Collegare Folderit a Make
Usa l’app Folderit DMS per Make per collegare le operazioni documentali ad altre applicazioni. Questa guida spiega come creare una connessione e configurare tre modelli condivisi: notifiche Slack, registro file Google Sheets e acquisizione di allegati Gmail.
Inizia con un’automazione utile
Scegli il flusso corrispondente al lavoro manuale che vuoi eliminare:
- Salva allegati email: gli allegati Gmail selezionati vengono caricati in una cartella Folderit.
- Tieni informati i colleghi: i nuovi file in una cartella Folderit producono una notifica Slack.
- Mantieni un registro documenti: i nuovi file in una cartella Folderit vengono registrati in Google Sheets.
Puoi configurarli autonomamente con i modelli pubblici qui sotto. Ogni modello usa le tue connessioni e destinazioni. Non serve iscriversi a un progetto pilota.
Prima di iniziare
Servono un account Folderit con accesso API, un account Make con crediti disponibili e il permesso di usare file e cartelle interessati. Conferma la disponibilità della API per il tuo abbonamento Folderit. I modelli Slack e Google richiedono anche connessioni a quei servizi nella tua organizzazione Make.
Creare la connessione Folderit
- Accedi a Folderit come utente principale e apri la pagina delle credenziali API. Genera o recupera Client ID e Client Secret.
- In Make, aggiungi un modulo dall’app pubblica Folderit DMS con etichetta Verified. Scegli Create a connection e assegna un nome che identifichi l’account Folderit.
- Inserisci Client ID e Client Secret. Per Account UID or Name, usa il UID dello spazio di lavoro se possibile, oppure il suo nome univoco esatto. Il client API deve avere accesso a quello spazio di lavoro.
- Salva la connessione. Esegui List Sections e conferma che i risultati appartengano allo spazio di lavoro previsto.
Il Client ID è un identificatore API, non l’email di accesso. Il connettore gestisce i token di autenticazione; non devi incollare un token bearer o configurare un URI di reindirizzamento. Non includere il segreto client in schermate, modelli condivisi o allegati per l’assistenza.
Scegliere un modello
Apri un modello qui sotto, seleziona le tue connessioni e sostituisci le richieste di origine e destinazione durante la configurazione guidata. Mantieni inattivo lo scenario risultante fino al test.
Notificare a un canale Slack i nuovi file Folderit
Questo modello interroga una cartella Folderit e invia nome file e UID del file a Slack. Il contenuto dei documenti resta in Folderit.
- Seleziona la connessione Folderit e la cartella da monitorare.
- Seleziona una connessione Slack e sostituisci la richiesta del canale con l’ID di destinazione. Assicurati che l’app Make possa pubblicarvi; invitala a un canale privato se necessario.
- Scegli From now on se vuoi solo arrivi futuri, poi aggiungi un file di prova chiaramente contrassegnato ed esegui lo scenario una volta.
- Controlla che Slack mostri nome file e UID corretti.
Apri il modello da Folderit a Slack
Registrare i nuovi file Folderit in Google Sheets
Il modello aggiunge una riga per ogni nuovo file rilevato. Crea un foglio con queste intestazioni nelle colonne da A a E, mantenendo esattamente quest’ordine:
| Colonna | Intestazione | Valore |
|---|---|---|
| A | file_uid |
Il UID del file Folderit |
| B | file_name |
Il nome del file |
| C | folder_uid |
Il UID della cartella contenente |
| D | detected_at_utc |
Quando Make ha registrato il file, in UTC |
| E | source |
Folderit |
- Seleziona connessione Folderit e cartella di origine.
- Seleziona la connessione Google Sheets, inserisci l’ID del foglio di calcolo e il nome della scheda. L’ID è la parte tra
/d/e la barra successiva nel suo Google Sheets URL. - Scegli il punto di partenza, aggiungi un file di prova ed esegui una volta. Conferma che compaia una riga nelle cinque colonne previste.
Il modello scrive valori grezzi, così i nomi dei file restano testo. È un registro dei nuovi arrivi con sola aggiunta, non sostituisce l’audit trail di Folderit. Non sincronizza modifiche, spostamenti o eliminazioni successive.
Apri il modello da Folderit a Google Sheets
Salvare allegati Gmail selezionati in Folderit
Il modello trova i messaggi Gmail corrispondenti, ne recupera gli allegati e li carica nella cartella Folderit scelta. Usa un account Google con una casella Gmail attiva.
