

    Tutustu turvallisiin henkilöstöasiakirjoihin, perehdytysasiakirjoihin ja ohjeiden lukukuittauksiin maksuttomalla 14 päivän kokeilujaksolla. Haluatko opastetun esittelyn? Varaa henkilöstöhallinnon esittely.
    Aloita kokeilu