- Seleziona la connessione Gmail sia per il monitoraggio email sia per il recupero degli allegati.
- Mantieni la ricerca predefinita
has:attachment label:Folderitse usi un’etichetta Gmail chiamata Folderit. Altrimenti sostituiscila con una query molto mirata. Controlla il punto di partenza affinché la prima esecuzione includa solo i messaggi desiderati. - Seleziona la connessione Folderit e inserisci il UID della cartella di destinazione. Nomi e dati binari degli allegati vengono mappati automaticamente.
- Prova con un messaggio chiaramente contrassegnato e un allegato innocuo. Conferma che il file arrivi nella cartella prevista e si apra correttamente.
I contenuti multimediali incorporati sono esclusi. Il modello non sposta, elimina o segna come letti i messaggi di origine.
Apri il modello da allegati Gmail a Folderit
Controllare il risultato prima di attivare una pianificazione
- Usa una cartella di prova vuota o un’email di test con filtri mirati, affinché la prima esecuzione elabori solo il materiale previsto.
- Esegui una volta e controlla la destinazione: confronta il UID del file in Slack, le cinque colonne del registro in Sheets oppure nome e contenuto dell’allegato Gmail in Folderit.
- Esegui di nuovo senza aggiungere file o email corrispondenti. Non dovrebbe comparire un’altra notifica, riga o caricamento.
- Poi scegli la pianificazione. Controlli programmati e azioni successive consumano crediti Make; scegli un intervallo adatto al carico di lavoro e al piano.
Slack e Sheets ricevono nomi dei file e identificatori. Scegli destinazioni appropriate per queste informazioni. Le autorizzazioni Folderit non vengono copiate in quei servizi. Esamina i dati ricevuti da ogni servizio e la cronologia delle esecuzioni conservata nell’organizzazione Make.
Attivare e mantenere lo scenario
Dopo un test riuscito, scegli una pianificazione adatta al piano Make e attiva lo scenario. Il monitor dei nuovi file Folderit usa controlli programmati anziché un webhook istantaneo. Controlla una cartella selezionata per nuovi file.
Esamina le esecuzioni fallite prima di ritentare. Reimpostare un monitor, ripetere un’esecuzione o ritentare una scrittura ambigua può creare un altro messaggio Slack, una riga o un file caricato. Controlla prima la destinazione. I limiti effettivi delle dimensioni dipendono da Folderit, dal piano Make e dagli altri servizi dello scenario.
Riferimento dei moduli Folderit
Usa questo riferimento per scegliere un’operazione nell’app pubblica Folderit DMS. In ogni modulo seleziona connessione e UID della risorsa previsti; l’accesso segue i permessi del client Folderit collegato.
| Modulo | Uso e comportamento importante |
|---|---|
| Add a Reminder Azione |
Crea un promemoria su file o cartella usando la connessione Folderit principale. Recipient Email è facoltativo; se vuoto, usa la selezione del destinatario di Folderit per quella connessione. Ogni esecuzione crea un nuovo promemoria. |
| Add Meta To Folder Azione |
Collega una colonna di metadati esistente a una cartella. Seleziona una definizione già presente nello spazio di lavoro. |
| Create a Section / Folder Azione |
Crea una sezione o cartella nella posizione selezionata. Scegli consapevolmente la cartella superiore; ripetere l’azione può creare un’altra risorsa. |
| Delete a File Azione |
Elimina il file identificato dal suo UID. Verifica esattamente destinazione e conseguenze prima di eseguire. |
| Delete a Folder or a Section Azione |
Elimina la cartella o sezione selezionata. Controlla UID e contenuto prima di eseguire, soprattutto se la posizione contiene altre risorse. |
| Delete Folder's Meta Azione |
Rimuove una colonna di metadati dalla cartella selezionata. |
| Download a File Azione |
Scarica il contenuto del file come dati binari. Serve il permesso di download. Se Folderit sta ancora preparando il file, ritenta questa lettura più tardi; il modulo non attende automaticamente. |
| Get a File Azione |
Recupera informazioni sul file tramite il suo UID. Usa Download a File se il passaggio successivo richiede contenuti binari. |
| Get a Folder Azione |
Recupera informazioni su una cartella o sezione specifica tramite il suo UID. |
| List Files from Folder Ricerca |
Elenca i file in una cartella selezionata. È un’operazione di elenco, distinta dal monitor e dal suo punto iniziale salvato. |
| List Sections Ricerca |
Elenca le sezioni dello spazio di lavoro collegato. Usala come prima verifica della connessione e conferma che appaiano le posizioni previste. |
| Make an API Call Azione |
Esegue una richiesta autenticata a Folderit usando la connessione selezionata e i permessi esistenti. Usa il riferimento API per metodo, percorso e corpo. Controlla il risultato di una scrittura incerta prima di ritentare. |
| Search Folders Ricerca |
Trova cartelle e sezioni con i filtri disponibili. Controlla il UID restituito prima di aggiornamenti o eliminazioni successivi. |
| Start a Workflow Azione |
Crea un flusso su un file o cartella e ne richiede l’avvio. Scegli un metodo disponibile attivo. Un avvio accodato non significa che i partecipanti abbiano completato il processo. |
| Update a Folder Azione |
Aggiorna la cartella o sezione selezionata con i campi forniti. Il client collegato deve poter modificare quella posizione. |
| Update Folder's Meta Azione |
Modifica le impostazioni di una colonna collegata a una cartella, come obbligatorietà o ricorsività. Non imposta i valori dei metadati sui singoli documenti. |
| Upload A File Azione |
Carica nome del file e dati binari nella cartella selezionata. I limiti effettivi dipendono da Folderit, dal piano Make e dagli altri servizi dello scenario. |
| Watch Files in a Folder Trigger |
Interroga una cartella selezionata per nuovi file. Scegli punto di partenza e limite; non sincronizza modifiche, spostamenti o eliminazioni successive. |
Partecipanti e completamento dei flussi
Ogni partecipante deve avere esattamente uno tra indirizzo email, UID utente o UID gruppo. Per un flusso Personalizzato, assegna a ognuno un Order intero da 1 a 65535. I partecipanti con lo stesso ordine procedono insieme. Review richiede un metodo personalizzato disponibile e attivo chiamato Review. I metodi di firma dipendono dallo spazio di lavoro e dagli abbonamenti applicabili. I destinatari completano le proprie approvazioni o firme in Folderit.
Ripetere Start a Workflow o Add a Reminder può creare un altro processo o una notifica. Conferma l’esito esistente prima di ritentare. Non interpretare una richiesta di avvio riuscita come approvazione o firma completata.
Risoluzione dei problemi
La connessione non trova lo spazio di lavoro
Controlla accesso API, credenziali e spazi disponibili al client API. Usa il UID dello spazio se i nomi sono ambigui, poi prova con List Sections.
Il monitor non trova un file
Controlla cartella, punto iniziale, pianificazione, limite dei risultati e crediti disponibili. I file aggiunti prima del punto salvato possono essere esclusi. Un controllo vuoto non deve chiamare il servizio di destinazione.
Slack segnala restricted_action
L’errore può indicare che le regole di pubblicazione di Slack impediscono all’app Make di inviare un messaggio. Apri Settings del canale di destinazione e controlla Posting permissions. Se possono pubblicare solo gli amministratori, chiedi a un amministratore Slack di autorizzare l’app Make dove consentito dalle politiche dello spazio di lavoro. Aggiungere l’app al canale potrebbe non concedere il permesso di pubblicare. Vedi la guida ai permessi di pubblicazione dei canali di Slack. Dopo aver corretto l’accesso, controlla se il messaggio è già arrivato prima di ripetere un’esecuzione fallita, perché potresti inviare un duplicato.
Gmail segnala Mail service not enabled
Un account Google può accedere a Sheets senza avere una casella Gmail. Collega un account con Gmail abilitato per entrambi i passaggi Gmail.
Vuoi creare un flusso documentale diverso
Il connettore supporta anche azioni su file e cartelle, impostazioni dei metadati di cartella, flussi, promemoria e chiamate API autenticate. Add a Reminder usa la connessione principale e accetta Recipient Email facoltativo. Start a Workflow richiede un metodo disponibile attivo; Review richiede un metodo personalizzato chiamato Review. Consulta il riferimento Folderit API per chiamate personalizzate oppure contatta Folderit per assistenza sui requisiti dello spazio di lavoro.